商场推广部工作操作管理及要求.docx

1、商场推广部工作操作管理及要求第十三章推广部（工作操作管理及要求）I. 人员情况II. 岗位职责1. 高级推广主任1.1 根据商业市场动态、商场定位和公司推广目标，制定合适的推广计划及预算，落实执行，检讨结果并提出改进方案。1.2 根据推广计划和预算，有效策划并执行各项推广项目，负责审核所有推广形象设计和广告宣传企划。1.3 定期组织市场调查活动，搜集竞争对手及客户信息，对数据进行分析、归类和整理，掌握行业市场动态，为推广策划提供依据。1.4 按照公司相关工作流程，做好对供应商或合作公司的管理和监督，维持良好的合作关系，合理分配和使用推广预算，使公司的利益达到最大化。1.5 监督与广告代理商或媒

2、体代理商的联络与协调。1.6 完成上级交办的其他工作。2. 推广主任（策划）2.1 协助部门经理规划商场全年推广活动，并配合制定推广活动、媒体投放等部门专项预算。2.2 负责执行、监控、检讨并改进档期PR活动及会员推广活动，并负责各项文案撰写，包括：档期PR活动的规划与提报、企宣文稿、推广活动工作总结、商场广播稿、会员短信以及各项对外函件等。2.3 完成会员活动及相关宣传的方案制定及执行。2.4 完成会员卡及其信息系统的管理等。2.5 商场会员的开发和维护，会员礼品的定期选购，会员手册、宣传品、会员专项活动策划，配合档期活动与商场事务部沟通，指导服务大使的执行安排。2.6 与各个店铺及时沟通，

3、会员店铺的洽谈以及会员店铺协议的签署。2.7 配合采购部对广告公司、礼品公司等供应商或合作执行公司进行筛选和监督管理。2.8 按照公司批示和经理的要求，与美陈主任做好沟通，提前准确填写推广活动所需物品的采购单，控制专项预算的使用，保证公司的最大利益。2.9 统筹负责本部门分类物品的库房管理，制定库房管理规范，确保实物库存与账目保持一致。2.10 负责监控及指导推广助理完成其工作。2.11 配合推广经理建立并维护良好的媒体合作关系。2.12 完成上级交办的其他工作。3. 助理推广主任（美陈）3.1 负责商场各项对内对外的形象设计规划（包括档期各项媒体宣传品，以及店内外海报、灯箱、POP等宣传品等

4、）。3.2 配合部门策划组设计并监督供应商完成各项宣传制作物的设计以及形式规划（包括商场刊物、会员中心各种宣传品、档期DM册、楼介指南）。3.3 负责商场所有装饰陈列的规划，装饰物的材质选择，确保其符合专项推广预算及商场安全规范。3.4 配合部门策划组跟进档期落地活动的装饰陈列施工进程，并协调好合作公司以及公司各个协作部门的对接环节，保障搭建工作的顺利实施。3.5 负责商场网站系统的设计、指导和配合网站制作公司的实施、日常维护以及内容更新、后台管理监督等。3.6 配合采购部对合作展览公司、印刷公司、设计公司进行招标以及有效管理，最优质完成公司的装饰陈列和设计、印刷等任务。3.7 负责部门所辖所

5、有广告位（包括灯箱、喷绘以及POP等）的租赁管理（包括商户租赁洽谈、租控表的及时更新与整合、各项合同的签订以及欠款追缴等）。3.8 负责部门所辖各场租活动的洽谈以及和其他相关部门的协调统筹，合同的签订和留存、费用追踪、押金退还等。3.9 配合策划主任对仓库进行科学管理以及物品归档（主要是商场装饰陈列品与策划所需促销奖品的合理归位以及仓库的合理使用）。3.10 负责监控及指导推广助理完成其工作。3.11 完成上级交办的其他工作。4. 助理推广主任（策划）4.1 负责执行、监控、检讨并改进档期SP活动，并负责活动文案撰写。4.2 负责SP活动的方案提报，并提前准确填写推广活动所需物品的采购单，控制

