物流管理物流软件操作说明.docx

1、物流管理物流软件操作说明（物流管理）物流软件操作说明系统操作说明系统城市网点划分：成均总部、成均电脑城门市（业务3部）、成均太升门市（业务4部）、成均新西南门市、成均剑龙门市、成均机场路门市、成均传化门市、十二个办事处（绵阳、德阳、广元、乐山、眉山、内江、自贡、宜宾、遂宁、南充、广安、深圳）、广州、重庆分公司，以这些城市网点作为发站和到站进行系统操作。业务管理收货开单操作位置：业务管理 收货开单操作员：总部客服部、各办事处票管、各分公司客服部、各门市信息员。使用说明：输入托运单信息，发站到站是系统设定的城市网点，能够用助记码快速输入（助记码为中文的拼音首字母），如广州，输入GZ再按壹下Ente

2、r即可，如系统保存的数据没要选的城市则点放大镜进行新增（注：发站、到站、业务员、所属部门的基础数据必须提交总部新增）；发货方和收货方可直接输入，如要保存客户资料可按F4收录。运货类型：自运、需转配（只要有中转业务的均选择需转配，需炒货当下不用）。1.自运：是指全程均由本公司运输。2.需转配：即要中转给其他货运公司运输。托运单中带“*”号的为必填项：1.印刷单号：为印刷的运单上的印刷单号。2.货物名称、运费也为必填项，运费没确定的可录入0。3.业务员：为业务的联系人，取件人：为实际货物的取件人，如客户上门发货的，当前接待人即为取件人。备注：需要盖章、返单、易碎品等于备注中填写。4.先垫付、介绍费

3、已付、现付已付勾选后即会核销财务帐，公司规定不能勾选。回单：公司规定按以下标准填写1.回单号：客户有自己回单号时，此处填写客户回单号，客户要求运单盖章返回时，此处填写印刷单号为回单号。注：如果回单号有多个，可用逗号“，”区别开。2.份数：输入回单号时，份数会自动计算出，如果只知道回单份数，就直接输入份数，回单号不知道能够不填。报表：托运单车辆调度运营综合显示界面订单列表操作位置：业务管理 车辆调度 订单列表操作员：总部客服部、各办事处票管、各分公司客服部、各门市信息员。使用说明：总部客服部、各分公司、各办事处、门市接到客户业务电话后，于订单列表中新增录入客户电话订单信息，保存订单信息。提货地址

4、必须详细正确，方便调度派车提货。提货返回后，司机将提货清单、货运单交给客服，客服根据提货清单查询出订单明细，勾选，点击生成托运单，即可把电话订单内容填到托运单中，再补录入实际手工开单的货物明细内容即可。提货列表操作位置：业务管理 车辆调度 提货列表操作员：总部调度、各办事处票管、各分公司调度、各门市信息员。操作说明：运营综合显示界面会即时显示电话订单信息、车辆状态信息，关联系统操作员可参考信息安排车辆。总部调度、各办事处票管、各分公司调度、各门市信息员，根据订单信息安排车辆提货。1.于提货列表界面新增提货单，选择提货车辆、司机、发站，于网格选择相应要提货的订单，保存且打印出提货清单，交给司机提

5、货。2.于提货列表界面点发车，确定发车时间，司机提货时需要带本公司运单，标签，提货清单。提货回来后，将提货单，运单，标签交回各客服、票管、信息员于提货列表中查询出提货单点签收，录入车的回来的时间，对车进行签收（表示车已经回公司）。配载列表操作位置：业务管理 车辆调度 配载列表操作员：总部调度、办事处票管、分公司调度、各门市信息员。操作说明：运营综合显示界面会即时显示库存货物信息、车辆状态信息，关联系统操作员可参考信息安排车辆。总部调度、各办事处票管、各分公司调度于车辆调度配载列表，新增配载单。于配载编辑界面：选择线路，根据体积、重量选择适当的车辆，然后于右边网格查询出待配载托运单，双击或均按C

6、TRL+鼠标选择，点选择，即加于配载单网格。于配载编辑界面：运输费用对应的结算公司要区分清楚。对司机的预付、月结、回单付、到付能够根据情况选择结算公司，点保存计划且记账到财务。于配载编辑界面：保存计划后，打印配载计划单给到仓库装车。于配载编辑界面：仓库实际装车后，会于配载计划单于填写实际的装车情况，且返回。则根据实际装车情况，如果计划里有托运单货物没有装车上，于配载网里选择相应托运单，点删行。点确认装车，再次确定装车车辆、司机、时间。于配载编辑界面：点确定发车，打印发车清单，给司机发车。使用补充说明：(1)输入配载基本信息：线路、发站、到站、车辆、司机等。如果系统里没有保存这些基本信息，点右边

