兼职档案员培训课件培训课件.docx

1、兼职档案员培训课件培训课件 兼职档案员培训课件培训课件 兼职档案员培训课件 一、 有关概念 1、 档案 档案法 ： 是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、 军事、 经济、 科学、 技术、 文化、 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、 声像等不同形式的历史记录。 2、 高等学校档案 高等学校档案管理办法 （教育部 27 号令） ： 是指高等学校从事招生、 教学、 科研、 管理等活动直接形成的对学生、 学校和社会有保存价值的各种文字、 图表、 声像等不同形式、 载体的历史记录。 3、 档案工作 是人们围绕档案实体和信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的

2、总称。 其具体内容包括很多方面， 从工作程序的角度一般分为收集、 整理、 鉴定、 保管、 统计、 检索、 提供利用和编辑研究等 8个环节。 *对于部门兼职档案员来说， 主要是进行文件材料的收集、 整理、归档工作， 为学校档案工作奠定基础。 4、 归档及归档制度 各部门将工作中形成并已处理完毕的文件材料整理立巻， 定期移交给档案管理部门集中保存， 称为归档 。 在我国， 归档 已成 为党和国家明文规定的一项制度， 就是归档制度。 归档制度的内容包括三个方面： 归档范围、 归档时间、 归档要求。 归档范围学校根据国家有关规定, 制定了山东财经大学档案归档范围 (详见档案馆网页业务指导栏目) , 并

3、根据工作内容的变化适时调整。 在我校， 凡是反映学校工作活动， 具有查考利用价值的文件材料（包括照片、 录音带、 录像带等特殊载体材料） 均属归档范围。 归档时间根据学校工作的实际， 5 月底前完成归档。 注意： 这里归档时间是指各部门立卷、 移交时间， 最迟 5 月底前完成移交。 而不是 5 月底才开始整理材料。 在这个时间内， 有许多事情要做： 文件材料收集后要整理， 对不合格材料要重新制作， 对缺损材料要补; 材料在正式立卷前要送档案馆审核， 对提出的问题要及时解决; 然后才正式立卷移交。 所以要抓紧时间， 不要等到 5 月底才开始工作。 归档要求应归档的文件材料种类、 份数以及每份文件

4、的页数均应齐全完整； 文件材料应区别不同情况进行排列， 使之系统有序；归档文件在技术加工上应符合有关要求； 归档文件要按一定次序系统排列， 编写顺序号， 编制文件目录等。 二、 各部门为什么要向档案管理部门归档？ 1、 从法制讲， 中华人民共和国档案法 第十条规定： 对国家规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定， 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交， 集中管理， 任何个人不得据为己有。 、 从档案的形成讲： 文件产生在各职能管理（业务） 部门， 必须通过归档将文件转为档案， 归入档案管理部门。 、 从档案的作用讲： 档案是教职工辛勤劳动的结果， 是学校历史的真实记录。 它反映了学校的办

5、学轨迹， 是我们了解学校历史的途径， 是解决问题的依据， 更是规划未来的依据。 档案维系着学校的昨天、 今天和明天。 为了学校的发展， 各职能管理（业务） 部门应向档案管理部门归档。 三、 兼职档案员如何开展工作 兼职档案员要认真学习档案工作有关文件， 领会文件精神和工作要求， 了解本部门档案归档范围， 遇到问题一定要向部门档案工作分管领导汇报， 争取领导的支持。 第一步 文件的收集及平时归卷 做好平时归卷工作， 是加强对文件的日常管理， 防止散失堆积，方便部门利用， 并为年终案卷的整理归档打好基础。 具体方法： 兼职档案员指导每一项工作的承办人按照各部门应归档的文件材料 所给定的收集范围，

6、为每一个条款准备一个卷盒或档案袋， 并将条款号和条款名称抄写在卷脊或卷面上， 卷盒或档案袋按条款号依次分类排放， 以便随时归入和查找文件。 承办人员将工作中办理完毕、 属于归档范围的文件材料， 及时归入卷盒（袋） ； 对于已经归卷的文件， 应该定期进行检查， 发现归卷不适当的要随时调整； 1、 本部门形成的发文， 可以在文件正本发出时， 同时将定稿和印制的文件存本归入指定的卷盒或卷袋； 2、 本部门收到的文件可以根据文件登记号， 结合催办工作， 在文件办完清退后按号入卷； 3、 科研工作、 基建工作给每一个课题、 项目编一个号， 有材料形成或收到有关材料时及时归入； *注意： (1) 文件归卷

