物资采购制度.docx

1、物资采购制度宏林集团办公室文件 宏办发20122号 签发人：刘友文关于印发物资采购管理制度的通知各部门：为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足生产经营的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。现将公司采购管理制度印发给大家，请遵照执行。特此通知附件：公司采购流程管理制度二一二年八月八日主题词：采购 制度 通知发：宏林集团各公司及各部室 共印13份 拟稿人：黎海云 打印：李秋丽 校对：李秋丽公司采购管理制度第一章 总则为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足生产经营的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

2、 第二章 物资采购操作程序第一条 周计划内的物资采购1、使用部门提需求周计划内的物资采购，由使用部门根据各部门每周用量和经营需求，编制“周物资申购计划表”（附表一）经各部门负责人审核后交物资部；2、筛选供应商物资购销部汇总各部门“周物资申购计划表”后，进行市场询价，常年使用而且涉及金额过大的生产物资，取得至少三家以上供应的产品价格表，特殊商品（农药、吊袋等）除询价外还需进行产品试验的，需将样品交使用部门试验，使用部门试验后，对物资部书面提供样品试验反馈报告，物管部根据询价表及样品试验报告筛选供应商,同价格同技术指标的选大品牌、大门店的供应商。3、采购采购范围：物资购销部负责中华紫薇园景区生产所

3、需要的生产机械、对应设备、生产物料以及固定办公物品的采购。物资购销部根据申购计划表、询价报告、样品试验报告填制“物资采购计划表”（附表二），经物资购销部负责人签字后交总经理审批并采购。周计划内的物资采购由物资购销部负责，其他部门严禁自行采购。 第二条日常所需及周计划外的一般物资采购，必须先由使用部门填写“物资申购单”（附表三）， 使用部门经办人将填好的“物资申购单”送部门经理审批、总经理批准后，交物资购销部实施采购。填写“物资申购单”时需明确物资名称、规格型号、数量、参考价格、用途、到货日期。第三条物资购销部在收到部门申购要求后,应会同仓库管理员进行审核,如仓库内有足量的同类存货时,则通知部门

4、直接领用,不再采购。如仓库内有替代用品,物资购销部在征得使用部门同意的情况下，也可不再采购，如物资购销部认为替代品可用而使用部门有不同意见时，报总经理批示处理。第四条紧急物资采购按紧急采购程序与标准执行。第三章 紧急采购操作程序与标准第一条在采购人员非当班期间，各部门发生紧急采购需要，应填写“物资申购单”交部门经理批准后，自行采购。申购单上应注明需紧急采购的原因。如部门经理不在公司，为保证公司正常运作，可电话联系、口头请示，经批准后再派人购买。事后按正常采购程序补办申购、入库、领料手续。紧急采购物品金额在1000元以上的，须报总经理批准。第二条公司所有紧急采购的物资在当时不能及时办理验收手续时

5、，必须事后补办手续，谨防虚假采购和以次充好现象的发生。未经验收人员验收签字，财务部不得报销或付款。第三条部门经理对自行紧急采购物资的质量负有管理责任。物资采购主管对所有紧急采购入库的物资，进行价格和质量的追踪复核，如发现进价明显差异或质量有问题，应报总经理处理。第四章 物资验收入库操作程序与标准第一条为了加强和规范采购物资的验收和入库工作，保证采购物资质量，满足生产、维修和办公用物资需求，特制定本制度。第二条 物资验收应坚持进出验收、品质第一的原则，采购物资未进行验收不得入库或使用。一、物资验收程序第三条验货前，首先检验“申购单”是否有经手人、部门经理、总经理等相关人员签字。第四条按照“申购单

6、”提供的采购要求，查看送货单上的货物的品种、数量、规格、价格是否相符。第五条物资到后，仓库管理员盘点数量、检查质量。1.盘点数量时，应注意：如果是密封的容器，应逐个检查是否有启封的痕迹，逐个过秤的物资，要逐件称量，以防短缺；如果是袋装物资，应点数或称重，检查袋上印刷的重量是否与实际一致。2.检查质量时，验收人员的主要责任在于核实货物是否与申购单上所规定的质量标准一致，如果验收人员对某项物资的质量有怀疑，应请使用部门专业人员协助检验，以免发生差错。第六条全部物资的检验、过秤、清点等工作应在送货人在场时完成，以便一旦发现数量或质量的差错可作确认。第七条对不符合验收要求的物资，申购部门和仓库保管员均

