9A文维也纳酒店财务管理手册.docx

1、9A文维也纳酒店财务管理手册一、 酒店关键经营指标解释 3二、 酒店业务章管理 3（一） 酒店业务章申请 3（二） 适用范围 3（三） 领用与保管 4三、 前台系统入账代码的使用 4（一） 消费类入帐代码 4（二） 结算类入帐代码 5四、 前台结算单据处理方式 6（一） 关于前台结算单据的审核与流转 6（二） 对于冲减、调整账项的处理 7五、 现金管理 7（一） 备用金管理 7（二） 营业收入现金管理 8（三） 现金投保险箱流程 8（四） 保险箱钥匙及密码掌控 9（五） 银行存款及现金送行的规定 9（六） 外币政策 10六、 夜核 10（一） 夜核的目的 10（二） 夜核的流程 11七、 前台

2、预收订金的处理 12（一） 订金的收取 12（二） 订金收取的前台系统账务操作流程 12（三） 特别提示 13八、 小商品销售管理 13九、 餐厅收银/票单管理 14十、 发票使用和管理 15（一） 发票的购买 15（二） 发票的领用与退回 15（三） 发票的开具 16（四） 发票的保管 16十一、 借款与费用报销 17（一） 各种单据的使用 17（二） 借款 17（三） 报销 18十二、 采购及库存管理 23（一） 申购流程 23（二） 收货管理 23（三） 报废流程 24（四） 调拨 24（五） 仓库管理 25（六） 盘点 25十三、 附表 27（一） 总出纳现金记录表（印刷） 27（二）

3、 收银袋投放/收取记录簿（记录簿） 28（三） 信用卡收入每日记录表（打印） 29（四） 转集团总部明细表（打印） 30（五） 外客挂帐明细表（打印） 31（六） 集团已收预付款明细表（打印） 32（七） 报废单（打印） 33（八） 调拨单（打印） 34（九） 出入库记录卡（印刷） 35（十） 盘点表（打印：略） 36（十一） 盘点损耗表（打印：略） 36（十二） 申购单（打印/电子版） 36（十三） 订货/验收单（打印） 37十四、 流程/标准调整记录 38一、酒店关键经营指标解释1.RevPAR RevPAR是Revenue Per Available Room的缩写，指平均可出租客房收入

4、，即每间可出租客房产生的平均实际营业收入，用实际平均房价乘以出租率即可(或用客房房费收入除以可出租客房数)。 RevPAR=平均房价客房出租率 =客房收入总额可供出租客房数2.ADR ADR是Average DailR Rate的缩写，指平均房价，即每间已出租客房的平均价格，用客房收入总额除以已出租房间数即可。 平均房价(ADR)=客房收入总额已出租房间数3.客房出租率 客房出租率指已出租客房数占可供出租客房数的比率，用已出租客房数除以可供出租客房数即可。 客房出租率=已出租客房数可供出租客房数4.GOP GOP是Gross Operating Profit的缩写，指经营毛利润，即营业收入减去

5、营营业成本、营业税金及附加、经营费用后的毛利润。 经营毛利润(GOP)=营业收入营业成本营业税金及附加经营费用 5.GOP率 GOP率是经营毛利率，用GOP除以酒店营业收入总额即可。GOP率=GOP营业收入二、酒店业务章管理（一）酒店业务章申请业务章由集团运营部提出申请，由采购主管联系供应商统一制作，样式在财务部备案。（二）适用范围1.业务章只能用于内部单据确认和日常管理。2.业务章只确认涉及本店业务的单据。3.分店所有涉及结算的单据必须在经手人签名上面盖业务章，否则财务部不给予结算。（三）领用与保管1.业务章由各分店店长签名领用，并从领用之刻起直至该印章交回或声明作废止，必须对该印章盖出之所

