生物质电厂建设项目竣工文件整理移交实施细则已整理完.docx

1、生物质电厂建设项目竣工文件整理移交实施细则已整理完生物质电厂建设项目竣工文件整理移交实施细则(已整理完)固始生物质热电厂建设项目竣工文件整理移交实施细则 编 号: KDKG/PK-106 版 本: A/0 2016年 年 08 月 08日 发 布：2016 年 08月 08日 固始县杨山明源实业有限责任公司发布 1 目 的 .1 2 引用文件 .1 3 定 义 .1 3. 1 竣工档案.1 3. 2 工程文件.2 3. 3 工程前期文件.2 3. 4 项目竣工文件.2 3. 5 项目施工文件.2 3. 6 项目竣工图.2 3. 7 项目监理文件.2 3. 8 项目竣工验收文件.2 3. 9 设

2、备文件.2 4 职 责 .2 4. 1 业主方职责: .2 4. 2 总承包方职责: .3 4. 3施工单位职责.3 4. 4 设计单位职责.4 4. 5 调试单位职责.4 4. 6 监理单位职责.4 5 质量要求 .4 5. 1 通用要求.4 5. 2 竣工文字资料的质量要求.5 5. 3 竣工图/竣工草图的质量要求.6 6 工程档案整理.7 6. 1 组卷.7 6. 2 案卷编目 .8 6. 3 案卷装订.10 6. 4 编制工程档案移交总清册.10 7 工程档案验收与移交 . 11 7. 1 自查. 11 7. 2 预检. 11 7. 3 复核. 11 7. 4 验收移交. 11 7.

3、5 竣工资料验收移交份数及时间要求.12 7. 6 工程项目档案整体质量控制.12 8 附则 .12 9 附件 .12 附件 1: 签字页.14 附件 2: 工程概况.15 附件 3: 案卷盒背脊书写格式.16 附件 4: 卷内目录书写格式.17 附件 5: 分类目录内封面书写格式.18 附件 6: 卷内备考表书写格式.19 附件 7: 案卷目录书写格式.20 附件 8: 案卷内封面书写格式.21 附件 9: 工程档案整理程序表.22 附件 10: 竣工档案交接证书.23 附件 11: 竣工档案预验收接收单.24 附件 12: 竣工档案复核情况表.25 附件 13: 竣工档案审核整改单.26

4、附件 14: 照片档案芯页格式.27 附件 15: 工程档案分类归档范围、 保管期限及责任单位一览表.28 附件 16: 各专业卷内文件排列顺序.33 附件 17 : 关于照片、 声像档案整理的说明.621 目 的 为加强公司投资建设的生物电厂工程资料收集、 整理、 移交过程管理， 进一步提高生物质电厂机组建设工程建设质量和整体移交生产水平， 依据国家档案管理法规及火电建设行业标准要求， 编制本实施细则，本细则由各电厂负责下发各参建单位认真贯彻执行。 2 引用文件 2. 1 国家档案局国档发19884 号文基本建设项目档案资料管理暂行规定 2. 2 国电电源2001218 号文火电机组达标投产

5、考核标准(2001 年版) 2. 3 电力工业部电建1996666 号文 关于颁发火力发电厂工程竣工图文件编制规定 的通知 2. 4 建设部建办1995697 号文 城市建设档案案卷质量规定 2. 5 能源办(1991) 231 号文 电力工业企业档案分类规则及分类表 2. 6 国家电力公司总经理工作部总文档2002 29 号文 关于印发火电企业档案分类表 69 大类 的通知 2. 7 电力工业部电综1998112 号文 火电机组达标投产考核规范“工程档案管理”项目实施办法 2. 8 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 2. 9 GB/T 50328-2001 建设工程文件

6、归档整理规范 2. 10 GB/T 10609. 3-1989 技术制图 复制图的折叠方法 2. 11 GB/T 11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求 2. 12 DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范 2. 13 CPIECB 30703010-2004 工程项目竣工档案管理规定 2. 14 DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 2. 15 固始县杨山明源实业有限责任公司档案管理相关制度 3 定 义 3. 1 竣工档案 又称工程档案， 指在工程建设项目中直接形成的、 经鉴定具有保存价值并整理归档的工程文件。3. 2 工程文件 在工程建

