1、物流管理物流软件操作说明(物流管理)物流软件操作说明系统操作说明系统城市网点划分:成均总部、成均电脑城门市(业务3部)、成均太升门市(业务4部)、成均新西南门市、成均剑龙门市、成均机场路门市、成均传化门市、十二个办事处(绵阳、德阳、广元、乐山、眉山、内江、自贡、宜宾、遂宁、南充、广安、深圳)、广州、重庆分公司,以这些城市网点作为发站和到站进行系统操作。业务管理收货开单操作位置:业务管理 收货开单操作员:总部客服部、各办事处票管、各分公司客服部、各门市信息员。使用说明:输入托运单信息,发站到站是系统设定的城市网点,能够用助记码快速输入(助记码为中文的拼音首字母),如广州,输入GZ再按壹下Ente
2、r即可,如系统保存的数据没要选的城市则点放大镜进行新增(注:发站、到站、业务员、所属部门的基础数据必须提交总部新增);发货方和收货方可直接输入,如要保存客户资料可按F4收录。运货类型:自运、需转配(只要有中转业务的均选择需转配,需炒货当下不用)。1.自运:是指全程均由本公司运输。2.需转配:即要中转给其他货运公司运输。托运单中带“*”号的为必填项:1.印刷单号:为印刷的运单上的印刷单号。2.货物名称、运费也为必填项,运费没确定的可录入0。3.业务员:为业务的联系人,取件人:为实际货物的取件人,如客户上门发货的,当前接待人即为取件人。备注:需要盖章、返单、易碎品等于备注中填写。4.先垫付、介绍费
3、已付、现付已付勾选后即会核销财务帐,公司规定不能勾选。回单:公司规定按以下标准填写1.回单号:客户有自己回单号时,此处填写客户回单号,客户要求运单盖章返回时,此处填写印刷单号为回单号。注:如果回单号有多个,可用逗号“,”区别开。2.份数:输入回单号时,份数会自动计算出,如果只知道回单份数,就直接输入份数,回单号不知道能够不填。报表:托运单车辆调度运营综合显示界面订单列表操作位置:业务管理 车辆调度 订单列表操作员:总部客服部、各办事处票管、各分公司客服部、各门市信息员。使用说明:总部客服部、各分公司、各办事处、门市接到客户业务电话后,于订单列表中新增录入客户电话订单信息,保存订单信息。提货地址
4、必须详细正确,方便调度派车提货。提货返回后,司机将提货清单、货运单交给客服,客服根据提货清单查询出订单明细,勾选,点击生成托运单,即可把电话订单内容填到托运单中,再补录入实际手工开单的货物明细内容即可。提货列表操作位置:业务管理 车辆调度 提货列表操作员:总部调度、各办事处票管、各分公司调度、各门市信息员。操作说明:运营综合显示界面会即时显示电话订单信息、车辆状态信息,关联系统操作员可参考信息安排车辆。总部调度、各办事处票管、各分公司调度、各门市信息员,根据订单信息安排车辆提货。1.于提货列表界面新增提货单,选择提货车辆、司机、发站,于网格选择相应要提货的订单,保存且打印出提货清单,交给司机提
5、货。2.于提货列表界面点发车,确定发车时间,司机提货时需要带本公司运单,标签,提货清单。提货回来后,将提货单,运单,标签交回各客服、票管、信息员于提货列表中查询出提货单点签收,录入车的回来的时间,对车进行签收(表示车已经回公司)。配载列表操作位置:业务管理 车辆调度 配载列表操作员:总部调度、办事处票管、分公司调度、各门市信息员。操作说明:运营综合显示界面会即时显示库存货物信息、车辆状态信息,关联系统操作员可参考信息安排车辆。总部调度、各办事处票管、各分公司调度于车辆调度配载列表,新增配载单。于配载编辑界面:选择线路,根据体积、重量选择适当的车辆,然后于右边网格查询出待配载托运单,双击或均按C
6、TRL+鼠标选择,点选择,即加于配载单网格。于配载编辑界面:运输费用对应的结算公司要区分清楚。对司机的预付、月结、回单付、到付能够根据情况选择结算公司,点保存计划且记账到财务。于配载编辑界面:保存计划后,打印配载计划单给到仓库装车。于配载编辑界面:仓库实际装车后,会于配载计划单于填写实际的装车情况,且返回。则根据实际装车情况,如果计划里有托运单货物没有装车上,于配载网里选择相应托运单,点删行。点确认装车,再次确定装车车辆、司机、时间。于配载编辑界面:点确定发车,打印发车清单,给司机发车。使用补充说明:(1)输入配载基本信息:线路、发站、到站、车辆、司机等。如果系统里没有保存这些基本信息,点右边
7、的发大镜新增(注:不得随意添加,如有需要,能够通知总部人员添加)。(2)右边的查询找到待装车配载的单,系统默认会查询列出所选线路下所有的目的地网点的托运单,线路中未包含的目的地城市的托运单,要通过其它方式查询添加,可选择相应目的城市查询,也可输入托运单号查询。(3)壹单多配载时把配载数量修改壹下即可,比如100件货物只装50件另外50件装于另壹车,把配载数量改成50件即可。注:壹票货多次配载的情况,当货物没完全配载到站,于系统里视为“配载中”,也就说,必须把这壹票到站总件数等于托运单件数时,再视为到站“库存”。(4)新做好的配载单状态为新计划,打印配载计划清单给仓库装车(5)装好车后仓库库管填
