销售与收款循环内部控制制度与流程.docx

1、销售与收款循环内部控制制度与流程销售和收款循环的内部控制一、销售及收款循环文件类别 作业项目 编 号 页 次一、 流程图 销售及收款循环作业流程图 1-2二、销售和 收款循环 内 1-3销售计划作业程序控作业 程客户授信作业程序 1-4 序订单处理作业程序 1-5预收货款及签证押汇作业程序 1-6交货作业程序 1-78开立销货发票作业程序 1-9应收帐款作业程序 1-10客诉处理及销货退回作业 1-11客诉处理及销货折让作业 1-12收款作业程序 1-131-1-销售及收款循环作业流程图销售计划作业订单作业 客户授信作业预收账款交货作业销售退回作业是否发生客户投诉是投诉处理作业 收款作业否 销

2、货折让作业开立销售发票应收账款作业1-2【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体 一、控制的作业程序 一、参考信息：销售计 划作业1. 配合年度预算作业， 预测未来一季乃至二或三年之销售变化情形。2. 业务单位于制定销售目标前，应由下列各项基础着手：(1) 以往年度销售情况。(2) 市场占有率及竞争者状况。(3) 国内外经济景气状况。(4) 产业状况。(5) 产品开发计划。(6) 售价政策及促销计划。(7) 其它可能影响销售预测之因素。3. 依据上述之基础了解后拟定未来方向。1.预算管理办法2.营业会议议事录4. 未来方向确定后考虑

3、自身资源及经营策略， 提出销售预测目标。5. 每月营业会议应定期检讨销售及预测差异原因。二、控制的重点：1. 预测是否考虑政治、文化、经济、市场动态及竞争者进入等因素。2.预测是否包含短、中、长期预测，并适时修正之。3.预测是否考虑历史及未来之各种变量之数据。4.公司是否依规定定期举办营业会议并做成议事录。1-3【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体一、作业程序：客户授 信 一、参考文件：作业程序1.新 客户要求信用交易时， 由业务人员收集客户数据和银行往来账户数据后填入客户基本资料表 （业务部），并预1.授信管理办法。估客户之每

4、月交易金额后，拟定欲申请之信用交易金额，二、使用窗体： 送业务部门主管签核。2.业务部门主管签发信用交易金额后， 由业务助理送交财务 1.客户基本数据表部征信，征信人员依授信管理办法进行征信作业，再（业务部） 。将征信数据及意见汇总填入客户基本资料表 （财务部），呈请权责主管核定其信用交易金额。2.客户基本资料表（财务部）。3.权 责主管核定其信用交易金额后， 征信人员进入 ERP营业管理循环体系建立客户之信用交易额度。 3.超出信用额度出4.若 信用评估不佳， 仍须接此订单， 则由总经理决定是否要货申请书。求担保抵押或保证，或是要求现金付款。5.信用交易额度变更时需重新填写客户基本数据表 （

5、业务部），再依授信管理办法规定办理。6. 客户基本数据表 (业务部)、客户基本数据表 (财务部)及超出信用额度申请书 由财务部征信人员留存，并定期复核客户之信用额度。7.征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危机时，经初步查明证实， 应立即通知业务部门停止信用交易， 俟财务状况好转方可重新提出信用交易申请； 业务人员对于有问题之客户应进行了解，以决定因应之对策。二、控制重点：1.是否建立客户征信数据并随时更新。2.客户授信总额是否经适当核准。3.修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。4.如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写 超出向用额度出货申请书并呈权责主管核准。5.对于授信不佳

6、之客户，其交易型态是否考虑变更。1-4【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体订单处 理一、作业程序：1.接单：一、使用窗体：作业程序 1.内部订单 (1) 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理售价范围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价范围内，则由主管确认后报价。2.订单变更单(2) 业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。(3) 接获客户订单后，业务人员需进入 ERP库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依 CP-1请购作业程序进行请

7、购。(4) 业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于ERP 订单系统键入客户订购品名、 数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。2.订单变更：(1) 受订后在未出货前才准予受理变更。(2) 内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助 理进入 ERP营业管理体系制作订单变更单 ，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：1.订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。2.需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。3.业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。4.业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。1-5【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控

