归档文件整理规范.docx

1、归档文件整理规范归档文件整理规范(DB36/T 380 2016)1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文 书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊 规定的，从其规定。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日 期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改 单)适用于本文件。GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T

2、 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、 办理完毕、 应作为文书档案保存的文件材料， 包括纸质和电子文件材料。件 item归档文件的整理单位。整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件 还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、 归档数据包组织、存储等)，使之有序化的过程。档号 archival c

3、ode在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列 顺序。4整理原则4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。4.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管 理。4.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。5一般要求5.1组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括 法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复 制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等 一册

4、（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议 纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复 文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。有文件处理单或发文 稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前， 被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文 本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。有文件处理单或发文 稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。5.2分类 立档单位应按归档文件的某些特征

5、对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类 方案的一致性和稳定性。归档文件一般采用年度机构（问题）保管期限分类法进行三级分类。立档单位内设机构比较健全，职责分工比较明确的，采用年度机构保管期限分类法；内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用年度问题保管期限分类法；规模较小，年度形成归档文件数量少的或公文办理程序不适于按机构（问题） 分类的立档单位，可以采取年度保管期限分类法进行两级分类。a） 按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总 结、预算、 统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一 按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成

6、的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的 文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说 明。b） 按机构 （问题）分类将文件按其形成或承办机构 （ 或按其内容所反映的问题 ）分类。同一全宗，机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文 件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入单位承 办部门或综合部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进 行分类c） 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。依据本单位制定的档案保管期限表，对归档文件进行分类。5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结

7、合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。5.4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳 定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-机构（问题）代码-保管期限代码-件号。档案门类代码与年度之间用“ ”隔幵，其他代码之间用“-”连接。如“ Z109-WS 2011-BGS-Y-0001、“ Z109-WS- 2011-01-Y-0001 ”。档号按照以下要求编制：a） 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号， 用 4 位数字或者字母与数字的结合 标识，按照 DA/T 1

8、3-1994 编制。b） 档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书” 2位汉语拼音首字母“WS标识。年度为文件形成年度，以 4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“ 2013”。c） 机构（问题）代码：机构（问题）代码一般采用 3 位汉语拼音字母或 2 位阿 拉伯数字标识，如办公室代码“ BGS或“01”等。归档文件未按照机构（问 题）分类的，应省略机构（问题）代码。行业另有规定的，从其规定。d） 保管期限代码：保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”、“ D30、“ D10标识。e） 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4位阿拉伯数字标识

9、，不足 4 位的，前面用“ 0”补足，如“ 0026”。归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项，见附录 A图A1。归档章中全宗号、年度、保管期限、机构（问题）按照 5.4.3 编制，件号、页数用阿拉伯数字标识。为便于识宜使用“办公室”等机构(问题)名称或规范化简称标识，见附录 A 图 A2。5.5编目归档文件应依据档号顺序逐件编制归档文件

10、目录。编目应准确、完整、便于检索。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等 项目。a)序号：填写归档文件顺序号。一个年度一个保管期限的归档文件编制一个序 号。b)档号：档号按照 5.4.2-5.4.3 编制。c)文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。d)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。多机关联合 发文的，责任者 3 个(含)以下如实着录， 3 个以上可只着录前 3 个，后加 “等”，责任者之间用“，”隔开，立档单位本身是责任者的必须着录。e)题名：文件标题。 没有题名、 题名不规范， 或者题名不能反映文件主要内容、 不方便检索的，应

11、自拟题名，题名字数一般不得超过 50 个字，其中每个标 点符号占半个字符，自拟题名外加方括号“ ”。f)日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如 19990909。g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。h） 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页i） 备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用 A4 幅面， 页面宜横向设置，见附录 B 图 B1。归档文件目录除保存电子版本外，还应打印按年度装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面，见附录 B图B2。封面设置全宗号、全宗名称、年度，其中

12、全宗 名称即立档单位名称， 填写时应使用全称或规范化简称。 归档文件目录应编制索引， 置于目录前面，其内容包括保管期限、机构（问题）、机构（问题）代码、起止件 号、所在页数、备注等项，见附录 B 图 B3。6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架6.1修整归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应按照 DA/T 25-2000 予以托裱、修复；字迹模糊或易褪变的， 应予复制，复制件附于原件后一并归档。归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。幅面大于 A4 的归档文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。6.2装订归档文件一般以件为单位装订。归档

13、文件装订应牢固、安全、简便，做到不损页、 不倒页、不压字，装订后平整，有利于保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本 身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于 管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对 统一。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头 针、燕尾夹、热熔胶、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件， 宜采取线装法装订。 页数较少的， 采取直角装订， 见附录 C 图 C1、图C2,文件较厚的，采取“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，

14、采取不锈 钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套等不能将归档文件完全固定的方法装订。定期保管的、 需要向综合档案馆移交的归档文件， 装订方式按照 6.2.4-6.2.5 执行。 定期保管的、 不需要向综合档案馆移交的归档文件， 装订方式可以按照 6.2.4 执行， 也可以使用不锈钢夹或封套装订。6.3编页 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以不重 编页码。6.4装盒将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及盒脊等项目。不同年度、机构 （问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。档案盒的外形尺寸为 310mm 整理人检杳人年 月曰年 月曰图A10 年度归档文件整理说明式样（单位. mm