7、之前， 要注意检查文书处理程序是否完成， 处理的来龙去脉是否注明； 页数、 附件等是否齐全完整； 承办中形成的电子文件是否归档。 遇有不明之处应及时询问有关承办人， 然后将文件按案卷类目对号入座， 归入卷盒（袋） 。 借阅归还的文件， 亦应随时销帐归卷。 对于不须立卷归档的文件材料， 可以另放。 (2) 收集文件时， 要特别注意帐外文件的收集， 力求将各种文件收集齐全， 不要遗漏； 帐内文件： 经过收发文簿登记的文件。 帐外文件： 各种规章制度； 会议记录（纪要） ； 会议文件； 计划、总结； 登记表； 调查报告； 合同； 工作人员从外单位带回的会议材料；领导人讲话； 照片、 录音带、 录像带

8、、 磁盘、 光盘等声像材料。 检查的重点： 请示、 报告有无落款单位、 落款时间、 公章。 协议、 管理制度等有没有签字盖章。 是否有请示、 没有批复， 或有批复、 没有请示。 是否只有定稿没有原稿或只有原稿没有定稿。 是否缺少附件。 发文稿纸上有没有领导签发、 批示。 是否用已使用过的废纸反面打印归档文件。 是否将不属于归档范围的材料放入。 第二步 文件材料分类整理 （一） 、 年终调整定卷 在正式立卷之前， 需对平时积累、 归卷的文件材料进行一次全面的检查调整， 对照山东财经大学档案分类法 （详见山东财经大学档案管理工作手册） 然后确定组卷。 检查的方法和注意的问题： (1) 、 兼职档案

9、员进行一次清理， 检查立卷类目各条款是否完全涵盖了所有工作。 特别注意突发性、 临时性工作。 （2） 、 如果到归档时工作尚未完成， 则应转入下一个年度立卷类目。 （3） 、 检查同一条款中的文件， 是否属于同一项工作， 工作中产生的具有查考利用价值的文件是否全部留存了， 是否合理地保持了文件之间的联系。 （4） 、 归入的文件是否齐全完整： 相应产生的电子文件是否归入；多余的重份文件应剔除。 检查归档的文件材料有无加盖公章， 要签名的栏目有无漏签， 附件是否齐全。 （二） 、 组卷 1、 组卷整理的基本原则： 遵循文件材料的自然形成规律， 保持其有机联系， 适当考虑保存期限。 2、 组卷的方

10、法： （1） 分年度： 将文件材料按其形成或针对的年度分开。 一般情况下文件材料归入其形成年度， 不同年度的文件应分开； 统计报表归入文件内容针对的年度； 长远规划、 计划、 预算放在文件内容针对的第一年； 跨年度的请示与批复， 归入批复年度； 跨年度的总结、 报告、 决算归入文件内容针对的最后一年； 跨年度的会议文件归入会议开幕的年度； 法规性文件归入公布和批准年度； 按学年处理的文件归入学年度； 教学综合管理文件材料属于教学管理内容的采用自然年度， 其余采用教学年度。 学籍材料在完成一个培养周期即一届学生从入学到毕业一次性归档。 一般采用毕业时的年度 届 。 科研、 基建、 设备项目分别归

11、入鉴定、 竣工、 购进年度； 重大活动的文件材料归入结束年度。 （2） 分问题： 将文件按其内容所反映的问题分开。 管理和业务活动中形成的文件材料， 按单一问题组合； 会议文件， 按会议的届次组合， 一会一卷或一会数卷； 非诉讼案件材料， 按立案问题组合, 一案一卷或一案数卷； 工作计划、 总结等， 按责任者或名称组合； 统计报表、 名册等按名称组合； 简报按名称、 期号组合； 科研、 基建、 设备的项目档案， 按项目组合， 管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首， 其余材料可按阶段、 结构、 部件等分别组卷； 不同类别的文件材料， 必须分别排列组合。 （3） 分期限： 将文件按不同的保

12、管期限分开。 各部门在整理归档材料时， 可参考山东财经大学档案分类办法 ， 先将文件材料按永久、 长期、 短期分开， 再结合问题进行立卷。 (永久： 50 年以上， 长期： 30 年以上， 短期： 15 年以上) 如果归档材料较少， 只能组一卷， 则不再分卷， 所组成的案卷保管期限从长。 只对本部门的工作有短期参考价值文件材料， 留本部门保存， 不向档案馆移交。 我们现在一般采用年度-问题分类法 第三步 文件材料立卷工作 （一） 卷内文件排列： 经过年终调整定卷后， 每个案卷里面的文件， 需要进行系统化的排列， 体现出一定的条理， 以便于利用。 排列的方法可以视每个案卷的具体情况而定， 按文号

