用友软件使用教程.docx

1、用友软件使用教程用友软件使用教程会计软件的业务处理过程 财务与业务综合应用方案,一般处理过程,如图所示。 图1 财务与业务综合应用方案 在采购管理模块中输入采购发票，在应付款管理模块中核算该发票的款项。在采购管理模块中输入采购入库单，在库存管理模块中审核该入库单并登记出入库台帐，在存货核算模块核算采购成本。 在销售管理模块中输入销售发票，在应收款管理模块中核算该发票的款项。在销售管理模块中输入销售出库单，在库存管理模块中审核该出库单并登记出入库台帐，在存货核算模块核算销售成本。 在库存管理模块中填制各种出入库单，审核后登记出入库台帐。 在存货核算模块中生成存货成本的凭证并传递到总账，还为成本核

2、算模块提供原材料领料单。 在工资模块中输入工资变动原始资料，进行工资计算，并自动生成工资费用分配以及其他工资核算凭证传递到总账模块，还为成本核算模块提供人工费资料。 在固定资产模块中输入固定资产变动原始资料，对固定资产进行管理，并自动计提每月固定资产折旧额，同时自动生成固定资产变动核算凭证、折旧核算凭证等传递到总账模块，还为成本核算模块提供折旧费资料。 成本核算模块接收工资模块提供的人工费资料，固定资产模块提供的折旧费资料，存货核算模块提供的原材料领料单。在成本核算模块中计算成本，自动生成凭证并传递到总账，同时为存货核算模块提供入库产成品成本， 在应收账款模块中进行销售发票和收款处理，自动生成

3、销售收入以及款项收回等凭证传递到总账模块; 在应付账款模块中进行采购发票和付款处理，自动生成采购和付款核算凭证传递到总账模块; 在总账系统中接收应收应付、工资、固定资产和存货核算模块生成的转账凭证，并直接输入其它凭证，审核确认后记账，可随时查询或打印总账、明细账、多栏账和日报表，月末进行银行对账、总账系统内部转账和结账。 报表模块从总账中取数进行财务指标分析。现金流量表模块可以实现现金流量表的自动编制。 财务分析模块从总账中取数进行财务指标分析，还可以在财务分析模块中制定各项支出费用等预算，在总帐模块中进行控制。 决策支持模块可以从各个模块中取数，进行决策数据推算。 行业性单位和集团性公司通过

4、行业报表模块，进行报表上报及汇总。 会计软件的运行过程 一、会计软件的初始设置 使用会计软件，首先要将其成功地安装在计算机的硬盘上，然后要进行的就是会计软件的初始设置工作。 会计软件初始设置也称初始化，是指将通用会计软件转化成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作。前者需要设置具体核算规则和方法, 后者需输入有关的基础数据。会计软件初始化是使用通用会计软件的的基础，是非常关键的一项工作。初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。 一般地，会计软件的初始设置应该包括以下几步: 定义基础参数 ? 设置处理规则 ? 输入期初数据 1(定义基础参数与建账 基础参数设置也

5、称业务处理控制参数，即设置会计业务处理过程中所使用的各种控制参数，规定业务处理控制要求。在会计软件中设置了参数后，就会在数据库中保存这些参数，以后使用计算机进行相应会计业务处理时，系统将根据保存的参数值，做不同的计算、存储、统计分析处理。 不同的企业，对于会计业务处理范围、会计核算的方式、数据计算的方法、会计文件输出的格式等的要求不尽相同，由于目前的会计软件已延伸到企业的全部资源管理，不同企业的业务流程更是千差万别。为使通用会计软件适应不同的企业会计业务处理的要求，可以通过设置基础参数来解决。 基础参数是软件为适应不同的用户需求而设计的一些开关。如有些用户可能需要对企业内部各个部门的预算进行精

