行政管理手册讨论稿0414.docx

1、行政管理手册讨论稿0414立达建设企业标准LDG0.01-2014行政管理手册2014-03-01发布 2014-03-01实施立达建设公司 发布 目 录前 言 4行政管理手册 51.范围 52.规范性引用文件 53.定义 54.职责 65.行政管理手册内容 6附录A： 13标准封面格式：纸张A4（297210） 13附录B： 14标准首页格式 14附录C： 15流程图格式示意图（横向竖向均可） 15附录D 16标准的字体和字号 165.2总经理办公会议管理规定 175.3中高层管理人员月工作计划管理办法 205.4会议管理制度 24附录A. 27会议纪要 27附录B. 28会议签到簿 285

2、.5档案管理制度 295.6工作联系单管理制度 425.7办公场所卫生管理制度 445.8合理化建议制度 46附录A： 49合理化建议表 49附录B： 50合理化建议成果计算表 50附录C： 51奖励申报表 515.9员工问卷调查管理办法 525.10印章管理办法 55附录A： 58印章刻制申请表 58附录B： 59关于公司启用有关 专用章的通知 59附录C: 60公司印章留样备案表 60附录D： 61关于公司停用有关 章的通知 61附录E. 62印章交接单 62附录F: 63外出使用公章审批单 63附录G: 64公司用印审批单 64附录H: 65合同专用章用印审批单 655.11图书管理制度

3、 66附录A： 68图书报刊订购申请表 68附录B： 69图书入库登记表 69附录C： 70图书借阅登记表 705.12行政费用管理办法 715.13固定资产管理办法 75附录A： 79固定资产购置申请表 79附录B： 80固定资产入库单 80附录C： 81固定资产登记簿 81附录D 82固定资产借用登记台账 82附录E 83固定资产领用单 83附录F： 84公司固定资产管理标签 84附录G： 85固定资产维修申请单 85附录H： 86固定资产报废申请单 86附录I： 87固定资产季度盘点表 875.14办公用品管理规定 88附录A. 90办公用品采购申请表 90附录B. 91办公用品领用情况

4、汇总表 915.15食堂管理制度 925.16宿舍管理制度 946.报告与记录 967.检查与考核 96前 言为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司行政管理手册。附录均为标准的附录。 本手册由行政部提出并归口管理。 本手册主要起草部门：行政部。本手册主要起草人：邢陆 肖洋 朱永凯 本标准于2014年03月首次发布，并从2014年3月1日起开始实施。 会签人员签字/日期会签人员签字/日期总经理商务总监行政副总商务中心内装生产副总安全质检部外装生产副总采购部经营副总预算部外装工程总监核算部外装工程管理中心财务部

5、内装技术总监财务总监内装技术部人力行政总监外装技术总监人力资源部外装技术部行政部行政管理手册1.范围本手册规定了公司行政事务管理的范围和工作标准、操作程序。目的在于提高行政管理水平、规范行政事务的管理。 适用于公司的行政事务管理工作的指导。2.规范性引用文件下列文件中的条款通过在本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版本均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。3.定义本手册采用下列定义：3.1管理标准、管理规定：对企业标准化领域中需要协调统一

6、的管理事项所制定的标准或规定。3.2技术标准： 对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制订的标准。3.3岗位标准：对工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、要求与方法、检查与考核等有关的重复工作事项所制定的标准。3.4文件：信息及其承载媒体。3.5流程图：反映公司各项业务中动作、行为和信息流转的图形，或者说是用图形反映的企业业务流程。3.6流程图符号：a. ：表示业务活动的开始与结束；b. ：表示活动或流程步骤及任务、活动、作业内容；c. ：表示文件或表单；d. ：表示决策或判断。用于审核、审批或判断、选择性的业务活动；e. ：离页连接、接上页或转下页； f. ：数据； g. ：表示流

