外贸英语函电书写格式要求.docx

1、外贸英语函电书写格式要求外贸英语函电书写格式要求 The Layout of a Business Letter ( or The Parts of a Business Letter ) 1. Letter Head 信头 2. Date Line 日期行 3. Inside Address 封内收信人姓名及地址 4. Attention line 注意事项 5. Salutation 称呼 6. Caption/Subject Heading 事由行/标题行 7. Body of the Letter 信件主要内容/正文 8. Complimentary Close 信末敬语 9. Sig

2、nature签名（非手签不可） 10. Typed Full Name of Writer and very possibly his title of the pany below the typed name （对首次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在其名下加上其在公司的职称） 11. Identifying Initials ( for very formal letters ) 口授者/打字员名字缩写字母（较正式信件） 12. Enclosure ( option） 附件（可选） 13. Carbon Copy Notation (

3、or c.c. ) ( option）抄送行（可选） 14. Postscript ( or P.S.) ( option） 再启（可选）（仅限一两行文字！） 商业信件的各个部分说明： 1信头 信头应包括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号及传真号以及电邮地址等等。一般情况下，信头印在信笺中上方或左上方(见例文)。 有些国家的信头中还包括其它细节，比如在英国，信头中就印着公司经理的姓名(见例文)。 2编号和日期 在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般应包括卷宗号码、部门代号或者该封信的签发人及打字员的姓名的首写字母。所有这些均标有“我方编号：”、“贵方编

4、号：”，以防混淆，例如： 贵方编号：JBDWM 我方编号：WDWLP 这些内容都打印在紧挨信头下面的位置。如果必要，代号首字母也可以打印在左边距签发人姓名向下两行的位置。 日期中月份应打印成英文全名，避免使用缩写，比如Dec应改成December。序数词后面的词尾一th，一st，一nd，一rd可以省略，比如可以用May 5代替May 5th，用June l代替June lst。年份中不能用04年代替xx 年。 要避免将日期打印成数字形式(如102xx)，否则容易引起混淆。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以，102xx既可能被理解为xx年10月2日，也可能被理解为x

5、x年2月10日。 3封内名称及地址 封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至4行的位置。其形式与其在信封上的形式 完全相同。 对于个人的尊称一般包括：先生(Mr)、夫人(Mrs)、小姐(Miss)、女士(Ms)等。如果此人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边(见例文)。 当合伙商号的名称里有人名时，Messrs则是又一尊称，如：Messrs Macdonald&Evans。但是，当商号名称里不含人名，或者已经具有尊称，或者有定冠词the时，则不能再使用Messrs这一尊称。如Utility Furniture Co，Sir William Dobson&Sons，The Grayson

6、 Hectrical Co(见例l，例2)。 4经办人(注意事项) 当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门时，便加注经办人。一般打印在封内地址之下。 5称呼 称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，其具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。习惯上，商务书信中的敬语有：对某个人称呼时使用的Dear Sir，或Dear Madami对两个人(或以上)称呼时使用的Dear Sirs，Dear Madames或Gentlemen(仅用复数而不用单数)。如果两人关系较好，便可以使用更热情的称呼，如：Dear Mr? 称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低两行。Dear Sir和Dear Sirs后面用

7、逗号(，)，Gentlemen后面用冒号(：)。 6事由 事由其实就是信的主题/标题。它位于称呼和正文之间。齐头式信中打印从左边边线开始，其它格式的信中，打印在信文的中上部。它能引起收信人对信文主题的注意。 7信文/正文 这是信的主要部分，表达着收信人的观点、意见、目的和期望等内容，所以应该认真对待，并且注意下面几点： (a)简明扼要，合乎语法，重点突出。 (b)分段正确，每段都有一个主题。 (C)打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新之感觉。由于书信四周的空边起着对信文定格的作用，所以空边也尤为重要。 除收信人姓名和地址总是采用单行距以外，对于特别简短的信，其它各项可以采用双行距

8、打印。 若以前已有通信联系，应在回信的第一段中提及，而你的计划、希望及期望则应在结尾段中表明。 8结尾敬语 结尾敬语应当与称呼语配套使用。下面是几组最常见的配套使用的称呼语和结尾敬语： (正式) Dear Sir(s) /Yours faithfully Gentlemen /Truly yours (非正式) Dear MrHey / Yours sincerely (或Sincerely yours) 由于称呼语和结尾敬语的使用只是出于一种礼貌而对内容无甚影响，所以在当今的简化式中常常被省略。 当使用结尾敬语时，绝不能将其单独另页打印。万一出现这种情况，则应重新打印全信，要么缩小信文行距，