6、细的控制、严格管理;而有的则只需要进行一些粗放的控制、便于操作。这两种控制方法对于软件来说，实现方法是完全不同的，这时，软件设计者将两种实现方法都设计到软件中去。使用者只根据自己的需要选择相应的开关就可以了。这就是通用会计软件的所谓“最长流程软件设计，最佳选择组合应用”。通过一些灵活的配置，使软件的应用流程更加贴近使用者的需求。这样，既满足了不同用户的需要，当用户的业务模式发生了一些变化时，不需更换软件，只需更改某些基础参数的设置;又解决了软件的通用性问题。 基础参数的设置将决定会计软件的运行流程、业务模式、数据流向等，设定后不能随意更改。 建账就是完成会计数据库的建立，将按照会计软件所设计的

7、模板数据库建立用户的数据库，实际上是完成了相当于手工方式下账本的准备工作。 2(设置业务处理规则 建立有关核算规则确定管理分析方法，如:设置会计科目、编制工资计算公式、编制报表取数和计算公式等。其中，重要任务之一就是建立会计字典。 会计字典，有些软件称之为档案，有些软件称之为目录，如科目目录、客户目录、存货目录、部门目录等，是构成会计数据的框架，是对会计信息进行分类的依据。由会计软件产生的总分类账、明细账、辅助账和各种统计表都是在会计字典的基础上形成的。每一笔业务都可能由几个会计字典和一组数字组成，如会计凭证的一条记录可能含有科目、部门、职员、客户或供应商、发生额等数据项，而一张发票可能含有客

8、户、部门、业务员、仓库、商品、数量、金额、税额等数据项。按照数据库原理，我们可以对成批的会计记录分别以不同的会计字典为关键字进行分类和汇总。 建立会计字典就是构成计算机会计数据体系的框架，就象手工方式下要往新的账本上抄写会计科目，往来明细账上要抄写各往来单位名称一样，以便于下一步会计数据的写入。 目前，我国各行业的会计科目是有一定标准的，一些行业的商品也有标准的编码体系。有些会计软件就将具有标准的会计字典预置在数据库中，可以在建账时选择自己适用的字典，减少工作量。 3(装入初始数据 输入期初数据目的是完成手工账与计算机账的连接，使会计数据具有连续性。 (1)手工模式下会计数据的连续性 企业的经

9、济业务是连续发生的，而会计核算则是按会计期间进行的，会计期间是人为划分的，以便于会计分析。大多数的会计账以年度为单位建立，当一个新的会计年度到来时，要用会计科目的期初余额和期末余额这两个数据将新旧会计年度的会计业务连接起来。如:2000年度到来时，财务部门首先要购买新的账本，建立2000年度的账簿，将1999年的总账、明细账等年末余额转换为2000年初余额，称之为年初结转，然后开始记录2000年的会计业务，使企业的会计业务具有连续性。 (2)输入期初余额 期初余额的概念:由于企业的经济业务是连续发生的，在某一时刻，除非企业是刚刚成立，一切从零开始，否则其资产、负债及所有者权益都是具有一定的数量

10、和价值的，这些记录在会计上称为即将开始的会计期间的期初余额，它恒等于上一会计期间的期末余额。在首次使用新的会计软件时，期初余额是指软件启用时间以前的科目总账、明细账、辅助账等余额。该余额包含新的会计软件启用以前，已进行了会计处理的所有业务信息，同时也包含了未进行会计处理的一些业务数据。 (3)期初余额输入后的校验 会计体系具有严密的完整性和科学性,它通过总账平衡校验、总账与明细账相符、明细账与各商品账及实物账相符的校验,来进行会计数据的验证,从而保证企业的会计信息准确、财产真实。如现金科目的余额应与企业实有库存现金一致,企业的银行存款科目余额与银行的实际存款余额,除未达账项之外,一致等。 二、

11、日常会计业务处理 主要包括输入、处理、输出、利用等方面的工作,其业务处理流程如下: 输入工作 ? 加工处理序列 ? 输出工作 ? 分析、利用 输入: 将原始数据、原始凭证或记账凭证输入计算机,生成一定格式的数据文件,存储在计算机磁盘介质上。 处理: 对计算机磁盘介质上存储的数据文件, 进行计算、分类、合并、传送等处理,生成凭证、账簿或报表等数据文件,存储在计算机磁盘介质上。 输出: 根据计算机磁盘介质上存储的凭证、账簿或报表数据文件, 在计算机屏幕或打印机上输出各种会计信息。 利用:在会计核算的基础上进一步分析利用，如:编制各种财务分析报告等。 三、月末处理 会计期末,进行账账、账证、账实核对

