word软件常用功能使用0317.docx

1、word软件常用功能使用0317word软件常用功能2014年3月声 明本文涉及到的操作截图、文字叙述、文档格式、操作方法等内容，均为日常办公过程中整理汇总所得，仅供个人编辑word文档时进行参考，因此部分内容描述、文档格式可能存在不严谨之处，敬请谅解。目 录1 样式篇 - 1 -1.1 多级标题自动编号设置 - 1 -1.2 标题样式设置 - 3 -1.3 生成目录及样式修改 - 5 -2 段落排版篇 - 8 -2.1 段落的换行与分页 - 8 -2.2 项目符号/编号篇 - 9 -2.3 利用样式快速更改文字格式 - 11 -3 页眉页脚页码篇 - 16 -3.1 页眉页脚页码基本设置 -

2、 16 -3.2 不同页眉页脚页码的设置方法 - 18 -3.3 页眉怎样删除和添加横线 - 20 -4 表格篇 - 22 -4.1 表格图片自动编号 - 22 -4.2 绘制斜线表头 - 23 -4.3 表格数据排序 - 27 -4.4 自动添加行序号 - 29 -4.5 跨页的表格标题行重复显示 - 30 -4.6 怎么解决表格内文字显示不全的问题 - 31 -5 插图篇 - 32 -5.1 绘制自选图形 - 32 -5.2 插入SmartArt图形 - 33 -5.3 图片裁剪 - 34 -5.4 图片显示调整 - 35 -6 链接篇 - 37 -6.1 书签设置 - 37 -6.2 超

3、链接设置 - 38 -6.3 交叉引用设置 - 39 -7 文档信息保护设置篇 - 41 -7.1 文档加密设置 - 41 -7.2 限制编辑设置 - 43 -8 Word自动保存及异常关闭恢复方法 - 48 -8.1 设置自动保存时间 - 48 -8.2 异常关闭恢复方法 - 49 -9 字体篇 - 51 -9.1 上标和下标 - 51 -9.2 在“口”中打勾（） - 52 -9.3 使用快捷键输入10以上带圈数字 - 54 -9.4 Word2010拼音指南快速认识生僻字 - 55 -10 常用word小技巧和快捷键 - 57 -11 插入或粘贴Excel电子表格 - 59 -1 样式篇

4、1.1 多级标题自动编号设置一、首先选中要设置为一级标题的文字（也可以不选），然后选择“开始菜单/段落标签/多级列表按钮”，在“列表库”中选择样式。有时候在“列表库”中并没有想要的样式，这时候需要定义新的多级列表。点击“定义新的多级列表”，打开“定义新多级列表”对话框。 在“此级别的编号样式”下拉框中可以选择编号的样式，点击“更多”按钮可以进行其它设置。红色区域2：选择该级别的编号对应的“标题样式”，如“标题1”，只有在这里选择了“标题样式”才能实现标题的自动编号（重要！重要！）。红色区域3：如果在红色区域1“此级别的编号样式”下拉框中选择了“一，二，三”这种样式，那么可能出现下图所示的情况。

5、 如果想要把上图中的样式变成下图这样的样式应该怎么做呢？方法是先选中红色区域3-1中的级别（2、3、4），再选中在红色区域3-2中“正规形式编号”前的选项框即可。 红色区域4：如果标题编号与标题文字之间空白区域较大，那么可以根据需要在红色区域4“编号之后”下拉框中选择“空格”或者“不特别标注”即可。二、设置同级标题很简单，可以用使用格式刷进行操作，也可以选中文字后点击“开始/样式/标题1”。三、设置二级标题时，首先选中要设置为二级标题的文字，然后点击“开始/样式/标题2”即可。类似的可以设置其它级别的标题样式。四、经过以上设置之后，可以在左侧的“导航”窗格中快速查看各级标题。打开“导航”窗格的