7、程走向、作业线（含信息流）； h. ：表示表单的传递、信息流（不含业务流）； i : 表示注释； j : 表示流程中业务的相互沟通； k. : 表示表单、信息的相互传递。4.职责4.1行政部负责本管理手册的编制、修改、报批、监督及执行。4.2总经理负责本管理手册的签发与批准。4.3未按手册规定操作的公司相关部门或责任人，行政部与总经理办公室有权对其进行考核与处理。5.行政管理手册内容5.1管理标准、岗位标准编写导则5.1.1范围5.1.1.1本导则规定了管理标准、管理规定表述方法、内容结构、编写要求和编号方法。5.1.1.2目的在于统一、规范公司管理文件的结构、格式，完善公司的管理基础工作，为

8、控制和预防流程管理风险奠定基础。5.1.1.3适用于公司管理标准、管理规定的编写。5.1.2规范性引用文件下列文件中的条款通过在本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版本均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。5.1.3定义本导则采用下列定义：5.1.3.1管理标准、管理规定：对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准或规定。5.3.3.2技术标准： 对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制订的标准。5.3.3.3岗位标准：对工

9、作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、要求与方法、检查与考核等有关的重复工作事项所制定的标准。5.3.3.4文件：信息及其承载媒体。5.3.3.5流程图：反映公司各项业务中动作、行为和信息流转的图形，或者说是用图形反映的企业业务流程。5.3.3.6流程图符号：a. ：表示业务活动的开始与结束；b. ：表示活动或流程步骤及任务、活动、作业内容； c. ：表示文件或表单；d. ：表示决策或判断。用于审核、审批或判断、选择性的业务活动；e. ：离页连接、接上页或转下页； f. ：数据； g. ：表示流程走向、作业线（含信息流）；h. ：表示表单的传递、信息流（不含业务流）； i : 表示注释；

10、j : 表示流程中业务的相互沟通； k. : 表示表单、信息的相互传递。5.1.4企业标准/管理规定编制原则 5.1.4.1企业标准应符合国家有关法律法规和强制性标准、行业标准及地方标准的要求。5.1.4.2管理标准体系应能保证技术标准体系实施。5.1.4.3管理标准体系、工作标准体系应与企业的其他管理体系相互协调一致。5.1.5管理活动的内容与方法 标准名称5.1.5.1管理标准编写格式与编写要求 范围（一）管理标准的构成 规范性引用文件 封面 定义、符号、缩略语 a.概述要素 前言 b.标准要素 职责 首页 管理活动的内容与方法 报告和记录 检查与考核 标准的附录（二）管理标准的编写要求（

11、1）前言 每个标准都应有前言，它由专用部分和基本部分组成a.专用部分适当给出下列信息 该标准废除和代替其它文件的全部或其中一部分的说明； 与前版的重要技术改变情况的说明； 标准与其它标准或其它文件的关系的说明； 实施标准过渡期的要求，该标准导致废止或代替其它标准文件的全部或一部分的说明； 指明哪些附录是标准的附录，哪些是提示的附录的说明；b.基本部分适当给出下列信息 本标准由部门提出； 本标准由部门归口； 本标准起草部门,当需要时可指明负责起草部门和参加起草部门； 本标准主要起草人； 本标准首次发布，历次修订和复审确认年月； 标准审批表。（2）标准名称应简明、确切地反映管理活动的主题。除采用“

12、管理标准”以外也可采用管理活动的主题与“程序”、“控制”、“办法”、“制度”、“要求”、“流程”等的组合，而不必拘泥于统一叫法，重在内容的有效性和实用性。（3）范围这一要素应列于每个标准的开始，以明确规定标准的主题及其所包括的方面，从而指明该标准或其某些部分的限制，它不应包含要求。该要素通常用下列引言开头“本规定规定了适用于。”（4）规范性引用文件这一要素应列出正文中引用的标准文件（主要是标准）的一览表，包括它们的标准编号和名称。该一览表应由下列引言开头： “下列文件中的条款通过在本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版本均不适用于本