7、可拒收。二、物资入库：第八条验收合格后，办理入库手续。根据送货清单点收物资填制入库单（一式四联，仓库留存一联，交供应商一联，财务一联、采购一联）；直接送交申购部门的直耗品，由使用部门直接在清单上签字确认收取入库。第九条入库后的物资按要求分类摆放，做到先进先出，帐实相符。日常物资库存管理按仓库物资保管程序与标准执行。三、物资维修：1维修范围：除非机动车外所有设备及物资器材。2生产机械及其器材以及各类生产设备在损坏后交由白云仓库并第一时间说明损坏原由，以方便维修人员及时准确的维修处理，机动车正常的维修保养由责任人负责，按公司规定的程序办理。第五章 苗木出、入库流程1、采购流程：部门苗木申请总经理审

8、批通过后，采购部门市场调查购入苗木物资部协调申购部门清点，验收，管理入库，财务入账，具体细节为流程图1。市场调查后调苗需要作出更改必须与申购部门协商，苗木采购前后及时与所需部门沟通协调，保证苗木的及时处理。非正常调入苗木必须提前通知采购部门，保证采购部门与所需部门顺畅衔接，做好栽植数量不出错，栽植质量有保障。2、苗圃苗木非经出入库管理程序，不得私自处理。3、苗圃苗木出库，由购销管理人员填写销售清单（一式三份）并向财务交款后，由取货人持收据和销售清单第三联到苗圃挖取苗木，若无收据的情况下，区域负责人员必须向部门领导核实，核实无误时方可进行苗木起挖。区域人员根据销售清单挖取与之相同的苗木品种、数量

9、、规格，经区域负责人清点核查，苗木与清单所填一致，方可出库，出库后区域负责人及时办理出库单，具体细节为流程2。4、苗圃苗木入库，由于购苗或其它原因，需进入苗圃栽植的苗木填写入库单，经苗木购销部门人员与栽植管理人员共同验收入库。栽植点不确定甚至做出更换时，可栽植到位后入库，栽植点不清楚苗木来源时应及时向采购人询问，入库时间必须在栽植完成三天内做出入库。物资购销部可直接向各区要求苗木入库，定期深入各区收取入库单。区域较远的基地可根据出入库情况向公司申请用车，直接到各基地收取，具体细节为流程3。5、苗圃苗木出入库量大或名贵品种涉及价格较高需由区域负责人签字确认后由项目负责人核实按出入库程序再交由物资

10、购销部。6、工程部门在绿化施工中接收苗木时，必须货到点清，供货方若不在现场，必须要求送货司机参与清点，如质量或者数量存在问题，第一时间向物资购销部提出问题，确认处理结果才可接收入库，若出现严重的不合格问题可直接拒收并向总经理报告情况。7、每月底对苗圃苗木进行核实统计，出入库苗木与实际情况相符，出入库单交由财务室记账。每年7月份对各基地苗木进行系统盘点，盘点苗圃苗木实际存货量，并与财务对账。8、自然死亡苗木在处理死亡苗木时必须先做好记录，需由项目部经理了解情况，非经允许的情况下不得私自对死亡苗木自行处理，在允许的情况下处理死亡苗木后，必须经基地管理人员核实后，由总经理签字认可，方可交予物资购销部开出的死亡出库单，并做好记录，最后由财务进行核销，死亡出库细节为流程4。附：采购流程图销售苗木出库图死亡苗木出库流程图第六章本制度从发布之日起执行，以前出台的相关规定与之不符的按本制度规定执行。二一二年八月八日附表一月份物资申购计划表序号物资名称规格技术参数需求单位申购数量备注部门主管：制表人:附表二周物资采购审批表部门：品名规格用途单位数 量单价金额供应商及电话计 划实 际物资部： 部门经理： 总经理：