合同管理制度.docx

1、合同管理制度合同管理制度一、总则1.目的为保障公司的利益，维护公司的信誉，加强对合同、协议、合约及承诺书、委托书、担保书（以下统称合同）的管理监督，保证合同的顺利履行，防止纠纷的发生，特制定本制度。2.本制度的适用范围及规定2.1、本制度适用于集团总部各中心、各部门和所辖各公司各部门以其公司为主体对外签定的所有合同，包括但不限于：2.1.1公司收购协议；2.1.2股权转让协议；2.1.3土地征用（转让）合同；2.1.4借款合同；2.1.5担保合同；2.1.6设计合同；2.1.7建筑工程勘察合同；2.1.8建筑工程（施工及承包）合同；2.1.9建设工程监理合同；2.1.10设备设施安装维修保养合

2、同；2.1.11水、电、气设计、安装、维保合同；2.1.12保险合同；2.1.13买卖合同；2.1.14房屋销售及租赁合同；2.1.15就业协议书；2.1.16劳动用工合同；2.1.17其它合同。3.凡标的金额超过人民币4000元以上的经济交易行为，或标的金额虽未超过人民币4000元以上但不能及时结清的经济交易行为及其他要明确权利、义务及责任的行为，皆应签订书面的合同以保证其顺利履行。4.集团总部和所辖各公司凡按规定需按样本合同签定的，必须以集团总部拟定的样本合同签定（如售房类、施工类、买卖类、设计类、租赁类等）。样本合同的空白部分由经办部门或经办人根据实际情况填写，必须明确具体。集团总部和所

3、辖各公司对样本合同空白部分填写有统一规定和要求的（如房屋销售合同），则按统一规定和要求填写。5.集团总部和所辖各公司职能部门不得以其部门的名义对外签订合同及其他法律文书。6.集团总部人事行政部是集团总部管理合同的机构，所辖各公司人事行政部是各公司管理合同的机构，所辖各公司人事行政部的合同管理受集团总部人事行政部领导，集团总部人事行政部和所辖各公司人事行政部应设合同专管人员，负责合同的管理监督。集团总部行政总监负责合同的全面管理领导工作，各公司总经理负责各公司合同的全面管理领导工作。二、分则1.合同的订立1.1 合同的订立要符合合同法和国家相关法律、法规的规定，遵循合法、真实、平等协商的原则。1

4、.2 合同订立前经办部门或经办人应对对方主体身份资料、相关资质资料、履约能力及信誉和市场价格、公章等收集足够的信息，将收集的信息资料交一份给合同管理机构备查，经办部门或经办人应保证收集的信息资料真实有效。经办部门或经办人应在合同审签表后面，需签注3家以上业务单位相应服务项目的价格、质量、服务优势的内容及对方业务员的联系电话。1.3 10万元以上的合同在条款和价格谈判阶段应有经办部门两人以上的员工参与。2.合同的条款合同原则上应包括但不限于以下条款：2.1 标的；2.2 数量和质量；2.3 价款或酬金及付款方式；2.4 履行期限、地点和方式；2.5 双方的责任和义务；2.6 违约责任；2.7 担

5、保责任：担保责任应约定，特殊情况也可放弃，但需部门负责人以上的人员签字同意。3.合同审批权限和程序3.1一般合同的审批3.1.1 所辖各公司一般合同的审批权限和程序如下表所示：合同类型合同标的审签程序工程类合同200万（含）以下的1.公司经办人员。2.公司工程部经理。3.公司成本部经理。4.公司分管副总经理。5.集团总部法律事务负责人（3万元以上，下同）。6.公司财务负责人（15万元以上，下同）。7.公司总经理。200万以上1.公司经办人员。2.公司工程部经理。3.公司成本部经理。4.公司分管副总经理。5.集团总部法律事务负责人。6.公司总经理。7.公司财务负责人（15万元以上，下同）。8.集