9、使其与信文打印在同一页上，要么重新排版，将信文的一部分内容移人下一页。 在需要使用续页时，应该使用与信头页质量相同之纸张，并且打印时包括下列内容的信头： (a)页码(左右居中) (b)收信人姓名(位于左边) (c)写信日期(位于右边) 例如： 9签署 通常情况下是先将写信人公司的名称紧接在结尾敬语下面打印，然后写信人应使用黑色或蓝色水笔在公司名称之下签署自己的姓名。由于手写体签名有时难以辨认，大多数商务书信里也将写信人姓名及职务头衔打印在签名的下方。 绝不能用图章签发信函(见例a、b)。 10. 落款 对首次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在

10、其名下加上其在公司的职称 11. 口授者/打字员名字缩写字母（较正式信件） 12附件 若随信附有附件，须在签署下注明，通常注明附件的内容及份(件)数。 13抄送 当信的副本要发送其他人或部门时，在签署底下的左边位置打印上“CC”符号，即“抄送”的意思。 如：CC大阪商会 CCG威尔先生 14附言 如果在信的正文中遗漏了某事或者需要提醒对方某事，常常将附言补写在比“抄送”低两行的地方。因为附言有可能产生写信人在下笔前计划不周之嫌，所以应尽量避免使用。 (3)商务书信例文(略) 3信封的写法 在商务书信的信封左上角，一般有提前打印好的写信人地址。收信人地址则打印在信封的中部。邮票贴在信封的右上角，

11、而左下角是为了加印诸如“绝密”、“秘密”及“印刷品”等字样(见例文)。 为了便于机器分拣邮件，在信封上正确书写邮政编码也是非常重要的。 附件1 重庆交通职业学院 1范围 本标准适用于重庆交通职业学院各相关专业。 学时范围： 48 学时。 2制定本标准的依据 2.1 教育部教高20002号：高等职业学校、高等专科学校和成人高等学校教学管理要点。 2.2教育部教高xx16号：关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见。 2.3重庆交通职业学院各相关专业人才培养计划。 2.4 中华人民共和国职业技能鉴定规范各相关工种。 3. 课程性质与作用 本门课程的性质是职业特定技术课程。外贸英语函电课程是我报关

12、与国际货运专业的一门专业核心课程，该课程以大学英语和国际贸易实务为先修课程，是在掌握英语语言能力的基础上开设的一门理论性与实践性并重的课程，注重理论与实践相结合，既要结合对外贸易业务各个环节的知识，又要训练和培养有关外贸业务环节的语言表达能力，培养学生阅读、翻译及撰写各种规范的外贸英语信函以及国际商务英语谈判的基本技能，使学生初步具备国际商务谈判的能力，是一门实践性、操作性很强的专业必修课。 4本课程与其它课程的关系 5. 课程总体设计思路 5.1课程设置依据 外贸函电作为国际商务往来经常使用的联系方式，是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具。熟练运用外贸英语函电的基本知识，也是外贸工

13、作人员必须具备的专业技能。因此，本课程的主要任务是让学生在熟练掌握国际贸易实务相关知识和具有一定英语水平的基础上，培养学生对所学外贸英语函电知识的实际运用能力，掌握外贸英语信函的格式与结 构、专业英语术语、常用业务词汇以及有关业务的英语表达方式和句型结构的能力，通过大量的技能训练把基础英语技能与外贸英语知识有机地结合起来，使学生不但具备撰写国际商务英语书信的能力，而且还具备填制合同、审证、改证及填制各种外贸单据的能力， 5.2课程目标定位 外贸英语函电课程的教学目标在于通过本课程的学习，在学生充分利用已经掌握的英语基础知识的前提下，学习如何运用写作的语言特色和方法，融会贯通外贸专业知识，培养学

14、生具有良好的商务英语写作能力，熟练掌握国际贸易知识，并能在实际外贸工作中熟练操作。 5.3课程内容选择原则 本课程充分体现了现代课堂教学要以人为本的教育理念，不仅要让学生学会知识，还要使学生具备优秀的实践操作能力和独立解决分析问题能力。课程改革重点在于建立起卓有成效的教、学、做三者和谐统一的体系，既要在教学方法上探索适合学生的教学方法（如引进情境、案例教学法）又要建立起科学合理的评价体系，能够确保新型的教学方法确实能够提高学生学习效率。教、学、做三者要实现卓有成效的结合，而不能为了某一方面求“新”而导致整体发展不平衡，学生达不到既定的学习目的。 5.4课程项目设计（或学习情景设计等） 课堂讲授

