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1、销售服务部管理制度汇编可编辑销售服务部管理制度汇编 销售服务部管理制度目录 一、组织架构 5 二、岗位职责7 1.销售服务部经理岗位职责及要求 8 2.片区主管岗位职责及要求93.业务代表岗位职责及需求 94.服务员岗位职责及需求105.内勤主任岗位职责及要求 11 6.开票员岗位职责及要求 117.统计、资料员岗位职责及要求 12三、工作制度 14 1、业务代表管理办法 15 2、业务代表的任职资格及条件 18 3、业务代表训练目标与内容 19 4、业务代表淘汰条件 20 5、出差管理办法20 6、合同(协议)管理办法 22 7、信用管理办法 24 8、应收帐款管理制度 31 9、客户奖金结

2、算管理办法 31 10、滚动计划管理制度 32 11、统计工作管理制度 32 12、档案资料管理制度 34 13、销售开票管理制度 34 14、电话、传真管理制度 35 15、办事处(直销店)收发货管理制度 37 四、工作方法391.如何编写行销计划书 402.如何做好访前准备433.如何经营正大饲料46 五、表单记录53 1、市场工作人员月休息报告审批表 54 2、客户购货单 55 3、制造计划单 56 4、客户诉怨处理单 57 一 组织架构 二 岗位职责一 销售服务部经理岗位职责及要求 1、根据公司年度工作安排,拟定本部门年工作任务、计划及达成年工作任务、计划的措施,并带领部门全体员工认真

3、贯彻落实部门工作任务、计划和完成公司交办的各项工作任务。 2、根据公司要求及实际工作中出现的新情况,及时修改完善各岗位岗位职责、作业规范、管理规章制度、各岗位绩效考核办法,并据以实施。 3、向总经理建议公司策略的改进方面。 4、拟定公司年度计划中的销售目标、策略、执行方案与改进方案,并实施。 5、接受并达成公司总经理下达的销售目标,并将此目标再次分配给片区主管。 6、定期向总经理提出销售服务部的销售、市场占有率、收款、市场开发和经销商发展工作成果报告,并执行总经理的指示。 7、设定市场调查研究方案。 1分析目标经销商。 2分析主要竞争者的产品、价格、推广及销售策略。 3分析政府及社会大环境的变

4、化趋势,供作销售计划用。 8、制定本部门员工全年培训计划,加强对员工工作素质、能力的培训,不断全面提高每位员工的自身素质和工作能力。 9、根据工作需要及人员情况对本部门各岗位主管的任用,向财务总监提出使用意见,定期评估各主管工作表现,并随时给予必要的指导和帮助。 10、负责部属工作完成情况的跟踪、检查与考核。 11、督导部属拟定市场作业方案、分配销售目标及工作目标,并随时检讨其实施成果。 12、负责与公司内各相关部门沟通、协调。 13、主管交办临时性工作。二 片区主管岗位职责及要求 1、接受并达成销售服务部经理分配的片区销售目标,并将此目标再次分配给所辖业代、市场。 2、结合辖区实际情况,贯彻

5、执行公司销售策略,并向销售服务部经理建议公司新策略的改进方向。 3、辖区业代及服务人员工作安排、指导、管理、追踪及考核等。 4、辖区销售网络的建设及网络结构的优化。辖区经销商的整合提出意见报销售服务部经理审核,总经理审批后执行。 5、整个辖区(经销商的管理)问题的处理。 6、当地政府相关部门的沟通、协调。 7、对公司设在辖区经营部和直销店的管理。 8、协助业代和销售服务员各种会议的召开。 9、协助行政部管理和考核下市场之驾驶员。 10、主管交办临时性工作。三 业务代表岗位职责及要求 1、接受并达成片区主管分配的销售目标。 2、根据销售目标制订工作计划。 3、拟订辖区内经销商发展规划,建立合理有

