档案分类及编号方案设计新.docx

1、档案分类及编号方案设计新文 件 更 改 记 录 单序号章节号更 改 内 容更改人/日 期更改通知单号1 目的2 依据与适用范围3 文书、科技类档案的分类和档号编制3.1 类目设置3.2 档号编制及标记符号4 声像、实物、电子类特殊载体档案的分类、代号和档号编制5 资料的种类和档号编制6 附表档案分类及编号方案1 目的为了规范公司对各类档案进行分类、编号、标识，便于检索利用。2 依据与适用范围2.1 参照国家档案局工业企业档案分类试行规则，结合公司实际特制定本方案。2.2 本方案规定了建设公司各种档案的分类及编号方法。2.3 本方案适用于公司档案实体的分类、编号。3 文书、科技类档案的分类和档号

2、编制3.1 类目设置3.1.1 一级类目设置根据工业企业档案分类设置的十个一级类目建设公司档案选用其中八个即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、建筑产品类、科学技术研究类、自身基本建设类、会计档案类，其类号分别为1、2、3、4、5、6、7、8。3.1.2 二级类目3.1.2.1 党群工作共设六个二级类目：即党务、组织、宣传、纪检监察、工会、共青团。3.1.2.2 行政工作共设九个二级类目：即行政事务、法律事务、公安保卫、审计工作、人事劳动、职工教育、医疗卫生、后勤管理、外事工作。3.1.2.3 经营管理类共设六个二级类目：即经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、设

3、备管理、3.1.2.4 生产技术管理类共设七个二级类目：即科技管理、质量管理、安全管理、环境保护、计量管理、标准化管理、信息管理。3.1.2.5 建筑产品、科学技术研究、自身基本建设类的档案按区域、课题、项目设置二级类目。3.2 档号编制及标记符号3.2.1 标记符号3.2.1.1 本方案采用英文字母、阿拉伯数字编制。3.2.1.2档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。3.2.1.3 14类文书档案(党群、行政、经营、生产技术)档号结构为：档号目录号+年度+类别号+盒号+起止件号例：720021（2、3、4）XXX X-XX 起止件号盒号 类别号（一级类目）1 党群、2行政管理、3经营

4、管理、4生产技术管理年度目录号（文书档案第7本）3.2.1.4 57类科技档案(建筑产品、科学技术研究、自身基本建设)档号结构为：档号类别号+项目代号(工程项目、科研课题) +案卷号例： 5. 案卷号(流水号) 项目代号(工程项目) 一级类目（5-建筑产品、6-科学技术 研究、7自身基本建设）4 声像、实物、电子类特殊载体档案的分类、代号和档号编制4.1 声像档案分照片、录音、录像三种类型，分别用Sz、Sy、Sx表示4.1.1 照片档案按年度结合类别分类，整理中按综合、业务项目顺序排列。Sz 案卷号(流水号) 类型号4.1.2 录音带、录像带分别按形成时间的先后顺序排列。Sy(Sx) 案卷号(

5、流水号) 类型号4.2 实物档案由荣誉性实物和印章类实物组成4.2.1 荣誉性实物分奖状、奖杯(牌)、证书三种形式。4.2.1.1奖状(A省、部、市优质工程奖；B科技进步奖；C企业荣誉)A（B、C） 案卷号(流水号) 类型号4.2.1.2 奖杯(牌)（奖杯D；牌、匾E）D（E） 案卷号(流水号) 类型号4.2.1.3 企业资质证书、营业执照类F 案卷号(流水号) 类型号4.2.2 印章类实物按机构排列，用字母G表示G 案卷号 类型号4.3 电子档案分磁盘、光盘两种，结合纸制文件标注互见。分别用Dc、Dg表示。4.3.1 磁盘Dc 案卷号 类型号4.3.2 光盘Dg 案卷号 类型号5 资料的种类

6、和档号编制5.1 将资料分为图书和具有参考价值资料两大类5.1.1 图书资料指专业图书，如规范、手册、标准、图集等。其档号编制按档号分类流水编制。5.1.2 具有参考价值资料按时间顺序排列编制档号，用字母“Z”表示。6 附表6.1 公司档案分类模块图。6.2 公司档案分类方案、归档范围、保管期限表（简称“三合一制度表”）。6.3 建设工程文件归档范围和保管期限表。特殊载体档案全 宗 档 案文书档案科技档案会计档案资 料声像档案实物档案电子档案党群工作类行政管理类经营管理类生产技术管理类建筑产品类科学技术研究类自身基本建设类会计凭证类会计账簿类财务报告类其 它荣誉类印章类照片类录像类录音类磁盘类