6、团总部工程管理部成本处负责人。9.集团总部人事行政部合同处负责人。10.集团总部董事长助理。11.集团总部总裁。12.集团总部董事长。设计类合同200万以下的1.集团总部规划设计中心经办人及所辖各公司设计部门负责人。2.分管总工。3.分管总监。4.集团总部法律事务负责人（3万元以下的可以不由法律事务负责人签字）。5.公司财务负责人。6.公司总经理。7.公司董事长。200万以上的1.集团总部规划设计中心经办人及所辖各公司设计部门负责人。2.分管总工。3.分管总监。4.集团总部法律事务负责人（3万元以下的可以不由法律事务负责人签字）。5.公司财务负责人。6.公司总经理。7.公司董事长。8.集团总部

7、人事行政部合同处负责人。9.集团总部董事长助理。10.集团总部总裁。11.集团总部董事长。其它类合同200万（含）以下1.公司主要经办人员。2.公司部门负责人。3.公司分管副总经理。4.集团总部法律事务负责人。5.公司财务负责人。6.公司总经理。200万以上1.公司经办人员。2.公司部门负责人。3.公司分管副总经理。4.集团总部法律事务负责人。5.公司总经理。6.集团总部人事行政部合同处负责人。7.集团总部董事长助理。8.集团总部总裁。9.集团总部董事长。承诺书担保书等不涉及标的金额的1.劳动就业协议和劳动合同。2.战略合作合同（包括采购、设计、监理、施工、企划等各种战略合作合同）。3.涉及著

8、作权、商标权、专利权等知识产权的合同。4.涉及公司名誉权或公司形象、声誉的合同。5.涉及多个客户的合同。6.其他对公司权利义务有较大影响的合同。1.公司经办人员。2.公司部门负责人。3.公司分管副总经理。4.集团总部法律事务负责人。5.公司总经理。6.金额在10万元以上的，责任重大或履行期较长（一般五年以上）的，还应由集团总部总裁或集团董事长审查批准。3.1.2集团总部一般合同的审批权限和程序如下表所示：合同类型合同标的审签程序一般合同100万（含）的以下的1.部门经办人员。2.部门负责人（或总工）。3.法律事务负责人（3万元以下的可以不由法律事务负责人签字）。4.财务负责人。5.分管副总裁（

9、或总裁助理）。6.总裁审查（1万元以下的可不由总裁审签）。100万以上的1.部门经办人员。2.部门负责人（或总工）。3.法律事务负责人4.财务负责人。5.分管副总裁（或总裁助理）。6.集团董事长助理。7.集团总裁。8.集团董事长。承诺书担保书等不涉及标的金额的1.劳动就业协议和劳动合同。2.战略合作合同（包括采购、设计、监理、施工、企划等各种战略合作合同）。3.涉及著作权、商标权、专利权等知识产权的合同。4.涉及公司名誉权或公司形象、声誉的合同。5.涉及多个客户的合同。6.其他对公司权利义务有较大影响的合同。1.部门经办人员。2.部门负责人。3.分管副总裁（或总裁助理）。4.法律事务负责人。5

10、.金额在10万元以上的，责任重大或履行期较长（一般五年以上）的，还应由总裁或董事长审查批准。3.2 样本合同的审批3.2.1销售合同（1）销售合同由各公司销售部按统一制定的范本合同（即商品房买卖合同样本）如实填写空白内容，并由所辖公司按审批程序（销售部经理、分管副总、公司总经理）签字确认后传集团总部合同专管员、集团法律事务负责人、集团总部人事行政部负责人、集团总部总裁、董事长审查批准方可执行。（2）销售合同的补充协议按集团制定的范本由所辖公司拟定，并由所辖公司按审批程序（销售部经理、分管副总、总经理）签字确认后传集团总部合同专管员、法律事务负责人、人事行政部负责人、总裁、董事长审查批准后随商品