6、效的配销通路; 4、每月拟定经销商拜访计划,并据以实施,确保旧经销商不流失,新经销商发展按规划有序进行; 5、负责辖区内竞争厂家资料的收集、整理。 6、负责辖区内经销商基本资料的建立和经销商信用状况的调查、评估。 7、负责辖区客户的辅导、培训有关产品和市场方面知识,并对客户进行管理。 8、负责并协助技术员对客户诉怨进行处理。 9、负责应收货款的管理、催收。 10、适时提出市场整合及经销商整合之意见和方案,按权限报批执行。 11、主管交办临时性工作。四 服务员岗位职责及要求 1、每月每人示范户至少5户。所选示范户必须是用竞争厂家饲料,并经片区主管以上人员验收合格,方予认可。 2、每月每人召开现场

7、推广会至少一个,每个会议参加人数不得低于30人,且95%以上必须是没有用饲料或使用竞争厂家饲料农户。 3、每月每人召开技术讲习会至少2个,每个会议参加人数不得低于20人。参加会议人员60%以上应为使用公司饲料农户。 4、协助业代处理其就近市场的诉怨。 5、每月每人拜访农户至少50户,同时详细填写农户拜访登记表,作好与农户的谈话内容记录,农户拜访必须到农户家中,每位农户拜访完毕必须请农户签名。其中50%左右应为未用公司饲料之农户,且通过拜访未用公司饲料之农户应有10%左右转向使用公司饲料。 6、详细记录每天工作时间的安排、内容及效果。 7、主管交办临时性工作。主管交办临时性工作每月不得超过2项,

8、每项所花时间不得超过3天。五 内勤主任岗位职责及要求 1、在行销部经理领导下,负责销售内勤的各项工作,对经理负责。 2、负责安排、协调销售内勤开票、值班等各项工作。 3、在行销部经理外出时,负责接待客户来访,处理突发事件。 4、负责并指导内勤做好来函及电话、电报、传真等业务处理工作,和文件档案、报表呈报、归档、立卷等管理工作。 5、负责指导统计员制定销售六个月滚动计划及月、周、临时定货计划及各种统计报表。 6、负责与其它各部门之间的协调工作。 7、负责与片区经理及片区主任之间的联络、协调工作。 8、培训、督导部属人员,按公司承诺服务之要求不断改进工作方法,提高工作能力。 9、总结分析销售目标达

9、成、市场管理、开发及发展情况,并报告主管。 10、主管交办临时性工作。 六 开票员岗位职责及要求 1、在内勤主任领导下,负责公司销售工作的开票业务及其它内勤工作。 2、为客户开票时,按先后顺序依次进行,做到微笑服务、热情周到、耐心细致、礼貌待客,注意个人形象,维护公司形象。 3、开票时,要认真核对所开货物的品名、数量和金额,做到准确无误,并负责提前或及时与成品库、财务部收款室联系,掌握各品种的库存情况和收款情况,提高工作效率和业绩。 4、负责接待客户来访及电话(或来信)咨询,一般问题随时解答,不能解答的及时报告主管。不推诿、不遗漏,积极主动为客户服务,做到件件有落实,事事有答复。 5、负责业务

10、代表的联络沟通工作,严细认真,上传下达,为业务代表服务,配合业务代表搞好市场、业务、客户的管理工作。 6、负责接听电话,准确、及时做好记录并签名呈主管查阅,重要事项要随时报告主管请示处理。 7、负责开票电脑、办公用品的使用和保管、保养,认真交接班,当班时要注意保持整洁有序的办公环境,下班前要把当班的票资料等整理好,并为下一班做好必要的准备工作。 8、负责客户餐券的发售和管理工作。 9、遵守公司规定,严守公司机密,维护公司利益。 10、主管交办临时性工作。七 统计、资料员岗位职责及要求 1、在内勤主任领导下,负责公司销售方面的信息、文件、资料的收集、统计、分析、报告和归档、保管,以及其它内勤工作

11、。 2、负责按时准确地报送各类统计报表。 3、负责公司销售合同的初审,初审无误后送行销部经理审核,报经总经理批准后加盖公司合同专用章,并按规定负责其管理工作。 4、负责应收帐款的管理,妥善保存客户欠款凭条,及时登记和跟催,每月与财务对帐一次并签字确认。 5、负责客户的奖金结算,每日5日前将上月客户的奖金计算好送财务部审核后执行。 6、负责客户资料的管理,以县为单位将有关客户的各种资料分类装订归档。 7、负责客户的接待来访,及来函来电的处理,重要事项及问题及时报告主管,或经主管同意联络业务代表处理,并作好记录。 8、负责业务代表的日报表整理审阅工作,重要事项及问题,及时报告主管处理,并负责业务代

