集团商务接待标准规范.docx

1、集团商务接待标准规范南京二十一世纪投资集团商务接待标准规范一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到，厉行节约、对口接待，统一标准，严格管理”的原则，特制定本工作指引。二、适用范围本工作指引适用于全集团相关部门对外接待工作。三、对口管理部门集团行政中心和所属各公司行政中心为公司接待工作的归口管理部门，负责相关接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。四、接待原则（一）对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般。按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接

2、待工作。（二）规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率，热情周到，视客情适度接待，提倡节约，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。（三）统一标准、预算管理、严格控制的原则。公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政中心备案，并协助拟定接待计划。需公司领导出面、行政中心协助的重要接待，应提前 2 天告知行政中心。五、筹划与准备行政中心或相关组织部门在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应首先了解来宾基本情况；来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等基本信息。拟定接待计划，和接待流程，确定接待标准（接待车辆、下榻酒店、接待陪同人员、餐饮

3、及礼品等标准）,通知参与接待的领导和协助部门做好接待准备工作。六、填写接待申请表接待申请表申请部门申请时间申请人接待级别客人信息请详细填写客人姓名、单位、职务、电话接待时间接待事由客人人数主客姓名对接人姓名对接人联系方式洽谈参加人员陪同人员车辆安排是否需要车辆安排，若需要，请具体说明车辆需求酒店安排是否需要酒店安排，若需要，请具体说明房间数及房间要求行程安排请详细描述接待的具体行程、用车需求、会议室使用等情况，便于做好服务）招待项目交通、住宿、宴请、娱乐、游览、其他部门领导审批集团总裁审批行政审批七、接待级别及标准（一）一级接待项目名称说明一级接待（适合人群）政府职能部门（含事业单位）副厅级（

4、含）以上；银行分行副行长（含）以上、分行信贷处及营销处处长；总行行长（含）以上；重要合作单位副总经理（含）以上人员迎接人员集团主要领导或所属各公司董事长、总经理负责接待，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。着装要求两位司机、所有办公室员工、领导包括许董在内，统一着西服、皮鞋，佩戴工号牌参观陪同人员集团主要领导或所属各公司董事长、总经理及接待部门负责人陪同，参加陪同人员应着指定服装；座谈接待部门的接待人员确保公司环境干净整洁、室温适度、灯光合适。根据需要准备领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果，香烟，调试好音响设备，投影，摄影摄像设备。会议安排如果在会议室开会

5、需要提前准备如下：准备鲜花、零食、咖啡、宣传册、摄影、PPT水果准备：提前准备6种水果，分盘装；茶水准备：统一茶具用茶；纸、笔：统一使用会议专用记录本、笔；激光笔、录音笔、投影仪一应准备好；如果在许董办公室开会：提前准备6种水果，分盘装；茶水准备：统一茶具用茶；董事长办公室灯光全开或者调至适宜亮度餐饮标准300-500元/人住宿标准五星级酒店（协议酒店以方便接待）接待车辆根据各公司实际情况及来宾人数安排车辆，原则上配备各公司档次最高的车辆，车上配备企业宣传册、常备应急药盒、纸巾（独立包装湿纸巾、抽纸）、矿泉水、雨伞；礼品安排接待部门根据情况购买当地特色礼品，原则上使用印有公司 LOGO的礼品袋

6、、信封或遮阳伞；旅游景点接待部门根据情况、来宾意愿和兴趣，结合当地旅游资源，提前制定旅游景点和参观路线。（二）二级接待项目名称说明二级接待（适合人群）政府职能部门（含事业单位）处级、副处级、科级；银行分行处级、副处级、银行支行副行长级；重要合作单位部门负责人级别的人员迎接人员集团相关系统分管领导、中心总经理、所属各公司总经理及接待部门负责人应亲自待，引导来宾；着装要求衣着整洁，相关接待人员要求着装正式参观陪同人员相关接待部门负责人。由接待部门负责人沿途介绍基本情况。座谈接待部门的接待人员确保公司环境干净整洁、室温适度、灯光合适。根据需要准备领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，公司简介或相关资料、纸

7、笔、茶水杯、水果，香烟，调试好音响设备，投影，摄影摄像设备。会议安排如果在会议室开会需要提前准备如下：准备零食、宣传册、PPT水果准备：提前准备4种水果，分盘装；茶水准备：统一茶具用茶；纸、笔：统一使用会议专用记录本、笔激光笔、录音笔、投影仪一应准备好如果在许董办公室开会：提前准备4种水果，分盘装；茶水准备：统一茶具用茶；董事长办公室灯光全开或者调至适宜亮度。餐饮标准200-300元/人住宿标准五星级酒店、四星级酒店（注意房间检查）接待车辆根据各公司实际情况及来宾人数安排车辆，原则上配备各公司中高档车辆，车上配备企业宣传册、常备应急药盒、纸巾（独立包装湿纸巾、抽纸）、矿泉水、雨伞；礼品安排接待

8、部门根据情况购买当地特色礼品，原则上使用印有公司 LOGO的礼品袋、信封或遮阳伞旅游景点接待部门根据情况、来宾意愿和兴趣，结合当地旅游资源，提前制定旅游景点和参观路线。（三）三级接待项目名称说明三级接待（适合人群）除 A、B 类客人以外的合作单位的人员；迎接人员由负责接待的部门人员迎接；着装要求着装整洁参观陪同人员相关对口的部门负责人陪同，由相关人员沿途介绍需要洽谈的基本情况；座谈接待部门的接待人员确保公司环境干净整洁、室温适度、灯光合适。根据需要准备领导席签、欢迎牌、指示牌，公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果，调试好音响设备，投影，摄影摄像设备。会议安排如果在会议室开会需要提前准备如下：

9、准备PPT茶水准备：统一茶具用茶；纸、笔：统一使用会议专用记录本、笔；激光笔、录音笔、投影仪一应准备好。如果在许董办公室开会：提前准备2种水果，分盘装；茶水准备：统一茶具用茶；董事长办公室灯光全开或者调至适宜亮度餐饮标准100-200元/人住宿标准四星级酒店或特色酒店接待车辆根据各公司实际情况及来宾人数安排车辆，原则上配备各公司中档车辆，车上配备企业宣传册、常备应急药盒、纸巾（独立包装湿纸巾、抽纸）、矿泉水、雨伞；礼品安排接待部门根据情况购买当地特色礼品，原则上使用印有公司 LOGO的礼品袋、信封或遮阳伞旅游景点接待部门根据情况、来宾意愿和兴趣，结合当地旅游资源，提前制定旅游景点和参观路线。八

10、、接待礼仪（一）仪表：面容清洁，衣着得体，佩戴工号牌（二）举止：稳重端庄，从容大方。（三）言语：语气温和、礼貌文雅。（四）态度：诚恳热情，不卑不亢。（五）迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序：先介绍主人，后介绍客人；先介绍职位低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍群体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应由尊而卑，按照职务的高低，依次引见介绍。（六）接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。（七）过走廊时，通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。（八）进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。（九）座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。（十）送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口，汽车旁，招手待客人远去，方可离开。 集团行政中心2018年7月26日此商务接待规范自签批日后即施行。签发：附件：接待申请表申请部门申请时间申请人接待级别客人信息接待时间接待事由客人人数主客姓名对接人姓名对接人联系方式洽谈参加人员陪同人员车辆安排酒店安排行程安排招待项目部门领导审批集团领导审批