11、房买卖合同执行。在执行过程中根据出现问题及时修订和完善，并对销售合同的补充协议和逐次修改后的补充协议按各楼盘的名称标识和时间先后审批顺序进行编号执行。（3）销售合同的配置标准，由所辖公司按审批程序（工程部经理、工程分管副总、公司总经理）签字后报集团人事行政部，集团人事行政部按审批程序：规划设计中心主任、中心总经理、总裁、董事长审查批准。在执行过程中根据出现问题及时修订与完善，并对销售合同的配置标准和逐次修改后的配置标准按各楼盘的名称标识和时间先后审批顺序进行编号执行。（4）售房合同的统一条款不改变，销售价格在定价的规定幅度内，其合同金额在200万元（含）以下的，由销售部经办人员、销售部指定的合

12、同初审员，销售部经理逐一审核签字后，交集团总部合同专管员核对后签章；合同金额在200万元以上的，还须报集团总部总裁或董事长审查批准后交合同专管员核对签章。（5）售房合同条款有小改动的（不涉及合同标的、履行期限、质量要求、违约责任、变更相关权利义务的），销售价格在定价的规定幅度内，其合同金额60万元（含）以下的，必须经集团总部法律事务负责人及合同专管员审查认可后，由所辖公司总经理审查批准；超过上述规定金额的合同必须报集团总部总裁或董事长审查批准。（6）售房合同条款变动较大的（涉及合同标的、履行期限、质量要求、违约责任、变更相关权利义务的）、价格低于定价的规定幅度，不论合同金额大小，必须经集团总部

13、法律事务负责人和专职合同专管员审查认可后，由所辖公司总经理审查同意，再报集团总裁或董事长审查批准。（7）涉及合同其余条款的修改，必须有业主的亲笔签字和加盖目印，合同专管员在审签合同时，必须将合同最后的客户签名和修改地方的客户签名对照无误后方可加盖校对章。3.2.2其他样本合同如施工合同、买卖合同、租赁合同、设计合同范本的统一条款内容及其增减均须由集团总部人事行政部合同处负责人、部门总监（或总工）、法律事务负责人、财务负责人、分管副总裁、总裁、董事长审查批准；任何人不得擅自增减其内容。工程合同必须附集团总部拟定的“保修协议书”作为主合同的附件（保修协议书附后）。3.2.3所辖公司以本公司名义出具

14、任何形式的承诺书、委托书，属工作业务范围的，由集团总部法律事务负责人、所辖公司总经理审批；属财产经济范围的（涉及各开发项目水、电、气工程的资产转让除外），不论金额大小，必须报集团总部法律事务负责人、总裁或董事长审查批准。3.2.4对外担保10万元（含）以下，由所辖公司总经理审查批准，10万元20万元（含），须报集团总部总裁审查批准；20万元以上须报集团董事长审查批准。与公司经营管理无关的其它事务一律不得担保（含为员工办理信用卡、购置物品的一切担保）。3.2.5对外合同标的金额在4万元（含）以上及承诺书、委托书、担保书，其内容必须经集团总部法律事务负责人签字审核。3.2.6所辖公司对外合同标的金

15、额在200万元（含）以上的须交集团总部董事长助理审核。以上审批人必须在合同上签明签批时间和审批意见。在审签过程中若有相关领导提出有修改意见的，各公司合同经办部门应将修改意见交对方单位据实修改，待对方单位先予盖章后，再交到各印章管理员盖章返经办人员。4.合同审签时间： 4.1 甲乙双方权利义务关系比较明确、可以及时结清款项、合同金额10万元以下的，各审批人员审批的时间不超过一个工作日。4.2 甲乙双方权利义务关系较复杂、款项不能及时结清、合同金额在10万元以上的，各审批人员审批的时间不超过三个工作日。4.3 需由集团法律顾问参与谈判的合同、协议的签定时间以具体谈判情况确定，其余人员按本条上述条款

16、执行审签时间。4.4 特别约定：集团法律事务负责人不在本市时，时间紧急的，可传真或电话方式，先审核后补签。4.5 所辖公司标的金额200万元以上需报集团总部审签的合同，集团总部必须在10个工作日内审签完毕，集团总部各审签责任人应严格按照本制度规定的时间及时审签（特别紧急的合同在7日内审签完毕）。合同的审签按本制度规定的权限进行附合同（协议）审批表。5.合同审核盖章及存档：5.1 合同及附件（清单报价、做法要求、预算书等）必须由经办人员、分管领导予以签字确认；且印章管理员必须加盖骑缝章，作为施工合同的清单报价资料必须每页盖章作为合同附件与合同一并保存。5.2 涉及合同执行过程中双方的函件、回复件

