工程技术资料管理制度.docx

1、工程技术资料管理制度（管理制度）工程技术资料管理制度工程技术档案管理制度1.目的：规范工程资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理， 确保满足工程施工和移交、归档要求。2.名词解释各专业指：锅炉专业、汽机专业、电气专业、热控专业、焊接专业。3.归口管理和划分3.1工程部为项目部工程资料归口管理部门。项目部各部门为各自职能范围内的资料管理对口责任部门，负责职能 范围内的工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档，由资料 管理人员统壹向业主移交和向公司档案室归档。3.2工程资料的存档划分：3.2.1工程管理文件资料：1）工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料，

2、归工程部合同专业；2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管 理人员）；3）行政文件，归综合管理部；4 ）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外） ，归工程部；3.3工程资料管理网络和人员网络工程项目中标后壹个月内由项目总工组织，建立项目工程资料管理网 络（应包括各部、室、专业组、专业公司等） ，明确负责人（负责人 应为本现场技术负责人） 、管理人员和各单位资料管理员。4.文件的编写文件资料的编写按以下规定执行（业主无特殊要求时）4.1文件的编写壹律采用A4纸张，用激光打印机或喷墨打印机（黑 色墨水书写亦可）的打印件。规格要求参考作业指导书标准样式（尺 寸及页边距）。4.2文件必

3、需采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸要求如下：横向装钉的，左侧留装订线 2.5cm，上边距25cm，右边距、 下边距1.5cm ；纵向装钉的，上下留出2 5cm的距离；钉和纸张 的边缘留出 1cm 的距离。对复印件 A4 纸竖向左侧装订线留 2.5cm 。4.3正文文字壹律采用四号宋体、 1.5 倍行距，标题为小三号宋体。 凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设置。 页脚使用三位阿拉伯数字，从“第 001 号”开始，卷内目录、卷内备 考表及某壹文件的附图无正文的部分，不编写页号，但应于文件目录 中标明总页数。4.4文件中附图的幅面、 构件代号均应符合我国国家或行业标准， 图

4、纸的尺寸壹律以毫米为单位。4.5案卷封面宜采用外封面形式，内外封面的式样同作业指导书 封面。4.6档号：项目代号 + 分类号+ 案卷号项目代号：是公司指定的，项目中标后由公司档案室给出。分类号：科技文件材料参考 火电施工企业档案分类表 中 6-9大类的有关规定，其它部门采用 0-5 大类的有关分类规则案卷号：即为案卷顺序号。 移交资料的档号按业主要求编制填写。4.7案卷题名应简明、准确揭示卷内项目的名称、代字、代号及 其组件、部件、阶段的代号和名称等。4.8编制单位栏填写卷内科技文件材料形成的单位或主要责任 者。4.9编制日期填写案卷内科技文件材料的起止日期。4.10保管期限填写其划定的保管期

5、限， 将来移交时于资料管理人 员管理人员的统壹指导下填写。4.11密级依据保密规定填写 （移交时业主给出，统壹填写 ）。4.12缩微号和档案馆号由竣工档案接收单位或部门填写。4.13卷内目录及卷内备考表 （各种表格） 的格式由资料料室统壹 提供。4.14竣工移交所使用的卷盒由综合管理部根据公司档案室要求 统壹购置。4.15编写受控文件时均应标明文件编码。 （文件编码按质量部 工程质量体系文件编码和受控编号方法进编写 ）。5.工程中使用的表格工程中使用的各种表格包括：质保、过程控制、试验和检验、工 程管理和技术管理、有条件发生的记录表格。各种表格的使用按以下 规定执行：5.1国家、部或局已经下发

6、现成表格（或有要求）的，使用其统 壹表格。5.2项目部管理制度汇编已给出工程项目管理工作中的表格， 这些表格按类别存于专门的数据库中 ,如需使用可直接提取使用， 签名 为手写。5.3如上述表格不能满足施工要求，可根据需要自制表格，经专 业部室领导批准 （按审批权限 ），方可使用。6.工程资料的收集工程项目的档案资料，是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产（使用）全过程中形成的文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不 同形式、不同载体的资料，包括项目的提出、调查、可行性研究、评 估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生 产等，项目部有责任尽量将资料收集齐全。6.1工程项目开工后由