8、写好实际的装车情况,把计划返回给调度,调度调整计划后,点确定装车(6)调度打印发车清单交司机且通知发车,于系统点击确定发车,需要填实际的发车时间配送列表操作位置:业务管理 车辆调度 配送列表操作员:总部调度、办事处票管、分公司调度、各门市信息员。操作前提:开单时,交货方式壹定要选择送货。运营综合显示界面会即时显示库存货物信息、车辆状态信息,关联系统操作员可参考信息安排车辆。配送编辑界面:到站货物需要配送的,不管是安排车辆配送或是人工配送,均要于配送列表中新建配送单,总部调度、客服、各门市信息员、各办事处票管、各分公司调度,于配送列表-配送编辑中将目的地相同的货物,根据体积、重量选择合适车辆,进
9、行货物的配送。于回单付、现付中输入运费,运费栏位会自动总计回单付、现付费用。配送编辑界面:点保存,且打印配送明细报表给业务员。配送列表界面:当车或人配送开始后,要于系统配送列表上,查询选择配送单,点发车。配送列表界面:当车或配送人回公司后,要于系统配送列表上,查询选择配送单,点到站签收(表示车以回公司),同时会弹出到站签收提示界面,如果勾选是否签收整车。第三方接驳列表操作位置:业务管理 第三方 接驳列表操作员:总部非专线调度、办事处票管、分公司调度、各门市信息员。应用说明:接驳功能只应用于:记录哪个车辆、司机把什么货物送到承运商处,且记录发车时间和回来的时间。操作说明:于接驳列表中建立接驳单。
10、1.接驳编辑界面:注:目的地选择和出发点,相同的城市网点。(公司规定必须这样填定)。例如:出发点:成均目的地:成均2.接驳编辑界面:填写出发点、目的地,选择车辆、司机,再从左边库存,查询需要运输到承运商中转的托运单,双击或均按CTRL+鼠标选择,点选择,即加于接驳明细网格。3.接驳编辑界面:点保存,且打印接驳明细清单交司机发车。4.接驳列表界面:发车后,点发车。5.接驳列表界面:当接驳的车辆返回后,司机要于接驳明细清单中填上到站时间,且返回给调度,调度于系统中点击签收,签车的到站时间。中转列表操作位置:业务管理 第三方 中转列表操作员:总部非专线、办事处票管、分公司调度。前提:托运单界面运货类
11、型为:需转配。操作说明:做中转单有2种情况:1,自己送货到承运商那边,拿着承运商开的托运单返回。2,承运商上门提货,且开承运商的托运单。6.于中转(转配)列表:新建转配单:拿承运商开的托运单后,于系统里记录信息。7.如果结算方式为:提付返款的,只需要录入提付返款费用,系统用总托运费减掉提付返款费,即为提付炒货费。调度、客服、各门市信息员、各办事处票管、各分公司调度于中转列表界面对货物进行跟踪,货物中转给合作伙伴后,选择相应中转单点击于途,将单据状态置为于途,点击于途跟踪对货物进行跟踪,录入当前城市,中途签收:货物到达非目的地城市网点,该城市网点要点击中途签收,且做配载,货物到达目的地,目的地客
12、服点击签收。到站收货提货到站接驳到站配载到站操作位置:业务管理 到站收货 配载到站操作员:总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。操作说明:1.配载到站,司机将发发车清单交给仓库库管对照清单卸货。2.将托运单交给客服,客服对照库管确认的发车清单、托运单于系统做配载到站签收。3.异常记录编辑界面:如果货物异常:选择异常托运单,点记录货损货差,弹出异常记录编辑界面,填写异常内容:如果异常类型为短少的,输入短少件数,自动计算出冲减后实际件数。点保存后会更新原托运单和库存件数。4.目的地货物,可点击目的地整单确认,非目的地站点点击分单确认,对部分货物签收。5.注:广州重庆成均:到重庆时,重庆客
13、服点分单确认,到成均时,成均客服点目的地整单确认。到货处理到货通知操作位置:业务管理 到货处理 到货通知操作员:总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。操作说明:成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服对于托运单界面运货类型为:自提的。于到货通知界面查询相应单据,电话通知收货人上门提货,通知过后,勾选且点击电话通知,将托运单状态置为通知中。签收列表操作位置:业务管理 到货处理 签收列表操作员:总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。操作说明:无论是自提的货物仍是配送的货物,收货人对托运单签收后,成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服于签收列表中做签收。1.
