常用公文写作教材.docx

1、常用公文写作教材常用公文写作第一章公文概述一、公文的含义二、公文的分类三、公文的特点四、公文的办理第二章 公文的种类及书写 一、公文的种类 二、公文的基本格式 三、公文的排版形式 四、公文的书写要求 第三章 常用公文写作一、报 告二、请 示三、批 复四、通 知五、函六、会议纪要七、总 结第四章 公文常见病例分析第一章公文概述1、公文的含义公文是公务文书的简称，是行政机关在行政管理过程中形成的、具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。古代公文的种类、文体，由于历朝体制不同，变化频繁，“公文”一词最早见于西晋陈寿写的一份名著，也是很多人都熟悉的三国志中。2、公文的分类公文

2、按其行文方向：可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，比如函。通知、公文纪要有时也可作为平行文。公文按其时限要求，可分为紧急公文和常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急公文可分为特急和急件两种。紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快。 公文按其机密程度，可分为保密公文和普通公文。保密公文分为绝密、机密、秘密公文。是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知道秘密范围和对象的文件。文件的密级越高

3、，传达、阅办、保管的要求也越严。另外，保密公文还要在文件上注明保密的时限。从印发机关和公文作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。三、公文的特点公文与其他文体不同，不是个人自由创作的产物。归纳起来有五个特点：（1）具有鲜明的政策性。公文是行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，包括对政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，所以具有鲜明的政策性。（2）具有法定的权威性和行政约束力。是由某一个特定的、法定的机关制发的，并定向写给特定对象的。（不论

4、是通知还是请示等等，政府部门、企业单位，都是法定的机关，都有法定的固定的权限，包括物业公司，物业公司给居民发通知，都是一样的）。（3）公文具有特定的、规范的体式。为了更方便、有效地办理事务，公文形成了自身特有的办理程序和写作格式，中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。（4）公文的语言简洁、平实。（不能过于啰嗦重复，也不能写一些生疏难懂的内容在里面）。（5）公文具有严格的时效性。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。总的来说，公文是一种严肃、郑重的文体，有着充分的权威，要

5、求发文机关必须有严肃认真的态度。四、公文的办理1、发文的程序主要是：复核、登记、印制、核发。（一）复核。已经由发文机关负责人签批的公文，在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需要作实质性修改的，要报给签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并且详细登记。（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密的公文应当在符合保密要求的情况下印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后，再分发。2、收文的程序主要是：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并

6、注明签收时间。（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（三）初审。一是查看是否应当由本机关办理；二是查看是否符合行文规则。经初审是不符合规定的公文，应该及时退回到发文的单位，并说明理由。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。（五）传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送至传阅对象阅知或者批示。（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知

7、相关单位。另外，涉密公文应当由收发件机关的机要收发人员进行传递。最后，将需要归档的公文及有关材料，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。第二章 公文种类及写作要求一、公文的种类根据2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发党政机关公文处理工作条例规定，公文种类有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（共计是十五种）。（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三

8、）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复

9、下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。二、公文的基本格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（文头部分包括：）（一）份号。公文印制份数的顺序号。一般指涉密公文标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。（三）紧急程度

10、。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（公文主体部分包括：）（七）标题。由发文机关名称、事由和文种三部分组成。称为公文标题“三要素”。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。（八）主送机关。公文

11、的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标题下空一行位置，居左顶格，名称后标全角冒号。如主送机关名称多，用顿号相隔，在最后一个机关用冒号。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，最后的签发机关负责人签发的日期。在正文之下，空两行、右空4字。（2012年7月1日起正式实施）党政机关公文格式规定：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当

12、加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。三、公文的排版形式排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。公文用纸：采用国际标准A4型纸(210mm*297mm)。公文页边与版心尺寸：天头（上页边距）37mm，地脚（下页边距）35mm；左边距28mm，右边距

