发票报销注意事项.docx

1、发票报销注意事项发票报销注意事项公司取得的外部原始发票是记录经济业务发生的最初凭证，它是记录经济业务事实，明确经济责任的书面证明，具有法律效力，是记帐的根本依据，是保证会计信息的真实、准确、合法重要凭据，也是税务、财政、审计、事务所等部门检查的重点项目，我们公司必须对原始发票及其报销程序进行严格的审核、规范，以规避各种风险，确保会计信息的真实性、准确性、合法性。一、在发票填制的内容和加盖的印章方面应注意以下事项：1.发票开具的字迹、加盖的印章清晰，易于辨认，全体联次一次复写、打印，内容完整统一，无涂改的痕迹。 2.发票的基本构成要素必须填写正确、齐全，主要包括：开票时间、经济内容、单价、规格、

2、数量、金额，小写金额、大写金额，开具发票单位盖章、经办人签字，收款人签字、发票使用有效期限等。如因商品种类较多，在发票上不能逐一列示，后附经开票单位盖章确认的销货清单。须特别注意定额发票，必须正确填开日期。3.发票填制的内容是否与发票种类相符合。如获得一张“北京市服务业、娱乐业、文化体育业专用发票”，开具内容为安装费、办公用品，但发票上加盖XX餐馆服务有限公司财务专用章，明显此开票内容与开票公司的经营业务是不相干的，又如一张商业发票所填制的内容应该是商品批发、零售及百货销售之类的商品，如果品名栏填写的是加工费、维修费、租赁费、服务费、印刷费等内容，显然与该发票的种类不相符，这类报销发票就是不合

3、规发票。4.发票加盖的印章是否与发票的种类相符合。如一张商业发票所加盖的印章是某某印刷厂、某某机关、某某汽车维修厂、某某打字复印社的印章，显然加盖的印章与发票的种类不相符，也是违规发票。根据发票管理办法，报销发票加盖印章可以是发票专用章，也可以是财务专用章，报销发票加盖的印章一般是发票专用章。5.发票的属地、职能是否与发票上加盖的印章相符合。如一张发票是山东省商业发票，而发票加盖的印章是河南省某某公司的发票专用章，显然这种发票违反了发票管理的属地原则，也是不合规发票，另外要根据发票加盖的印章，查验收费单位是否具有收费的职能。如某村委会向单位收取修路集资款，加盖的印章是某某村委会财务专用章，这样

4、的发票虽然是正规发票，但该村委会不具有行政事业性收费职能，所以这种发票也属违规发票。6.发票客户名称填写是否与本公司单位全称相一致。如果客户名称填写的是个人，所收取的费用是餐费、招待费、通讯费、诉讼费、罚款、食品等应该由个人承担的费用，这样的发票也是不能报销的。但在实际工作中，有些单位职工外出培训所收到的发票，客户名称填写的是个人名字，对于这样的发票，只要附上有关培训通知文件也可以作为报账依据。7.从发票印制的所属日期与实际开票日期查验是否属过期作废发票。发票印制的所属日期可以从发票右上角的发票代码第6、7位查验出发票的年份，如果一张发票印制所属日期是2001年，开票日期却是2007年9月16

5、日，显然这样的过期作废发票也是不能报销的。发票的填开日期要在当年，跨年度的发票一般不予报销；对于增值税专用发票，不得取得距离填开日期超过180天的增值税专用发票。8.同一本发票号码的排列先后顺序与该发票的填制日期是否合理。如发票号码是NO：14300638、NO：14300639，填制发票的时间NO：14300638是2007年7月10日，而NO：14300639是2007年4月25日，很显然这样的发票就说明存在一定的问题，就可断定该项发票也是违规发票，但是如果注明发票丢失属于补票的情况除外。9.发票的大小写金额填写是否相符以及金额是否正确。如果报销发票大小写金额不一致或者金额填写有错误，显然

6、这种金额不准确的发票也是不能报销的。对于这样的发票应当由出票单位重开，不能在发票上更正。10.发票填制字迹、笔体、笔画的精细、压痕是否异常。从发票的正面和反面来观察，本应一式多份复写的是否符合复写的实际情况，背面有无局部复写的痕迹。发票的第二联报销联如果不是复写的而是用钢笔或圆珠笔填写的，这样的发票就说明存在一定的问题；同时，还要查验发票是否用药剂退色、用橡皮擦、小刀刮等涂改痕迹，如存在上述现象，发票也是不能报销的。11.发票填写位置是否存在位移。所谓位移，也就是第二联经复写后，发票上的文字或数字出现错位，如一张发票大写金额是6000元，小写金额是60000元，这样的发票也是不合规发票，因为税

