采购管理流程.docx

1、采购管理流程三、采购管理流程（一）管理流程结构（二）部门及岗位职责分工归口管理部门计划法务部董事会职责1.审议批准公司年度招标采购计划；2.审议决定采购金额为50万元及以上的采购事项；3.审议决定重大工程项目采购、大型资产采购等采购事项；4.其它有关采购管理的重大问题和事项。总经理办公会职责1.审议公司年度招标采购计划；2.审议决定采购金额为30万元（含）至50万元的采购事项；3.对采购执行情况进行监督，审议决定采购执行中存在的重大异常情况；4.其它有关采购管理的问题和事项。计划法务部职责1.负责牵头制订和修订公司采购管理的规章制度；2.负责公司年度招标计划的汇总编制；3.负责公司各部门的招标

2、采购申请汇总；4.负责与招标代理机构对接，组织实施招标采购工作；5.负责组织自行采购工作；6.负责参与固定资产类、设备类的货物采购验收工作，关注采购执行过程是否符合采购程序；7.与采购业务相关的其他管理工作。岗位职责采购管理岗职责：1.负责汇总整理各部门的年度招标采购计划；2.负责与招标代理机构对接，签订委托合同；4.参与招标代理机构组织的评标工作；5.负责组织自主邀标、评标工作；6.参与货物类采购验收工作；7.领导交办的其他工作。相关部门职责1.负责部门招标采购计划的编制及申报；2.负责提出部门采购申请；3.负责参与自主邀标的评标工作；4.负责组织实施采购验收工作，对于货物类采购需要关注货物

3、的型号、数量、规格和质量等是否与需求一致；对于服务类采购需要关注服务质量、服务成果是否与需求一致。 不相容职责清单1.采购需求制定与内部审核2.采购预算、计划的编制与审批3.采购计划的执行与监督4.合同签订与验收5.验收与保管（三）流程文档1CG.01.01 采购计划与申请管理（1）流程图（2）流程描述序号流程步骤责任部门/岗位流程步骤描述输出文档01上报部门年度采购计划相关部门/经办人相关部门经办人根据本部门需求上报部门年度招标采购计划，如涉及招标。部门年度招标采购计划表02审核相关部门/部门负责人相关部门负责人审核本部门的年度招标采购计划表。03审核相关部门分管领导相关部门分管领导审核部门

4、年度招标采购计划表。04汇总计划法务部/采购管理岗计划法务部采购管理岗汇总各部门提交的部门年度招标采购计划，编制公司年度采购计划汇总。年度招标采购计划汇总表05审核计划法务部/部门负责人计划法务部部门负责人对公司年度招标采购计划进行审核。06审核法务分管领导法务分管领导对公司年度招标采购计划进行审核。07审议党总支委会党总支委会对公司年度招标采购计划进行集体审议，并形成会议纪要。会议纪要08审议总经理办公会总经理办公会对公司年度招标采购计划进行集体审议，并形成会议纪要。会议纪要09审议董事会董事会对公司年度招标采购计划进行审议，审议通过后，纳入公司年度支出规划。会议纪要10提出采购申请相关部门

5、/经办人相关部门经办人根据实际需求提出采购申请，如涉及招标采购，需同步填写招标需求书。采购申请表、招标需求书11审核相关部门/部门负责人相关部门负责人对采购申请进行审核。12审核相关部门分管领导相关部门分管领导对采购申请进行审核。13审核/审批计划法务部/部门负责人计划法务部负责人对采购申请进行审核，主要关注采购申请是否符合既定年度招标采购计划。14审核法务分管领导法务分管领导对采购申请进行审核。15审批总经理总经理对采购申请进行审批。16审批董事长对于采购金额在30万元（不含）以下的事项，由董事长审批后执行采购。17审核党总支委会对于采购金额在30万元及以上的事项需上党总支委会进行事前审议。

6、会议纪要18审批总经理办公会对于30万元（含）至50万元的采购事项，需上总经理办公会审批。会议纪要董事会对于50万元及以上的采购事项，需上董事会进行审批。会议纪要2CG.02.01 公开招标（1）流程图（2）流程描述序号流程步骤责任部门/岗位流程步骤描述输出文档01协商、委托招标计划法务部/采购管理岗计划法务部采购管理岗与招标代理机构进行协商，委托其招标。02接受委托，编制招标文件招标代理机构招标代理机构接受委托，根据公司采购需求编制招标文件。招标文件03审核相关部门/经办人相关部门经办人审核招标文件，重点关注合规性。04复核招标文件计划法务部/采购管理岗计划法务部采购管理岗复核招标文件。05

7、审核计划法务部/部门负责人计划法务部部门负责人对招标文件进行审核。06审批法务分管领导法务分管领导对招标文件进行审批。07发布招标公告招标代理机构招标代理机构根据确定的招标文件发布招标公告。08组织开标、评标招标代理机构招标代理机构组织投标供应商开展开标、评标活动。09参与评标计划法务部/采购管理岗计划法务部采购管理岗作为采购人代表参与评标。参与评标相关部门/经办人相关部门经办人作为需求部门代表参与评标。10发布中标公告招标代理机构招标代理机构根据评标结果发布中标公告。中标公告11确认中标结果相关部门/部门负责人相关部门负责人确认中标结果。12确认中标结果计划法务部/部门负责人计划法务部负责人