13、26mm；版心尺寸156mm*225mm（不含页码）。排版：从左至右横排、横写。行距28磅（可微调）。三、公文书写要求发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；标题用2号小标宋体字，正文为3号仿宋体字。页码编排用4号半角阿拉伯数字标识，置于版心下边缘的下一行，数字左右有一字线的，一字线距版心下边缘mm。（这个word 文档里的插入页码就行）。位置可以选居中，或右下角。正文中用于划分结构层次的序号：第一层为“一、”，第二层为（一），第三层为“1.”，第四

14、层为（1）。一般常用字体为：第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。还是不变，都是仿宋。表格： （一般都是附件，字体同文件是一样的） 标题栏：文字居中 表中文字：垂直、左右居中（上下左右） 表中数据: 垂直居中，右对齐 语言： 简明、准确。是指用词简单、含义准确，不会造成误解。 朴实、庄重。是指用词通俗自然、不带感情色彩。 规范。是指用词符合语法与逻辑要求。公文写作要遵照以下原则：1、按照职权范围行文。2、按照隶属关系逐级行文（一般不能越级行文）。3、一般应当一文一事。第三章 常用公文写作一、报 告（一）含义报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上

15、级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。“报告”中不得夹带请示事项。（二）报告的类别综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。（三）报告的写作格式1、综合性报告的写法标题 事由加文种，如关于2003年上半年工作情况的报告；报告单位、事由加文种，如北华大学教务处关于2003年度工作情况的报告。正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将

16、一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。2、专题报告的写法标题 由事由、文种组成，如关于招商工作有关政策的报告。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。正文 可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为

17、主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。3、回复报告的写法标题 与前两种报告大体相同正文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。（四）报告的写作要求1、写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。2、专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。3、切忌将报告提

18、出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。二、请 示（一）含 义请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的公文。凡属本机关职权范围内可以解决的问题，或上级机关以往政策中明确规定的问题，应不在请示之列。 与报告相比，请示具有以下特点：1.一文一事每份请示只能提出批复一个事项，解决一个问题。综合报告则可以一文多事。2.请批对应一请示，一批复，没有请示就没有批复。等待批准，是请示与报告的最大区别。3.事前行文请示应在问题发生或处理前行文，而报告多在事中或事后行文。 （二）类 别按用途，请示有三种类型：1.求示性请示请求上级机关给予政策、认识上的指示。所谓给予“指示”，往往是发文机关向上级机关要具体政

19、策或对政策的诠释，以及具体办法。2.求批性请示请求上级机关给予批准、认可。请示事项往往涉及机构审定、人事任免、财务运用、项目安排等方面的问题。3.求转性请示请求上级机关给予批转。通常，行业主管部门往往就行业中带有普遍性的问题提出建议或意见，而后请求上级机关批转有关机关贯彻执行。此类请示常带有附件，附件内容即其请求转发的文件。 （三）基本结构与写法请示的结构：标题主送机关正文落款成文日期附注 请示的落款和成文日期与其他行政公文相同。1.标 题发文机关事由文种如 大学关于承办第五届“挑战杯”中国大学生创业计划竞赛的请示、市人民政府关于建立市体育学校的请示。事由文种如关于丹霞山风景名胜区列为国家重点

20、风景名胜区的请示、关于要求解决热带作物病虫害防治经费的请示。请示不能使用单元素标题，也很少有发文机关加文种的标题；不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”；标题中不要出现“申请”、“请求”之类的词语。 2.主送机关请示必须有主送机关。请示的主送机关应为具有隶属关系的上级机关，即负责受理请示之机关。3.正 文正文的构成：发文原由请求事项要求发文原由即请示的开头，是请示事项的基础。往往需要说明请示的原因、目的和依据，有的还需要说明背景，以达到“争取成功” 的目的。请示事项请求上级机关指示、批准的内容，是正文的核心。请示事项应具有可行性与可操作性，为了有利于审批，还可进一步提出切实可行的办法、措施和