8、 制 重 点 参考文件使用窗体一、作业程序：预收货 款 一、使用窗体：及签证 押1.T/T 方式：(1)财务部出纳人员收到 T/T 款后， 通知帐务人员及业务1.退回预收 (溢付)助理依CS-5交货作业程序办理出货之相关作业。汇作业 款申请书。(2)退回客户之预付款A.由业务助理填写退回预收 (溢付)款申请书，交由帐务人员核对应退回之金额，连同预收货款之收款冲账单转回业务助理并呈权责主管签核。B.经权责主管核准后，业务助理将前述单据交由帐务人员，并由帐务人员于 ERP财务管理循环体系制作收款冲账单冲转原收款分录。C.出纳人员核对上述 A.所附凭证据无误后， 于ERP财务管理循环体系将收款冲账单

9、抛转传票并呈权责主管核准后，办理退回溢收之预付款给客户。2 预收信用状：(1)业务助理接到信用状时先审核其内容， 若有不符则通知客户修改信用状，然后再依 CS-5交货作业程序制作相关文件办理出货。(2)信用状押汇之相关文件（包括发票、汇票、承兑申请书、保险单、提单、 INVOICE、PACKINGLIST 等）由业务助理汇整转交出纳人员办理。 经银行审查无误后，由银行拨款转入公司存款账户。(3)出纳人员确认入帐后， 通知帐务人员及业务助理进行帐务及出货之相关作业。二、控制重点：1.确实注意付款条件，并于收到客户 T/T 或信用状时，详加核对其金额与条款是否与订单相符。2.核对出口文件与信用状的

10、内容及条款是否相符。3.客户的汇款及押汇金额入帐后， 其金额是否与 销货（送货）单相符。【内部控制制度】1-6文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体一、作业程序：交货作 业 一、使用窗体：程序1.出货管理(1)业务助理每日依据客户订单或 ERP营业管理循环体系1.客户订单现况明细表。之 客户订单现况明细表 ” 作为出货管制基准。2.销货（送货） 单。 (2)出货时业务助理进入 ERP营业管理循环体系 制作出货申请单，并抛转为销货（送货）单及销货成品3.销货成品（出库）（出库）单，前述窗体 ERP系统会自动编号并列出客户单。名称、货品名称、数量及出

11、货日期。(3)业务助理打印销货（送货）单一式四联，呈权责主4.Internal SampleRequest Form管签核，核准后制作麦头、标签。(4)业务助理将权责主管签核后之销货（送货）单一式四联给会计人员开立发票。(5)会计人员开立发票后再将销货（送货）单之第一联（绿联）及第四联（蓝联） 、发票（一式三联的第二、三联）及连同发票印出之 ”销货单 ” （一式三联）转交给仓库人员。(6)仓库人员依销货(送货)单备料出货并打印销货成品 (出库)单呈仓管主管签核， 以确保库位及库存数量之正确性。(7)销货单应经客户签收或取得托运业者之签收单具，并妥善保管。(8)会计人员依销货（送货）单结转应收帐

12、款、销货收入传票。2.出货排程参照CO-4销货出库作业程办理。3.样品领用：(1)客户提出申请时，业务人员先查询库存量，再填写Internal Sample Request Form，经权责主管核准后， 依上述程序出货，但不开立发票。(2)若库存量不足 , 则由业务人员决定是否向同行调货或是向原厂申请。【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 页 次1-7作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体交货作 业程序二、控制重点：1.订单是否以客户订单现况明细表控管， 准时交货。 如有逾期未交情形，应检讨其原因，提出改善对策。2.仓库人员是否核对交货种类、 数量应与销货（送货）单

