房地产档案管理流程.docx

1、房地产档案管理流程房地产档案管理流程房地产公司档案管理流程1、流程概况流程目的规范公司档案管理，确保档案管理权责清晰、归档及时、内容完整、保存规范，为公司经营管理留存充分、有效的证据，保证质量管理体系有效运行。流程范围适用于档案的收集、整理、分类、利用、归档和处理。定义档案：公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的重要资料。流程主导及参与小组综合管理部、财务部、业务部门部门职责综合管理部1、负责制订全公司档案管理规范；2、设立专职档案管理人员，建立安全、保密的公司档案室；3、以合同连续编号和以加盖印章为关键控制点，在合同生效的同时收集合同（或协议）、及作为合同附件的招标、投标、评标、定

2、标、中标等资料。确保合同（或协议）存档的及时性和完整性；4、根据公司各项业务进程，编制应归档资料目录，在项目竣工验收后及时收集土地使用证、建设工程规划证、商品房预售证、建设工程施工许可证、竣工备案证、大产权证原件，并接收相关的设计图纸、设计变更、阶段付款、签证变更、预结算资料等等，确保公司档案的完整性；5、在员工调动和离职时，监督办理相关资料交接手续；6、负责接收各部门零星文件资料（如：行政类、经营管理类文件）；7、负责整理、保存、借阅登记和集中处理公司档案。财务部1、指定兼职财务档案管理人员，建立安全、保密的财务档案室；2、以收、付款为关键控制点，在收、付的同时收集合同（或协议）以及相关经济

3、资料；3、按照（98）财会字第32号会计档案管理办法和XXX公司会计档案管理相关规定，开展会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。业务部门1、按照公司权责手册和流程文件开展具体业务，与合作方（或客户）协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部申请合同编号，然后提交相关部门审核会签；2、将经审批的合同文本交合作方（或客户）签章，然后向综合管理部申请加盖XXX置业公章；3、合同签章生效后，业务部门负责将合同文本及附件交由合作方装订成册；4、负责将装订成册的合同分发到相关执行部门，并办理合同交底手续；5、按照公司权责手册和流程

4、文件办理付款和签证变更等手续；6、负责本部门文件资料（含工作标准、工作计划、合同与协议、联系函件、工作成果、付款资料和绩效评价等等）的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档，以支持日常业务工作的开展。7、向综合管理部移交本部门应送存的项目管理档案和零星文件资料。2、文件归档范围、移交时间及保管期限序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定密级1行政管理、文书类文件公司筹备期的可行性研究报告、申请、批复等永久综合管理部完成即移交归档1级2公司设立、转制、变更、机构设置资料及营业执照等永久综合管理部完成即移交归档1级3公司验资报告永久财务管理部完成即移交归档1级4公司资质证永久项目发展部完成即移

5、交归档1级5法人代表、经营管理负责人任职批文、简历等永久综合管理部完成即移交归档1级6公司税务登记证、财政登记证、法人代码证等永久财务管理部完成即移交归档1级7公司年检资信材料包括工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等永久财务管理部完成即移交归档1级8公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及机构设置材料等永久综合管理部完成即移交归档1级9董事会、股东会、监事会会议纪要等永久综合管理部次年3月至6月移交归档1级10综合性行政事务：公司事务公开，文秘、机要、保密、信访工作、印鉴管理资料等长期综合管理部次年3月至6月移交归档1级11法律事务、公证工作资料等长期风险管理部次

6、年3月至6月移交归档1级12审计报告等永久股份公司的审计部完成即移交归档1级13员工人事管理（档案），劳动合同等长期综合管理部完成即移交归档1级14劳动工资和社会保险，员工福利、职务任免，职称评聘资料等长期综合管理部次年3月至6月移交归档1级15员工教育与培训工作、外事工作资料等长期综合管理部次年3月至6月移交归档2级16医疗卫生、治安保卫、综合治理、防范自然灾害资料等短期综合管理部次年3月至6月移交归档2级17党群工作类文件企业文化和精神文明建设、职工代表大会、工会工作、共青团工作、专业学会、协会工作、群众团体活动资料等长期工会、团委、党委次年3月至6月移交归档3级18经营管理类公司改革、经

7、营战略决策等管理运营材料等永久项目发展部次年3月至6月移交归档1级19责任制管理、公司综合性统计分析等长期综合管理部次年3月至6月移交归档1级20各种统计表长期相关责任部门次年3月至6月移交归档1级21计划管理长期财务部次年3月至6月移交归档1级22资产管理，、资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，等永久综合管理部次年3月至6月移交归档1级23投资项目可行性报告（包括批复）永久项目发展部次年3月至6月移交归档1级24清产核算资料永久财务管理部次年3月至6月移交归档1级25属公司所有的知识产权和商业秘密及其相关管理资料永久综合管理部次年3月至6月移交归档1级26与采购相关的供应商考察资料和