17、需收一份对方的来函原件后方可在回复函件等资料上加盖公司的印章，以确保公司人事行政部保存完整的双方函件、资料等合同履行过程中往来的原始资料。5.3 合同交由印章管理员加盖公章时，印章管理员应严格按审签表提议修改内容和律师修改内容逐一校对无误后方可加盖公章；合同审签表和律师修改的样稿与合同、合同附件一并归档保存备查。不论合同标的金额大小，公司人事行政部门留一份合同存档备查，其他各部门可存放合同复印件。5.4 集团人事行政部合同专管员须每天做好合同的原始台帐，每月30日将合同分类移交集团总部（或所辖公司）档案管理员归卷存档；并传财务管理部、审监部和集团总部总裁（有保密要求的合同除外）。5.5 合同履

18、行过程中，如需签订补充协议或对合同进行修改、变更的，不论是否涉及标的，均按原签订的合同权限规定重新审批。6.合同的履行6.1 合同必须经公司盖章和公司法人代表或法人代表授权人、经办人签名后生效。合同签订后，经办公司（经办部门或经办人）应负责保证其约定事项顺利履行。6.2 公司人事行政部、财务部有责任监督合同的履行。6.3 合同的履行情况的检查6.3.1合同签定的经办人为合同履行责任人，其中销售合同由业主服务中心为责任部门，具体销售合同的责任人由业主服务中心负责人在本部门指定。合同履行责任人负责合同的全面履行，涉及该合同履行的相关部门及人员须全力配合该责任人。6.3.2合同履行责任人应对合同的基

19、本情况和履行情况进行如实记录，及时按合同约定将应履行的内容通知相关部门履行和完善有关手续（含各种通知），涉及对方履行义务的，应在合同约定的期限前要求相关部门通知对方及时履行。并向部门经理和分管副总汇报。6.3.3合同履行中如出现问题（涉及合同价款、质量、规划设计变更、维修、其他履行情况等）和纠纷、争议的应及时向部门经理和分管副总汇报，部门经理和分管副总应及时处理，如超过权限的，逐级报上级领导处理。在合同履行过程中如出现问题、纠纷、争议需向对方发函的，应以合同签订的公司名义草拟函件，经集团总部法律事务部负责人签字确认后以特快专递方式发送。6.3.4合同履行中（包括合同履行中如出现问题和纠纷、争议

20、）所涉及的相关资料、文件、信函、通知等由责任人负责督促相关部门及时按合同约定签收、发出、交接，并由公司人事行政部保存好签收、发出、交接的依据。6.3.5集团人事行政部合同专管员为合同的第一监督检查人，合同专管员在签定相关合同（含销售合同）后应于每日将合同登入台帐（台帐登录明细为以下几项：当事人名称、标的、数量、价款、履行期限、履行方式、保修期限、实际履行情况、备注等），并每月将销售合同台帐传集团总部总裁、集团总部人事行政部、所辖公司计财部、审计监察部；其他经济合同传集团总裁、人事行政部、所辖各公司计财部；由合同专管员对合同的责任人每月进行检查。在合同管理信息化项目开展使用后，合同基本信息由合同

21、经办部门在合同审签盖章后登入合同台帐（台帐登录明细为以下几项：当事人名称、标的、数量、价款、履行期限、履行方式、保修期限、实际履行情况、备注等）。6.3.6涉及维修事宜的项目在保修期满之前，责任人应对产品（工程质量）情况进行一次全面的检查，保证在维修期满之前将能发现的维修事宜由对方当事人处理修缮完毕。6.3.7审计监察部为合同的第二监察责任人，负责每月监督检查合同的责任人是否按本规定履行职责和合同的履行情况及出现的问题、纠纷、争议的处理情况。三、罚则凡因违反本管理实施办法而造成公司经济损失者，公司将视其情况酌情给予处罚，并按集团处罚与赔偿制度进行赔偿。情节特别严重的移送司法机关处理。四、附则本