6、专项预算的使用，保证公司的最大利益。活动执行期间，完成数据的统计分析。4.3 与商场事务部配合，执行会员中心各项物品的管理和调配，包括：礼品的出入库整理、登记、建立并及时更新库存管理数据库、礼品发放数量监控及制定补充计划、停车券的统一申购和发放数量监控4.4 会员中心档期活动（SP活动）执行培训及会员中心档期活动应急事件处理。4.5 进行市场调研（包括内调和外调）以及相关数据的统计、整理和分析，为部门的推广计划提供相应的数据支持。4.6 公司各部门就商场每个档期推广活动进行事前沟通和执行协调，保证各档期推广活动及时告知各店铺市场部以及店员，以达到最佳执行效果。4.7 配合采购部对广告公司、礼品

7、公司等供应商或合作执行公司进行筛选和监督管理4.8 配合推广主任，跟进部门各项活动合同签发以及费用支付/欠款追缴/押金收取以及退还等细项工作的落实。4.9 统筹负责本部门分类物品的库房管理，制定库房管理规范，确保实物库存与账目保持一致，定期清理和补充，保证推广活动的正常使用。4.10 完成微博/微信运营策划与发布执行。4.11 完成上级交办的其他工作。5. 推广助理（美陈）5.1 负责部门所辖各项临时场地的排期安排、出租、催缴费用以及相关合同归档。5.2 广告位租赁跟进并制定随时更新的排期表上报、催缴费用以及相关合同归档。5.3 配合美陈主任完成商场各个档期的设计、陈列安装工程。5.4 配合美

8、陈主任完成商场所有宣传品的设计执行。5.5 确定所有宣传品的摆放位置，监督宣传品的到位情况。5.6 参与配合商场各档期活动的执行，负责现场拍照及照片存档。5.7 配合美陈主管完成广告位、场租收入预算的评测预估。5.8 负责会员礼品仓库的出入库及整理。5.9 与公司其他部门保持良好的沟通和协作，确保各项推广活动的顺利完成。5.10 负责部门日常工作例会，方案讨论会，沟通会等会议记要的撰写和跟进。5.11 完成上级交办的其他工作。III. 名尚整体推广资源汇总（内容待定）IV. 广告位出租流程1. 租户洽谈推广部应每年为广告位订立最低月租金，递交CPLMC审批，并根据该最低租金及总部董事会批准的预

9、算，寻找合适的租户。2. 租户审批推广部应以备忘录形式，提前30天报批（如遇突发情况可不少于15日前提报）广告位租户，由租赁评估委员会审批。报批的备忘录应列明以下资料：2.1 广告位编号2.2 租户公司名称2.3 租赁期2.4 租金及现租金情况2.5 租赁押金2.6 CPLMC批准的最低月租金2.7 租金预算2.8 广告画面3. 协议签署及保存租户获批准后，租务部应按租赁评估委员会批准的条件准备相关协议，并发给租户。推广经理应确保协议与CPLMC批准的范本一致，且其列明的租赁条件及租户资料准确无误。如须修改协议范本，部门主管应事先取得总部法务部批准。租户正确签回协议后，由租务部检查，并按本手册

10、规定经部门主管审核后，递交总经理签署及盖章。租务部须把其中一份总经理签章后的协议交回租户保存，并把另一份总经理签章后的协议交到财务部。财务部应按本手册规定保存及管理协议，保存期限为租赁期结束后3年。保存期限结束后，总经理应把合同/协议扫描件再保存4年，并把原件销毁。如公司与租户发生争议或预期有可能发生诉讼，则总经理须继续保存合同/协议原件。租务部须把协议复印件、所有相关审批及盖章申请文件复印本存档并扫描存档。如租户为外部租户，另将盖有租户公章的营业执照、组织代码证、税务登记证、法人身份证复印本存档并扫描存档。4. 协议执行管理租务部须督促并确保租户按合同规定缴纳有关租金、押金及其他费用。在协议