8、资信调查资料等永久成本管理部、业务部门次年3月至6月移交归档1级27财务管理、资金管理、会计核算档案等永久财务管理部每年第一季度末移交三年前资料1级28成本价格管理资料等短期成本管理部次年3月至6月移交归档1级29物资采购、保存、供应和流通资料等短期成本管理部/工程管理部次年3月至6月移交归档1级30经营业务管理，服务质量管理资料等短期营销策划部次年3月至6月移交归档2级31项目管理类文件研发与策划项目研发成果，包括产品模式研究、项目发展可行性报告、工程技术研发报告等永久项目发展部/规划设计部/营销策划部/工程管理部项目竣工验收后3个月内移交归档1级32项目营销策划方案、市场调研报告、销售方案

9、等永久营销策划部项目竣工验收后3个月内移交归档2级33项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等永久营销策划部项目竣工验收后3个月内移交归档3级34各项目销售价格方案、销售手册、销售分析、销售总结等永久营销策划部项目竣工验收后3个月内移交归档1级35宗地情况(自然条件、社会条件、竞争楼盘信息等)永久营销策划部项目竣工验收后3个月内移交归档3级36设计项目规划设计草案相关文件，概念设计相关文件及项目设施指导书，方案设计文本及相关文件，销售用方案设计资料，施工图设计任务书等永久规划设计部项目竣工验收后3个月内移交归档3级各项目方案图、施工图、设计变更、效果

10、图、景观图、室内设计图、销售包装图，各项目模型、设计修改通知，及项目设计有关的资料永久规划设计部项目竣工验收后3个月内移交归档3级37建筑设计中标方案和单位复函等永久规划设计部项目竣工验收后3个月内移交归档2级38施工图（蓝图）及各类施工图审核意见等永久规划设计部项目竣工验收后3个月内移交归档3级39报批报建项目各类政府批文，重要的往来文件，报建图纸，事务性往来函件等(注：要同时保存公司的请示、报告、去函等资料)永久项目发展部完成即移交归档2级40用地蓝线图或用地红线图，与合作方往来文件，项目立项批文，环评批文，投资许可证，设计要点，付清地价款证明，地名命名（更名）复函等永久项目发展部完成即移

11、交归档1级41各类设计方案批复、意见书，各类开工证明书，总平面图建设工程规划许可证等永久项目发展部完成即移交归档2级42招投标报建过程中的审批资料及建设工程施工许可证永久项目发展部完成即移交归档1级43验收各类验收证书、评估报告、勘测报告等永久项目部工程管理部完成即移交归档1级房地产权属证明，预测和实测查丈量报告、预售许可证、竣工备案证、大产权证等永久项目发展部完成即移交归档1级44采购合同、付款及其招投标资料项目土地权属、合作开发相关合同等永久项目发展部完成即移交归档1级45招标、投标和评标、定标、中标等资料永久成本管理部完成即移交归档1级46工程承包、设计、监理、勘察合同及其相关资料永久项

12、目部/工程管理部/成本管理部完成即移交归档1级47材料设备采购合同及其相关资料永久成本管理部完成即移交归档2级48营销策划类合同及其相关资料永久营销策划部/成本管理部完成即移交归档2级49签证与变更设计变更及工作联系单，经济签证限价资料，中标价格资料（网上投标报价或工程投标报价），甲供材料收货单，各项扣款单等等永久规划设计部/项目部/工程管理部/成本管理部项目竣工验收后3个月内移交归档3级50预结算控制价、清单，以及结算资料等永久成本管理部项目竣工验收后3个月内移交归档1级51销售与收款商铺租赁合同及其相关文件资料永久营销策划部完成即移交归档2级52商品房买卖合同及小业主购房相关文件资料永久营

13、销策划部完成即移交归档1级53交楼入伙入伙会签单、房屋质量验收记录等永久营销策划部/项目部交楼入伙后三个月内移交归档1级54小产权办理小产权办理相关资料永久营销策划部/项目发展部完成即移交归档1级55客户服务客户投诉与处理记录短期营销策划部次年3月至6月移交归档2级56其他公司其他管理合同或业务合同永久业务部门、综合管理部完成即移交归档2级3、流程图1）项目档案管理流程（略）2）部门档案管理流程（略）4、工作程序项目档案管理程序4.1.1项目档案管理概述1）综合管理部设置专职档案管理员，建立安全、保密的公司档案室，各部门指定兼职档案管理人员，配备安全、保密的档案柜。档案管理人员必须建立并登记文