13、标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。”该一览表不应包括：a.不是公开得到的文件b.仅作为信息参考的文件c.标准制定中仅作为参考的文件（5）定义、符号、缩略语给出理解标准中使用的某些术语所必要的定义和理解标准所必要的符号和缩略语的一览表。定义由下列词句开头：“本标准采用下列定义”（6）职责明确由哪些部门实施此项管理活动，他们的职权责任。该管理活动涉及几个部门时，应规定出主管部门、协作部门及其相互关系。（7）管理内容与方法a.应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法。b.逐步列出开展此

14、项活动的细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容。其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其他活动接口处的协调措施。c.明确每个环节、转换过程中各项因素，由谁干、干什么、干到什么程度。何时何地，怎么干。如何控制，以及所要达到的要求，并注明需要注意的任何例外或特殊情况。必要时可辅以程序或流程图。d.管理要求尽可能量化，不能量化的要求应当用可以比较的特性表述。e.流程图绘制要求：用A4（210297mm）纸绘制；排版方式：横向竖向均可；由上至下按逻辑或时间顺序绘制；当流程图内含有其它流程或子流程时，应在绘图符号内标明其它流程或子流程编号。（8）报告和记录明确该项管理活动所形成的报告和记

15、录格式、签发手续、传递路线和保存期限。（9）检查与考核明确写出考核内容、依据标准、考核方法和考核部门。（三）标准的格式按本导则的附录A、B、C、D、编排。（1）管理标准的编号方法标准编号由公司代码、标准类别代号、顺序号、标准的发布年代号组成。a.公司代码：以企业标准的汉语拼音字头（LD）b.管理标准类别代码：用管理标准第一个汉字的汉语拼音的第一个字母“G”表示c.管理标准分类代号：类别名称代号类别名称代号行政管理基础标准G0财务管理标准/流程G8人力资源管理基础标准G1服务管理标准G9设计、开发与创新管理标准G2安全管理标准G10采购管理标准G3职业健康管理标准G11项目管理标准G4环境管理标

16、准G12质量管理标准G5信息管理标准G13设备与基础设施管理标准G6体系评价管理标准G14测量、检验、试验管理标准G7经营综合管理标准G15 d.编号书写方式：标准类别号与顺序号之间用“.”隔开；顺序号与发布年代号之间用“”隔开。如:LDG0.012014 年号 顺序号 标准类别号 公司代码表示公司2014年发布的基础管理标准中的第一个标准。e.编号表述方法： 顺序号:个性标准的顺序号为两位数，应按标准制定时间顺序排列，并记入企业标准编号登记册。 年代号:标准的发布年代号为四位数字，使用公元年代号码。5.1.6报告与记录5.1.6.1公司内部管理标准/管理规定由归口部门进行起草，经部门讨论后报

17、行政部按照此管理办法进行统一调整后，下发试行版进行公示，如执行部门无异议后，正式发布。5.1.6.2公司内部管理标准/管理规定的修改、变更、停用等后续操作由归口部门负责，执行与协同部门对管理标准/管理规定内容由异议或提出修改、变更、停用建议后，由行政部连同归口部门进行优化评估，确认必要性后，由归口部门负责进行修改、变更后重新报行政部。5.1.7检查与考核本标准的实施情况由公司行政部负责进行检查，每年至少抽查一次。对不按本标准规定执行的部门和个人，将考核结果纳入绩效考核体系，作为考核部门团队和员工的依据之一。附录A：标准封面格式：纸张A4（297210） 75mm 立达建设企业标准 25mm L

18、D . 25mm 20mm 40mm 标 准 名 称 发布 实施 25mm 20mm40mm 立达建设 发布 附录B：标准首页格式60mm 28mm LD . 标 准 名 称 1.范围 本标准规定了。 目的在于。本标准适用于。 附录C：流程图格式示意图（横向竖向均可）流程名称流程编号流程目标部门顺序部门名称部门名称岗位名称岗位名称岗位名称岗位名称管理内容附录D标准的字体和字号序号页别位置文字内容应用字号和字体1234567891011121314封面首页续页第一行第二行第三行第四行第五行第五行第一行第二行第三行正文正文正文上中标准所属名称标准代号及编号标准名称发布实施日期发布单位发布标准所属名