7、设过程中形成的文字、 图表、声像等不同形式、 不同载体的信息记录。 包括工程准备阶段文件(含勘察设计文件和图纸) 、施工文件、监理文件、竣工验收文件、 设备文件和全套竣工图等。 3. 3 工程前期文件工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 3. 4 项目竣工文件项目竣工时形成的反映施工(建筑、安装) 过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 3. 5 项目施工文件 工程项目在土建和水工施工、设备安装、系统调试等施工过程中形成的文件。 3. 6 项目竣工图 项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸，能够真实反映建设工程项目施工结果

8、的图样。 3. 7 项目监理文件 监理单位对项目工程质量、 进度和建设资金使用等进行控制的文件，其中包括在工程设计、施工、调试等过程中履行监理职能所形成的文件。 3. 8 项目竣工验收文件项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 3. 9 设备文件 工程主设备和重要辅助设备在订货、出厂、 到货、 开箱和检验等过程中产生的文件。 4 职 责 4. 1 业主方职责: 4.1.1 各生物质电厂(以下简称业主方) 作为本工程业主方管理代表， 是工程档案的归口管理部门，全面负责档案的管理。 4. 1. 2 落实领导责任制， 组建由监理单位、总承包单位(设计单位、 施工单位、调试单位) 等参加的档

9、案管理领导小组; 建立健全基建档案管理制度; 统一业务标准和规范; 构建档案管理网络体系，对建设项目的文件形成，档案编制、验收与移交的全过程进行监督、协调、指导和检查。 4.1.3 组织贯彻执行本细则，结合本工程具体标段及参建单位情况确定各参建单位移交责任主体，提供编制工程竣工文件所需各种档案表式的标准格式。 4.1.4 组织档案资料管理的过程检查，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。 4.1.5 组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。 4.1.6 负责工程前期管理性文件(包括合同、协议、招投标文件、征地文件、往来文件、会议纪要)、工程未完项目的收集整理归档工作。 4.1.7 负责

10、接收工程全部档案，汇总、整理后进行编目、上架， 具备检索、借阅的条件。 4.2 总承包方职责: 4. 2. 1 负责对总承包范围内的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查和指导，并负责组织、协调各分包单位竣工资料收集、整理、移交工作。 4. 2. 2 负责初步设计文件的收集整理及其归档工作。 4. 2. 3 负责设计文件、设备文件、施工技术文件的统一接收、 登记、整理和发放，负责总承包范围内设备、主材档案资料的搜集整理。 4. 2. 4 负责工程验收交接文件收集、整理及其归档。 4. 2. 4 负责组织各施工单位竣工资料整理、归档，重点做好工程项目范围交叉单位的竣工资料整理监督检查工作。 4.

11、 2. 5 负责组织整体资料竣工资料验收移交工作。 4. 2. 6 负责整体竣工资料验收、移交。负责收集、整理工程总结和工程技术总结，负责搜集、整理反映工程重大进度和事项的照片档案(每个单位工程不低于5张)，同时负责搜集相关照片档案电子版，负责提交工程大事记。 4. 3 施工单位职责 4. 3. 1 建立单位工程总清册，并按照要求编制单位工程竣工档案。在机组移交试生产后，按合同规定向总承包单位提交相关资料。 4. 3. 2 负责提交施工、安装及相关工程技术资料，负责按照业主方和总承包单位的要求对所承担项目单位工程进行组卷工作。生物质电厂建设项目竣工文件整理移交实施细则 4. 3. 3 在单位工

12、程竣工验收时，通知业主方、总承包单位、监理单位进行档案检查、验收工作，做到工程文件与工程竣工验收同步。 4. 3. 4 机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后一个月内提交总承包方，配合设计单位编制竣工图。 4. 3. 5 工程施工阶段是竣工文件形成和积累的关键阶段。各单位资料主管应从工程开始严格各部门收集、积累档案资料的注意事项和要求，明确各部门应当整理归档的文件范围和归档时间。 4. 3. 6 负责向总承包单位提交工程总结和工程技术总结，并提交能够反映工程施工、安装过程的声像资料。 4. 4 设计单位职责 4.4.1

13、负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图总清册。 4. 4. 2 负责提交全部设计修改通知单和工程设计总结。 4. 4. 3 负责对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、 准确，制作出最终竣工图。在机组移交试生产后按合同要求配合总承包方向业主方办理移交。 4. 5 调试单位职责 负责对机组整套启动试运及系统调试文件等的收集整理，在机组试生产后按合同要求配合总承包方向业主方办理移交。 4. 6 监理单位职责 4. 7. 1 负责监理依据性文件(监理大纲、监理规划、监理实施细则)、监理工作文件(监理工作联系单、(专题) 会议纪要、停、复工令、监理月报、监理大事记、 监理工作通知单