6、有印负责。 2.分店店长可根据业务管理需要授权给店长助理、值班经理或领班。但必须有清楚的交接记录。3.遗失业务章属严重过失，公司将给予保管人及分店店长严厉处分。4.自然损坏之业务章必须做出书面说明，经过运营部审核后用旧章更换新章。5.遗失或业务章损坏必须及时通知运营部、财务部等相关部门。6.业务章作为分店店长发生岗位变化时的交接内容之一。三、前台系统入账代码的使用（一）消费类入帐代码1 房费 “房费”记录酒店客人租住客房的过夜房租。一般情况下，客人入住登记时定义好房价后，在夜核过夜租过程中，由前台电脑系统根据房租计划自动计入客人客单中。如发现客单中少计客人房费时，前台收银员也可用该入账代码在客

7、单中手工输入房费。2 日租房费 “日租房费”记录客人租用房间没有过夜、白天占用房间的房租。日租房费包括两种情况：一是客人在白天租用，在夜晚之前退房；二是上日或以前入住的客人在退房时超过酒店规定的时间而加收的半天房租或全天房租。3加床 “加床”记录根据客人需要在房间内增加的床位，多为儿童床。4 房费调整 “房费调整”是个调整项目，用于在特殊情况下，对客户的房费进行调增或调减的处理。使用该入账代码时，须填写“调整单”，同时应注意：调整的理由必须充分；必须要有店长或店助在凋整单上的书面签字；调整单的单号必须录入“备注栏”，以便财务部核查。5 洗衣 “洗衣”记录酒店住店客人洗衣消费。6 长途电话费 “

8、长途电活费”是住店客人在客房使用电话发生的长途电话费用，由前台电话计费系统在客人拨打电话时自动计入对应房间的客单中。7 市内电话费 “市内电话费”是住店客人在客房使用电话发生的市内电话费用。由前台电话计费系统在客人拨打电话时自动计入对应房间的客单中。8 电话费 “电话费”是前台收银员手工补入电话计费系统漏计的电话费用。9 餐厅 “餐厅”记录客人在餐厅的消费，使用该入账代码时，须在“原始凭证号”中输入入账单的单号。注意，从小商品柜中销售的食品、饮料等请勿使用入账代码“餐厅”。10 商务 “商务”记录客人在酒店复印、传真等商务活动的消费。11 商品 “商品”记录酒店小商品销售的收入，包括小商品柜及

9、自动售卖机销售商品的收入、浴室套装收入。12 会员卡费 “会员卡费”记录酒店销售会员卡实现的收入。l 3 其他杂项 “其他杂项”记录酒店提供的除以上项目以外的其他服务所实现的收入。（二）结算类入帐代码1 现金 “现金”是客人在前台订房预交订金、客人入住登记时预交押金或客人退房结账时补付现金的入账代码。预收押金时给客人开具押金单，为便于查账，在入账时须注意在“原始凭证号”中录入押金单号。 一般情况下，入账时，“现金”代码的输入金额为正数。2现金支出“现金支出”是客人退房结账时退还客人多付押金的入账代码。入账时，按照应退还客人的现金金额用负数入账。例如，客人入住时预交押金600元，实际消费500元

10、，应退还客人100元，在客账中输入“现金支出 100”。 一般情况下，入账时，“现金支出”代码的输入金额为负数。退还现金时，应从前台备用金中支付。3银行卡 “银行卡”是客人持信用卡、储蓄卡在前台预交押金或结算时的入账代码。4 集团已收预付款 “集团已收预付款”是财务部已收到预订客人通过汇款等方式预交的房费，前台收银员在得到财务部确认后所用的入账代码。使用该代码时，必须在“备注”栏中输入该客人的订单号。5 外客挂账 “外客挂账”是经本公司特别许可的公司或个人在酒店签单挂账时所用的入账代码。使用时，一定要有相关部门的书面批准，否则一律不予挂账。对于外客挂账的客户或个人，因需要日后找其结算，因此特别

11、注意请客人在消费退房时在外客挂账的账单上签名，以确认其欠付本公司的账款。 用该代码入账时，必须在“备注”栏录入挂账的公司名称或个人名称，以便财务部确认该笔应收账款。6 兑换积分 “兑换积分”是酒店会员根据公司的会员积分兑换规则，用积分兑换房晚时所用的入帐代码，这种结算方式的前提条件是一定要有客服中心的确认预订单，预订单上须有“积分兑奖房”的备注指引。7 转集团总部 “转集团总部”是集团付费招待客户时，前台收银员所用的入帐代码。这种结算方式的前提条件是一定要有客服中心的确认预订单，预订单上须有相应的备注指引。客服中心在确认预订单时，须获得分管领导的书面批准方可办理，同时应做好统计工作。四、前台结