11、签署后及交场前1-3个工作日，租务部应以电邮形式与租户确认交场详情，交场详情包括：准确的交场地点和时间，并提醒租户于交场时携带委托书正本（详情见附件九）和受托人身份证。在协议签署后及交场前1-3个工作日（交场日不得晚于合同开始的前一天），租务部以电邮形式通知商场事务部、保安部、工程部交场详情，交场详情包括：广告位编号、租赁期起始日及终止日、签约租户公司名称、广告画面内容、准确的交场时间和地点、租户方联系人、联系电话、电子邮件、公司地址等资料。交场日当天，租务部组织商场事务部、工程部、保安部、租户共同到达约定现场，进行广告位交场验收。各部门及租户于广告位交场表（详情见附件九）上签字确认，完成交场

12、验收。商场事务部留存正本，租务部留存复印件存档。租务部及其他相关部门应监管并确保租户严格执行协议条款，并于有需要时咨询法律意见。租务部应每两周巡场，确保广告位使用情况及广告画面与签署协议的情况一致，并做好巡场纪录。广告发布期间，租户申请更换广告画面，需将盖有公章的更改广告画面的申请及广告画面于7日期前提交租务部审批，租务部以备忘录形式上报部门主管及总经理审批，审批完毕，租务部以电邮形式通知商场事务部、保安部、工程部换画面详情。详情包括：广告位编号、新广告画面。5. 协议到期跟进租赁期满60天前，租务部应联系租户有关续约事宜。如租户没有续约意向或双方未能就续约条件达成一致，租务部应于租赁期满20

13、天前向现租户发出不予续租通知，以提醒租户于到期日把广告位恢复原状后交还公司。在退场前1-3个工作日（退场日不得晚于合同结束结束日的当天），租务部应以电邮形式与租户确认退场时间及地点，并提醒租户于交场时携带委托书正本（详情见附件九）和受托人身份证。在退场前1-3个工作日，租务部应以电邮形式通知商场事务部、保安部、工程部退场详情，详情包括：广告位编号、租赁期终止日、签约租户公司名称、广告画面内容、准确的退场时间和地点、租户方联系人、联系电话、电子邮件、公司地址等资料。退场日当天，租务部组织商场事务部、工程部、保安部、租户共同到达约定现场，进行广告位退场验收。各部门及租户于广告位退场表（详情见附件九

14、）上签字确认，完成退场验收。商场事务部留存正本，租务部留存复印件存档。租赁期届满，在租户无违约事由的前提下，租务部应安排各个部门签署租户押金退还汇签表（详情见附件九），并于60日内无息退回扣除欠款后的广告位押金给租户。推广、工程、保安、商场事务部依次签署租户押金退还汇签表后，租务部发给租户押金退还申请。要求租户在押金退还申请上盖公司公章。20天内收到租户已盖章的押金退还申请，租务部填写付款申请及批复的汇签单、合同复印件、退押金申请函递交财务部。财务部邮件通知已批复付款申请，租务部通知租户领取押金，通知后20天内（电话通知之日起计算）租户未领取押金，租务部电邮正式通知租户务必于30日内取走押金。

15、20天内未收到押金退还申请，填写付款申请及批复的汇签单、合同复印件、递交财务部。财务部邮件通知已批复付款申请，租务部发函件给租户并通知其领取押金。V. 临时场地租赁流程1. 租户洽谈租务部应每年为临时场地订立最低日租金，递交CPLMC审批，并根据该最低租金及总部董事会批准的预算，寻找合适的租户。2. 租户审批租务部应以备忘录形式，提前30天报批（如遇突发情况可不少于15日前提报）临时场地租赁租户，由租赁评估委员会审批。报批的备忘录应列明以下资料：2.1 场地的编号名称2.2 租户公司名称2.3 租户活动详情2.4 租赁期2.5 租金2.6 租赁押金2.7 CPLMC批准的最低日租金2.8 租金