12、,并进行结转处理,最后进行结账。 对账 ? 转账 ? 结账 结账只能每月进行一次, 结账后不能再处理本月的业务。 账套管理 启动与注册-启动 正确安装“用友企业级财务软件V8.11”之后，在Windows95/98环境下，启动“用友企业级财务软件V8.11”的系统管理功能。 操作: 1. 单击【开始】按钮，依次指向【程序】、【用友企业级财务软件V8.11】、【系统服务】，然后 单击【系统管理】; 2. 再单击任务栏中的【系统管理】。 说明:系统允许用户可以系统管理员的身份，也可以账套主管的身份注册进入系统管理。系统管理员负责整个系统的维护工作。以系统管理员的身份注册进入，便可以进行账套的管理，

13、包括账套的建立、引入、输出以及操作员及其权限的设置。 第一次运行时, 没有设置系统管理员密码(密码为空)，最好在第一次运行时就输入新的密码，以防疏漏。系统管理员还可以随时更改密码。 建立新账套-设置操作员 在建立账套之前，应首先设置操作员，并设置口令。对使用系统的操作员进行注册登记,内容有,操作员姓名,操作员代号,操作员所属部门,口令等。 操作: 1. 选择【权限】菜单下【操作员】功能; 2. 在【操作员管理】窗口，单击【增加】，弹出【增加操作员】对话框; 3. 根据案例要求填写操作员信息。 说明, 操作员全名,所设置的操作员的全名,必须输入。 操作员代号,用来标识所设置的操作员的编号,操作员

14、必须输入且唯一。 部 门,所设置的操作员的所属部门 口 令 所设置的操作员进行系统登录时的口令,必须输入。 只有系统管理员才有权设置操作员，由系统管理员在建立账套时所设置的账套主管不必通过“操作员设置功能”进行设置。 操作员代码一经定义并引用，不得修改 建立新账套-设置新账套参数 新建账套，用于记录新建账套的基本信息，包括账套号、账套名称、账套路径、启用年月及会计期间。 操作: 1. 在【系统管理】窗口，选择【账套】下的【建立】，出现【创建账套】对话框 2. 依次输入新建账套的编号、 账套名称 及启用会计期 ; 3. 输入完成后，单击【下一步】按钮。 说明: 账套号: 用来输入新建账套的编号，

15、必须输入。 账套名称:用来输入新建账套的名称，必须输入。 账套路径:用来输入新建账套的数据被存放的路径，必须输入。 启用会计期:用来输入新建账套将被启用的年和月，必须输入。 现存账套:系统将现有的账套，用下拉框的形式表示出来，只供参考，而不能输入或修改。 建立新账套-输入单位信息 单位信息用于记录本单位的基本信息。 操作: 1. 依次输入单位名称、简称、地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号及备注内容; 2. 输入完成后，单击【下一步】按钮。 说明:单位名称 用户单位的全称，必须输入。只在打印发票时使用企业全称，其余情况下，全部使用单位简称。 单位简称 用户单位的简称，必须输入。

16、 单位地址 用户单位的详细地址，可以不输。 法人代表 用户单位的法人姓名，可以不输。 邮政编码 用户单位的邮政编码，可以不输。 联系电话 用户单位的联系业务电话，可以不输。 传真 用户单位的传真号码，可以不输。 电子邮件 用户单位的电子邮件地址，可以不输。 税号 用户单位的税号，可以不输。 备注一 输入用户认为有关该单位的其他信息，如所有制类型等。 备注二 输入用户认为有关该单位的其他信息。 建立新账套-确定核算类型 核算类型用于记录本单位的基本核算信息。 操作: 1. 依次输入本位币代码、本位币名称、企业类型、行业性质、账套主管; 2. 并选择按行业预置科目; 3. 输入完成后，单击【下一步