12、算单据处理方式（一）关于前台结算单据的审核与流转1.对于前台结算单据，各店指定每人自行保管，无须送交财务部。前台结算单据保管期限不少于一年，每年由财务部、运营部、分店集中对结算单据进行处理。2.对于前台结算单据的审核，由前台夜审人员执行，具体审核项目参见夜审流程。财务部对前台结算帐项的复核通过两个途径进行：一是通过总部报表系统审核各店的结算帐项；二是财务专员不定期直接到各分店检查前台结算的单据。3.对于前台结算刷卡出现的错误(包括重复刷卡、刷卡金额有误等)，财务部一经发现，直接通知前台进行核查。（二）对于冲减、调整账项的处理 对于冲减、调整等账务操作必须经过店长或店长助理的签字确认，具体处理要

13、求为：1.每个营业日夜核结束后，由夜核人员打印当日的冲减明细表、“转集闭总部及“房费调整的收银员入帐项目明细表。2.第二天由店长或店长助理审阅上述报表，店长或店助对于冲减账项、“转集团总部”及“房费调整”的处理应核实其真实性、正确性，审阅无误后签字确认。3.签字确认后的冲减明细表、“转集团总部”及“房费调整”的收银员入帐项目明细表与当日的前台结算单据放在一起存档备查。 另外，需要强调的是，收银员在用“外客挂账”、“集团已收预付款”代码入帐时，必须在备注栏录入客户的名称。五、现金管理（一）备用金管理根据经营业务的特点，酒店设置前台备用金和店长备用金。1.备用金均由店长在酒店开业之初向集团公司总部

14、提出借款申请，经审批后在财务部办理借款手续。2.备用金的限额为前台备用金1万元、店长备用金1万元。如遇特殊情况需临时增加前台备用金的，应向集团公司总部说明原因、提出申请，在特殊情况消除后及时归还增加的备用金。3.各分店实行备用金制度的，原则上不再允许其他借支。4.各分店严格实行收支两条线，严禁各分店擅自挪用前台现金。集团财务部将对各分店现金管理情况不定期不通知地进行抽检，并对抽检情况进行通报。5.前台备用金仅用于退还住店客人多交的消费押金等前台结算项目，不得挪用，不允许存在白条抵库的现象。如遇到前台备用金不足以支付退还客人款的情况时，可临时从店长备用金中进行借支，次日补充备用金后返还。6.店长

15、备用金用于店内紧急支付项目，不得擅自挪用。对于各项从店长备用金中开支的项目，店长应及时报销后补足备用金，不得从前台备用金中借款开支。7.前台备用金应每天补充，每天店长或店助补完备用金后，将当日营业现金净额仍存放在投币保险箱中，按规定时间送存银行。8.店长发生人事变动时，在运营部监督下，交接双方办理备用金的交接手续、签署备用金交接报告，并到财务部办理相关手续。对于前台备用金，在核对无误后，交接双方到财务部办理借款的转名手续；对于店长备用金，离任店长直接还款至财务部，新任店长直接从财务部另行借款。（二）营业收入现金管理 为保证酒店资金安全，特制定如下现金管理办法，相关人员均应绝对遵守本管理办法的各

16、项规定，违反者将受纪律处分，以至追究经济及法律责任。1.收银员不得携带个人现金上岗，如违反此规定将填写过失通知书。所带现金一律没收。2.收银员应严格加强前台系统中各自操作员密码的管理，在前台系统中入账时应首先确认系统中当前的操作员是否为本人，无误后方可录入账项，入账完毕后应及时退出。未按本项规定进行者，对因此引起的所有后果负全部责任。3.营业收入现金的投缴必须即核、即签、即时投箱，不得以任何理由拖延。应缴款的收银员和见证人均有责任监督对方按照规定的流程完成规定的事项和核签，对不按规定操作而引起的后果，双方均负同等责任，受同等处分。4.“收银袋投放收取记录簿”和“总出纳现金记录表”的每一栏，均应