13、、发票上之内容一致。3.需有核准之销货（送货）单始可出货。4.仓库人员对于当日未及时送出之货物是否通知业务人员。5.客户订单、销货（送货）单及销货成品出库单 是否续号归档保存。6.样品销货 (送货单)是否备 Internal Sample RequestForm，并经权责主管核准。【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体1-8一、作业程序：开立销 货 一、参考文件：发票作 业1.发票开立：(1)出货前由业务助理进入 ERP营业管理循环体系 制作营 业税法及相关程序 销货（送货）单呈权责主管核准。 法令。(2)销货（送货）单经权责主管

14、签核后，转交会计人员进入 ERP营业管理循环体系依照营业人开立销货二、使用窗体：1.销货（送货） 单。 凭证时限表之规定期限内序号开立发票。(3)发票及供客户签收用之 ”销货单 ”各一式三联，”销货 2. 单据修改通知单” 于打印发票时连同发票一起印出来并序号开立。发票为第一到第三联，第一联为存根联由财务部留存，书。第二、三联为扣抵联及客户收执联随货交给客户， ”销货单” 为第四到第六联，第四联为客户留存联，第五联为客户签回联，第六联为仓库存查联，合计共六联。2.发票作废：(1)发票作废应填写单据修改通知书 ，申请条件限于：A.发票内容开错。B.发票所载数量与客户签收数量不符。C.因故退货。(

15、2)将原发票取回， 若为当月发票则直接钉于存根联上， 并加盖作废章始可重新开立。(3)若为已申报营业税之发票， 或原开立发票之收执联因故不能收回时，应取得客户出具之 “营业人销货退回进货退出或折让证明单 ”，向税捐机关办理营业税扣抵。3.出货、开立发票与记载应收帐款应由不同人员负责。4.会计人员定期编制营业收入与统一发票调节表。二、控制重点：1.销货发票开立是否依营业税法规定办理，发票与销货（送货）单内容要一致，如有差异是否予以查明。2.出货、开立发票与记载应收帐款明细帐是否由不同人员负责。3.跳开发票及作废发票是否注明原因并适当保存。4.销货退回是否及时查明原因并取得核准，并取回原统一发票或

16、取得证明文件于存货帐上作冲转记录。【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体1-9一、作业程序：应收帐 款 一、参考文件：作业程序1.会计人员每日审核留存的红、黄联销货（送货）单及1. 应收帐款管理办一联发票、进入 ERP营业管理循环体系作销货（送法。货）单及应收凭单的确认，再转立冲及传票确认，前述单据须呈权责主管签核。2.柜台总机人员收到客户寄来的货款支票时，先将客户名二、使用窗体：称、挂号号码、支票票号及金额填入支票签收单 ，并1.销货（送货） 单。同此单据及支票交于帐务人员， 由帐务人员依支票内容登录于 ERP应收票据管理系统并

17、进行冲帐作业，由出纳2.应收凭单。3.支票签收单人员核对金额无误后存入银行托收及兑现。3.帐务人员应定期通知业务单位逾期未收之应收帐款资料， 4.异常状况报告。并由相关业务人员追踪催收。5.异常处理结案报4.逾期未收之应收帐款收款依应收帐款管理办法办理。业务人员必须提出 异常状况报告 详细说明债务人、金告。额及原因， 呈权责主管签核后转交催收人员。 催收人员依异常状况报告 作后续追踪处理， 于异常状况结案或处理完毕时填写异常处理结案报告呈权责主管签核结案。5.财务部定期审查备抵呆帐之提列是否适当足够， 已确定之坏帐是否认列损失。6.因销货退回及折让所发生之应收帐款减少， 需经权责主管核准。二、

18、控制重点：1.应收帐款 /票据明细帐是否与客户出货单相符，并定期与总帐调节。2.业务单位是否定期追踪逾期未收之应收帐款。3.每期应评估备抵呆帐提列是否适当足够， 呆帐冲销应经核准。4.因销货退回及折让所调整之应收帐款，是否经适当核准。5.是否不定期向客户对帐或函帐应收帐款余额。【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体1-10一、 作业程序：客诉处 理 一、使用窗体：1.业务单位接获客户 Debit Note 时，应查明原因并立即处及销货 退 1.Claim Report理，若属产品问题则填写原厂 Claim Report进行产回作业