7、总工组织编制 XX 项目部归档文件资料目录 。 其中应至少明确第壹批开工项目应归档的文件资料目录。（ 1）技术文件内容依据公司规定执行。各类文件资料的收集策划应 以分项或分段工程为单位。（2）随工程进展对归档文件资料进行补充，待工程图纸 80% 或专业 系统图 100% 到达项目部后 15 日内，对目录进行修改，分别报业主 和公司各职能处室，作为正式文件执行。（3）各项资料于单位工程未完时，由划分的文件收集、整理部门保 存，待阶段性检查之后，或单位工程施工结束，按资料管理人员要求 的时间，将资料移交给资料管理人员，正式归档。6.2任何单位、部门和人员不管以何种渠道获得技术资料，均应 交资料管理

8、人员登记、备案，由有关领导核准后方可使用。6.3各部门收集的资料除归档资料外，仍应根据上级单位监检大 纲的有关条款，对其它工程资料进行收集整理。7.工程资料按以下要求进行整理和组卷7.1项目文件资料壹般按其专业、单位工程项目和形成时间先后 进行整理组卷。7.2有关设备的文件按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调 试、设备运行维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。7.3管理性文件按问题、时间或重要程序排列。7.4案卷内技术性文件材料排列要求文字材料于前、图样于后。7.5每壹单位工程项目的卷内文件按管理、依据、施工安装记录、 检测试 （实）验评定、证明等排列。7.6文件材料组卷时，应将每份文

9、件的正件和附件、印件和定稿、 请示和批复、 转发文件和原件壹起立卷， 不得分开。 文件材料的排列： 批复于前，请示于后；正件于前，附件于后；印件于前，定稿于后； 转发文件于前，被转发文件于后；立卷人填写卷内目录，立卷人和有 关负责人应于卷内备考表的签署栏签署姓名；卷内目录和卷内备考表 格式由资料管理人员统壹提供。7.7卷内备考表 （各种表格 ）、卷内目录、 卷内文件的装钉尺寸及页 边距应壹致。7.8存档文件材料应尽量使用原件，如没有应标明原件的存放地 点。7.9资料管理人员编制工程管理案卷总目录及卷内目录 ，工程部长审核、总工批准。8.文件资料的传递文件资料的传递包括发放和往来。8.1文件发放

10、：文件资料于发放前，发放部门应填写文件发放审批表 ， 根据审批权限审批文件确定资料发放的范围，且建立文件发 放登记表台帐。从业主、监理方接收领取的文件资料俩小时内于网上公布，24 小时内发放到使用单位、部门8.2文件往来往来文件指和项目部以外单位的文件往来，壹般包括和业 主、监理、当地政府有关部门、设计院、设备厂家、调试部门、 公司等的文件。（1）接收：资料管理人员建立文件接收登记表对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的和工程有关的文件资料，均应交到资料管理人员，由资料管理人员组织识 别且登记。对接收的文件资料，资料管理人员根据审批权限送 交领导审批。2 ）项目部任何部门、 任何人

11、向项目部以外单位发出和项目有关的文件资料，均应根据审批权限进行审批，于发出前于 存档部门进行备案，对反馈信息及时归档。（3）项目部各部门、各专业公司也应建立文件接收登记 表。9.文件、资料审批权限9.1接受项目经理委托，由生产经理、商务经理、总工（副总工） 发放（传阅）审批的范围：国家、行业有关本工程的文件、要求，业主、监理公司文件、会 议纪要、工程联络单（确认有效性和发放范围后下发）、通知等，设 计院文件，设备图纸、涉外技术文件资料，外单位交流信息，业主委 托、工程变更（根据确定的范围），公司有关本工程的文件和要求， 项目部有关工程管理的文件、要求、通知，工程简报，上报业主、监 理、公司的文