16、预算2.9 场地效果图或以往活动实际效果照片3. 协议签署及保存租户获批准后，租务部应按租赁评估委员会批准的条件准备相关协议，并发给租户。推广经理应确保协议与CPLMC批准的范本一致，且其列明的租赁条件及租户资料准确无误。如须修改协议范本，部门主管应事先取得总部法务部批准。租户正确签回协议后，由租务部检查，并按本手册规定经部门主管审核后，递交总经理签署及盖章。租务部须把其中一份总经理签章后的协议交回租户保存，并把另一份总经理签章后的协议交到财务部。财务部应按本手册规定保存及管理协议，保存期限为租赁期结束后3年。保存期限结束后，总经理应把合同/协议扫描件再保存4年，并把原件销毁。如公司与租户发生

17、争议或预期有可能发生诉讼，则总经理须继续保存合同/协议原件。租务部须把协议复印件、所有相关审批及盖章申请文件复印本存档并扫描存档。如租户为外部租户，另将盖有租户公章的营业执照、组织代码证、税务登记证、法人身份证复印本存档并扫描存档。4. 协议执行管理租务部须督促并确保租户按合同规定缴纳有关租金、押金及其他费用。在协议签署后及交场前1-3个工作日，租务部应以电邮形式与租户确认交场详情，交场详情包括：准确的交场地点和时间，提醒租户于交场时携带委托书正本（详情见附件九）和受托人身份证。在协议签署后及交场前1-3个（交场日不得晚于合同开始的前一天），租务部以电邮形式通知商场事务部、保安部、工程部交场详

18、情，交场详情包括：场地编号及名称、租赁期起始日及终止日、签约租户公司名称、租户活动详情、准确的交场时间和地点、租户方联系人、联系电话、电子邮件、公司地址等资料。交场日当天，租务部组织商场事务部、工程部、保安部、租户共同到达约定现场，进行临时场地交场验收。各部门及租户于临时场地租赁交场表（详情见附件九）上签字确认，完成交场验收。商场事务部留存正本，租务部留存复印件存档。租务部及其他相关部门应监管并确保租户严格执行协议条款，并于有需要时咨询法律意见。租务部应在临时场地租赁活动开始前确认租户现场搭建及设施摆放是否与协议上的效果图一致，并制定巡场工作（月租形式的租户10天/次；中庭2天/次），确保临时

19、场地使用情况及临时场租活动与签署协议的内容一致，并做好巡场纪录和现场拍照存档工作。商场事务部应监督租户的现场秩序。5. 协议到期跟进租赁期为90天以上的租户，租赁期满60天前，租务部应联系租户有关续约事宜。如果租户没有续约意向或双方未能就续约条件达成一致，租务部应于租赁期满15天前向现租户发出不予续租通知，以提醒租户于到期日把临时场地恢复原状交还公司。在退场前1-3个工作日，租务部应以电邮形式与租户确认退场详情，退场详情包括：准确的退场时间和地点。并提醒租户于交场时携带委托书正本（详情见附件九）和受托人身份证。在退场前1-3个工作日（退场日不得晚于合同结束日的当天），租务部以电邮形式通知商场事

20、务部、保安部、工程部退场详情，退场详情包括：场地编号及名称、租赁期终止日、签约租户公司名称、租户活动详情、准确的退场时间和地点、租户方联系人、联系电话、电子邮件、公司地址等资料。退场日当天，租务部组织商场事务部、工程部、保安部、租户共同到达约定现场，进行临时场地退场验收。各部门及租户于临时场地租赁退场表（详情见附件九）上签字确认，完成退场验收。商场事务部留存正本，租务部留存复印件存档。租赁期届满，在租户无违约事由的前提下，租务部应安排各个部门签署租户押金退还汇签表（详情见附件九），并于60日内无息退回扣除欠款后的场地押金给租户。临时场租押金流程与广告位退押金流程相同。VI. 宣传/季节性活动及

