文件和资料管理程序(01).doc

1、江门市科裕智能科技有限公司文件类别：程序文件文件和资料管理程序页 码： 第 页 共 3/3 页拟 制 日 期审 核 日 期批 准 日 期文件编号：QP-01 版本：A 0 生效日期： 2007.12.05 （盖受控文件印章）受控文件 复印无效ISO9001：2000质量管理体系文件之程 序 文 件文件编号：QP-01版 本：A0生效日期：2007.12.05文件名称文件和资料管理程序页码：1/31.0. 目的: 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用文件的版本是有效的。2.0. 适用范围: 适用于与质量管理体系有关的所有文件的控制。3.0. 职责:3.1. 总经理负责质量手册的

2、批准、发布。3.2. 管理者代表负责质量手册的编写，负责组织有关人员对现有文件进行评审。3.3. 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。4.0. 工作程序4.1. 行政人事部(文控)负责文件的分类、代号和编号的规定。4.1.1. 文件分四类：a. 质量手册；b. 程序文件；c. 第三层文件，如作业指导书等；d. 第四层文件，如表格等。4.1.2. 文件代号规定： QM质量手册；QP程序文件；WI第三层文件；QR第四层文件；外来文件按照原文件编号识别控制。4.1.3. 文件编号如下规定：a. 质量手册：文件代号-流水号（从01开始） 如：QM-01b. 程序文件：文件代号-流水号（从01开始）

3、如：文件和资料管理程序为QP-01c. 第三层文件：文件代号-流水号（从01开始） 如：岗位标准和职责为WI-RS-01.d. 第四层文件：质量记录表格编号按照：QR的形式，其中：QR表示质量记录表格；表格编制部门的拼音缩写；表格顺序号, 对同一种表格，内容用法不一样的，可在后面加上小写英文字母a.b.c.以示区分。 e. 外来文件：外来文件的文件号码按照外来文件的文件号进行识别和管理。4.1.4. 各部门文件及表格代号如下：YW业务部(业务)；CK生产部(仓库); CG生产部(采购); SC生产部；SB生产部(设备)；JS技术部；PG品管部；JL品管部-计量管理；RS行政人事部；WK行政人事

4、部(文控)。（具体规则按照4.1.3条款的规定）。如：文件发放回收记录表为QR-WK-014.2. 文件的审批权限:4.2.1. 各级文件的编写及审批权限如下表：文件名称拟制审核批准质量手册管理者代表管理者代表总经理程序文件相关部门负责人相关部门负责人管理者代表其它文件相关部门相关部门负责人相关部门负责人修改审批说明：本页修改时，在此处增加拟制、审核和审批项目，便于对本页文件进行审批。ISO9001：2000质量管理体系文件之程 序 文 件文件编号：QP-01版 本：A0生效日期：2007.12.05文件名称文件和资料管理程序页码：2/34.2.2. 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一

5、，内容格式不作统一要求。4.3. 文件的发放:4.3.1. 文件在发放前需确定分发部门,填写在“文件发放回收记录表”内，并将文件复印后，在复印件封面上以及文件每一页的右上角加盖红色“受控文件”印章。4.3.2. 行政人事部(文控)按照“文件发放回收记录表”内确定的部门以及文件数量把文件分发给有关部门，并要求文件领用人在文件发放/回收记录表上签收。4.3.3. 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应到行政人事部(文控)办理领用手续。若私自复印，一经发现，收回并追究其责任。4.3.4. 若文件使用人将文件丢失、损坏应到行政人事部(文控)处重新申请补发，由行政人事部(文控)

6、填写“文件发放回收记录表”后，按照本程序之4.3.2条款进行发放。4.4. 文件以旧换新:4.4.1. 对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件换取新文件。4.4.2. 以旧换新的文件，行政人事部(文控)要在文件分发/回收记录表上做好登记，并注明原因。新文件的分发号与旧文件的分发号相同,文件更换手续按照本程序之4.3.2条款进行更换发放。4.5. 文件的更改:4.5.1. 文件更改时，应由行政人事部(文控)填写文件更改记录表说明更改原因，文件更改记录表及更改后文件的审批应由原审批部门进行。4.5.3. 由相关部门负责人实施更改。行政人事部(文控)按文件分发/回收记录表的名单发放修

7、改后的文件，同时回收作废的旧文件（工艺文件可采用划改方式更改）,文件更改后发放按照本程序之4.3.2条款进行发放,并同时将旧文件收回作废,做好回收记录。4.6. 文件的换版:4.6.1. 文件版本用英文字母A、B、C、X、Y、Z表示，版次用阿拉伯数0、1、2、3、4表示，到第5次的时候升级为下一个版本。第一版为A/0，当文件修改较少时仅换版次，即有A/0改为A/1依次类推。当文件多次更改或文件需进行大幅度修改时应换 版本，即版本由A变B，版次归零，即A/2改为B/0，依此类推。原版次文件作废。4.7. 文件的作废:7.7.1. 作废的文件由行政人事部(文控)按文件分发/回收记录表收回并记录。作

8、废文件由行政人事部(文控)统一销毁;如果作废文件需要作为参考资料使用,必须在文件上做好标记,注意区分开,防止文件混淆被误用.4.8. 文件的管理:4.8.1. 严禁在受控文件上乱涂乱画或者私自外借，确保文件的清晰、整洁和完整性。4.8.2. 公司运作方式以及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应文件。修改审批说明：本页修改时，在此处增加拟制、审核和审批项目，便于对本页文件进行审批。ISO9001：2000质量管理体系文件之程 序 文 件文件编号：QP-01版 本：A0生效日期：2007.12.05文件名称文件和资料管理程序页码：3/34.8.3. 借阅文件时，应经文件所在部门负责人批准。借

9、阅者应在指定日期归还文件。到期 不归还，由文件所在部门负责人收回。4.8.4. 管理者代表负责在每次内部质量管理体系审核前全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。4.9. 外来文件的控制:4.9.1. 各类外来文件，由行政人事部(文控)登记于受控文件清单上，按照文件和资料管理程序实施受控管理。4.9.2. 为保持外来文件的有效性，应保持与有关主管部门的联系，并在每年的管理评审前，由管理者代表组织各部门对外来文件的有效性进行审查。4.10. 发外文件的控制:4.10.1. 发外文件必须由管理者代表批准后方可发外。4.10.2. 提供给认证机构的受控文件（如提供给认证机构的质量手册），行政人事部(文控)应做好发放登记及更改、作废的控制，提供给客户的文件，不做更改（更换）控制，但需做好发放记录。5.0. 相关文件:5.1. 受控文件清单.6.0. 记录:6.1. 文件发放/回收记录表6.2. 文件修改记录表.修改审批说明：本页修改时，在此处增加拟制、审核和审批项目，便于对本页文件进行审批。