12、表的计划跟踪、考勤、报销单据的传递等工作,努力为业务代表搞好服务性事务工作。 9、负责电话、电报、传真业务的管理,做到准确及时地拟定、发送、报审、处理、记录及存档保管。 10、负责行销部内办公用品的统一领取、配给、登记、保管等工作,计划严谨、合理配置、厉行节约、从严控制。并负责统计用电脑、用具的使用、保管和维护保养工作。 11、遵守公司规定,严守公司机密,维护公司利益。 12、主管交办临时性工作。三 工作制度一 业务代表管理办法 1、总则 加强管理,使业务代表管理制度化、规范化。 销售服务运作程序化,效率现代化。 销售服务部业务代表在工作中必须服从主管领导,遵守公司规定,维护公司形象, 严守公

13、司机密, 创造最佳业绩,真正做到“诚、勤、俭”。 诚-对公司忠诚,避免损失。 勤-创造优良产品,优质服务。 俭-降低成本,提高效益。 2、细则 新业代培训制度(实习期3个月) 行销销售服务部新聘业务人员,必须按下列程序接受培训、提高: 到人事部接受培训,熟悉公司规章制度。 到生产部接受培训,熟悉产品制程及原材料、设备等。 到技术部及试验场接受培训,熟悉产品知识及现场使用方法。 到行销部接受培训,学习基本行销知识,熟悉市场情况。 到市场接受培训,由片区主任或资深业务代表带到市场上现场实习15天。 到实践中接受培训,独立开拓市场业务。 业代在公司内的行动 业务代表大部分时间在公司外市场活动,留在公

14、司内的时间少,与公司内各部门人员的联系不经常,容易导致公司内的人际关系缺乏,因此需注意以下事项: a.光采后勤。 b.遵守公司及各部门的规则。 c.尊重每位同仁,如同尊重客户一样。 d.凡事皆以礼貌为基础,以和谐为原则。 业务代表除特殊安排外,原则每个月回公司一次,即月末至次月初4-5天。 第一天上午:自我总结,报帐。 下午:部门主管召集所管片区汇报、讨论、总结。 第二天上午:召开片区主任会议,分配下月计划目标 下午:由片区主任落实目标计划及讨论行程安排并借款。 第三天上午:销售研讨会。 下午:冲(报)帐、借款、准备出差资料,出发。 3、费用管理 业务代表出差之费用,按公司规定如实填报。 填报

15、费用如弄虚作假,按公司规定处以罚款直至中止劳动合同。 业务费用一律先请示部门主管并报总经理,批准后方可开支报销,否则一律不予报销。 4、有关表格填写(见附表) 计划分配及差异分析 老客户情况:月初详细填写现有客户销售情况,即本月 计划,月末回公司时填上实际达成数,作出差异分析。 攻打标的客户计划:月初详细填写计划攻打的客户姓名、地址、预计月销量,月末回公司后填上实际销量作出差异分析。 流失(或淘汰)客户情况:如实填写流失(或淘汰)客户情况及原因分析和说明。 品种计划及差异分析:月初准确填写各品种销售计划,月末填上实销数量,计算达成率,进行差异分析。 工作内容: 示范户计划:月初详细填写计划的示

16、范户住址、示范料种,月末填上用户姓名、规格、起止日期及结果评价。 各种会议计划:月初详细填写计划的会议名称、目的、内容、地点、时间、预算,月末填上结果。 其它促销活动安排:月初详细填写计划的活动名称、目的、怎么做、时间、地点、参加人员,月末填上结果。 行程安排:月初详细填写工作行程的时间、地点、内容、住宿地点、联络电话,原则上行程安排确定后不能随意变动。 5、建立业务代表档案 为了做到考核公正,奖惩分明,特建立业务代表档案。档案内容分四个部分: 业务代表日报表。 业务代表月销售行动计划书与检讨表。 部门月综合考评表。 其它。 二 业务代表的任职资格与条件 (一)专业知识: 1、教育程度:大专以