17、按规定的内容和格式填写，并在规定的位置签名，不得有遗漏、错填。若确因错写需要更正的，应用横线划去，再在其上方写上正确数据，然后由缴款和见证双方签名确认。5.每一班次的主管或领班应对该班收银员的营业现金收入的缴纳情况加以检查，保证所有营业收入现金已投缴，所有收银员必须办妥当班营业现金的缴纳，并完成当班报表及账务后，方可下班。每一班次的值班经理或领班应对“收银袋投放收取记录簿”进行检查，发现不完善的情况即时查明原因，并将情况通知在班的上一级主管人员。6.财务部应对前台备用金不定期检查，检查时间按营业情况定，但不预先通知。检查应有记录，记录应有检查人员和收银员双方签名，以确认当时的检查结果。为保证检

18、查在公正和认真的情况下进行，所有的现金检查，均应具备第三者作为见证，整个检查过程应在见证人监督下进行，并由见证人在双方人员在检查记录上签名后，最后签名证明。对发现的违规行为将知会运营部对相关责任人进行严肃处理。7.财务部定期对酒店的现金缴存银行情况进行检查，如发现酒店未在规定时间缴存营业收入现金，将知会运营部对相关责任人进行严肃处理。8.收银员在结账过程中，造成短款的，一律由当事人全部赔偿。9.“收银员缴款袋”和“总出纳现金记录表”应予保存不少12个月，“收银袋投放/收取记录簿”应保存不少于18个月。（三）现金投保险箱流程项目操作注意清点核对1.前台员工认真清点当班的现金收入和现金支出。2.从

19、报表系统中调出收银员入账项目汇总表查看自己当班的现金收入和现金支出情况，并与实际库存现金核对。3.将备用金余额(上班转交本班的现金一本班现金支出)转交给下班人员，并在“备用金交接簿”上签字。如实际库存现金与收银员入账项目汇总表中自己操作的现金收入和现金支出情况不符，应调出收银员入账项目明细表，逐笔查看自己操作的现金收入和现金支出明细找出问题，及时解决。封包 4.如核对无误，在其他前台员工见证下将当班现金收入封入收银袋中。5.在收银袋上写明日期、班次、收款员、现金明细等项目，并在袋口骑缝加签。6.在其他前台员工见证下将收银袋投入前台投币式保险箱内。营业收入现金的投缴必须即核、即签、即时投箱，不得

20、以任何理由拖延。记录7.在“收银袋投放收取记录簿”上记录投缴情况(日期、时间、班次、收银员、封包金额、证明人)，并请见证人签名证明。所有收银袋必须用胶水封口，不准使用透明胶或钉书机封口。（四）保险箱钥匙及密码掌控1.保险箱钥匙由值班经理保管，每班必须交接并记录，密码由分店店长掌控。2.店长请假或外出时，密码只能交给店助。特殊原因不能按规定进行交接的，必须书面通知公司财务部和运营部总监。3.保险柜钥匙与密码必须分开管理，不得由一人同时兼管，违反规定的，公司将予以通报并追究相关人员责任。 （五）银行存款及现金送行的规定项目操作注意准备1上午10：00，由店长从前台系统中调出前一天全天的收银员入账项

21、目汇总表。2分别按每班次、每个员工将现金收入和现金支出金额填入总出纳现金记录表的应收金额中，该表应收现金的合计数为当天应存入银行的现金总额。分店每两天送存一次现金，即周一送存上周五至周日现金、周三送存周一至周二现金、周五送周三至周四现金。开保险箱3总出纳现金记录表的应收金额填写完毕后，店长和一名前台员工一同打开保险箱，按“收银袋投放收取记录簿”中的内容将前一天投入保险柜中的收银袋逐个点收。如果发现“收银袋投放收取记录簿”上有记载而保险箱内并没有该收银袋或收银袋存在破损情况，应立即追查原因。现金清点4 由该前台员工逐个拆开收银袋，倒出现金。5 根据收银袋上各币种的数额进行清点，店长在场监点。6