7、的发大镜新增（注：不得随意添加，如有需要，能够通知总部人员添加）。(2)右边的查询找到待装车配载的单，系统默认会查询列出所选线路下所有的目的地网点的托运单，线路中未包含的目的地城市的托运单，要通过其它方式查询添加，可选择相应目的城市查询，也可输入托运单号查询。(3)壹单多配载时把配载数量修改壹下即可，比如100件货物只装50件另外50件装于另壹车，把配载数量改成50件即可。注：壹票货多次配载的情况，当货物没完全配载到站，于系统里视为“配载中”，也就说，必须把这壹票到站总件数等于托运单件数时，再视为到站“库存”。(4)新做好的配载单状态为新计划，打印配载计划清单给仓库装车(5)装好车后仓库库管填

8、写好实际的装车情况，把计划返回给调度，调度调整计划后，点确定装车(6)调度打印发车清单交司机且通知发车，于系统点击确定发车，需要填实际的发车时间配送列表操作位置：业务管理 车辆调度 配送列表操作员：总部调度、办事处票管、分公司调度、各门市信息员。操作前提：开单时，交货方式壹定要选择送货。运营综合显示界面会即时显示库存货物信息、车辆状态信息，关联系统操作员可参考信息安排车辆。配送编辑界面：到站货物需要配送的，不管是安排车辆配送或是人工配送，均要于配送列表中新建配送单，总部调度、客服、各门市信息员、各办事处票管、各分公司调度，于配送列表-配送编辑中将目的地相同的货物，根据体积、重量选择合适车辆，进

9、行货物的配送。于回单付、现付中输入运费，运费栏位会自动总计回单付、现付费用。配送编辑界面：点保存，且打印配送明细报表给业务员。配送列表界面：当车或人配送开始后，要于系统配送列表上，查询选择配送单，点发车。配送列表界面：当车或配送人回公司后，要于系统配送列表上，查询选择配送单，点到站签收（表示车以回公司），同时会弹出到站签收提示界面，如果勾选是否签收整车。第三方接驳列表操作位置：业务管理 第三方 接驳列表操作员：总部非专线调度、办事处票管、分公司调度、各门市信息员。应用说明：接驳功能只应用于：记录哪个车辆、司机把什么货物送到承运商处，且记录发车时间和回来的时间。操作说明：于接驳列表中建立接驳单。

10、1.接驳编辑界面：注：目的地选择和出发点，相同的城市网点。（公司规定必须这样填定）。例如：出发点：成均目的地：成均2.接驳编辑界面：填写出发点、目的地，选择车辆、司机，再从左边库存，查询需要运输到承运商中转的托运单，双击或均按CTRL+鼠标选择，点选择，即加于接驳明细网格。3.接驳编辑界面：点保存，且打印接驳明细清单交司机发车。4.接驳列表界面：发车后，点发车。5.接驳列表界面：当接驳的车辆返回后，司机要于接驳明细清单中填上到站时间，且返回给调度，调度于系统中点击签收，签车的到站时间。中转列表操作位置：业务管理 第三方 中转列表操作员：总部非专线、办事处票管、分公司调度。前提：托运单界面运货类

11、型为：需转配。操作说明：做中转单有2种情况：1，自己送货到承运商那边，拿着承运商开的托运单返回。2，承运商上门提货，且开承运商的托运单。6.于中转（转配）列表：新建转配单：拿承运商开的托运单后，于系统里记录信息。7.如果结算方式为：提付返款的，只需要录入提付返款费用，系统用总托运费减掉提付返款费，即为提付炒货费。调度、客服、各门市信息员、各办事处票管、各分公司调度于中转列表界面对货物进行跟踪，货物中转给合作伙伴后，选择相应中转单点击于途，将单据状态置为于途，点击于途跟踪对货物进行跟踪，录入当前城市，中途签收：货物到达非目的地城市网点，该城市网点要点击中途签收，且做配载，货物到达目的地，目的地客

12、服点击签收。到站收货提货到站接驳到站配载到站操作位置：业务管理 到站收货 配载到站操作员：总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。操作说明：1.配载到站，司机将发发车清单交给仓库库管对照清单卸货。2.将托运单交给客服，客服对照库管确认的发车清单、托运单于系统做配载到站签收。3.异常记录编辑界面：如果货物异常：选择异常托运单，点记录货损货差，弹出异常记录编辑界面，填写异常内容：如果异常类型为短少的，输入短少件数，自动计算出冲减后实际件数。点保存后会更新原托运单和库存件数。4.目的地货物，可点击目的地整单确认，非目的地站点点击分单确认，对部分货物签收。5.注：广州重庆成均：到重庆时，重庆客

13、服点分单确认，到成均时，成均客服点目的地整单确认。到货处理到货通知操作位置：业务管理 到货处理 到货通知操作员：总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。操作说明：成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服对于托运单界面运货类型为：自提的。于到货通知界面查询相应单据，电话通知收货人上门提货，通知过后，勾选且点击电话通知，将托运单状态置为通知中。签收列表操作位置：业务管理 到货处理 签收列表操作员：总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。操作说明：无论是自提的货物仍是配送的货物，收货人对托运单签收后，成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服于签收列表中做签收。1.