22、管理制度从2006年4月1日起试行，在试行的过程中逐步修改完善。原合同管理制度从本制度执行之日起作废，本制度的解释权为集团总部人事行政部。附件：1.合同（协议）审批表表样2.合同业务单位备忘表3.保修协议书(土建施工合同专用)4.保修协议书（适用于除土建施工合同外的安装工程类合同、买卖合同等）附1： 合同（协议）审批表表样：合同名称合同总金额（万元）大写：承签项目单位名称审批意见经办部门经办人部门负责人工程成本部经理（工程类）分管副总裁（总工）集团总部法律事务负责人计财经理或会计所辖公司总经理所辖公司董事长集团总部人事行政部合同处负责人集团总部工程管理部负责人（工程类）集团总部董事长助理集团总

23、部总裁集团总部董事长签订时间： 年月日备注：1、合同审批程序按合同管理制度规定的审批权限确定并执行，并根据合同审批权限予以增减审批程序。2、合同审批手续一律由本公司合同经办人负责办理。附2： 合同业务单位备忘表业务单位名称价格业务质量服务内容业务员姓名联系电话后期服务优势附：合同审查专用章式样：合同审查专用章审查律师签名：年月日附3： 保修协议书(土建施工合同专用)甲方（发包人）：（以下简称甲方）乙方（承包人）：（以下简称乙方）甲、乙双方在平等协商的基础上，就乙方承建的工程保修事宜，达成如下条款：一、保修内容、范围及期限按建设工程施工合同补充协议第十四条约定和相关法律法规的规定执行。保修期内，

24、如甲方或者甲方委托单位已发出要求维修的通知，而乙方在保修期内未到现场维修的，则保修期相应延长至维修完毕并经验收合格之日止。二、质保金按结算总价款的计算留存甲方，保修期满，如无质量问题或者扣减后有剩余，甲方退还给乙方（不计利息）。三、质量保证期为设计要求的合理年限。四、质保期内的维修按以下方式处理4.1 在保修期内，出现质量问题，因情况紧急的（如给排水管爆裂、电器故障或业主强烈立即整改等情况），由甲方或甲方委托的单位及时进行处理，由此产生的人工费、材料费和其它的必要费用（含购房业主的索赔等费用）等，由甲方在质保金内直接扣除。4.2在保修期内如出现质量问题，乙方应在接到甲方或甲方委托的物管公司书面

25、或电话通知起 12 小时内赶到现场处理，乙方维修人员应按甲方或甲方委托的物管公司的统一规定和安排，在合理的时间内维修完毕；逾期甲方或甲方委托的物管公司有权自行处理，由此发生的费用（包括人工、材料、相关税、费、损失赔偿等费用）按实际发生额的2-3倍由乙方赔偿给甲方；如因质量问题经乙方处理后, 同一部位再次发生质量问题,则甲方或甲方委托的物管公司在告知乙方事实后,由甲方或委托的物管公司直接进行维修, 由此发生的费用（包括人工、材料、相关税、费、损失赔偿等费用）按实际发生额的1.5倍由乙方赔偿给甲方；上述费用甲方有权在质保金内直接扣除。4.3 乙方维修人员须经甲方或甲方委托的物管公司进行维修培训合格

26、（以甲方或甲方委托的物管公司颁发培训合格证明为准）后,方可作为本工程合格的维修人员。乙方如无合格的维修人员，则本工程在保修期内出现质量问题时，由甲方或甲方委托单位进行维修，由此而发生的人工、材料以及其它必要费用等甲方有权直接从质保金内扣除。4.4 如乙方所留质保金不足以冲抵维修款时或者未留质保证金的，乙方应在收到甲方通知 5 日全部支付给甲方，否则按应付款的每日千分之三累计计算违约金。 4.5 甲方或者甲方委托单位维修产生的人工、材料及其它必要费用等以维修人员与物管公司或者购房业主/住户共同确认的数据为准。五、通知方式及电话、信函、通知收讫确认5.1 双方以电话、信函方式进行通知。以电话方式通