6、方法是：在“视图”菜单中，选中“显示”标签中的 “导航窗格”即可。 1.2 标题样式设置需要注意的是一定要先修改正文，因各级标题样式大多是基于正文格式的，修改正文会同时改变各级标题样式的格式。若最后才改正文，很可能各级标题都得重新改过。下面以一级标题的设置为例进行介绍。选择“开始/样式/标题1”，点击“修改”打开“修改样式”对话框，根据需要设置字体、段落等格式。类似的可以设置其它级别的标题样式。 点击“格式”按钮的下拉框可以对字体、堕落、边框等进行详细设置。 一般情况下，一般标题都是另起一页，所以一级标题的段落设置中可以设置“段前分页”。1.3 生成目录及样式修改一、自动生成目录的前提：各级标

7、题必须是格式化的（即设置了大纲级别），而不是手工输入。二、把光标定位到要插入目录的位置，选择“引用/目录/插入目录”后打开“目录”对话框。（之前有的版本word是选择“插入/引用/索引和目录”后打开“索引的目录”对话框，然后选择“目录”选项卡) 三、在“目录”对话框中进行相应设置后单击“确定”按钮后即可自动生成目录（一般不要选中“使用超链接而不使用页码”前的选项框，但是有时候不去掉也行）。四、如果生成的目录格式不是你想要的，那么可以通过两种方式修改目录格式：1.选中所有目录内容，然后通过开始菜单中的段落标签进行设置，或者点击右键菜单中“段落”选项打开“段落”对话框进行设置。但是这种方式设置的目

8、录在每次更新目录后还得重新设置。2.通过修改目录样式设置目录格式，在“目录”对话框中点击“修改”按钮，打开目录的“样式”对话框。3.选择要修改的目录级别，然后点击“修改”按钮打开“修改样式”对话框进行相关设置即可。2 段落排版篇2.1 段落的换行与分页1.选中要编辑的段落，在右键菜单中点击“段落”打开段落对话框，在“段落”对话框中单击“换行和分页”选项卡。 2.在“分页”区选择“孤行控制”、“与下段同页”、“段中不分页”和“段前分页”四个选项之一，以确定选中的段落在需要跨页显示的时候如何分页。完成设置后单击“确定”按钮使设置生效。v 孤行控制：防止Word 在页面顶端单独打印段落末行或在页面底

9、端单独打印段落首行。v 与下段同页：防止在选中段落与后面一段间插入分页符。（此项在处理表格、图片时比较好用，一般排版时要求表格或图片的解释文字与该表格或图片在同一页，如果解释文字在表格或图片上方，那么可以为解释文字设置该项；如果解释文字在表格或图片下方，那么可以为表格或图片设置该项）v 段中不分页：防止在段落中出现分页符。v 段前分页：在选中段落前插入分页符。2.2 项目符号/编号篇项目符号的设置方法和编号的设置方法类似，下面以编号为例进行介绍。1.选中要添加编号的文字或者段落，在“开始”菜单中“段落”区域上“编号”下拉框中选择一种编号格式即可，或者在右键菜单中“编号”下拉框中选择一种编号格式

10、；如果“编号”下拉框中没有所需的编号格式，可以点击“定义新编号格式”打开“定义新编号格式”对话框，自定义所需的格式即可。 2.如果想要改变部分内容的编号级别，那么先选中文字内容，再选择“开始/段落/编号” ，在“更改列表级别”下拉框中选择一种合适的级别即可，该级别的编号格式可以根据需要重新定义。 3.自动生成的编号默认与文字之间有一定的间距，可以先选中编号，然后点击右键菜单中“调整列表缩进量”打开“调整列表缩进量”对话框，根据需要在“编号之后”下拉框中选择“空格”或“不特别标注”则可。 2.3 利用样式快速更改文字格式例如：假设现有文档的正文字体为宋体、字号为五号、行间距为1.5倍，在编辑过程