7、光盘类图书类具有参考价值的自编资料公 司 档 案 分 类 模 块 图公司档案分类方案、归档范围、保管期限表档案种类分 类 方 案归 档 范 围保管期限提供单位一级类目二 级 类 目代号名称类号类名类号类 名W文书档案1党群工作类1党务工作公司及各单位党代会议、党委文件材料、会议纪录、党委事务工作。党群干部任免；组织宣传工作、计划总结、民主评议、党支部管理、党员教育、争先创优活动、组织介绍信存根、党员名册、干部理论培训思想政治教育、政研会材料、普法工作、双文明创建活动细则办法、总结。声像资料、纪检监察工作计划、党风治理、党纪检查廉政建设、工作总结、违纪案件的审查处理党员处分 、通报；工会、团委、

8、女工工作计划、总结、换届改选工作有关文件、劳动竞赛、劳动保护、劳动争议调解工作的有关文件、技术创新、合理化建议、各类协会工作协会理事文体活动；团员教育管理、各种表彰活动文件、统计报表；职代会（工代会）、团代会等大型会议材料、声像材料。永久长期短期各单位办公室政工部纪监审计部2组织工作3宣传工作4纪检监察5工会工作6团的工作2行政管理类1行政事务公司及各单位更改名称、启用印章；公司章程、公司简介；工作条例、贺电、电报、传真情况简报、情况通报、情况反映；党委常委、董事会、监事会、办公会议记录本；行政工作计划、总结、重要通知、通报；信访、保密工作计划、管理办法、总结；大事记、介绍信存根；车辆管理、接

9、待工作、审计工作计划、制度总结、各单位经理任期、离任经济审计、公司所属单位资产、负债、损益及财务收支、经济效益等经济活动的审计报告、工程项目承包的经济责任审计、审计报表；机构设置、成立、合并、撤销的请示及批复；员工考核聘任、任免、领导分工专业技术职务的评聘、管理办法；大中专毕业生派遣证、出国审批安置；职工的奖惩、解除和中止劳动合同；转业军人安置、转正、定级、工资管理办法；职工教育培训、技师考核评定工作下岗在就业；社会保险(养老、医疗、失业、工伤、生育)具体实施细则、办法等；干部名册、外单位调入或调出行政介绍信；各种统计报表；人口普查资料；征用、复查土地的申请、批复文件、土地证书、资料；图纸综合

10、治理责任书、有关住房改革、政策、居委会工作管理、总结、卫生防疫、计划生育工作、医疗、爱委会工作。法律常识普及工作，重要规章制度的审核工作，经营项目的法律评审和经济合同谈判及公司生产经营活动中相关法律事务。永久长期短期各单位各部门2公安保卫3审计工作4人事劳动5职工教育6医疗卫生7后勤管理8外事工作9法律事务3经营管理类1经营决策公司及各单位统计标准和管理办法；项目法管理、项目经理考核；招标、投标工作；工程索赔、经济合同管理办法、工程概预算、预算定额、工程取费标准、工程结算纠纷协调、仲裁、拖欠工程款；基建、施工计划、各类统计报表及综合统计分析；工作总结、企业证照管理、资质申办、增级和增项、注册登

11、记、各类证照的年检、办证、换证；财务管理办法、工作计划总结；资金的筹措、使用、分配、成本核算；税收、贷款、财务预决算及上级批复；会计报表；设备物资管理制度、办法、工作计划；购置设备、设备更新、报废改造计划的请示、批复；物资、设备大检查工作、清产核资、总结；财产、设备移交凭证；机械设备、物资统计报表；岗位责任制等规章制度；企业中长期发展规划、企业管理调研、有关企业改革具体方案；经营承包方案及合同；工作总结；质量管理体系认证工作的文件资料；各种统计报表、总结、请示、批复、通知。永久长期短期各单位工程部财务部2计划工作3统计工作4财务管理5物资管理6设备管理41科技管理2质量管理3安全管理公司档案分

12、类方案、归档范围、保管期限表档案种类分 类 方 案归 档 范 围保管期限提供单位一级类目二 级 类 目代号名称类号类名类号类 名W文书档案4生产技术管理类4环境保护公司及各单位安全、质量工作计划、管理办法、检查工作总结、重大质安事故的调查、分析、上报、处理工作；质量、安全统计报表及有关声像资料；科技工作计划、技术、计量、标准科技成果申办、科技进步奖；施工技术总结、论文；环境保护；工程设计管理、标准、办法、总结；各种统计报表；各类数据管理、电子计算机系统，情报工作，图书资料等工作。档案管理工作计划、总结、各门类档案管理办法、编研材料、统计报表各门类档案交接凭证、档案销毁清册。永久长期短期各单位工