12、件和材料，施工组织设计等。9.2各部门负责人的审批范围：本部门分管专业范围体系内的文件、资料、规程规范、标准、制 度、规定，本部门编制的管理制度、规定、办法、计划、通知等，本 部门所组织的专业会议纪要、总结、工作联系单，处罚通知等。9.3资料管理人员发放审批：施工图纸、图集，作业指导书、施 工措施（包括监理批复意见） ，图纸会审记录，设计变更，技术例会 纪要、专业会议纪要、工程总结等。10.文件资料的更改和作废文件处理10.1文件更改由更改提出人或提出部门的负责人填写 文件更改 审批单，重要更改要附上文字依据，由该文件、资料的原审批人或 部门进行审批。文件更改申请获批准后，由原文件发放部门（单

13、位）按文件 发放登记表的名单发放文件更改壹览表 ，文件领用人按文件 更改壹览表对所持文件进行更改，如换页更改则进行换页。10.2文件的失效和作废 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版 本作废，换发新版本。文件发放部门 （资料管理人员 ）应根据文件发放登记表把失效 和作废的文件及时通知给各部门（单位） 。作废文件应根据发文登记 及时更换或撤回；收回的失效或作废文件由发放部门填写作废文件 资料销毁申请及销毁记录 ，经总工批准后执行。需要作为资料保存 的作废文件应加盖“作废参考”标识。10.3文件中有关问题处理结果的反馈文件的接收部门（单位或人员） ，接到工程文件后要对照文件中 有

14、关要求及领导的批示意见，及时处理有关问题，且将办理结果以文 字形式反馈（也可于网上反馈） 。11.工程资料管理办法11.1工程图纸管理办法11.1.1工程图纸的收发统壹由资料管理人员管理。11.1.2各个专业的图纸于工程开工前， 由各专业工程师按施工进 度计划编制专业图纸需求计划 ，递交资料管理人员，由资料管理 人员编制项目工程图纸需求计划 ，工程部长审核，总工批准，提 交建设单位和设计单位，且于资料管理人员存档。资料员拟订工程图纸发放范围和文件发放审批表 ，正式施工 图纸的发放范围由资料管理人员审批，设备图纸和非正式图纸由总工 或副总工审批，资料员发放。图纸发放时要特别注意留出用于移交和 归

15、档的图纸。11.1.3资料员统计图纸到位情况， 按图纸交付计划向建设单位催 交，接收的图纸进行登记（ 文件接收登记表 ），接到图纸俩小时内 于网上公布，未按计划到的图纸及时向资料管理人员和专业工程师汇 报。任何人员不论从何种渠道得到施工图纸，均要首先交资料管理人 员，由资料管理组织确认。11.1.4施工过程中，各单位要注意保护图纸，施工结束立即交回 资料管理人员。11.2工程变更资料管理11.2.1工程变更由专业工程师及之上领导签字认可后生效 见 设计变更、变更设计和工程委托管理制度 ）。11.2.2资料员接收到生效的工程变更后按工程图纸发放的范围 进行发放。11.2.3工程变更必须加盖设计变

16、更章且于图纸中反映出。1）资料管理人员于工程开工后确定工程变更盖章分工，根据 分工，资料管理人员提供印章。（2）资料管理人员下发设计变更的同时下发设计变更标注通 知单，图纸使用部门或单位接到设计变更及标注通知单后于通知栏 签字，图纸使用部门或专业人员于被变更的图纸上用红笔标注（关联 方无特殊要求时）变更内容，标注后于标注通知单确认栏签字，资料 管理人员资料员核实变更确已标注后，收回设计变更标注通知单；存 档图纸的设计变更由资料管理人员管理人员标注。（3）同壹项目有俩次及之上变更，以最新版变更为准，原变更 收回，盖“作废参考”章存档备查。（ 4）设计变更章加盖于相应图纸标题栏上方 10mm 处，

17、当变更 不是针对具体图纸时，于本套图纸的目录页及总图上盖设计变更章。11.3施工过程形成资料的管理办法 每个单位工程按施工技术管理过程控制记录做详尽的记录。11.3.1每项记录由单位工程技术员、质检员、施工员（根据各自 职责）分别做出记录，分类建档，逐级审核后存于资料管理人员。11.3.2所有记录按要求填写标准表格，内容要真实。11.4关于安装设备开箱资料的管理制度11.4.1工程施工安装设备的开箱资料， 于设备到场后由物资办事 处综合管理员向资料管理人员移交（移交的内容包括： 设备开箱检 验记录、设备清单（含专用工具） 、安装说明书等） 。由资料员登记 存档，物资管理人员工作必须留用的资料，