11、中想把所有正文的字体改为仿宋、字号为小四、行间距为单倍。那么如何快速修改呢？v 方法一：1.点击“开始”菜单的“样式”区域中的小按钮，打开“样式”窗口。 2.点击“正文”样式（或者是之前自定义的正文样式名称，通过选中文档中的文字可以在“样式”窗口中看出所选中的文字是什么样式）的下拉框，点击“修改”后打开“修改样式”对话框，在该对话框进行相应设置后点击确定按钮即可完成修改。如果不想该样式，还可以在 “正文”样式下拉框中点击“选择所有XX个实例”，这时文档所有正文文字将被选中，可以通过“开始”菜单中的字体和段落进行修改格式。 v 方法二：1. 选择一段正文文字，可以通过“开始”菜单中的字体和段落进

12、行修改格式。2.修改完成后选中该段文字，然后打开“样式窗格”，在 “正文”样式下拉框中点击“更新正文以匹配所选内容”，这时所有“正文样式”的文字格式将变为该段一样的格式。3 页眉页脚页码篇3.1 页眉页脚页码基本设置一、页眉设置1.在页面上部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”。2.直接输入页眉文字即可生成页眉，但如果页眉分多段时不建议用这种方式手动输入空格实现，以免纸张方向发生变化时格式出现问题。可以通过以下方式实现：在左侧“页眉”下拉框中选择一种页眉样式，然后根据所选样式的文字提示输入页眉文字即可；如果要把图片插入到页眉中，点击“设计/插入/图片”，选择所要的图片后然后调整大小即

13、可。 3.编辑完成后，双击下部正文处或点击上方关闭页眉页脚按钮，就完成了。二、页脚设置1.在页面底部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”。2.编辑页脚内容的方式参考编辑页眉内容方式。3.编辑完成后，双击上部正文处或点击上方关闭页眉页脚按钮，就完成了。三、页码设置1.在页面底部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”, 在左侧“页码”下拉框中选择页码位置和页码格式即可。 2.如果页脚分多段时，选择页脚样式后，把光标放在要显示页码的位置，然后在“页码”下拉框中“当前位置”下拉框中选择页码样式即可。3.如果要改变页码格式，可以选中插入的页码，然后右击选择“设置页码格式”打开“页码格式

14、”对话框，选择编号格式和编号方式即可。 3.2 不同页眉页脚页码的设置方法一、不同页眉页脚的设置同一文档中多种不同页眉页脚的实现关键在于“分隔符”中“分节符的下一页”和“链接到前一条页眉”这两个功能的使用。下面以页眉为例进行介绍，页脚的设置与页眉设置类似。使某页之后的页眉与之前页的页眉不同，设置方法是：1.把光标移至该页最前面的位置，先选择“页面布局/页面设置/分隔符”，再在“分隔符”下拉框中点击“下一页”，这样就实现了分节功能。 2.在该页面上部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”，这时“链接到前一条页眉”是选中状态，点击“链接到前一条页眉”即可取消链接。 3.在该页上部重新编辑页

15、眉内容，即可实现该页之后的页眉与之前页的页眉不同。二、不同页码格式的设置同一文档中不同页码格式的实现关键在于“分隔符”中“分节符的下一页”和“链接到前一条页眉”这两个功能的使用。情形一：目录页码格式是“I、II、III、” ，正文页码格式“1、2、3、”。方法：前提是正文开始页设置了“分节符”（这里不用取消“链接到前一条页眉”）。具体如下：1.确保该页与前页之间已经设置了“分节符”。（选择“页面布局/页面设置/分隔符/下一页”）2.选中该页页码，然后右击选择“设置页码格式”打开“页码格式”对话框。 3.在“编号格式”下拉框中选择该页的页码编号格式（如果想让每章都重新编排页码，也就是根据章节自动