14、，监理审核质量文件的补充性意见文件、 监理总结等) 的收集整理， 并在机组试生产后按合同要求向业主方移交。 4. 7. 2 负责对各承包商提交归档资料的完整、 准确、 系统情况和案卷质量进行审查， 对不符合项提出整改意见， 并督促按时整改， 确保竣工资料整体质量。 5 质量要求 5. 1 通用要求 5. 1. 1 归档的文件材料应符合国家档案局、 建设部、 相关行业的标准和规定， 必须达到完整、 准确、 系统、 规范的要求， 以保证工程建设、 生产、 管理和维护的需要。 a) 档案的完整， 指按国家档案局国档发19884 号文和国电电源2001218 号文所确定的内容， 确保工程应归档保存的竣

15、工文件材料原件齐全完整归档。 b) 档案的准确， 指档案的内容真实反映工程的实际情况和建设全过程， 保证图物相符，技术数据准确可靠， 签字手续完备。 c) 档案的系统， 指按其形成规律， 保持各部分之间的有机联系， 分类科学， 组卷合理。 d) 档案的规范， 指档案卷盒、 卷皮、 表格、分类、编目、装订、用纸规格、 图纸折叠、书写格式等， 应符合国家、 有关规定。 5. 1. 2 竣工图应按电力工业部电建1996159 号文颁发的火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程(1996 年版) 和电力工业部电建1996666 号文颁发的火力发电工程竣工图文件编制规定 编制， 要求图样清晰， 图表整洁

16、。 5. 1. 3 工程技术记录表式应符合部颁火电施工质量检验及评定标准。 5. 1. 4 不同幅面的工程图纸应按 GB/T10609. 3-1989技术制图、 复制图的折叠方法 统一折叠成 A4 幅面(297mm210mm)， 图标栏露在外面。 5. 1. 5 工程档 案案卷的 分类、 组卷、 编 目 、 卷皮规格及制作材料的 质量应符合GB/11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求 和火电企业档案分类表 6-9 大类的规定。 5. 1. 6 移交的电子文档应符合国家标准 GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范的规定， 采用标准格式， 载体应使用不可擦除型光盘。 5.

17、 1. 7 移交的照片档案应符合国家标准 GB/T 11821-2002照片档案管理规范 的规定，采用标准格式， 符合规定要求。 5. 2 竣工文字资料的质量要求 5. 2. 1 对原件的归档要求 a) 招标书、 投标书、 合同、 协议及往来重要技术文件、 报告、 会议纪要等均须原件归档，项目部签发的文件及原稿必须同时归档。 b) 施工中形成的技术文件、 施工记录、 质量验评等， 签字人员亲笔签字件即为原件， 移交资料中必须有 2 套原件。 c) 材质证件、 试验报告、 联系单、 设备缺陷处理单、 洽商纪要、 索赔文件、 咨询单、 材料代用单等， 签发单位均应原件归档。 施工承包商的施工文件中

18、如是复印件， 应在备考表中注明原件所在案卷编号。 d) 热敏传真件不得作为原件归档， 应由接收部门复印后， 签字并加盖责任单位公章或档案专用章可作为原件。 e) 计算机打印件加盖签发部门公章或档案专用章亦可作为原件。 5. 2. 2 对纸质、 幅面等规格的要求: a) 竣工资料的纸质应采用 70 克及以上白纸(一般为 A4 规格)。 b) 页面设置， 左边距为不少于 25mm， 右边距为 15mm， 上边距为 20mm， 下边距为 15mm，标题为黑体， 小二; 正文为宋体， 小四， 1. 5 倍行距， 装订线位置居左。 c) 竣工资料幅面的规格， 统一规定为 297210mm， 即复印纸 A