18、从资料管理人员复印。11.4.2所有开箱资料必须坚持先归档后复印使用的原则，各部 门、专业公司如需要，到资料管理人员借阅或办理复印手续（由资料 员负责复印），使用复印件。11.4.3资料管理人员按和业主洽商的移交规定办理移交手续 （壹 般情况下，设备开箱检验记录单于工程进行中移交，其余资料竣 工时移交）。11.5受控法规性文件管理制度11.5.1资料管理人员编制XX项目部受控法规性文件目录，经 工程部部长、质量部部长、安监部部长审核、总工批准后，发至各部 门、专业公司执行。11.5.2资料管理人员依据公司规定，拟订发放范围，依据规定发 放。11.5.3法规性文件均应加盖持有单位的受控印章，且应

19、有登记 （本单位及资料管理人员） ，无受控印章的视为无效文件，不得使用。11.5.4已经下发的文件，如不能满足工程需要，再次领用受控法 规性文件，仍须填写文件领用申请单 ，经总工批准后，方可领取。11.5.5从资料管理人员领出的受控法规性文件，于工程结束时， 按要求进行整理，及时交仍资料管理人员。11.6 文件的借阅和工具书的管理11.6.1文件的借阅资料管理人员存档的文件资料原则上只能查阅，不能借出。确需 借出的，填写文件（记录）借阅申请表 ，借阅时间于 15 日以内的 由资料管理人员审批，壹个月内的由工程部长审批。资料管理员建立 工程资料借出情况清单，于网上公布，且设定借出期限自动提示。资

20、 料员对逾期不仍者下发催仍通知单。11.6.2工具书的管理 施工手册及技术规范由资料管理人员录入计算机，建立数据库， 于网上共享，且制成光盘。技术人员壹般情况不专门配工具书，使用时也可到资料管理人员 处查阅，但原则上不能借出，如需借阅执行（壹）审批规定。11.7 作业指导书编审 项目中标后根据中标范围，参照质量部编制的 XX 工程项目质量计 划，由资料管理人员编制 XX 项目部施工作业指导书总目录 和 XX 项目部防护作业指导书总目录 ，工程部长审核，总工批准。 作业指导书全部采用顶部、双钉装钉。12.表格12.1文件（记录）借阅申请表12.2文件资料发放登记表12.3文件资料发放审批表12.

21、4文件资料更改审批表12.5文件资料领用申请表12.6作废文件资料销毁申请及销毁记录表12.7设备开箱检验记录12.8设计变更标注通知单12.9 XX 项目部施工作业指导书总目录12.10 XX 项目部防护作业指导书总目录13.附件13.1作业指导书表样文件（记录）借阅申请单序号文件名称计划借阅时间借阅时间借阅用途借阅申请部门/人归仍日期审批人检验人备注文件发放登记表编号：序号文件名文件编受控号领用部门/人领用日期发放人备注文件发放审批表编号：文件名称文件编号发放范围填报人年月日 审批意见 审批人年月日文件更改审批表编号更改文件名称文件编号申请更改部门申请更改原因：申请人：日期更改前内容更改后

22、内容（可另附页）更改人日期更改审查意见审改人日期批准：批准人日期文件领用申请表编号:文件名称文件编号申请领用部门申领原因：申请人、日期部门领导批准文件领用部门审核签字日期文件管理部门批准签字日期备注遗失、破坏文件的分发号码：补发文件的分发号码：其它事项：作废文件（资料）销毁申请及销毁记录作废文件（资料）销毁申请文件名称销毁内容销毁原因销毁数量备注申请人：日期：批准人：批准日期:作废文件（资料）销毁记录文件名称销毁数量销毁方式销毁日期销毁人：日期：见证人：日期：XX项目部施工作业指导书总目录清单序号作业指导书名称编写单位审核部门（人）审批人XX项目防护作业指导书总目录序号作业指导书名称编制单位审核部门（人）审批人