16、连续改变页码，那么要选中“包含章节号”选项，选择好“章节起始样式”和“使用分隔符”），并选择该页的编号方式（可以选“续前节”接着上页编号数值继续编号，也可以在“起始页码”下拉框中选择一个该页页码的数值）即可。情形二：目录页码格式是I、II、III、，正文页码格式第1页/共5页、第2页/共5页、 。方法：前提是正文开始页设置了“分节符”并取消了“链接到前一条页眉”），其余步骤参照“情形一”的方法即可。3.3 页眉怎样删除和添加横线在使用Word2010编辑文档中时，有时需要在页眉下方删除或添加一条横线。一、删除横线1.双击页眉。2.选中整个页眉段落，注意一定要选择段落标记。3.单击“开始”功能区

17、。4.在“段落”中单击边框线下三角按钮。5.在边框线列表中选择“无框线”选项。6.双击文档正文部分取消页眉编辑状态。二、添加横线1.双击页眉2.选中整个页眉段落，注意一定要选择段落标记。3.单击“开始”功能区。4.在“段落”中单击边框线下三角按钮。5.在边框线列表中选择“下框线”或“上框线”选项。6.双击文档正文部分取消页眉编辑状态。4 表格篇4.1 表格图片自动编号在使用Word制作和编辑表格或图片时，为了方便管理，常常需要为表格或图片编号，这时则可以使用插入表格题注的方法实现自动编号。1.光标移至插入题注的位置，选择“引用/题注/插入题注”菜单，弹出“题注”对话框。 2.在“标签”下拉框中

18、选择所需标签（如表、表格、图等）；如果没有，那么点击“新建标签”按钮，弹出“新建标签”对话框，输入所需标签文字（如表、表格、图等）后点击“确定”即可。 3.点击“编号.”按钮，弹出“题注编号”对话框。在“格式”下拉框中选择编号格式；在“包含章节号”复选框上画勾，并在“章节起始样式”和“使用分隔符”下拉框中选择相应内容；然后点击“确定”按钮返回“题注”对话框，再点击“确定”按钮，返回word中。 4.此时在光标所在位置则会出现如“表 1-1”这样的文字，然后可以在“表 1-1”后面添加说明文字。5.同样的方法可以为其它表格或者图片添加题注；或者通过复制的方式实现（都是表格或者图片时），如：若已经

19、为一个表添加了题注，那么为第二个表添加题注时，可以先复制第一个表的题注中文字“表 1-1”，再粘贴到第二个表格的上方，选中该文字后在右键菜单中点击“更新域”选项则可。4.2 绘制斜线表头以前word2003等版本是有内置的斜线表头选项，而word2010这个版本似乎没有这个选项，那么，在word2010里怎么来绘制斜线表头呢？一、一条斜线的表头1.插入斜线：方法一：把光标移至要插入斜线的单元格中，在“开始”菜单的“段落”区域，“边框”选项下拉框中点击“斜下框线”即可。 方法二：把光标移至要插入斜线的单元格中，上方功能区会出现“表格工具”菜单，点击“表格工具”的“设计”菜单，在“边框”选项下拉框

20、中点击“斜下框线”即可。 2.输入文字：输入表头的文字，通过空格和回车控制到适当的位置。 考核结果姓名定量指标定性指标最终得分张三李四王五马六二、两条或多条斜线的表头方法一：把光标定位到表格内，上方会出现“设计”菜单，通过“设计”菜单下的“绘制表格”来实现。（个人感觉用的这种方法斜线的位置和方向不太好控制）方法二：把光标移至要插入斜线的单元格中，在“插入”菜单中 “形状”来实现。1.插入斜线：把光标移至要插入斜线的单元格中，在“插入”菜单中 “形状”下拉框中选择一种线条形状，然后根据需要直接到表头上画相应的斜线即可。如果绘画的斜线颜色与表格不一致的话，可以选择刚画的斜线后点击上方的“格式/形状

21、轮廓”选择需要的颜色。 2.输入文字：输入表头的文字，通过空格和回车控制到适当的位置。 项目得分姓名定量指标定性指标最终得分张三李四王五马六4.3 表格数据排序 项目得分姓名定量指标定性指标最终得分张三80.1286.3李四90.36767.789王五85.328979.78马六80.1292.66971.把鼠标移至表格内，单击“布局”选项卡，单击“数据”中的“排序”按钮，弹出“排序”对话框2.在“排序”对话框“列表”区选中“有标题行”选项。如果在“排序”对话框“列表”区选中“无标题行”选项，则标题行也将参与排序，一般情况下这不符合实际需要。3.在“主要关键字”区域单击关键字下三角按钮，选择排

