合同档案归档表格.docx

1、合同档案归档表格合同档案归档表格篇一：合同档案归档制度合同档案归档制度 为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。 一、合同档案归档范围本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料。二、合同档案管理原则1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。3、各办公室应确定一名兼

2、(专)职合同档案员负责合同文档管理。三、合同档案的移交1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件（包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料）移交办公室1份。2、合同文档移交时，必须在合同档案交接表上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。四、合同档案的归档1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的（合同总额）、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及

3、时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。五、合同文档的查阅1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、调阅手续。合同借用、调阅原则以影印件借出，合同原件无特殊情况不得外借。2、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。3、合同文

4、档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。六、合同档案的监督检查股份公司综合办公室具有对各成员企业合同档案监督检查职能，利用每半年一次的档案管理监督检查，对合同档案一并检查考核。七、本制度由股份公司综合办公室负责解释，自下发之日起执行。篇二：合同档案管理办法合同档案管理办法兴进公司管理标准 BP/ 合同档案管理办法 XX-11-16发布XX-11-16实施 兴进公司 发布前 言 为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。 本流程由成本管理中心负责制定、

5、解释。 本流程主要起草人：于卉本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人：罗欣本流程首次发布日期：XX年11月16日 本流程发送部门：公司各部门更改历史目录1 目的 3 2 适用范围 3 3 职责 3 4 合同的保管方法 3 5 支持文件 6 6 相关记录 6 1. 目的 作为公司合同管理规范的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。 2.适用范围 本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目

6、开发和公司经营的所有合同。 3. 职责 成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。 公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。4、 合同的保管方法： 合同保管应遵循下列原则 及时归档原则； 完整保存原件原则； 便于查找原则。 合同保管的范围： 合同（包括附件）； 合同审批表； 合同订立与履行过程中的所有书面材料。上述材料（以下统称“合同” ）应妥善完整保存。 合同保管部门公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。成本管理中心以本公司名义

7、对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及（含一式三份）以上，公司档案室、公司财务部应各保留一份合同原件存档，本职能部门、业务主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。 合同的归档经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材

8、料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付行政部档案管理员及时归档；各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理律师。与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印件并按本条第一款的规定处理。 行政部档案管理员对成本管理中心报送的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容： A.合同各方当事人须签字盖章； B.合同规定的附件应齐全； C.属于合同保管范围的其他材料。各职能部门合同管理员负责对归档合同按照合同归档登记表的要求作

9、好登记和归档工作。 各职能部门应对合同进行合理分类和编号，有关规定参照公司合同分类编号规则执行。合同的使用登记 合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；绝密级合同的调阅，须经行政部负责人与调阅者所在的副总经理签字批准。涉及房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同等需经公司总经理签字批准方可借阅。归还被调阅的合同时，档案管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，档案管理员应及时登记并向行政部负责人作出书面汇报。篇三：合同档案管理制度()合同档案管理制度第一章 总

10、 则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。 第二章 合同分类 一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产 等而签订的合同或框架协议。二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。五、测试协议：

11、指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。第三章 档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门设档

12、案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。 第四章 文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。 基本模式： ST - XX XS 0001 HT 公司号 年度号 分类号 顺序号 部门代码 1 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。3 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ，表示公司当年某一类合同的序号。4 部门代码:

13、部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称； 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写档案移交单，双方签字认可，管理专员归档。五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同

14、的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。 六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作合同 档案汇总表提交经营管理部，并填制档案归档单归档。 七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。 第五章 合同档案保管期限及销毁 一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。 三、档案销毁1任何

15、组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。2各档案管理人员应定期对档案进行检查。3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。4凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在档案销毁清单上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由档案销毁清单立卷永久保存。 第六章 档案借阅 一、公司合同原件，一般不予借出。二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。三、借出

16、档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。第七章 责罚制度 一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一 经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以

17、通报批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。第八章 附 则一、 本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。

18、该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。二、 本制度自下发之日起执行。 三、 附件附件1 档案移交单附件2 档案借阅单 附件3 档案销毁清单 附件4 合同登记本附件1：附件2：附件3：篇四：合同档案管理流程图档案管理流程图篇五：文书档案归档范围及保管期限表归档范围和文书档案保管期限表 一、党务工作（党务、工会、共青团） 1、党务党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久发言、简报、小组会议记录 10年党务综合性工作工作计划、总结、重要专项活动

19、工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记 永久情况反映、工作简报及一般材料 10年上级机关关于党务工作的文件针对本单位重大问题的指示、批示文件 永久对本单位一般性、普发性的文件 10年对下属单位关于党务工作请示的批复 30年各项规章制度、管理办法与条例等 30年入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久党组织关系介绍信及存根、党费收支 永久或30年党员学习教育等活动形成的文件重要的永久一般的10年党员统计年报、计划总结、组织发展计划 30年党员干部考察、考核、任免、政审决定等 永久党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知永久或30年2、组织工作企业文化建设方面的文件（包括社会公益事