22、在现金清点过程中，店长将实际清点的金额分别每班次、每个收银员填入总出纳现金记录表的实收金额栏中，实收金额与应收金额存在的差异为现金长短款。对于现金长短款应立即查明原因，出现长款时，应由财务入帐转入酒店的营业外收益；出现短款，原则上由短款个人赔偿。7 如果内装现金金额与收银袋上记录金额一致，由店长在收银袋投放收取记录簿上签收。如现金金额与收银袋上记录金额不一致应追究封袋人的责任。“收银员缴款袋”和 “总出纳现金记录表”、“收银袋投放收取记录簿”应保存不少于3个月。“收银袋投放收取记录簿”和“总出纳现金记录表”的每一栏，均应按规定的内容和格式填写，并在规定的位置签名，不得有遗漏、错填。若确因错写需

23、要更正的，应用横线划去，再在其上方写上正确数据，然后由缴款和见证双方签名确认。补充备用金8 店长根据总出纳现金记录表应收金额中的现金支出金额，补充前台备用金。送银行9 店长应保证在每天上午12：00之前将所收前一日现金收入净额存入公司财务部指定的银行账户。 不定期更换装现金的袋子。 为保证营业现金送存的安全，凡现金金额超过5万元，分店必须派两人同时送存现金。由店长指定人送存营业款的，若出现责任事故，店长全权负责：每次存入银行的回单及时交前台，前台核对现金实存数与应存数是否一致，前台未及时跟进、核对现金回单的，若出现责任事故，前台全权负责。现金回单是财务入账依据，前台每周五将现金回单寄回集团财务

24、部或指定地点。（六）外币政策分店一般情况下不接受外汇付款，特殊情况必须经过财务部批准。六、夜核（一）夜核的目的夜核又称夜间核帐，是酒店所必须的工作之一，日班员工忙了一整天，可能会发生错误，到了深夜涉及外部的业务较少时，必须有人去核对帐目，确定帐项记录等有无错误或遗漏，以保护酒店利益。（二）夜核的流程项目操作注意夜审前核对1、 核对早餐券数量和当日收入平衡。2、 核对小商品进销存交接表和系统显示的营收。3、 打印全天的收银员入账项目汇总表，与收银袋投放收取记录簿核对现金，与当日结帐消费的信用卡单核对。4、 打印在住客人信息，核对RC单与当日入住客人信息。5、 打印超限催收报表。 6、 打印换房调

25、价报表，与相应房间核对。7、 冲减账项的审核：从前台系统报表模块调出当日冲减明细表，检查冲减账项是否存在异常情况。8、 调整账项的审核：从前台系统报表模块调出当日收银入账明细报表，查询当日“房费调整”、“转集团总部”的入账明细。9、 打印日租控制报表。10、 帐单的统计与归类ll、 银联机的结算12、 非现金及信用卡结算项目的审核：从前台系统报表模块调出当日收银入账明细报表，分别查询当日“集团收预付款”、“外客挂账”、“兑换积分”、“转集团总部”的入账明细 仔细核对票根，确保早餐券数量与系统营收一致；分别统计会员与非会员消费人数并登记：盘点剩余早餐券并交班。 确保每班实际现金收入与系统收入一致

26、；检查备用金交接表，确保每班支出与电脑系统一致：核对信用卡纸是否已经登记，与电脑系统是否一致。 仔细核对RC单，确保姓名、地址、身份证号码、入住时间填写清楚，准确，并且与电脑一致，没有遗漏，注意备注栏要求。 仔细核对RC单和电脑中房价是否一致，如有差异需在夜审前查明原因并做好更改。 中班应在22点前，完成催收工作，如有无法催收的应及时汇报店长处理，并且交班。 要求核对对应的房间类型和房价是否一致，RC单上的信息是否更改并注意备注栏的特殊说明，再存档交由店长审核。 主要检查：冲减理由是否真实、合规；冲减处理是否开具调整单，并经店长或店助签字认可。同时调阅当日收银员入账明细表，检查是否存在消费类项