19、4 规格幅面大于规定幅面的资料应折叠， 小于规定幅面的资料， 要粘贴在 A4 规格的白纸上， 一张 A4 纸可以粘贴两张或以上的小幅面资料。 d) 卷皮一般采用卷盒、 卷夹两种， 其外表规格为 310220mm， 案卷厚度可为 20、 30、40mm 三种规格， 装订厚度超过装订厚度超过 40mm (350 页左右) ， 应分成 2 册或 3 册组卷。 5. 3 竣工图/竣工草图的质量要求 5. 3. 1 图纸采用蓝晒图， 制作竣工图/竣工草图应使用新蓝图。 计算机出图必须清晰， 不得使用计算机出图的复印件。 5. 3. 2 利用施工图改绘竣工图/竣工草图 a) 施工图没有变更的， 在原施工图

20、上加盖“竣工图” 章后， 作为竣工图/竣工草图。 b) 施工图有局部变更的， 在原施工图上用碳素墨水进行修改。 对于少量文字和数字的修改， 可采用杠改法; 对于少量图形的修改， 可采用叉改法; 对较多图形的修改， 可采用圈改法， 用波浪线把修改区域圈出来; 改图要工整、 清晰， 修改部位狭小， 可引至空白处绘制;应在修改部位旁加盖“修改依据” 章， 标出设计变更通知单 编号; 最终加盖“竣工图”章后， 作为竣工图/竣工草图。 c) 凡结构形式、工艺、平面布置等重大变更， 以及图面变更面积超过 35%的， 应重新绘制竣工图，重新绘制时应用波浪线圈出原施工图变更范围并注明变更依据; 最终加盖“竣工

21、图”章后， 作为竣工图/竣工草图。施工图内， 整张作废的图纸， 应注记“作废” 及变更依据后，作为竣工草图。 5. 3. 3 应编制竣工图总说明， 阐述竣工图的编制原则， 以及各专业的竣工图卷册目录:各专业亦应编制本专业竣工图说明: 对每册有修改的图纸， 宜编制分册说明， 内容包括: 修改内容、 修改原因及提供修改资料单位等。 5. 3. 4 应统一刻制“竣工图” 章及“修改依据” 章， “竣工图” 章模式应按 GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范 4. 2. 8 条款执行， 本项目“竣工图” 章、“修改依据” 章由管理公司统一刻制 。 5. 3. 5 所有竣工图/竣工草图均应

22、加盖“竣工图” 章。 竣工图章应加盖在原图标题栏正上方空白处， 或折叠后外翻图标上方， 盖印材料应使用不易褪色的红色印泥。 5. 3. 6 竣工图的档案案卷分类编号， 国家电力公司200229 号文火电企业档案分类表6-9 大类 8189 分专业归类编号。 5. 3. 7 总承包方应提出本项目的设计变更资料一览表， 协同监理组织设计、 施工、 调试等承包商确认后， 正式发布作为编制和审查竣工图/竣工草图的向导。 5. 3. 8 设备图纸资料的档案案卷分类编号， 应按国家电力公司200229 号文火电企业档案分类表 6-9 大类 分专业归类编号。 原设备图的卷册不得拆散分开归类， 应保持原图的完

23、整性。 6 工程档案整理 6. 1 组卷 6. 1. 1 工程竣工档案的整理， 统一执行国家电力公司200229 号文火电企业档案分类表 6-9 大类 标准, 卷内文件排列顺序参照本文件附件( )。 6. 1. 2 施工技术文件按单位工程组卷， 按分类表的四级类目分类编号， 对不宜按单位工程组卷的(如材质证明等)， 可按文件文种单独组卷， 排列在相应专业的后面。 6. 1. 3 组卷要遵循项目文件的形成规律， 保持卷内文件的有机联系、 分类科学、 组卷合理。 6. 1. 4 工程技术文件按单位工程、 阶段、 结构、 专业、 设备等组卷; 管理性文件按项目、年度、 问题立卷。 6. 1. 5 卷

24、内没有重份文件。 6. 1. 6 外文资料， 原则上保持原来案卷及文件排列顺序、 文号及装订形式， 按机组、 按专业系统整理; 外文资料有译文的， 应一起立卷归档。 6. 2 案卷编目 案卷编目统一使用阿拉伯数字; 年、 月、 日均打圆点， 年要写全称; 题名书写时， 第一行均空两个字， 以下行顶格书写。 6. 2. 1 编写案卷页号 a) 装订的案卷， 卷内文件均以有书写内容的页面编页号， 页号用细铅笔填。 页号编写位置: 单面书写材料在右下角， 双面书写材料正面在右下角， 反面在左下角， 案卷保管单位之间不连号。 案卷内封面、 卷内目录(不包括原图纸目录)、 卷内备考表不编页号。 b) 不