17、上且主修企业管理、行销、畜牧、兽医、水产及相关专业; 2、行业知识; 3、产品知识; 4、市场知识; 5、其它相关知识。(如政治、经济、法律、社会、人事、人际关系、企业管理等) (二)素质方面: 1、以结果为导向的素质。 2、以有为导向的素质。 3、以兴趣为导向的素质。 4、以激激情为导向的素质。 (三)工作经验 具有推销实务经验,无推销实务经验者,需具有下列一种以上的经验:管理、养殖、畜禽、水产等疾病防治。 (四)能力: 1、创造力; 2、理解力与应变力; 3、协调沟通能力; 4、营销策划与实际操作经验和能力; 5、语言、文字表达能力。 (五)外表特征: 愉快爽朗的外表,包括整洁、干净、整齐

18、的外表;良好的肢体语言,至少没有令人厌恶的习惯性动作,口齿清晰,善于表达沟通,容易相处。 (六)智力 灵敏的头脑,清晰的逻辑思维,不断学习汲收新知识,迎接战。 (七)个性 1、可信赖,待人谦和,乐于助人; 2、勤俭廉洁,无恶习; 3、耐心、细致、严谨、冷静; 4、看人看事客观公正; 5、自信、乐观,面对困难坚坚忍不拔。 (八)健康状况 精力充沛,无传染性疾病。 三 业务代表训练目标与内容 1、业务代表要了解集团、公司基本情况、企业文化、经营理念、发展趋势、中长期目标及本公司其它相关方面的内容。 2、业务代表要通晓本公司的产品种类、品质、等级、交通效能、最佳使用方法。 3、业务代表要深入了解本公

19、司各类市场、经销商、用户、竞争者的情况及特点 。 4、业务代表要懂得实地推销工作的程序、技巧、责任。 5、业务代表必须明确自已的职责,饲料销售最有效的方法、措施,以及如何开展基础工作。 6、业务代表必须懂得有效、快速的服务以及如何处理诉怨。 7、行销技巧及行销知识培训。 四 业务代表淘汰条件 专业及提高方面 从2000年6月起,三年内未取得畜牧、兽医、水产大专(或同待学历)以文凭者 二年内综合素质、工作能力提高不明显者。 工作目标完成方面 全年目标达成率低于70%者。 全年目标增长率低于公司平均增长率30%者;或目标降幅大于公司平均降幅30%者。 连续三个月基础工作未完成者。 个人销货量年、月

20、平均低于公司业代人平均销货量70%者。 全年销售产品利润比公司对其个人支出费用(工资、奖金、差旅费等)总额的三倍还低者。 6、连续3个月完不成销量或年度统计销量最后3名者,必须中止合同。五 出差管理办法 1、出差前的准备工作 业务代表根据公司任务目标、所负责区域市场、经销商、用户之实际情况,结合月销售行动与计划表向片区主管报告出差目的、任务、达成之办法措施,估计所取得的成效,可能遇到的问题,片区主管应就上述问题组织所属业务代表共同研讨。 根据研讨结果, 达成一致认识后, 每位出差人员均应填写出差行程计划表。出差行程计划表必须认真填写,内容详尽,报片区主管、经理批准方可出差。出发时应将批准之出差

21、行程计划表送一份给内勤,作为审阅业务代表推销日报表和业务代表考勤的依据。 2、出差过程中 每日晚要按时认真填写业务代表推销日报表,按要求将一天工作及重大情况准确予以填报。 业务代表到达目的地后应立即以电话与公司联络,告之住所、电话以便联系;以此出发到下一目的地亦应如此办理。若在同一地点活动数日则应隔3-4天以电话与公司联络一次。遇有行程变化或重大事情则应随时报告。 出差过程中,在与公司之外人员交往及工作中应注意衣着穿戴整齐,举止言行礼貌,工作勤勉努力,不怕吃苦,不做有碍自己身心健康和公司形象的事情。不按公司要求做,发生的一切不良后果均由自己负责。 确保自己人身财产及公司财产安全。 3、出差结束