8、确认中标结果。13审批总经理总经理确认中标结果后进行审批。由相关部门执行合同签订程序。3CG.02.02 自主邀标（1）流程图（2）流程描述序号流程步骤责任部门/岗位流程步骤描述输出文档01编制招标文件计划法务部/采购管理岗计划法务部采购管理岗根据采购需求编制招标文件。招标文件配合编制招标文件相关部门/经办人相关部门经办人结合本部门需求配合采购管理岗编制招标文件。招标文件02审核相关部门/部门负责人相关部门负责人审核招标文件，重点关注合规性。03审核计划法务部/部门负责人计划法务部部门负责人对招标文件进行审核。04审核法务分管领导法务分管领导对招标文件进行审核。05发出投标邀请函计划法务部/采

9、购管理岗计划法务部采购管理岗根据确定的招标文件向意向供应商发出投标邀请函。06投标意向供应商各意向供应商收到投标邀请函后投标。07组织评标计划法务部/采购管理岗计划法务部采购管理岗作为负责人组织评标。自主邀标结果审批表参与评标相关部门/经办人相关部门经办人作为部门代表参与评标。08确认中标结果相关部门/部门负责人相关部门负责人确认中标结果。09确认中标结果计划法务部/部门负责人计划法务部负责人确认中标结果。10审批总经理总经理确认中标结果后进行审批。由经办部门执行合同签订程序。4CG.03.01 货物验收管理（1）流程图（2）流程描述序号流程步骤责任部门/岗位流程步骤描述输出文档01提出货物验

10、收申请供应商供应商交货后，提出货物验收申请。02组织验收计划法务部/采购管理岗相关部门经办人组织货物验收工作，计划法务部采购管理岗参与验收。相关部门/经办人03进行更换或退货供应商如存在不合格产品，则由供应商进行更换或退货。04提交验收报告相关部门/经办人验收合格后，需求部门经办人提交验收报告。采购验收报告05审核相关部门/部门负责人相关部门负责人对验收报告进行审核。06办理入库相关部门/经办人相关部门经办人会同资产管理部门办理货物入库工作。5CG.03.02 服务验收管理（1）流程图（2）流程描述序号流程步骤责任部门/岗位流程步骤描述输出文档01提交服务履约成果服务商服务商根据合同约定提交服

11、务履约成果。02组织验收相关部门/经办人相关部门经办人组织对服务进行验收，计划法务部采购管理岗参与验收。计划法务部/采购管理岗03改进服务成果服务商如服务成果不符合约定，则由服务商对成果进行改进。04提交验收报告相关部门/经办人验收合格后，由相关部门经办人提交验收报告。采购验收报告05审核相关部门/部门负责人相关部门负责人对验收报告进行审核。06成果资料归档相关部门/经办人相关部门经办人将成果资料进行归档。（四）风险控制矩阵目标编号目标描述风险编号风险描述控制编号控制频率控制文档CG.01.01-M01合理制定采购计划，降低采购成本，保证公司的生产经营需要。CG.01.01-F01采购需求计划

12、不明确，不及时，变更频繁，不能够满足公司运营发展的需求，影响公司经营目标的实现。CG.01.01-02每年部门年度招标采购计划表CG.01.01-03每年CG.01.01-05每年年度招标采购计划汇总表CG.01.01-06每年CG.01.01-07每年会议纪要CG.01.01-08每年会议纪要CG.01.01-09每年会议纪要加强对采购申请的审批控制，确保采购申请的合理性、合规性。CG.01.01-F02采购申请审批不严格，可能会导致采购金额超出预算。CG.01.01-11每年采购申请表CG.01.01-12每年采购申请表CG.01.01-13每年CG.01.01-14每年CG.01.01-

13、15每年CG.02.01-M01把握公开招标的公平、公正、公开性，防止采购代理机构与供应商之间串通，损害公司的利益。CG.02.01-F01对招标代理机构的选择不严格、对采购文件的审核不严格，可能会导致招标代理机构与供应商舞弊、采购货物的质量不合格等问题的产生。CG.02.01-02每次招标文件CG.02.01-03每次CG.02.01-04每次CG.02.01-05每次CG.02.01-06每次CG.02.01-13每次CG.02.03-M01确保自主邀标经有效审核审核，符合公司实际业务需求，保证采购事项的真实性、合理性、合法性，防止欺诈和舞弊行为。CG.02.03-F01未经有效审核，可能导致采购资产或服务与需求不一致，造成资金浪费。CG.02.02-02每次招标文件CG.02.02-03每次CG.02.02-04每次CG.02.02-10每次CG.03.01-M01加强采购验收的核查程序，确保采购结果与采购需求一致。CG.03.01-F01采购验收程序不完整、不规范、缺乏必要记录，可能造成采购货物或服务无法满足公司经营需要。CG.03.01-02每次CG.03.01-05每次CG.03.02-M01CG.03.02-F02CG.03.02-02每次CG.03.02-05每次