19、称标准名称标准代号及编号标准正文章条的编号及标题并列叙述条文的编号标准代号及编号一号黑体四号黑体一号黑体四号黑体三号黑体四号黑体四号黑体三号黑体小四号黑体小四号宋体小四号黑体小四号黑体小四号黑体5.2总经理办公会议管理规定5.2.1范围：5.2.1.1本管理规定规定了公司总经理办公会议的时间、地点、参与人群、工具使用（月度计划与月度绩效考核）以及会议内容等有关总经理办公会议相关的所有标准。5.2.1.2目的在于通过总经理办公会议的形式，加强上下级业务沟通，强化各部门工作执行力度，对全公司全体员工进行各项考核，充分调动员工工作积极性，为公司整体战略目标的实现提供监督、检查、考核、奖罚等依据。5.

20、2.1.3本规定适用于公司战略管理、计划管理与绩效管理等方面。5.2.2规范性引用文件下列文件中的条款通过在本规定的引用而成为本规定的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版本均不适用于本规定，然而，鼓励根据本规定达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本规定。LDG0.01-2014 管理标准、管理规定编写导则5.2.3定义本规定采用下列定义：5.2.3.1月度计划：根据公司年度战略发展需要进行分解，需要在每个月各个部门和每位员工将要完成的本职工作内容提前做出表格计划。5.2.4职责5.2.4.1行政部为公司总

21、经理办公会的组织协调部门；5.2.4.2负责会议内容的收集整理；5.2.4.3负责会议通知与会议用品的准备；5.2.4.4负责会议纪要的撰写与下发；5.2.4.5负责收集、整理、加工各部门月度计划表格；5.2.4.6负责指导各个部门负责人正确填写月度计划表格需要的内容；5.2.4.7负责监督、检查计划的完成情况以及不定期抽查计划完成的真实性与质量。5.2.5管理内容和方法5.2.5.1总经理办公会议议事范围（1）研究决定公司经营管理日常事务；（2）组织实施总经理安排的工作如何具体实施；（3）组织拟订、实施公司整体发展战略规划、年度经营计划；（4）审议公司战略规划、年度经营计划；（5）拟订公司年

22、度财务预决算方案、利润分配方案；（6）讨论拟订公司员工的聘用、薪酬、考核、奖惩与辞退方案；（7）讨论拟订公司内部管理机构设置方案；（8）拟订公司基本管理制度，制定公司具体规章制度；（9）决定除公司高管外员工的奖惩；（10）听取、检查各部门月度计划情况，抓好协调工作，公司各职能部门工作汇报，安排部署工作任务，听取各部门汇报月度计划完成情况；（11）根据各部门月度计划执行情况，现场对部门进行绩效考核打分；（12）公司制度和总经理提出的特殊事项及其它需要总经理办公会研究的重要工作；（13）在紧急情况下，基于公司利益最大化的考虑，总经理对本应在总经理办公会讨论范围而又必须立即决定的经营管理方面的问题，

23、有先行处置权，但事后应向公司高层管理团队通报有关内容。5.2.5.2总经理办公会与会人员（1）总经理办公会由总经理召集和主持，总经理因特殊原因不能出席时，可委托一名副总经理召集和主持。（2）总经理办公会的出席人员：总经理、公司全体中高层管理人员、公司重大项目负责人。与会议所议事项相关的职能部门工作负责人可列席会议。（3）公司行政部文员列席会议做会议记录，需其他人员列席时，由会议主持人确定。5.2.5.3根据工作需要，可定期（原则上每月1日-5日之间召开一次，14日-17日之间召开一次）或不定期召开总经理办公会会议。在特殊情况下，总经理有权利召开临时总经理办公会，商议解决公司重大事件。5.2.5