19、 2.PQA品异常处理， 并将原厂处理结果的 PQA回复客户。. 3.营业人销货退回若确定为原厂责任，业务部门应知会原厂及客户办理退货或换货。进货退出或折让证明单2.采退货方式处理并接到客户退回之货品、 营业人销货4.非采购入库申请退回进货退出或折让证明单及相关证明文件时，由通知书。业务单位填写非采购入库申请通知书并经权责主5.销货退回入库 管核准后，转交仓库。3.仓库人员清点客户退货品名及数量进入 ERP库存管理单。盘点体系内做库存调整，产生销货退回入库单6.销货退回（折让）及销货退回（折让）通知单 。 通知单。4.业务人员将销货退回（折让）通知单呈权责主管核准后，送交财务部帐务人员进入 E

20、RP营业管理循环体系做应收凭单之确认。二、控制重点：1.对于客诉案件业务人员是否确实查明客户反应之情况，并传达至相关部门做迅速妥善之处理。2.客户反应之意见是否予以记录分析，以作为日后改进之参考。若发生理赔，相关责任是否明确归属，金额是否合理，手续是否完备。3.退货品是否适时处理，良品、不良品不可混杂。4.退货是否取得客户出具之营业人销货退回进货退出或折让证明单及相关证明文件，每笔退货是否交由财务部帐务人员依规定登帐，并注意有无特定客户之退货金额及退货次数较多。文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体1-11客 诉处 理 一、作业程序： 一、使用窗

21、体：及折让 作 1.若销售货款发生折让时，依据客户出具营业人销货退 1.营业人销货退回业程序 进货退出或折让回进货退出或折让证明单 (国外客户得以文书信函载明折让内容及金额 )，说明折让原因，并由业务助理进入证明单ERP营业管理循环体系制作销货退回（折让）通 2.销货退回（折让）知单，并将客户折让金额、原因载于销货退回 (折让)通知单。通知单上，呈报权责主管审核。2.销货退回（折让）通知单经核准后，连同客户出具之营业人销货退回进货退出或折让证明单转交财务部。3.财务部帐务人员依据业务助理送来之上述单据进入 ERP财务管理循环体系做应收帐款冲销，确认应收凭单。二、控制重点：1.销货折让金额是否合

22、理并经权责主管核准。2.是否取得客户出具之 “营业人销货退回进货退出或折让证明单 ”，并办理营业税扣抵。文件类别 销售及收款循环作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件使用窗体1-12收款作 业一、作业程序：1.帐务人员收到票款时应先审核票载数据与帐载数据是一、参考文件：程序 开立销货发票作 否相符，不符则通知业务单位填写票据取回申请书取回并退回客户，若无误则进入 ERP财务管理循环体业程序。系冲销应收帐款，并打印出收款冲账单连同票据 二、使用窗体：转交出纳人员。2.出纳人员核对票据与收款冲账单内容应相符，再转给权责主管签核，签核后由出纳人员将票据存入银行兑1.票据取回申请书。2

23、.收款冲账单现或托收。3.若客户采汇款方式将货款汇入本公司账户，出纳人员应 3.往来对象应收票立即通知帐务人员，帐务人员则进入 ERP财务管理循明细表。环体系冲销应收帐款。4. 未兑现应收票据4.应收票据由会计人员进入 ERP财务管理循环体系确明细表。认后结转为传票。5.票据到期入帐后，出纳人员进入 ERP财务管理循环体系将应收票据结转为银行存款。6.经退票之票据由帐务人员进入 ERP 财务管理循环体系先转响应收帐款，再由业务人员填写票据取回申请书，经权责主管核准后将票据取回处理。7.出纳人员于每月底核对 往来对象应收票明细表 及未兑现应收票据明细表金额要相符。二、控制重点：1.销货经确认后是否按时收款。2.收到客户款项或票据时是否依公司规定办理。3.收款冲账单是否连续编号，如有作废是否收回并盖作废章。4.呆帐发生情况及增减变动原因是否及时查明，迅速采取必要行动以期改进。5.收到现金是否即日 (或次日)存入银行。1-13