21、装饰安排1. 全年推广计划租务部应根据市场情况、名尚定位、节假日/季节特点、租户销售情况等因素，每年制定全年推广计划。全年推广计划经部门主管审核后，由总经理递交CPLMC审批。2. 推广方案审批租务部根据批复后的全年推广计划制定推广细案，于活动开始前报部门主管/总经理审批。3. 推广方案执行筹备3.1 促销活动（SP活动）执行筹备方案报批完毕后，租务部应与采购部进行沟通，确认采购物料及采购服务的到达时间，并在次日呈报采购申请单，并按本手册规定进行审批。审批完毕后，租务部应监控供应商的送货时间，确保物料如期到位。推广助理应于方案审批后尽早通知商场事务部有关活动内容、名额、参加条款及细则，并于活动

22、开始前把活动所需物料，包括礼品、活动登记表(附录)、广播稿等送达商场事务部/客户服务中心。3.2 落地活动（PR活动）执行筹备方案报批完毕后，租务部应与采购部进行沟通，根据本手册采购规定确认合作公司，并与合作公司进行深度沟通，确认搭建效果图、活动流程、活动物料等详情。落地活动开始前10日，租务部应以电邮形式通知商场事务部、工程部及保安部有关活动详细流程、出席明星（如有）、预计参与人数、搭建效果图、搭建平面图等，并统筹商场事务部、工程部及保安部开展活动沟通会，详细阐述落地活动详情以及安全预案。3.3 会员落地活动（PR活动）执行筹备方案报批完毕后，租务部应与采购部进行沟通，根据本手册采购规定，监

23、控会员落地活动物料等如期到位情况，并同时与合作公司/品牌进行深度沟通，确认活动流程、活动物料等详情。租务部应根据活动特性筛选并确认邀约会员名单，由推广经理提报部门主管审批后，于活动前30天向会员发出邀请（如适用）。在会员活动开始前10日，租务部应以电邮形式通知商场事务部、工程部及保安部有关活动详细流程、预计参与人数、搭建效果图、搭建平面图等，并统筹商场事务部、工程部及保安部开展活动沟通会，详细阐述落地活动详情以及安全预案。3.4 宣传方案执行筹备媒体宣传宣传方案报批完毕后，租务部应与采购部进行沟通，根据本手册采购规定确认媒体合作公司，同时与合作媒体公司进行深度沟通，再次确认最终发布时间、发布媒

24、体的相关设计要求等。推广经理应把广告宣传画面呈报部门主管审核后，交总经理审批。店内宣传宣传方案报批完毕后，推广经理应把广告宣传画面呈报部门主管审核后，交总经理审批，并根据本手册采购规定准备有关宣传物料。租户通知租务部应于每月的“店长会”内，向租户介绍即将进行的推广活动，并于活动开始7天前，将方案发文至各部门经理。同时，将A4立牌宣传画面于活动开始7天前以电邮形式发送商场事务部，由商场事务部安排送达各个店铺。租务部亦应以电邮形式，通知租户市场部人员有关的推广活动内容，以达到更大的宣传效应。3.5 装饰陈列执行筹备方案报批完毕后，租务部应与采购部进行沟通，根据本手册采购规定确认装饰陈列合作公司、装

25、饰陈列的方案、效果图、平面图、工程图等。租务部应把工程图以电邮形式发送工程部，并征询工程部对于工程安全的反馈意见。租务部应严格监控合作公司的制作进度及质量，于制作过程中尽早给予修改意见。租务部应把合作公司的详细方案呈报部门主管审核后，由总经理审批，作最终确认。审批完毕后，租务部应以电邮形式通知商场事务部、保安部及工程部有关装饰陈列的效果图、平面图、陈列品材质、用电量等详情。4. 方案执行管理4.1 促销活动（SP活动）执行管理推广主任及推广助理应与商场事务部保持沟通，及时处理在活动期间的客户意见和问题，并了解活动参与情况，于活动礼品不足时及时补充。推广助理应每天向客户服务中心收取前一天的活动登