14、先按印刷单号查询出相应托运单,再双击弹出签收单,录入收货人,证件号,及领票人、领票日期、交票日期,自提的领票人为当前操作人,领票日期、交票日期为当前客户提货日期。回单处理操作位置:业务管理 回单处理操作员:总部客服、办事处票管、分公司客服、各门市信息员。操作说明:于托运单界面,有录回单号及份数的,成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服均要于系统标记回单状态,于回单处理界面查询出回单状态为未处理的,标记回单状态。2.已签收:客服或信息员收到已经收货人签字或盖章的回单,点击已签收3.已寄出:回单寄回始发港后,点击已寄出4.回收于途:回单寄出后,途经办事处或分公司时,办事处或分公司点击回
15、收于途,且记录当前城市。5.已回收:回单回到始发港后,始发港点击已回收。6.回单分配:客服将回单分配给相应业务员,送给发货人,点击回单分配,记录领回单人7.已处理:发货人对回单签字后,客服点击已处理,录入签名客户。8.退回:如果回单签字或盖章不合格,发货人退回重签字或盖章的,客服点击已退回,对回单单重新处理,且备注退回原因。库存查询操作位置:业务管理 库存查询操作说明:要查询货物的库存状态,可于库存查询中录入:印刷单号、回单号等查询,也可按发站、到站、状态查询等查询,货物会随着运输到站签收而变动当前地库存,各部、各门市、各办事处、各分公司系统操作员只能当前城市网点的库存货物。货物全程跟踪操作位
16、置:业务管理 货物全程跟踪操作说明:对于接驳、中转、配载、配送、托运单签收、回单签收的货物系统会自动记录货物基本信息,成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服要对客户来电,货物异常做好记录,方便客户随时查询货物情况。财务管理托运费收入操作位置:财务管理 托运单费用收入操作说明:财务管理主要是对业务管理销。操作步骤:(1).于系统查询出关联据,对帐且勾选点1级审核。再查询出1级审核的单据,点击:加入结算单,再点击:查见结算单,进行批量核销。(2).查询出未核销的记录,双击弹出核销界面,核销金额自动默认为记帐金额。录入收据号、支票号、发票号、经手人、收/付款人,点核销即可。如果是批量核销
17、的,也可按送货人查询出相应单据,勾选相应单据点击:加入结算单,再点查见结算单,进行批量核销,录入收据号、支票号、发票号、经手人、收/付款人。经手人:和客户打交道的人,收/付款人:客户,结算人:结算经理。对核销的单据勾选,且点1级审核。(3).财务对:1级审核的单据进行核对,且点击3级审核,将记录插入出纳帐。备注:1.*各信息员、票管对单据核销后,要点击:1级审核,和财务对帐时,财务只查询出:1级审核的单据进行核对。2.*成均客服部不需要对单据进行核销,只需要于系统中对帐,且点击1级审核,即可到财务部核对货款。3.*如果是同壹张费用单需分几次核销,则第壹次核销的时候要注意右下角的“结账”选择,如
18、果勾选了(默认是勾选),核销出来结算状态为“已核销”,否则核销出来结算状态为“未核销”!成均总部客服、各门市信息员、各办事处票管、分公司客服对收到的托运单费用、司机运费、提货费用、代收款、代垫款进行核销。对已核销的单据,如果要修改记帐金额和结算公司,点击:修改记帐金额,另外选择结算公司,且修改记帐金额。也可将此单改变结算为状态:置核销、置坏帐、置未核销。*如果错误操作使核销金额超出记帐金额的,需要点击删行,将明细所有记录删除,且置未核销状态,再次进行核销。领票分配:对于月结的货运单需要由业务员领出收款的,总部财务选择相应的单据,点击:领票分配记录领票部门、记帐领票人、记帐收款公司。代收货款操作
19、位置:财务管理 代收货款操作说明:对代收款核销时,会自动产生壹笔代收返仍的帐,结算公司为始发港。核销代收返仍帐时,勾选产生代收手续费,即可产生壹笔代收手续费,再对代收手续费进行核销。其它操作位置:财务管理 托运单费用收入操作说明:非业务收/支的费用,根据财务规定的科目,成均总部客服部、门市信息员、办事处票管、分公司客服于其它界面进行其它费用的登记。如果费用为某张托运单、配载单、提货单等业务发生的费用,可选择相应的关联单号。分公司间过帐清单操作位置:财务管理 分公司间过帐清单操作员:门市信息员、办事处票管、分公司客服操作说明:1.分公司需要过帐到总部财务的,门市信息员、办事处票管、分公司客服打开
20、:分公司之间过帐清单,新增,选择结算方式,录入支票号、转出帐号、转出银行、转出人、转入公司、转入帐号、转入银行、转入人、过帐金额,余款录入后,实际过帐金额会自动扣掉余款。2.点击:提交总部财务审核,且通知总部财务。3.总部财务确认收到款后,点击:审核过帐完成。如果此过帐记录和实际不符,财务可点击审核过帐作废。费用申请列表操作位置:财务管理 费用申请列表操作说明:全公司各部门关联人员,对本部门预计本月或本周要使用的资金进行申请,打开费用申请,点击新增,选择相应财务科目,录入资料,保存,且点击提交审核。部门领导点击1级审核.财务支付申请款,点击3级审核后,会提示是否将费用插入出纳帐,点击是就插入壹笔出纳帐。如果费用为配载单、托运单等业务的收/支,可选择相应的关联单据。
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