27、知的，自通话之时为送达；以信函方式通知的，自信函发出后三日内为送达（以邮戳为准）。5.2 乙方联系地址：。乙方的办公电话：。乙方的其它联络方式：。5.3 乙方联系地址和联系电话如有变动，乙方应提前 3 日内通知甲方，否则由乙方承担由此造成的一切责任，并视为乙方同意甲方直接维修；由此产生的人工、材料以及其它相关费用（含购房业主的索赔等费用）等一切费用，甲方有权在留存的质保金中扣除，不足部分按第四条第4款执行。六、维修质量的确认6.1 购房业主/住户已入住的房屋，维修质量由购房业主/住户确认。6.2 购房业主/住户未入住的房屋、维修质量由物管公司签字确认。6.3 公用设施设备的维修质量由物管公司或

28、业主委员会签字确认。6.4 若乙方对维修敷衍了事，不负责任，引起购房业主/住户不满或维修质量未经确认等而造成的直接经济、名誉或购房业主/住户索赔等损失，由乙方负责赔偿。七、保修期内，乙方在履行保修职责过程中，必须遵守如下规定7.1 遵守物业管理的规定，文明施工。7.2 涉及安全危险作业的施工必须按国家相关规范及标准执行，采取安全防范措施。否则，因此发生的安全事故（包括造成他人人身、财产损失），由乙方承担责任并赔偿损失。7.3 乙方维修人员进入维修房屋内必须自带鞋套，统一着装，语言文明礼貌，做到微笑服务；同时遵守购房业主/住户的规定，维修应整洁有序，维修完工必须清理场地，做到购房业主/住户满意，

29、不得有损购房业主/住户利益的行为。7.4 乙方维修人员必须遵守甲方制定的现场维修整改人员管理规定。7.5 无论任何理由乙方及维修人员都不得与购房业主/住户发生争吵。7.6 不得强拿强要或私拿购房业主/住户的财、物。不得在购房业主/住户家用餐。不得损坏购房业主/住户室内物品或公共设施、设备。乙方及维修人员违反本条规定，造成购房业主/住户向甲方或者有关部门投诉的，由乙方按每出现一次20005000元承担违约金，累计计算；并由乙方赔偿由此造成的损失。情节严重的移交司法机关处理。八、工程质量（包括维修质量）责任及处理8.1 因工程质量（包括维修质量）问题引起甲方与购房业主/住户发生争议的，甲方以书面或

30、电话方式通知乙方，乙方必须在接通知后十二小时内派人配合甲方处理。逾期，甲方有权同购房业主/住户直接协商解决，甲方同购房业主/住户签定的赔偿协议所涉及的一切责任和费用均由乙方承担，甲方有权在乙方的质保金中扣除，不足部分，按本保修协议第四条第4款执行。8.2 发生工程质量（包括维修质量）问题后，在与购房业主/住户协商解决时，如出现甲方与乙方的解决意见不一致的，按甲方的意见与购房业主/住户解决，由此达成的赔偿协议所涉及的一切责任和费用均由乙方承担；如甲方和乙方的解决意见都不能与购房业主/住户协商一致，购房业主/住户按法律程序解决的，则法律文书确定由甲方承担的一切费用和甲方因此而发生的费用（包括但不限于诉讼费、律师费、交通差旅费等一切费用）均由乙方承担。上述费用和损失甲方有权在乙方的质保金中扣除，不足部分，按本保修协议第四条第4款执行。8.3若因工程质量问题（包括维修质量）引起业主投诉或发生争议,由乙方按以下约定承担责任：8.3.1因上述情况影响了甲方及甲方集团总部相关部门正常工作的,出现第一次,由乙方赔偿给甲方损失1-2万元。8.3.2因上述情况导致业主到甲方和*集团及*集团各子公司办公场地、营销部等闹事的, 出现第一次,由乙方赔偿给甲方损失2-5万元。8.3.3因上述情况被电视、报刊等媒体作有损甲方或*品牌的报