13、程部科技信息部5计量管理6标准化管理7信息管理K科技档案5建筑产品类1核电建筑工程文件归档范围包括招标签约工程准备、施工文件、竣工图、竣工验收文件，详见“建设工程文件归档范围和保管期限表”。各单位项目部2工民建筑6科技研究1课 题科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、课题报告、调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸、关键工艺文件，重要的来往技术文件等；总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料等；成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报

14、材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。长期各单位科技信息部7自身基建类1综合建筑基建工程文件归档范围包括立项勘察测绘设计工程准备、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，详见“建设工程文件归档范围和保管期限表”。工程部2住 宅C会计档案8会计档案类1会计凭证原始凭证、记账凭证、汇总凭证十五年各单位财务部2会计帐薄总账、明细账、日记账、辅助账薄 （其中现金、银行存款日记帐保管期限25年）。3财务报告月、季财务报告。3年年度财务报告（决算）。永久4其它类会计档案保管、销毁

15、清册（其中移交清册15年）。永久银行余额调节表、银行对账单。5年特殊载体档案9声像档案SZ照 片各种生产经营活动及工作成果的声像材料；领导及著名人物参加公司重大公务活动的声像材料；重要的外事活动；记录和反应公司重大会议、重大事件、重大事故的声像材料。永久长期各单位政工部、项目部SY录 音SX录 像公司档案分类方案、归档范围、保管期限表档案种类分 类 方 案归 档 范 围保管期限提供单位一级类目二 级 类 目代号名称类号类名类号类 名特殊载体档案10实物档案AE荣誉性奖状、奖杯、企业营业执照、资质证书、各种许可证、奖牌、会员证、土地、房产证、锦旗、赠送的重要纪念品等。永久各单位、部门、经理部G印

16、章停止使用的内部机构、各种业务专用印章。永久11电子档案Dc磁盘本单位制发的各种重要文件、资料； 机关购买的各类管理、使用软件等。永久长期Dg光盘资料Zs专业图书规范、标准、图集、手册等。长期Zb其它具有参考价值的各种资料招投标或施工过程中形成的各种专业资料。建设工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保 管 单 位 和 保 管 期 限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工 程 准 备 阶 段 文 件一立项文件1项目建议书审批意见及前期工作通知书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6

17、专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国有土地使用证永久三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久3建设用地钉桩通知单（书）永久4地形测量和拨地测量成果报告永久永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期建设工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保 管 单 位 和

18、 保 管 期 限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆8审定设计方案通知书及审查意见长期长期9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期长期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送

19、的文件和图纸永久4建设工程规划话许可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期建设工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保 管 单 位 和 保 管 期 限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期2工程项目监理机构（项目经理部）及负责人名单长期长期3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期监 理 文 件1监理规划监理

20、规划长期短期监理实施细则长期短期3监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期4进度控制工程开工/复工批表长期长期工程开工/复工暂停令长期长期5质量控制不合格项目通知长期长期质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制预付款报审与支付短期月付款报审与支付短期设计变更、洽商费用报审与签认长期工程竣工决算审核意见书长期建设工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保 管 单 位 和 保 管 期 限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆7分包资质分包单位资质材料长期供货单位资质材料长期试验等单位资质材料长期8监理通知有关进度控制的监理通知长期

21、长期有关质量控制的监理通知长期长期有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理工程延期报告及审批永久长期费用索赔报告及审批长期长期合同争议、违约报告及处理意见永久长期合同变更材料长期长期10监理工作总结专题总结长期短期月报总结长期短期工程竣工总结长期长期质量评价意见报告长期长期施 工 文 件一建筑安装工程(一) 土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件施工组织设计长期技术交底长期长期建设工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保 管 单 位 和 保 管 期 限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆图纸会审记录长期长期长期施工预算的编制和审查短期短期施工日志短期短期2施工现场准备

22、控制网设置资料长期长期工程定位测量资料长期长期基槽开挖线测量资料长期长期施工安全措施短期短期施工环保措施短期短期3地基处理记录地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期验槽记录和地基处理记录永久长期桩基施工记录永久长期试桩记录长期长期4工程图纸变更记录设计会议会审记录永久长期长期设计变更记录永久长期长期工程洽商记录永久长期长期5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表。长期砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告。长期预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录。长期工程物质选样送审表短期建设工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件