26、记表（存档），并每周进行统计、分析活动数据并提出可行性改进方案。4.2 落地活动（PR活动）执行管理租务部应于落地活动搭建当晚，监督合作公司当晚现场施工并于搭建过程中给予修改意见，具体包括：搭建物料、摆放位置、陈列品造型还原效果图情况、音响灯光效果等问题，并于完成搭建第二日通知商场事务部、保安部及工程部就安全等问题进行现场勘察。如出现违规问题，租务部应立即通知合作公司于当晚进行整改。租务部负责落地活动现场监控，包括活动流程、活动效果等并现场拍照存档；保安部及商场事务部负责监控现场活动的安全与秩序。4.3 会员落地活动（PR活动）执行管理租务部负责会员落地活动现场监控，包括参与会员的登记及接待、

27、活动流程、活动效果等，并现场拍照存档。保安部及商场事务部负责监控现场活动的安全与秩序。4.4 宣传方案执行管理租务部负责监控媒体发布期是否如期发布，发布效果是否良好，并确保店内宣传物如期到位。4.5 装饰陈列执行管理租务部应于装饰陈列搭建时，监督合作公司现场施工并于搭建过程中给予修改意见，具体包括：装饰、陈列物料、陈列位置、陈列品造型还原效果图情况等问题，并于完成搭建第二日通知商场事务部、保安部及工程部就安全等问题进行现场勘察。如出现违规问题，租务部应立即通知合作公司于当晚进行整改。租务部应于展示期内定期进行巡查，以确保装饰陈列的正常展示状态。如装饰陈列有所破损，租务部应立即要求并监督合作公司

28、及时对破损情况进行修补。5. 方案后期跟进5.1 促销活动（SP活动）后期跟进推广助理应按活动登记表的统计数据，与客户服务中心核对剩余礼品的数量，并把剩余礼品入库。推广主任应统筹活动效果总结、活动数据的统计与存档。5.2 落地活动（PR活动）后期跟进租务部负责监督合作公司于活动结束后7个工作日内提供结案报告，内容包括活动流程、现场照片、参与人数、宣传效果及媒体价值等。租务部应把结案报告存档。5.3 会员落地活动（PR活动）后期跟进租务部负责在活动结束后7个工作日完成会员落地活动结案报告，内容包括现场照片、参与人数及会员意见等。5.4 宣传方案后期跟进如有媒体宣传，租务部负责监督合作公司于活动结

29、束后10个工作日内提供结案报告及/或媒体发布刊物。5.5 装饰陈列后期跟进租务部负责监督合作公司在展示期结束后对装饰陈列品进行拆除，并以电邮形式告知商场事务部、保安部、工程部拆除时间及位置。第十四章新闻媒体管理公司总经理为公司正式指定的发言人，如遇特殊情况下，经总经理授权推广部高级经理/经理代表发言，除此以外，其他部门所有员工不应向传媒提供有关公司的任何意见及评论，并应将来自传媒有关公司事务的所有询问和要求提交公司总经办及推广部处理。员工在报刊、杂志或其它公众媒体发表有关公司业务或利益的任何信件或文章，须事先征求公司总经办的批准，内容需要推广部审核通过后才能发表。若公司要求员工接受媒体采访，公司总经办及推广部应于事前向相关的员工进行培训及讲解情况，并全程陪同该员工接受采访。若媒体自行联系公司员工表示希望进行采访，请相关部门提前向推广部及总经办申请，经总经办商议同意后，由推广部通知接受采访的最终人选，并全程陪同接受采访。如总经办不同意接受采访，则有推广部通知相关媒体。