22、 业务代表出差结束离开市场前,应电话向内勤报告离开市场的时间、地点,内勤根据业务代表推销日报表及业务代表到达市场、离开市场的电话报到记录对业务代表进行考勤,并报经理审阅。片区主管应就报表中反映的各种有价值问题予以指示并处理。 没有填报业务代表推销日报表,或填报内容不合要求,则应要求业务代表补记至合乎要求为止。 业务代表推销日报表经片区主管审阅达到要求者,给予以签核出差费用报销凭据。 重要问题应主动详细向片区主管口头或书面报告。一般问题口头报告即可;需存查以示责任者应书面报告。 4、存档 出差行程报告表、市场作业纪实本及各种文字报告经片区主管、经理审阅,所报重要问题处理完毕后,由内勤人员存入员工

23、绩效档案,日后作为公司政策制定和员工工作绩效考核重要依据之一。 六 合同(协议)管理办法 一、合同(协议)签定 1、业务代表作好客户的信用调查并初步签定: 业务代表根据对客户进行的充分准确的调查,认真填写客户资料卡。 在与客户进行充分协商的基础上,达成一致的条件,草签重庆正大有限公司销货协议一式四份。 2、片区主管认可:业务代表将初步签定之重庆正大有限公司销售协议经片区主管签字认可,交内勤资料员。 3、经理审核:内勤资料员将片区经理签字认可的重庆正大有限公司销售协议报销售部经理审核。 4、总经理核准:内勤资料员将经理审核后之重庆正大有限公司销售协议报呈总经理批准签字后,加盖公司经济合同专用章,

24、方为有效合同签定的完成。 二、合同(协议)的保管与查阅 1、内勤对有效合同(协议),按行销地区(县)分别装订,并作好登记。 2、有效合同(协议)由内勤送一份给业务代表,转给客户,一份由内勤保管,作为执行之依据。另分送财务部及总经办各一份。 3、内勤保管之有效合同(协议),业务代表与主任需要查阅时,仅可查阅所在行销区之合同(协议),查阅其他行销区之合同(协议),需经内勤主任同意。 三、合同(协议)的执行与修正 1、在正常情况下,内勤在出货和结算奖金时严格执行合同(协议)。无合同之客户开票时不得享受厂价。根据其数量可考虑批发价或零售价。原则上事后不得退款。 内勤人员不得违背合同(协议)给客户出货和

25、结算奖金。 2、在遇到公司政策调整,与合同条件不一致时,按公司调整后之条件为客户出货与结算奖金。内勤人员不得违背公司调整后的规定,而仍按照原合同条件给客户出货与结算奖金。内勤和业务代表应及时将调整后的规定告之客户。 3、合同延续:合同到期后,如无变化,经双方协商可续签延长有效期。 4、合同终止:合同有效期满后,合同条件即终止执行。如未到期须终止的,应报片区主管、部门经理和总经理同意,业务代表不得私自终止未到期合同。 四、合同(协议)销毁 1、已执行后的合同(协议)保存期为十年,由内勤妥善保管,保存十年后由内勤销毁。 2、保存十年后,在执行过程有异议之合同,内勤在销毁时应单独分离出来,按过期有异

26、议合同分类继续妥善保管,待异议解决后,保存五年后销毁。七 信用管理办法 根据集团信息管理部稽核组意见,按照集团销售系统要求及公司营运实际情况,现对公司信用管理办法修订如下: 一、信用客户对象: 1、同一总经理之兄弟公司; 2、符合条件之经销商。 3、符合条件之直接用户。 二、信用客户(经销商)条件: 1、与公司合作二年以上; 2、从未拖欠公司之货款; 3、专销重庆正大及公司同意的兄弟正大公司产品的客户,且以经营饲料为生活之主要经济收入; 4、经营作风正派,配合公司市场管理,半年以内从未有刹价及串料之事情发生; 5、亲属中没有经营其它厂牌饲料者,本人没有经营其它业务及转向倾向者。 6、禽料经销商