15、,分散实训 6. 1知识目标 通过本课程的学习与任务实施，可以使学生能够熟悉以下知识： （1）初步掌握1000个左右外贸英语函电常用词汇。 （2）了解外贸英语函电常用短语、术语、习惯用语和习惯表达方法。 （3）掌握函电写作的基本格式和套用句型。 （4）能正确理解外商来函并译成通顺，具有专业特点的汉语。 （5）能用正确的格式和语言文字撰写各业务环节的简单英语信函。 （6）能正确理解、翻译和填制一般的英文合同和协议。 （7）能根据不同实际情形选择得体措辞和恰当布局谋篇。 6. 2能力目标 通过理论与实践教学，可以使学生能够具备以下能力： （1）能在国际贸易领域较熟练地运用听、说、读、写、译的技能进

16、行商务交际的能力 （2）具备运用电脑和办公自动化设备进行外贸商务函电往来、外贸业务沟通以及营销管理的 应用能力 （3）具备信息收集、能力 （4）具备信息计算、决策、评价能力 （5）具备解决问题、分析问题的能力 6. 3素质目标 （1）培养学生谦虚、好学的能力； （2）培养学生勤于思考、做事认真的良好作风； （3）培养学生良好的政治和身体素质；较强的创新能力、实践能力以及较高的人文素质和科 学精神； （4）培养学生的团队合作能力、专业技术交流的表达能力； （5）培养学生遵纪守法、爱岗敬业、吃苦耐劳的良好职业道德； （6）培养学生勇于创新、敬业乐业的工作作风： （7）培养学生的获取新知识、新技能的

17、学习能力； （8）培养学生团结协作、沟通组织的能力。 7教学活动设计 8教学实施建议 8. 1教材 （1）依据本课程标准编、选教材，应充分注意体现任务引领、实践导向课程的指导思想。 （2）编、选教材应体现内容先进性、通用性、实用性，要将本专业新技术、新工艺、新材料及时地纳人教材，使教材更贴近专业的发展和实际需要。 （3）尽可能考虑结合职业技能证书考证编、选教材内容。要通过理实一体教学并运用所学知识进行评价，引入必须的理论知识，增加实践实操内容，强调理论在实践过程中的应用。 （4）编、选教材尽可能考虑图文并茂，提高学生的学习兴趣，加深学生对本课程的认识和理解。教材表达必须精炼、准确、科学。 8.

18、 2教学方法 8. 3课程考核 （3）应注重学生动手能力和实践中分析问题、解决问题能力的考核，对在学习和应用上有创 新的学生应予特别鼓励，全面综合评价学生能力。 8. 4教学资源 该课程是一门融国际贸易业务知识与英语语言知识为一体的高层次的应用语言课程，旨在使学生了解对外经贸业务各个环节，同时学习和掌握英语在各个环节中的应用。该教材的教学内容具有系统性，覆盖了国际贸易的完整流程，包括：商务英语函电书写格式、建立业务关系、询盘、报盘、还盘、成交、付款、开证、展证、改证、装运、包装、保险、索赔、代理以及其它商务活动，使学生系统地掌握各个贸易流程相关外贸信函的写作特点。 教材设计方面，通过一笔仿真业

19、务，将出口商和进口商的信函均分布在来函中，使得信函的写作与回复针对性强，接近真实的业务处理。体现教、学、做合一的教学理念，将语言知识与技能的培养与职业岗位紧密相连，使学生能很好融入情景和角色。 9课程评价 外贸函电-格式 外贸函电基本格式 20 may 2000 date line 日期) kee & co., ltd 34 regent street london, uk inside address 收信人地址dear sirs: salutation 称呼we have obtained your name and address fromdee&co. ltd, and we are

20、writing to enquire whether you wouldbe willing to establish business relations with us. we have been importers of shoes for many years. at present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations.orders on you. we look forward to your early reply. body 信文