20、业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）重要的30年一般的10年组织工作年度计划、总结 30年组织关系介绍信、介绍信存根 永久评选表彰先进集体、劳动模范、先进工作者的材料受区级（含）以上表彰奖励的永久受区级以下表彰奖励的 30年领导干部出国（境）审批、考察报告等材料 30年3、纪检与监察工作纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复 永久违纪案件调查处理材料重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久一般案件的调查处理材料30年纪检与监察工作统计报表 30年4、工会工作工会工作规划、总结、规章

21、制度、决定、通知、会议记录30年职工代表大会及有关会议文件会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久发言、简报、小组会议记录等10年工会会员名册永久民主管理、劳动竞赛、劳保福利、职工维权方面的文件重要的 永久一般的 30年或10年女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育重要的30年一般的10年工会会费与财务管理材料 30年工作统计报表重要的30年一般的10年 评选表彰先进集体、先进工作者的材料（参照一、2、） 职工纪律处分材料受到警告（不含）以上处分的永久受到警告处分的 30年5、共青团工作共青团工作规划、总结 30年团代会、团委（常委、扩大）会会议文件会议通知、报告、换届选举结果、

22、决议、通报、纪要等永久发言、简报、小组会议记录等10年团员及团组织管理方面的决定、通知、批复 30年团费收据与团组织关系介绍信及存根 30年共青团工作统计报表重要的30年一般的10年 评选表彰先进集体、先进工作者的材料（参照一、2、） 团员纪律处分材料（参照一、4、）6、在本部门工作中形成的除以上条款以外的其他材料重要的 永久一般的 30年或10年二、办公室1、行政事务上级机关颁发的本单位应执行的有关文件 30年上级领导视察本单位的题词、指示、讲话材料重要的永久一般的10年行政工作计划总结等永久经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等 永久公司制发的行政决定、通报 永久公司同外机关签订的行

23、政协议、合同有效期20（含）年以上的永久有效期10（含）年至20年的30年有效期10年以下的 10年公司的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件 永久公司文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件重要的 （有领导重要批示和处理结果的） 永久或30年一般的 10年单位编史修志方面的文件篇六：档案整理服务合同档案整理服务协议 委托方（甲方）： 受托方（乙方）：甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理服务工作，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理服务工作达成如下协议。第一条、整理概况（一）整理类别年-年，共计 年的文书、专业、声像、照片、科技、实物、资料等档案。（二）整理内容对档案进行

24、整理、归档、数据录入、上架、编研、打印检索目录等工作。（三）整理时间 第二条、整理价款 （一）档案整理、数据录入、编研、大事记、打印检索目录等（详见清单）人工费用合计 元。（完工单附整理清单）（二）材料费用由乙方代为购买，按预算 元一次性包干。（三）档案管理软件由乙方免费提供自行开发的档案软件，根据业务实际需要增加相应的功能模块，同时提供终身的免费咨询和维护。第三条、整理质量（一）以甲方单位档案三合一制度为依据，按照省一级标准规定执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。（二）甲方如有特殊项目或特殊质量要求，应在档案整理前告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质

25、量不合档案局要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充协议另行约定。第四条、甲方责任（一）负责向乙方介绍、解释整理内容，一次性收集齐乙方整理所需的全部档案资料和照片档案的文字说明。添置档案工作升级达标所需的各类硬件设备（见清单2）。（二）为乙方提供必要的工作场所。（三）负责按照本协议第六条的付款方式向乙方支付费用。第五条、乙方责任（一）在约定期限内为甲方提供档案整理服务工作，按照省一级标准的规定对档案进行专业、规范的整理，并对整理质量负责。（二）负责对档案整理人员进行保密教育，承担对档案整理期间出现的档案内容泄密责任。（三）必

26、须在甲方指定的场所整理档案，不得将档案自行带出和丢失，重复或无归档价值文件需告知甲方处理，并统一堆放在指定地点，乙方不得擅自处置。第六条、付款方式甲方在合同签订后5日内支付项目总价（含人工和材料）的15%款项，以便乙方尽快安排人手和购买材料；余款分3个月按项目进度每月支付总价的25%，整理完毕后预留10%的质量保证金，待市档案局验收合格后5日内一次性付清。第七条、协议变更和终止协议生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务协议内容的，应与另一方协商，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本协议的变更。任何一方不得擅自变更协议内容，否则视同违约。第八条、违约责任在协议履行期间，任何一方不得无故违反本协议，否则视为违约。违约方应按照协议总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。第九条、争议解决因履行本协议双方发生争议的，应友好协商解决。解决不了的，向宜昌市仲裁委员会申请仲裁。第十条、其他本协议未尽事宜，双方应补充