14、先按印刷单号查询出相应托运单，再双击弹出签收单，录入收货人，证件号，及领票人、领票日期、交票日期，自提的领票人为当前操作人，领票日期、交票日期为当前客户提货日期。回单处理操作位置：业务管理 回单处理操作员：总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。操作说明：于托运单界面，有录回单号及份数的，成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服均要于系统标记回单状态，于回单处理界面查询出回单状态为未处理的，标记回单状态。2.已签收：客服或信息员收到已经收货人签字或盖章的回单，点击已签收3.已寄出：回单寄回始发港后，点击已寄出4.回收于途：回单寄出后，途经办事处或分公司时，办事处或分公司点击回

15、收于途，且记录当前城市。5.已回收：回单回到始发港后，始发港点击已回收。6.回单分配：客服将回单分配给相应业务员，送给发货人，点击回单分配，记录领回单人7.已处理：发货人对回单签字后，客服点击已处理，录入签名客户。8.退回：如果回单签字或盖章不合格，发货人退回重签字或盖章的，客服点击已退回，对回单单重新处理，且备注退回原因。库存查询操作位置：业务管理 库存查询操作说明：要查询货物的库存状态，可于库存查询中录入：印刷单号、回单号等查询，也可按发站、到站、状态查询等查询，货物会随着运输到站签收而变动当前地库存，各部、各门市、各办事处、各分公司系统操作员只能当前城市网点的库存货物。货物全程跟踪操作位

16、置：业务管理 货物全程跟踪操作说明：对于接驳、中转、配载、配送、托运单签收、回单签收的货物系统会自动记录货物基本信息，成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服要对客户来电，货物异常做好记录，方便客户随时查询货物情况。财务管理托运费收入操作位置：财务管理 托运单费用收入操作说明：财务管理主要是对业务管理销。操作步骤：(1).于系统查询出关联据，对帐且勾选点1级审核。再查询出1级审核的单据，点击：加入结算单，再点击：查见结算单，进行批量核销。(2).查询出未核销的记录，双击弹出核销界面，核销金额自动默认为记帐金额。录入收据号、支票号、发票号、经手人、收/付款人，点核销即可。如果是批量核销

17、的，也可按送货人查询出相应单据，勾选相应单据点击：加入结算单，再点查见结算单，进行批量核销，录入收据号、支票号、发票号、经手人、收/付款人。经手人：和客户打交道的人，收/付款人：客户，结算人：结算经理。对核销的单据勾选，且点1级审核。(3).财务对：1级审核的单据进行核对，且点击3级审核，将记录插入出纳帐。备注：1.*各信息员、票管对单据核销后，要点击：1级审核，和财务对帐时，财务只查询出：1级审核的单据进行核对。2.*成均客服部不需要对单据进行核销，只需要于系统中对帐，且点击1级审核，即可到财务部核对货款。3.*如果是同壹张费用单需分几次核销，则第壹次核销的时候要注意右下角的“结账”选择，如

18、果勾选了（默认是勾选），核销出来结算状态为“已核销”，否则核销出来结算状态为“未核销”！成均总部客服、各门市信息员、各办事处票管、分公司客服对收到的托运单费用、司机运费、提货费用、代收款、代垫款进行核销。对已核销的单据，如果要修改记帐金额和结算公司，点击：修改记帐金额，另外选择结算公司，且修改记帐金额。也可将此单改变结算为状态：置核销、置坏帐、置未核销。*如果错误操作使核销金额超出记帐金额的，需要点击删行，将明细所有记录删除，且置未核销状态，再次进行核销。领票分配：对于月结的货运单需要由业务员领出收款的，总部财务选择相应的单据，点击：领票分配记录领票部门、记帐领票人、记帐收款公司。代收货款操作

19、位置：财务管理 代收货款操作说明：对代收款核销时，会自动产生壹笔代收返仍的帐，结算公司为始发港。核销代收返仍帐时，勾选产生代收手续费，即可产生壹笔代收手续费，再对代收手续费进行核销。其它操作位置：财务管理 托运单费用收入操作说明：非业务收/支的费用，根据财务规定的科目，成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服于其它界面进行其它费用的登记。如果费用为某张托运单、配载单、提货单等业务发生的费用，可选择相应的关联单号。分公司间过帐清单操作位置：财务管理 分公司间过帐清单操作员：门市信息员、办事处票管、分公司客服操作说明：1.分公司需要过帐到总部财务的，门市信息员、办事处票管、分公司客服打开

20、：分公司之间过帐清单，新增，选择结算方式，录入支票号、转出帐号、转出银行、转出人、转入公司、转入帐号、转入银行、转入人、过帐金额，余款录入后，实际过帐金额会自动扣掉余款。2.点击：提交总部财务审核，且通知总部财务。3.总部财务确认收到款后，点击：审核过帐完成。如果此过帐记录和实际不符，财务可点击审核过帐作废。费用申请列表操作位置：财务管理 费用申请列表操作说明：全公司各部门关联人员，对本部门预计本月或本周要使用的资金进行申请，打开费用申请，点击新增，选择相应财务科目，录入资料，保存，且点击提交审核。部门领导点击1级审核.财务支付申请款，点击3级审核后，会提示是否将费用插入出纳帐，点击是就插入壹笔出纳帐。如果费用为配载单、托运单等业务的收/支，可选择相应的关联单据。