22、序依据的主要关键字。 4.单击“类型”下三角按钮，在“类型”列表中选择“笔画”、“数字”、“日期”或“拼音”选项之一，选中“升序”或“降序”选项，以确定排序的顺序。5.在“次要关键字”和“第三关键字”区分别设置排序关键字，也可以不设置。6.单击“确定”按钮完成数据排序。4.4 自动添加行序号表格的第一列有时候是序号，对于较长的表格，如果手动输入编号的话太费时，特别是有时候编号写好之后还可能会增加行或者删除行，之后又得重新编号。这时就希望这一列能够自动编号。1.选中要自动编号的区域，点击开始选项卡，在段落区域中，点击编号旁边的小三角，打开编号库，点击所需的一种编号格式即可，如果编号库中没有合适的

23、编号格式，那么可以点击“定义新编号格式”，打开“定义新编号格式”对话框，根据需要进行设置即可。 2.设置了居中格式后，从视觉上看有时候不是居中的，这是由于数字后有制表符的原因，去掉制表符的方法是：选中插入的序号，在右键菜单中点击“调整列表缩进量”，打开“调整列表缩进量”对话框，在“编号之后”下拉框中根据需要选择“空格”或者“不特别标注”即可。 3.这样就自动生成了编号，删除或者再添加行之后编号可以自动改变。4.5 跨页的表格标题行重复显示如果在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头。方法一：选中表格标题行（标题行有多行时要选定多行），功能区会显示“布局”

24、选项卡，在“数据”中单击“重复标题行”按钮。方法二：选中表格标题行，在右键菜单中点击“表格属性”打开“表格属性”对话框，选中“行”选项卡下的“在各页顶端以标题行形式重复出现”前的选项框即可。4.6 怎么解决表格内文字显示不全的问题如果在表格某单元格中键入了文字，但这些文字没有全部显示出来，这时可能的原因有两个：一是可能单元格内段落中左侧的缩进量是负值，需要调整单元格中文字的缩进量，单击该单元格，然后选择“开始”“段落”，选择“缩进和间距”选项卡，在“缩进”标题下，重新指定缩进量，最后单击“确定”按钮。二是可能要显示的文本高度超过了指定的固定行高。请单击该单元格，选择“表格”“表格属性”，选择“

25、行”选项卡，在“行高值是”框中，单击“最小值”，最后单击“确定”按钮。如果清除“指定高度”复选框，word会自动调整文本的高度。5 插图篇5.1 绘制自选图形用户还可以直接使用Word2010提供的线条、箭头、流程图、星星等形状组合成更加复杂的形状。1.把光标移至要插入图形的区域，在“插入”菜单下“插图区域”中的“形状”下拉框中点击“新建绘图画布”，光标所在位置则会出现一个可以调整大小的绘图画布。 2. 点击绘图画布，在上方功能区会出现“格式”菜单，在“插入形状”区域选择需要绘制的形状，按下左键拖动鼠标即可绘制图形。如果在释放鼠标左键以前按下Shift键，则可以成比例绘制形状；如果按住Ctrl

26、键，则可以在两个相反方向同时改变形状大小。将图形大小调整至合适大小后，释放鼠标左键完成自选图形的绘制。 3. 选中绘制的图形，通过“格式”菜单下“形状样式”区域，可以调整图形的颜色、形状等。5.2 插入SmartArt图形使用该功能可以快速制作漂亮的流程图、层次结构图、列表等图形，该功能在兼容模式（doc格式）下会受到限制，因此建议在新的文件格式（docx格式）下使用该功能。1.点击“插入”菜单下“插图”区域中的“SmartArt”图标，打开“插入SmartArt图形”对话框；2. 在“插入SmartArt图形”对话框中点击所需的图形后，就会在文档中光标所在位置插入该图形。3.选中插入的图形，