14、件（合同）管理记录目录和文件（合同）借阅登记台账。2）项目管理档案包括研发与策划资料、设计资料、报批报建资料、成本预算资料、合同与招投标资料、阶段付款资料、经济签证资料、工程验收资料、结算与尾款支付、销售与收款、交楼入伙、小产权办理和客户服务资料等等。3）相关部门按业务流程编制项目研发论证资料、营销策划方案和项目开发计划等，并根据权责手册办理审批手续，平时由业务主导部门收集和保存，项目竣工验收后三个月内移交综合管理部档案室归档。4）项目营销推广、产品设计、报批报建、招投标采购、成本管理、工程管理、项目竣工验收等过程管理资料，由各项业务主导部门根据流程文件的要求进行收集和保存，项目竣工验收后三个

15、月内移交综合管理部档案室归档；交楼入伙资料在该项目合同约定的交楼日三个月内移交综合管理部档案室归档；小产权办理资料和小业主签收记录完成即移交综合管理部档案室归档；客户服务资料于每年3至6月将上年已关闭投诉移交综合管理部档案室归档。5）项目管理过程中的政府批文、许可证书、招投标资料、合同文本、竣工验收报告和测量报告，以及结算资料和结算报告等，在合同生效或相关业务部门在取得后立即移交综合管理部档案室归档，相关部门若需使用则按本流程规范办理借阅手续。4.1.2采购合同与招投标档案管理程序1）业务部门与合作方协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部档案管理员申请合同编号，然后提交相关部门审核会

16、签。采购类合同若无合同编号，则各部门可不予会签。2）业务部门将经审批的合同文本交合作方签章，然后连同经审批的合同会签及审批表向综合管理部申请加盖XXX置业公章，若需加盖委托建设方公章由业务部门自行办理。3）综合管理部以合同连续编号和统一加盖公章为控制点，在合同生效的同时留存一份合同（或协议）原件、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标资料原件。确保合同（或协议）存档的及时性和完整性。4）采购类合同签章生效后，业务部门负责将一式多份的合同（或协议）原件，以及一套完整的相关附件复印件，交由合作方装订成册。5）装订成册的采购类合同由业务部门负责分发到相关执行部门，并办理合同交底手续，合同交底完毕由业

17、务人员将装订成册的采购类合同，及其交底记录送交综合管理部存档。6）财务部以付款为控制点，保存一份采购合同（或协议）原件，同时收集与阶段付款相关的工程进度证明资料和审批记录，作为会计凭证附件。财务部日常按会计档案进行管理，定期移交综合管理部存档。7）业务部门和相关执行部门日常按部门档案管理流程保存本部形成和接收的记录和文件，项目竣工验收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料根据需要在次年3-6月移交综合管理部档案室归档。4.1.3销售合同及相关资料管理程序4.1.3.1标准文本的销售合同（或协议）及相关资料管理程序1）商品房买卖合同和商铺租赁合同等先申请会签合同标

18、准（或协议）文本。业务部门与客户协商一致后，在标准合同（或协议）文本内填写客户相关信息等内容。标准合同（或协议）文本与客户签订时不必再申请各部门会签。2）业务部门将审批的合同文本交客户签章，然后向销售合同专用印章管理员申请加盖公章，销售合同专用印章管理员只能对采用标准销售合同文本的合同（或协议）加盖印章。3）采用标准文本的销售合同签章生效后，由业务部门完成相关政府部门登记程序。4）完成政府备案的销售合同由业务人提交客户，并办理合同交底手续，产权办理完毕后由业务人员将销售合同原件与相关资料，及其交底记录送交综合管理部存档。5）财务部以收款为控制点，保存一份订购单原件，同时收集相关价格特批、退订、

19、退房、换房等审批记录和谈判记录，作为会计凭证附件。财务部日常按会计档案进行管理，定期移交综合管理部存档。6）业务部门日常按部门档案管理流程保存本部形成和接收的记录与文件，项目竣工验收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料根据需要在次年3-6月移交综合管理部档案室归档。4.1.3.2非标准文本的销售合同（或协议）及相关资料管理程序1）对于非标准的销售合同（或协议），业务部门与客户协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部档案管理员申请合同编号，然后提交相关部门审核会签。非标准合同（或协议）若无合同编号，则各部门可不予会签。2）非标准合同（或协议）必须向综合管

20、理部申请加盖XXX置业公章，若需加盖委托建设方公章由业务部门自行办理；非标准合同申请加盖公章时必须连同经审批的合同会签及审批表一起送交综合管理部。3）综合管理部以合同连续编号和统一加盖公章为控制点，在非标准合同生效的同时留存一份合同（或协议）原件以及相关资料，确保非标准合同（或协议）存档的及时性和完整性。4）财务部以收款为控制点，保存一份订购单或合同（或协议）原件，同时收集相关价格特批、退订、退房、换房等审批记录和谈判记录，作为会计凭证附件。财务部日常按会计档案进行管理，定期移交综合管理部存档。5）业务部门日常按部门档案管理流程保存本部形成和接收的记录与文件，项目竣工验收后三个月内将本部门与该