21、 yours faithfully 客套结束语 tony smith signature block 签名栏 enc. enclosure notation 外贸函电-范文: 台布 我们从我驻巴基斯坦使馆商务参赞处得悉贵公司的名称和地址，现借此机会与你方通信， 意在建立友好业务关系。 我们是一家国营公司，专门经营台布出口业务。我们能接受顾客的来样定货，来样中可 具体需要产品的花样图案，规格及包装装潢的要求。 为使你方对我各类台布有大致的了解，我们另航寄最新的目录供参考。如果你方对产品 有兴趣，请尽快通知我方。一俟收到你方具体询盘，即寄送报价单和样本。 盼早复。 dear sirs,re:tab

22、lecloth in order to give you a gengral idea of various kinds of the table-cloth we are handling,we are airmailing you under separate cover our latest catalogue for your reference.please let us know immediately if you are interested in our products.we will send you our price list and sample to you as

23、 soon as we receive your specific inquiry. looking forward to your early reply,we are.yours faithfully 20 may 2000 kee & co., ltd 34 regent street london, uk dear sirs: yours faithfully, tony smith chief buyer 先生: 我们从蒂科公司得知贵司商号与地址，特此来函，希望能同贵司发展商务关系。 多年 来，本公司经营鞋类进口生意，目前想扩展业务范围。请惠寄商品目录与报价单。 如贵司产品价格合理，

24、本公司必定向你方下定单。 恭候佳音。 采购部主任 托尼.斯密思谨上 2000年5月20日篇二：27种外贸函电格式(三) 27种外贸函电格式(三) 15、说明价格调整原因 现谨附上本公司新价格表，新价格将于本月底生效。除了存货充裕的商品外，其余大部 分货品均已调升价格。是次调整原因是原材料价格升幅上涨10%，一些承包商的价格调升 到15%。 过去40年，本公司生产的机器品质优良、性能可靠。今为确保产品质量，唯有稍 为调整价格。上述情况，还望考虑。愿能与贵公司保持紧密合作。 16、回复感谢信 we greatly appreciate your letter describing the assi

25、stance you received in solving your air-conditioning problems. we are now in our fifty year of operation, and we receive many letters like your indicating a high level of customer satisfaction with our installation. we are pleased that our technical staff assisted you so capably. we would like you t

26、o know that it you need to contact us at any time in the future. our engineers will be equally responsive to your request for assistance. if we can be of service to you again, please let us know. thank you again for your very kind letter. 承蒙来信赞扬本公司提供的空调维修工程服务，欣喜不已。五年前开业至今，屡获客户 来函嘉奖，本公司荣幸之至。欣悉贵公司识技术人

27、员的服务，他日苛有任何需要，亦请与本 公司联络，本公司定当提供优秀技师，竭诚效劳。在此谨再衷心感谢贵公司的赞赏，并请继 续保持联络。 17、请客户征询其它公司thank you for your enquiry of 5 may concerning silk blouses. we regret to say that we do not manufacture clothing to your own designs to the highest european standards: swan textiles corporation the industrial zone shekou

28、 we supply the factor with all their silk materials, i enclose a swatch of our stock materials for your examination. should you desire any of these samples made up into finished products , we can supply the swan factory with them. we hope that this will be of help to you and wish you every suess in

29、your business dealings.谢谢5月5月日来函查询关于纡绸罩衫的事宜。 本公司只生产纡绸布料，供应纺织品批 发商和制造厂家，并没有制造成衣，因而未能接受贵公司订货，谨致万分歉意然而，本公司 的服装：蛇口工业区天鹅纺织品公司。 该厂的丝绸布料全由本公司供应，随函了什样本以供 查阅，如贵公司认为适合，本公司乐意负责供应所需布料。愿上资料对贵公司有所帮助。 谨 祝生意兴隆，事事顺达。 18、改善服务 thank you for your letter of 26 january. i apologize for the delivery problems you had with

30、us last month. i have had a meeting with our production and shipping managers to work out a better system for handling your aount .we know we made a mistake on your last order . although we replaced it for you. we want to make sure it does not happen again. we have devised the enclosed checklist to

31、use for each of your future order. it includes your firms particular specifications, packing requirements and marking感谢1月26日来信。对上月贵公司更换所需货品，唯恐类似事件再发生，本公司生产、 该清单，供贵公司今后订货之用。当中包括特殊规格、包装要求和樗说明等栏目，相信此举 有助本公司提供更佳服务，促进双方合作。如欲增设任何栏目于该清单上，恳求惠示。 19、拒绝客户的要求 thank you for your enquity of 25 august.we are always pleased to hear from a valued8月25日信收悉，谨此致谢。 来信要求本公司提供有关软