7、务机关指定的企业在印制装订发票时，各联次纵横行列都是对齐的，有固定位置，不会出现位移现象。12.报销发票是否属白条、收据。所谓白条收据是指报纸杂志订阅单、培训费收据、政府部门非正规的收费收据等，这种以收据、白条是不能报销的。二、在报销发票所附清单及有关审批手续方面应注意以下事项：1.报销发票所附清单。在一般情况下，报销发票的品名不能填写食品、办公用品、劳保用品、图书、花木等笼统商品字样，采购的什么商品，就在品名栏开什么商品。如果一次购买品种较多，必须附有商品明细清单，商品明细清单金额必须与发票金额相一致，并要加盖销售单位发票专用章或财务专用章（具体办公用品、劳保用品详细分类附后）。公司发生的与

8、其经营活动有关的合理的差旅费、会议费，主管税务机关要求提供证明资料的，应能够提供证明其真实性的合法凭证，否则，不得在税前扣除。差旅费的证明材料应包括：出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等。会议费证明材料应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。因此在审批时必须要求报销人附上会议举办方的会议通知，该会议通知上会注明会议地点，会议内容等必要事项。税务机关据此认定确实与企业的经营业务相关准予在税前扣除。汽车维修费报销须注明修车单位、车牌号、维修零配件、维修工时等内容。如果零配件更换较多，也要附上明细清单。2.报销发票有关人员签名、签署意见及事由。首先领导签字是否与平时

9、的签字相一致，领导签名要签全名，领导签署意见应注明本人意见，如“同意”等，不可只签名字不签意见；实报金额与票面金额不一致时应由领导签字注明实报金额；其次是发票上要有经办人、部门负责人以及分管副总的签字要齐全。三、在报销发票本身真假方面注意以下事项：1.借助紫光灯来鉴别发票的真假。正规发票的发票台头上方印有“全国统一发票监制章”，这个“全国统一发票监制章”是采用专用荧光油墨印制的，在紫光灯下呈橘红色荧光反映；在大写金额一栏印有仿伪色条，在紫光灯下呈橘红色荧光反映。2.根据发票本身的制作，鉴别其是否属国家正规特制发票。正规发票通过光线照射，里面会出现水印、不规则发明短光线、特制花纹等图案。假发票则

10、通过光线照射没有这些防伪标记或者防伪标记模糊不清。3.根据发票的印制特征进行鉴别。新版普通发票采用白色无碳复写印制，存根联采用专用无碳复写纸，国税发票复写后下联呈紫色，地税发票复写后下联呈黑色。税控收款机专用发票、普通定额发票、刮奖式定额发票采用防伪水印纸，正反面有明显菱形水印“sw”标记。而机动车销售统一发票、机动车维修统一发票采用干式防伪水印纸，正反面有明显菱形水印“sw”标记；4.根据发票代码及号码进行审验。新版普通发票右上角有两排数字，上面一排是发票代码，下面一排是发票号码。发票代码以12位数码表示，第1位代码表示发票所属机构代码，即0为总局，1为国税局，2为地税局；第2至5代码是表示

11、行政区域统一代码，以全国行政区域统一代码为准，如：山东省行政区域代码是3700，济宁市3708；第6、7位表示年份代码（例如2012年以12表现）；第8位代码表示所属行业代码；第9、10、11位代码表示所属行业具体排序码；第12位代码表示为“票号循环码”。发票号码以8位数码表示，为每一种发票在每年度中的排序。 请公司各单位有关人员接到外部填开的各种需要到财务部报销的发票，按照此注意事项认真审查，以避免不必要的麻烦，对于按照国家有关规定开具的、合法的、审查合格发票要及时办理有关公司内部审批手续，交财务部挂账或报销，以免影响正常的公司报销程序及报销时间。附：1.办公用品分类明细：一、书写工具系列1

12、、圆珠笔、中性笔/水性笔、签字笔;2、钢笔;3、铅笔、活动铅笔;4、粉笔;5、魔术笔、美工笔、宝珠笔、马克笔/记号笔/白板笔、荧光笔、油漆笔;6、LED笔、PDA笔、激光笔、收音机笔、光盘笔、电脑笔、投影笔、演示笔;7、台笔 软笔;8、礼品笔;9、笔芯、铅芯、 墨汁、填充水;10、笔架、笔筒、笔袋、笔配件。二、纸本系列1、笔记本、记事本;2、活页本、线圈本、螺旋本;3、电话本、通讯录;4、硬面本/软面抄;5、万用手册、效率手册、企业日志;6、便签/便条纸、案头纸;7、告示贴/报事贴;8、题名册/签到本;9、艺术纸/画纸;10、纸本礼品;11、内页、活页芯、本配件。三、文具系列1、资料收纳用品：