27、目为负数的账项，如有，应查明原因。 主要检查：调整理由是否真实、合规；调整处理是否开具调整单，是否经店长或店助签字认可。 核对日租收取是否与公司要求一致，注意退房时间，存档交由店长审核。 将当日所有收银员的帐单按照现金，信用卡等归类放好，检查所有帐单是否按照要求装订好，并再一次统计帐单上的总金额是否与收银员入账项目汇总表相符。 按照银联机上的提示将当同所有交易进行结算，切记在夜审前完成该步骤，确保夜审后系统和银联机上的记录相同。 主要检查：(1)检查“集团已收预付款”入账是否得到财务部确认收到账款的确认，金额是否与财务部确认的实际已收款金额一致，入账代码的“备注”中是否注明了订单号，是否准确无

28、误；(2)检查“外客挂账”入账是否得到财务部确认，入帐代码的“备注”栏中是否录入了挂账的公司名称或个人名称，挂账账单是否经过客户签名；(3)检查“兑换积分”入账项目是否恰当，是否有客服中心“积分兑换房晚”的备注指引。 (4)检查“转集团总部”入账项目是否恰当，是否由客服中心的备注指引。制作手工报表13、制作以下报表： 信用卡收入每日记录表。 转集团总部明细表。 外客挂账明细表。 集团已收预付款明细表。 报表随本期帐单一起存档。系统夜审14、点击系统“开始夜审”。 开始前确保所有电脑退出系统。结束夜审15、解除系统的夜审状态标志。16、通知其他电脑可以恢复正常的操作。七、前台预收订金的处理（一）

29、订金的收取1.客人以现金或刷卡形式缴纳订金，由各分店前台负责收取，各店只收本店的订金，不能收其他店的订金。2.客人以汇款形式缴纳订金的，请客人直接将款项划入各分店的银行账户中。3.不接受支票。（二）订金收取的前台系统账务操作流程1.以现金或刷卡形式直接在酒店前台缴纳的订金O客人在酒店前台以现金或刷卡形式缴纳订金的，前台人员在系统预订模块中录入客人预订单，并给客人开具收款收据，收据上应写明收款日期、入住人姓名、具体订房房型和抵离店时间、订单号(“酒店编号+前台系统预订单对应群单号”，方便客人入住时查找)、收款金额、收款方式等(房号等客人实际入住时再填写)。O按实际收到的订金金额，在预订单对应的帐

30、户中录入“现金”或“信用卡”。此现金和信用卡的周转流程同日常收银的处理，现金同当日营业现金一起于第二天缴存银行，信用卡同当日信用卡结算卡纸一起流转。O客人入住时，直接执行“预订入住”的操作即可。 注意：前台需单独用一本收据开具预收订金，收据的财务联要待客人入住时方可撕下与客人入住登记表一起放入客账中，因此预收订金的收据一定要单独妥善保管。2.以汇款至公司银行账户的形式缴纳的订金O通过酒店前台预订时，前台收银员在取得财务人员确认已收到客人汇款的信息后，在客人预订单的备注栏中注明财务已确认收到汇款，并在预订单对应的客单中将已确认收到客人汇款的金额以“集团已收预付款”的代码输入，输入时注意，必须在备注栏中录入该客人的订单号(注意，此订单号由各店自编，编号规则为“酒店编号+前台系统预订单对应群单号”，此号也是分店告知客人的订单号)。O通过客服中心预订时，对于客服接受预订并在订单中注明财务已确认收到订金的订单，前台也按照上述办法及时将已确认收到客人汇款的金额以“集团已收预付款”的代码录入预订单对应的客单，输入时同样注意必须在备注栏中录入该客人的订单号(注意，此时的订单号按客服中心提供的订单号，此订单号已在客服预订单的“预订号”中反映)。（三）特别提示1.上述在预订单对应的客单中录入“现金”或“集团已收预付款”的操作均在确认收到款项时(客人抵店前)完成，客人入住时，直接执行