25、装订的案卷， 卷内文件不编页号， 统一在每件材料的右上方加盖档号章， 档号章格式如下: 档号 3.5cm 1.5cm档号序号 6. 2. 2 案卷封面 a) 案卷一卷一盒， 案卷均采用内封面形式。 b) 案卷题名应简明、 确切地提示卷内文件的内容， 案卷题名主要内容包括: 工程名称、代字、 代号+组件、 部件、 阶段的代号+名称。 工程名称与批准的原立项、 设计(包括代号) 应相符。 归档外文资料的题名应译成中文。公司所建的所有生物质电厂新建(或者扩建) 工程名称统一称谓为: (电厂建设所在地) 凯迪生物质电厂(机组容量) MW 机组发电(扩建) 工程号机组 项目(工程) 名称电气专业电气电缆

26、安装工程 竣工技术档案 专业和单位工程 文种名称c) 编制单位，填写卷内文件形成单位或主要责任者(居中填写)。 例1: 竣工图编制单位: 设计院 例2: 单位工程竣工技术档案编制单位: 安装公司档号序号d) 编制日期， 填写卷内文件的起止日期(居中填写)。 e) 保管期限， 按国家档发19884 号文件规定填写。 f) 密级， 依据保密规定填写。 g) 档号， 填写案卷的项目(工程) 代号-分类号-案卷号 工程代号: 电厂工程 1 号、 2 号机组工程代号分别用“0101、 0102” 标识， 公共系统项目原则上并入 1 号机组， 凡公用系统的项目(工程) 代号则用“0100” 标识。 分类号

27、: 参见200229 号文火电企业档案分类 6-9 大类 规定执行， 对二级及二级以下类目的设置， 可结合实际情况自行决定使用到哪一级类目。 案卷号: 按各级分类号小流水号编制。 外文资料有译文时， 原文、 译文应排列在一起，当原文、 译文放在一个案卷时， 编为同一个案卷号。 当原文、 译文分别立卷时， 按顺序确定案卷号， 不得编成同一个案卷号; 对于一套几个分册的案卷， 仍按顺序流水确定案卷号， 不得有重号， 但应在背脊上注明其册数代号。 如 3-1， 其意指本套共三册， 这是第一册。 h) 件数， 填写卷内目录最末一个顺序号。 i) 页数， 填写卷内文件最后一个页号。 j) 案卷内封面填写

28、格式见附件。 k) 档案馆(室) 号， 缩微号暂不填。 6. 2. 3 案卷盒背脊 填写工程名称、 档号、 案卷题名、 专业和流水号。(卷盒背脊不用书写工程名称全称)。背脊用白色打印纸打印裁剪后粘贴， 字体适中。 6. 2. 4 卷内目录 a) 档号， 填写工程代号-分类号-案卷号， 档号居中填写。 b) 案卷题名内容与封面题名相同。 c) 序号即件号， 每一份文件题名的内容应具体明确， 以便于检索为目的， 不可过于笼统。单份装订的案卷， 文件顺序号对应档号章的件号。 文件编号， 填写文件的文号或图样的图号。 d) 责任者， 填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。 e) 题名， 填写文件标题

29、全称。 f) 日期， 填写编制文件材料的年、 月、 日。 g) 页次， 填写每份文件首页上标注的页号， 最后一份文件应标出首尾页号。 h) 卷内目录一式两份， 一份排列在卷内文件材料首页之前， 另一份分类编制组成全引目录。 6. 2. 5 卷内备考表 a) 卷内情况说明, 标明组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 b) 立卷人，填写业务部门专职档案/资料员。 c) 检查人，填写竣工资料管理负责人。 d) 立卷时间，填写完成该卷档案整理任务的时间。 e) 卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。 6.3 案卷装订 6.3.1 案卷采用装订与不装订(单份文件装订)两种形式。 6.3.2 装订时要取掉金属物，印件在上，定稿在下;批复在上， 请示在下; 左下齐，三孔一线，距中点上下8厘米，线头在内上，要装订牢固，穿过封底，美观，不压字，卷内不同尺寸文件材料折叠统一。 6.3.3 外文资料档案应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。 6.4 编制工程档案移交总清册 6.4.1 工程档案移交总清册，指每台机组竣工后向业主方移交的全部档案的底数，主要包