13、文件柜、文件栏、文具盒、文件夹/挂捞夹、文件包/套/袋、文件篮/文件框/文件盘、桌上文件柜（架）、档案袋/档案盒、资料册、发票夹、便笺盒/卡片盒、文稿架/夹、抽杆夹、CD包/CD盒、相册/影集、笔架/笔筒/笔袋、名片盒/名片册、强力夹、多孔膜(袋) 、单页夹、报告夹、分页索引纸、拉链袋/钮扣袋、钥匙箱等;2、装订用品：订书机、打孔机、夹子、订书针、回形针、图钉/工字钉、大头针、起钉器、装订胶圈、装订封面、塑封膜 等; 3、涂改用品：修正液、修正带、橡皮擦等;4、胶粘用品：胶带、固体胶、浆糊、胶水、胶带座、封箱器等;5、文件展示：白板、白板架、软木板、绿板、挂纸板、告示板/贴事板、黑板、报刊架/

14、杂志架、资料架、电热台板、电子白板、玻璃白板、白板附件（磁体）、阅稿架、展示架、白板刷;6、刀剪用品：裁剪刀、卷笔刀、削笔器、剪子、切纸刀、美工刀;7、书签、书立、看书架;8、书写垫板、切割垫;9、书皮/书套、桌套;10、计算器、尺子、圆规、三角板、放大镜。四、名片与图文系列1、名片及名片夹，名片册、名片盒;2、宣传画册、宣传单、海报、DM单/折页;3、产品说明书/手册;4、挂历、台历;5、信纸、信封/明信片、贺卡、邀请函/请柬;6、不干胶贴、标签、吊牌;7、相册、彩页、卡片、相架、相框;8、手提袋、礼品袋、包装彩合、封套;9、企业简报;10、工作证/胸卡、硬胶套、证书、会员卡、卡套、卡册。五

15、、办公生活用品系列1、纸帕：抽纸、卷筒纸、大盘纸、卫生纸、纸巾/湿巾、毛巾、手帕;2、杯具：茶壶/水壶、茶具、保温杯、塑料杯、水杯、纸杯、卡通杯、陶瓷杯、马克杯、杯子贴挂件、杯垫、玻璃杯、咖啡杯;3、清洁用品：香皂/洗手液/洗衣粉、刷子、拖把 、钢丝球、抹布/百洁布、洁厕王、垃圾筒 、垃圾袋;4、包具：公文包、钱包、皮夹、背包、差旅包、电脑包、专用包、卡包套装、功能包套装、钱包套装 钥匙包、腰包、拉杆箱;5、手机通讯：手机袋、手机座、手机挂件、手机备份器、手机绳、手机擦;6、饮食品：茶/咖啡/方便食品/饮用水/饼干;7、手套、口罩、鞋套、工作服. 8、雨伞、太阳伞、雨伞架、雨衣;9、烟具礼品：

16、打火机、烟灰缸、火柴、烟具套装、烟盒;10、钟、表、锁、匙、钥匙扣、钥匙箱、镜子、镜框;11、电池、插座、电筒、迷你灯;12、餐具：筷子、饭盒、保鲜盒、密封保鲜罐;13、颈枕、靠垫被、充气枕、抱枕被、热水袋、电暖袋、暖手器、护眼罩、健康秤、创口贴;14、杀虫剂、除鼠器、蚊香、空气清新器、加湿器;15、杂品：挂钩、捆绳、橡皮筋、钢卷尺、打包机/带、储蓄罐、水果盘、一次性用品、各种挂件和装饰用品。六、套餐系列1、办公桌面;2、办公包;3、组合文具;4、创意文具。七、专项办公用品1、单据、凭证、发票文件夹、传票叉;2、工商记事簿;3、复写纸;4、纸质簿本、帐簿、帐页、帐夹、账册账本、帐册表单;5、印

17、章、印章垫、印台/印泥/印油、印章箱、海绵缸/湿手器;6、点钞机、验钞机、收款机、号码机、号码机油、支票打印机、财务装订机;7、手提金库/钱箱;8、考勤卡、 考勤架、考勤设备;9、意见箱;。八、会议培训用品1、激光笔;2、白板、白板架;3、座位牌;4、扩音器;5、投影仪。 2.劳保用品分类明细：一、头眼面部防护用品系列： 铝箔隔热防火帽、头盔海绵衬安全帽、面屏头盔、V字型塑料帽、小沿塑料安全帽、玻璃钢安全帽、阻燃竹钢安全帽、塑料工程帽、草帽、头戴式电焊面罩、带顶防酸有机面罩、不带顶防酸有机面罩、手式电焊面罩、光控电焊面罩、太阳能光控电焊面罩、头戴翻盖不粘渣面罩、全塑手持面罩、翻盖安全帽式面罩、