27、和养殖户一般不适用本办法。 三、信用方式: 1、对兄弟公司因销售该公司不能生产之品种(如膨化料)或因产能不够、设备维修、停电不能生产等原因自身生产不足需从兄弟公司调料,可以以计划单形式互相订料,经各公司销售部主管(或依授权书由内勤主管)、财务主管在传真件上签字并加盖公章确认; 2、对经销商无论先货后款还是分期付款,均依下列程序及权限办理。 1)信用客户之提名:由业务代表依公司行销策略,重点开发之市场和重点推销之产品以及客户条件提出拟享受优惠条件客户名单,报片区主管或销售部经理。 2)信用客户资格之调查:片区主管依信用调查之提纲对客户信誉进行调查,必须写清楚信用客户欠款的理由,并且有把握收回此款

28、。填写信用客户申请表一式三份,提交销售部审核。 3)信用客户之审批:销售部主管接到信用贷款申请表后,对表格进行审核并须实地考察,然后将合格之客户名单提交公司信用管理委员会讨论。 4)有关法律手续之完备:待公司对信用调查表批准后,业务代表方可通知客户按有关要求办理相应法律担保、抵押手续。 信用额度标准、信用额度依据以下因素考虑: a. 月销量; b. 市场发展潜力; c. 客户本身资金实际状况及经营管理水平。 5)信用额度审批。 a. 信用额度按公司要求办理之法律手续齐备后,方可提交信用管理委员会审批。 b. 信用额度之大小分别依下列申请、核、审、决权限予以审批:额 度 业代 片区主管 销售主管

29、 信审员 财务总监 总经理 信用管理委员会信用额度在经销商经销合同总折让额度以内者 申请 核 审 初审 审核 决 信用额度在1万元以内 申请 核 审 初审 审核 决 信用额度在1万元以上5万元以下者 申请 核 审 初审 审核 决 信用额度在5万元以上者申请 核 初审 审核 审核 决 6)分期付款期限之审批权限。 放帐期限按下列权限审批。期限 销售主管 信审员 财务总监 总经理 信用管理委员会付款期限在7天以内者 核 初审 审核 决 付款期限在20天以内者 核 初审 审核 决 付款期限在30天以内者 核 初审 审核 决 付款期限在60天以内者 核 初审 审核 审核 决 3、对直接用户赊销依下列程

30、序及权限办理。 由负责该市场的业务代表根据客户需要提出申请,报销售主管审核批准,承运人签字确认;为保证货物的安全到达及货款的回收,承运人必须向公司缴纳一定的货物保证金及签定相关的承运协议后,方可办理承运。 办理直接用户赊销的具体程序: 1)事先订料; 2)由承运人(须有运输协议)或业务代表负责收款; 3)料送到即收回与饲料等价全部货款。 4)若收不到全额货款,则收多少款就下多少货;若收不到货款,则所送饲料全部运回公司。 5)若未收到货款而下货,则承运人或负责收款的业代负责全部货款的损失。(从承运人已交给公司的抵押金中或负责收款的业代工资、奖金中扣除) 6)承运人或负责收款的业代将收到的货款立即

31、送回公司,交财务出纳室,并到销售内勤作还款登记。 4、客户赊销申请单之使用: 具备(上述1、2、3种客户)信用管理条件的客户(经销商或直接用户),首先应在销售内勤开票处填制客户赊销申请单(见附表),然后将客户赊销申请单报送相关部门按有权(附关于赊销的工作流程及要求主管及其授权人审核批准后,方可办理赊销开票。此客户赊销申请单使用后,公司原特准出货审批表停止使用。 四、信用管理委员会之组成及职责: 为了做好信用管理,公司成立信用管理委员会。信用管理委员会由总经理、副总经理、总经理助理、财务总监、行销部经理、总经办主任、销售内勤主任、公司长年法律顾问及其他有关人员组成。信用管理委员会主要职责是审批信用客户及信用额度和分期付款期限,并追踪信用管理执行情况。信用管理委员会有权决定及取消一切信用客户及信用额度。信用管理委员会原则上一个季度召开一次会议,(必要时可增加或减少会议间隔及次数)审核及讨论信用管理问题。 五、信用客户之中止: 1、凡享有信用额度及分期付款之客户超过放帐期限时,公司财务部须立刻发出停止出货通知并注明该客户欠款额度及超过还款期限天数。 2、销售内勤接到财务部通知后,无条件停止对该客户出货,并及时通知客户本人立刻归还欠款。 3、有轻微超过还款期限之客户,处以停止三个