21、项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料根据需要在次年3-6月移交综合管理部档案室归档。4.1.4项目合同、付款与变更档案管理程序1）成本管理部根据项目开发计划编制成本标杆，经审核确定后报财务部，项目竣工验收后三个月内由成本管理部移交综合管理部档案室归档。2）成本管理部根据需要编制招标内部控制价，作为招投标资料的一部分，与合同一起移交综合管理部存档。3）项目部成本管理人员负责收集与本项目相关的合同原件、付款单（原件或复印件）、经济签证原件，登记项目合同、付款与变更台账，定期与综合管理部核对合同信息、与财务部核对付款信息、与合作方核对签证信息，将经核对确认的项目合同、付款与变更台账报送相

22、关业务部门，同时报风险管理部备案。4）项目竣工验收后三个月内，项目部成本管理人员将项目合同、付款与变更台账打印签字，经项目经理审批后，连同其相关的合同原件、付款单（原件或复印件）、经济签证原件一起移交综合管理部存档。5）成本管理部在项目竣工验收后，督促合作方提交结算资料，初步审核后，申请综合管理部加盖XXX置业公章后送集团审计部审核。综合管理部在加盖公章时留存一份结算资料原件。6）成本管理部根据集团审计部对结算资料的终审结果，办理合同尾款支付手续，登记项目合同、付款与变更台账，然后将项目合同、付款与变更台账打印审批后，连同结算资料、结算报告、结算付款审批单据等一起移交综合管理部存档。部门档案管

23、理程序4.2.1部门档案管理概述1）各部门应指定兼职档案管理人员，配备安全、保密的档案柜。档案管理人员必须建立并登记文件（合同）管理记录目录和文件（合同）借阅登记台账。2）部门档案包括工作标准、工作计划、相关合同与协议、业务函件、工作成果、收款或付款资料、绩效评价资料等。3）员工负责按工作标准和工作计划开展具体工作，留下规范、及时、合法、准确、完整的工作记录，同时按工作标准和合同约定等收集相关的文件资料，向部门经理提交个人工作成果或合作方工作成果时，连同相关工作记录和文件资料一起提交。4）部门经理负责督导员工按工作标准和工作计划开展具体工作，评价员工与合作方的工作成果，审核相关工作记录和文件的

24、规范性、及时性、合法性、准确性和完整性，及时将确认通过的工作记录和文件资料移交本部门档案管理员存档。若需使用则按本流程规范办理借阅手续。5）项目竣工验收后三个月内，各部门档案管理员将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料根据需要在次年3-6月移交综合管理部档案室归档。5、档案管理基本要求档案收集5.1.1各部门负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录。以记载档案收进、发出、保管、利用情况及档案管理人员的变动情况,档案管理人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行档案的辅助管理。5.1.2各部

25、门文件资料原件需要移交公司档案室保存的，由各部门进行整理，并编制XXX置业移交目录，按要求向公司档案室移交。档案组卷5.2.1在项目开发的过程中形成的与技术、经济、法律法规有关的文件资料均需归档，并以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。5.2.2对政府批文、许可证书、验收报告和合同、图纸、签证变更资料等需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。5.2.3对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。5.2.4卷内文件资料的排列次序为：开

26、发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。5.2.5档案编号规则应保持统一；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。5.2.6对立好的案卷，档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。档案编目与装订5.3.1卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写：第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即对文件资料负有责任的部门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“ ”以示

27、区别；第五列日期，文件资料的形成时间；第六列页号，填写文件资料起止页号。5.3.2档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案做固定页装订。装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制；文件资料应使用A4大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的A4纸上；卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。档案保管5.4.1归集、接收档案，档案管理员必需认真检验，

28、并办理好登记、交接手续。5.4.2档案要求集中存放于档案柜，由档案管理员管理，职员手中只能持有正在处理的文件资料。5.4.3档案保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。5.4.4对易褪色、易磨损的图纸、资料等，档案管理员要进行定期检查，对借阅次数频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。5.4.5为维护档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改档案材料；每天下班要锁好档案柜和档案室。档案借阅5.5.1借阅权限：借阅档案需填写档案借阅审批单办理借阅手续。密级1级：经使用部门经理、综合管理部审核、分管领导审核，总经理批准。密级2级：经使用部门经理审

29、核、综合管理部审核、分管领导审批。密级3级：经使用部门经理审核、综合管理部审批。5.5.2借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。5.5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。5.5.5借阅人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经董事长或总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。5.5.8在与外单位进行学习交流时, 在维护公司档案的机密性的同时，还要注意双方应进行对等交流。5.5.9集团正常开展的审计、工作检查，须全力配合，并做好资料借阅的登记、回收工作。档案