21、建议。同时还要注意，不能只写问题，不发表看法。 要 求是请示正文的结尾，即向上级机关提出要求。要求常以尾语形式表达，一般有：“当否，请批示”，“以上要求，请予审批”、“妥否，请批复”、“以上如无不妥，请批转各地区、各部门贯彻执行”。使用尾语，应根据请示的不同类型、不同目的来选择。4.附 件5.落款与成文日期与通知、报告等相同。6.附 注请示应在成文日期下1行居左空2字，加圆括号注明发文机关联系人的姓名和电话号码。 （四）注意事项1.主送一个机关，不可多头请示。2.不能直接呈送领导个人，也不可抄送同级或下级机关。3.请示一般按隶属关系逐级请示，不能越级行文。4.语气宜温和谦恭，不能出语强硬。在请

22、示事项结束处不宜采用“我们决定”等用语，应使用“请”、“拟”、“建议”等。 例：三、批 复（一）批复的性质和特点批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。（二）批复的写作1、标题 批复的标题有两点需要特别强调：（1）关于发文单

23、位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。（2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如国务院关于19912000年全国治沙工程规划要点的批复；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如国务院关于同意开放航空口岸的批复。2、正文 批复的正文一般由三个部分组成：（1）引语批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“年月日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“年月日号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“年月日关于的请示收

24、悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“年月日关于问题的请示收悉”。（2）主文主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。（3）结尾一是写“此复”或“特此批复”；二是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；三是请示事项答复完毕就告结束。要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行

25、文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。四、通 知（一）含 义通知，是指用书面语言告知有关单位和人员某些特定事项的文体。也是现代公文中使用频率最高、应用范围最广的文种之一。（二）类 别1、印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。2、指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。3、知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。4、事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待

26、任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。5、任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。（三）基本结构与写法通知的结构：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期在所有的公文中，通知是类型最多、写法最为复杂的一种。1.标 题一般有三种形式：发文机关+事由+文种：三元素标题，往往用于内容重要的通知。事由+文种：两元素标题，常用于一般性通知和内容单一的通知。无论是三元素标题还是两元素标题，在事由前面应加上“关于”两字，这是通知标题比较固定的格式要求。 文 种：单元素标题只适用于内部张贴，正式发文的通知，不能采用这种不确切的

27、标题。有时为了突出和强调，也可以用“紧急通知”、“重要通知”的形式做标题。2.主送机关通知必须有主送机关。主送机关单一或不超过3个时，应直接书写或依次排序。主送机关较多，属于普发性文件时，应采取抽象、概括的写法，并用顿号和逗号区别主送机关的类别。如“各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构：”。 3.正 文除批转型和转发型通知外，通知正文的常规结构是：发文原由+通知事项+执行要求（希望）发文原由说明发送通知的意义、根据，这是正文的导语，有些通知会在这部分结束处加写承启语，如“特此通知如下”、“现通知如下”、“特作如下通知”等。通知事项是通知正文的主体部分。通知事项较多时，可将事项分条列

28、项排序。执行要求（希望）一般有2种形式：具体阐述执行事项的要求和希望。采用结束语： “请遵照（贯彻、照此、研究、参照）执行”、“特此通知，望认真执行”、“本通知自下发之日起实行”、“特此通知”等。4.附 件多数大型会议通知、某些指示型通知常有附件。其位置在正文下一行左空2字，标识“附件”及书写附件名称；文件后有“附件”原文。批转、转发、印发型的通知，其所批转、转发或印发的文件，不应被视为“附件”。5.落 款位于正文右下方。6.成文日期一般写于落款下。也可写于标题下。正式公文类通知的成文日期必须写为汉字，如“1”写为“一”，依次类推。例：关于召开全园安全工作会议的通知公园各经营商户我园定于月日（

29、本周二）中午3：时召开全园安全工作会议，地点在园内会议室。请园内各经营商户准时出席（有特殊情况不能出席者可派一名代表参加）。 公园 2014年4月2日 五、函（一）含义函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。（二）函的种类函可分为公函与便函两种。（三）公函的写作格式公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究

30、承复”，“敬请大力支持为盼”等。（四）公函的写作要求1、要一函一事，切忌一函数事。2、要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。六、会议纪要（一）概念和特点会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。会议纪要有以下几个特点：1、综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。2、指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。3、备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。（二）分类按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等