18、双防电焊片、金盔太阳镜、金老光镜、防冲击眼镜、摩托镜、四折风镜、黑架双防镜色托平、平光镜、德式风镜、日式风镜、电脑镜、进口防冲击眼镜、进口防雾眼镜、夜视镜、呼吸防毒听力防护用品、防毒面罩、滤毒罐、导气管、背包、单罐防毒口罩、活性炭、纱布口罩、小型整布口罩、301防尘口罩、303、745防尘口罩、一次性口罩、发泡无线耳塞、HB-25护耳罩、滤纸、滤布、噪音阻抗器等 二、护手部防护用品系列： 12KV绝缘手套、5KV绝缘手套、橡胶耐酸手套、乳胶耐酸手套、耐油橡胶手套、 医用手套、家用手套、乳胶指头、浸塑棉毛手套、全皮电焊手套、半皮电焊手套、 高档花皮手套、普档花皮手套、海员皮手套、长帆布电焊手套、

19、帆布手套、全棉帆布手套、双帆布手套、单帆布手套、双胶水采服、黑色二层皮长手套、全棉线手套、CT手套、混纺手套、一次性手套、石棉、并指、五指手套、耐切割手套、 特种耐油手套、开背浸胶手套、防滑橡胶手套、耐溶剂手套、耐高温隔热手套、耐化学品手套、高科技手套、摩托车皮手套、摩托车人革手套、海员牛皮手套、 PVC防化手套、PVC防寒手套、加长PVC防化塞手套、PVC耐酸碱手套、各式涂塑丁晴手套、铝箔隔热防火手套等 三、呼吸防护用品系列： 带阀防尘口罩、活性炭防尘口罩、移动供气源、自给式正压空气呼吸器、各式系列气体检测仪、长管呼吸器、移动空气净化器、通风头罩、喷砂头罩、各式过滤式呼吸装备、过滤式强制送风

20、呼吸器等 四、护体防护用品系列： 特制单胶雨衣服、普通单胶雨衣服、夹胶雨服、高级休闲透气雨服、反光PVC防雨服、迷彩服PVC、单胶自行车雨披、PVC雨披、单胶雨上衣、双胶下水裤、耐酸碱服、阻燃服、防尘服、防静电服等 五、防足部防护用品系列： 耐酸长统靴、耐酸半统靴、三防工矿靴、强力耐油靴、三防迷彩靴、彩色钢头、钢底工矿靴、耐油长统靴、6KV绝缘工矿靴、20KV绝缘工矿靴、30KV绝缘工矿靴、特制工矿长统靴、特制工矿半统靴、申钱长统靴、申钱半统靴、女式彩靴、5KV绝缘布胶鞋、15KV白色回力绝缘鞋、普通解放鞋、三防反毛皮鞋、上线头层皮劳保皮鞋、模压反毛劳保皮鞋、绝缘反毛劳保皮鞋、防砸正面皮鞋、线

21、缝三防皮鞋、反带正面黑色皮鞋、轮胎底反毛皮鞋、布鞋、耐油布胶鞋等。 六、高空安全防护用品系列： 高空悬挂安全带、单背、双背安全带、电工安全带、安全绳、踩板、密目网、3*6安全网、五眼钳套、腰带、帆布工具包、电工包、帆布脚带盖、防坠连接绳、 可调节连接绳、水上救生用品、救生衣、救生圈等。 七、消防器材系列 干粉灭火器、二氧化碳型灭火器、泡沫型灭火器、消防栓、消防箱、消防水带、消防水枪、消防接扣、消防警铃、报警按钮、消防疏散指示灯、消防照明应急灯、安全标志牌等 八、其它防护用品系列： 毛巾、披肩帽、人革袖套、人革围腰、耐酸袖套、耐酸围腰、兰布围腰、公路服、厨师服、石棉工作服、围裙、防护太阳伞、消防

22、避火服、全封闭式消防防化服、半封闭式消防防化服、消防员灭火防护服、耐酸碱服、杜邦各式化学防护服、护士帽、护士全棉白大褂、医生全棉白大褂、实验服、手术服、鞋套、 各式无纺口罩、净化口罩、蓝色清洁大褂工作服、各类布工作服、劳保服装加工、洗涤保洁用品、办公文化用品、清洁布、各式清洁卫生桶等 九、特种劳动防护用品目录 特种劳动防护用品目录 1、头部护具类 ,安全帽 ,2、呼吸护具类 ,防尘口罩 ,过滤式防毒面具 ,自给式空气呼吸器 ,长管面具 ,3、眼（面）护具类 ,焊接眼面防护具 ,防冲击眼护具 ,4、防护服类 ,阻燃防护服 ,防酸工作服 ,防静电工作服 ,5、防护鞋类 ,保护足趾安全鞋 ,防静电鞋、导电鞋 ,防刺穿鞋 ,胶面防砸安全靴 ,电绝缘鞋 ,耐酸碱皮鞋 ,耐酸碱胶靴 ,耐酸碱塑料模压靴 ,6、防坠落护具类 ,安全带 ,安全网 ,密目式安全立网,