24、.4行政部在每次总经理办公会前一天通知与会人员，任何与会人员不得无故或故意推卸，与会成员因故不能出席会议时，会前应向总经理请假并指派本部门人员代替参加，对会议议题有意见或建议亦应同时提出。5.2.5.5总经理办公会议事程序（1）总经理办公会月度首次会议议程：第一步，听取各个部门上个月工作完成情况汇报，各部门需要根据月度工作计划表格内容逐一在会上进行讲解，对未完成的工作事项做出合理解释，公司高层管理人员针对完成情况对部门进行绩效考核，对分值赋予存在分歧的，以总经理最终决定为准。第二步，针对上个月工作中出现的各项问题进行总结分析，找出问题原因。第三步，听取各个部门有关本月的工作计划情况汇报，各部门

25、根据月度工作计划表格内容向公司高层管理人员讲解工作安排，非汇报部门认真记录汇报部门提出的需要支持的工作内容，并记入自己部门下个月的工作计划当中，在会上支持部门可现场对需要支持部门提出的需求提出异议并进行商讨，如未提出异议则默认为承诺配合完成，如双方达不成共识，以总经理决定为依据。第四步，总经理及其他高层管理人员针对公司整体安排对各个部门本月工作计划提出临时性工作安排，相关部门需认真记录，并列入本部门月度计划工作当中。第五步，总经理或各部门提出会议范畴内还需要商讨的议题，会上进行讨论并商讨结果。第六步，总经理针对本次会议提出工作要求和会议总结。（2）总经理办公会月度二次会议议程：第一步，总经理和

26、高层管理人员听取各个部门针对本月工作计划上半月的完成情况的汇报，各部门对完成情况进行讲解后，针对月度计划内已经不存在完成可能或无完成必要的工作内容提出修改或删除意见，经会议研究同意修改的，在后会可进行修订。第二步，总经理及其他高层管理人员针对公司整体安排对各个部门本月工作计划提出临时性工作安排，相关部门需认真记录，并列入本部门月度计划工作当中。第三步，总经理或各部门提出会议范畴内还需要商讨的议题，会上进行讨论并商讨结果。5.2.5.6总经理办公会议由行政部承办会务事项。行政部负责收集会议所议事项的有关材料，经整理后提呈总经理确定会议议程。总经理办公会议题由各部门提出的，需要各个部门提前准备好相

27、应资料，在会议前三个小时提交行政部经理处。5.2.5.7与会人员均有发言权和表决权，对各部门的各项工作都可发表自己的意见和看法，对相关问题无法达成共识的，可以在会上进行举手表决或总经理命令，列席人员有发言权，但无表决权，对表决通过的内容或总经理命令的内容，所有人员必须无条件执行，对不按照要求执行的将进行考核。（1）经营层成员有不同意见，允许保留。如遇到意见明显分歧，一般应暂缓表决，待进一步调查研究、交换意见后再议。（2）总经理办公会讨论重要问题时，经营层成员因故缺席，一般应由召集人或委托有关人员事先征求意见，会上加以说明，会后通报情况。如有不同意见的，要认真考虑，必要时提交复议。（3）总经理办

28、公会研究讨论的问题和决定的事项，未经会议批准传达或公布的，与会人员不得向外泄露。5.2.6报告和记录 下列报告和记录由行政部归纳整理并负责保存。月度工作计划表月度计划完成情况表总经理办公会会议纪要5.2.7检查与考核 本管理规定的实施情况由行政部负责日常监督检查，对于不按本管理规定要求执行的部门和人员，由行政部进行绩效考核处罚。5.2.7.1未按照规定时间上报工作计划表格，每迟报1小时扣部门绩效考核分1分。5.2.7.2未按照要求填写工作计划表格，一处错误填写扣部门绩效考核分0.5分。5.3中高层管理人员月工作计划管理办法5.3.1范围5.3.1.1本标准规定了公司高层与中层管理人员关于如何编写月工作计划，以及相关计划上报、考核等相关工作的管理。5.3.1.2目的在于通过月工作计划这个形式，加强上下级业务沟通，强化各部门工作执行力度，充分调动管理人员工作积极性，为公司业务有序、有效的开展奠定基础，为公司整体战略目标的实现提供监督、检查、考核、奖罚等依据。5.3.1.3本规定适用于公司高层、中层管理人员工作计划管理等方面。5.3