27、上方功能区会出现“设计”和“格式”两个菜单项，在“设计”菜单中可以更改图形布局、添加形状、更改颜色、选择样式等，在“格式”菜单中可以更改形状、形状样式、形状填充、形状效果等。4.把图形设置好后，可以根据需要添加文字，在“格式”菜单中可以更改文字的样式等。5.如果想要删除图形中的部分内容，那么可以在选中要删除的形状后，按键盘上的“backspace”或者“delete”键。5.3 图片裁剪在Word2010文档中，用户可以方便地对图片进行裁剪操作，以截取图片中最需要的部分，操作步骤如下所述：1.单击选中需要进行裁剪的图片，在“格式”菜单下“大小”区域中点击“裁剪”按钮，鼠标箭头会变成裁剪的形状。

28、2.用鼠标拖动图片周围的8个方向控制柄，可以对图片进行相应方向的裁剪，同时可以拖动控制柄将图片复原，直至调整合适为止。3.将鼠标光标移出图片，单击鼠标左键将确认裁剪。5.4 图片显示调整一、插入图片显示不完整插入的图片显示不完整一般都是因为你图片是嵌入型，而行距设置为固定值的原因，只要选中图片或图片所在段落，选择“开始”菜单“段落”区域中“行和段落间距”下拉框，将行距设成单倍行距（1.0）即可。二、插入图片显示位置问题插入的图片总是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来；有的图片位置不会随着前面段落的删减而改变插入位置。这两种问题是因为图片格式的设置问题（一般是

29、设置了浮于文字上方），选中图片，在“格式”菜单下“自动换行”下拉框中选择“嵌入型”则可；或者在右键菜单中选择“设置图片格式”打开“设置图片格式”对话框，在版式选项下设置为“嵌入型”则可。6 链接篇6.1 书签设置书签主要还是用于定位，在阅读文档时可以方便的记录阅读位置。1.把光标移至要插入书签的位置，点击“插入”菜单下的“书签”按钮，打开“书签”对话框。2.在“书签名”一栏中输入自定义的书签名，然后点击“添加”按钮即可。3.设置完书签后，在编辑文档过程中，如果想要快速进行定位，那么打开“书签”对话框，在书签列表中选中合适的书签，并单击“定位”按钮即可。6.2 超链接设置一、链接到现有文件或网页

30、选中超链接的文字，比如：加班记录表，鼠标右键单击“超链接”命令或者点击“插入”菜单下的“超链接”按钮，打开“插入超链接”对话框；2.通过“查找范围”选项查找要链入的文件的位置或者在地址框中键入链接的地址。3.完成后单击“确定”按钮使超链接生效，返回word文档可以看到“加班记录表”多了一条下划线，这就是被设置超链接后的效果，按住Ctrl键并单击“加班记录表”可打开所选择的的“加班记录表”内容。4.如果想编辑或取消超链接，选中“加班记录表”并在右键菜单单击“编辑超链接”或“取消超链接”命令即可。二、链接到文档中的位置通过超链接可以链接到本文档的顶端、标题和书签，也可以链接到其余文档的书签，如果想要链接到文档中的文字或图表，那么需要先在文档中的文字上插入书签。6.3 交叉引用设置通过插入交叉引用可以动态引用当前Word文档中的书签、标题、编号、脚注等内容。在编辑文档过程中，经常会编写“如图2-3所示“这类文字，但是在文档编辑过程中，可能会由于增减章节或者增减图片导致图片的序号发生改变，这时通过手工调整会比较麻烦且费时，利用交叉引用功能可以自动更新引用图片的编号（前提是图片的序号是通过插入题注来实现的）。下面以插入图的题注的交叉引用为例介绍插入交叉引用的方法。1.把光标移至要插入交叉