13、顺序、 重要程度或时间顺序排列。 排列方法： （1） 同一件文件材料， 按正件在前， 附件在后； （2） 正本在前， 定稿在后； （3） 结论、 决定、 判决性材料在前， 依据性材料在后排列； （4） 批复在前， 请示在后； （5） 校内发文： 正文发文稿纸原稿； （6） 其他文件材料按文号或时间顺序排列。 （二） 送档案馆审核、 整改 在卷内文件排列好， 编号之前， 一定要送档案馆审核， 对档案馆反馈的问题要及时整改， 解决不了的问题要写出书面报告， 分管领导要签字。 （三） 卷内文件的编号 卷内文件经过系统化排列后， 要以编号来固定文件的排列顺序，便于对照卷内文件目录查阅文件， 便于统计文

14、件的张数或件数。 编号位置在： 正面为文件的右下角， 反面为文件的左下角， 凡有内容的文件每页编一个号， 空白页不编， 用铅笔按顺序依次编写。 一本案卷一般最多不超过 50 页。 （四） 填写卷内文件目录、 备考表 1、 卷内文件目录是放在卷首的详细目录， 逐份登记卷内的文件， 便于查阅， 并有利于卷内文件的完整。 （1） 顺序号： 以卷内文件排列先后顺序填写的序号； (2) 收发文号： 文件制发机关的发文字号， 如： 国发20048号 ， 其中2004 不得简写成04 ； (3) 文件作者： 形成文件部门或对文件负有责任的署名者； (4) 标题： 即文件标题， 一般照实抄录， 无标题或标题不

15、能说明文件内容的， 可自拟标题， 外加（） 号 ， 例： 标题为请示 的文件， 应概括出主要内容写为（关于设备专项经费使用的） 请示 ； (5) 文件日期： 文件的形成时间， 例： 1998. 02. 01； (6) 所在张号： 卷内每份文件起始之页的编号， 最后一份文件应填起止页号； (7) 备注： 要说明卷内文件特殊情况的文字。 2、 备考表卷内文件状况的记录单， 排列在卷内文件之后，用于注明卷内文件与立卷状况。 （1） 本卷情况说明： 填写卷内文件缺损、 修改、 补充、 移出、销毁等情况。 一般情况下不用填写。 情况说明可以手工填写， 也可用计算机打印。 （2） 立卷人： 由完成本卷立卷

16、工作的兼职档案员签名。 （3） 检查人： 由部门档案工作负责人签名。 第四步 卷皮的打印及案卷的装订 1、 拟写案卷题名 案卷题名即案卷标题一般应由立卷人自拟， 案卷题名要求结构完整， 应由卷内文件的主要责任者、 问题、 名称三部分组成， 其中名称不要超过三个， 拟写时要求做到简明扼要， 概括确切又要文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。 一般采用段落式标法末尾不加 。 。 例如： 2019年省教育厅下发的工作要点及工作总结 卷皮由档案馆统一打印。 2、 案卷的装订 （1） 首先要去掉文件上的金属物， 破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊， 较大材料要切割或折叠。 （2） 检查各部分排列

17、顺序。 案卷封面卷内文件目录卷内文件备考表 （3） 使用按上级标准统一印制的软卷皮, 采用三孔一线的方法装订， 装订位置应在案卷卷皮左侧印制的三孔装订点。 （4） 卷内文件的下边与卷皮的下边取齐, 卷内文件右边取齐。 案卷的装订工作由档案馆统一指导， 各部门集中一段时间来档案馆打印卷皮、 装订案卷。 第五步 移交 填写交接表一式两份交接双方各持一份备查。 由各形成档案材料部门的兼职档案员在专职档案人员指导下完成办理交接手续， 将立好的案卷移交档案馆。 财会档案在财务部门暂存两年后再移交档案馆归档。 结束语 立卷归档既是文书处理及业务管理工作的终结， 又是档案管理工作的开端， 是保障学校档案齐全、 完整和有效利用的重要环节。 我们将继续推进部门立卷制度， 希望各位老师继续努力， 与档案馆加强联系和沟通, 为学校的发展, 按时保质保量地完成立卷归档工作。 使我校档案归档工作步入规范化、 标准化的轨道。