17、】按钮。 说明:本位币代码 用来输入新建账套所用的本位币代码，如“人民币”的代码为RMB。 本位币名称 用来输入新建账套所用的本位币名称。必须输入。 账套主管 用来输入新建账套账套主管的姓名，必须从下拉框中选择输入。 企业类型 必须从下拉框中选择输入。 行业性质 必须从下拉框中选择输入。 是否按行业预置科目 如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则在该选项前打勾;否则可以不进行处理。 建立新账套-确定分类 确定有关基础信息是否进行分类。 操作: 1. 在此分别对“存货”、“客户”、“供应商”是否分类选项前打勾，表明本例要进行分类管理; 2. 输入完成后，单击【完成】按钮，完成此次操作。 说明

18、:如果您单位有外币业务，可以在此选项前打勾;否则可以不进行设置。 存货是否分类 如果单位的存货较多，且类别繁多，可以在存货是否分类选项前打勾，表明要对存货进行分类管理;如果单位的存货较少且类别单一，可以选择不进行存货分类。 客户是否分类 如果单位的客户较多，且需要进行分类管理，可以在客户是否分类选项前打勾，表明要对客户进行分类管理;如果单位的客户较少，也可以选择不进行客户分类。 供应商是否分类 如果单位的供应商较多，且进行分类管理，可以在供应商是否分类选项前打勾，表明要对供应商进行分类管理;如果单位的供应商较少，也可以选择不进行供应商分类。 是否有外币核算 如果单位有外币业务，可以在此选项前打

19、勾;否则可以不进行设置。 如果选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。 如果选择存货不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置存货档案。如果选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。 如果选择客户不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置客户档案。选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案。 如果选择供应商不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置供应商档案。 建立新账套-确定编码方案 为了便于用户进行分级核算、统计和管理，本系统可以对基础数据的

20、编码进行分级设置。 编码方案指设置编码的级次方案，编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。 例如某单位将科目编码设为32222，则科目编号时一级科目编码是三位长，二至五级科目编码均为两位长。 操作: 1. 设置【分类编码方案】:存货分类编码为1223;客户分类编码为223;供应商分类编码为223;收发类别编码为12;部门编码为122;结算方式编码为12;地区分类编码为12;成本对象编码122;科目编码为32222。 说明:科目编码级次: 系统最大限制为六级十五位，且任何一级的最大长度都不得超过九位编码。一般单位用32222即可。

21、用户在此设定的科目编码级次和长度将决定用户单位的科目编号如何编制。例如某单位将科目编码设为32222，则科目编号时一级科目编码是三位长，二至五级科目编码均为两位长;又如某单位将科目编码长度设为3332，则科目编号时一级科目编码为三位长，二级科目编码为三位长,四级科目编码为两位长。 存货分类编码级次: 系统的最大限制为八级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。 客户分类编码级次:系统的最大限制为五级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。 供应商分类编码级次:系统的最大限制为五级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码 收发类别编码级次:系统将收发类别编码级次固定为二级，

22、总长度不得超过五位编码。 部门编码级次:系统的最大限制为五级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。 结算方式编码级次:系统将结算方式编码级次固定为二级，总长度不得超过三位编码。 地区分类编码级次:系统的最大限制为三级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。 成本对象编码级次:系统的最大限制为三级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。 当您在建立账套时设置存货(客户、供应商)不需分类，则在此不能进行存货分类(客户分类、供应商分类)的编码方案设置。 建立新账套-确定数据精度 为了满足各用户对数量、单价的核算精度的要求的不一致，系统提供了数据精度定义功能，该功能实际上就是

23、定义数据的小数位数。 操作: 1. 规定:小数位数为2，单击【确认】按钮。 说明:至此我们顺利完成了一个新账套的建立过程。 人员分工-确定账套及账套主管 操作员权限设置功能用于设置操作员权限。此功能只能由系统管理员或由系统管理员所指定的账套主管来进行操作。以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。 进行权限设置操作前前，必须先确定账套及账套主管。 操作: 1. 在【系统管理】窗口，选择【权限】菜单下【权限】功能，出现【操作员权限】窗口。 2. 在账套选择区中选择相应 账套010; 3. 在年度选择区中选择1999; 4. 指定“赵林”为账套主管，在【账套主管】前打勾。 说明:只有系统管

24、理员才有权限进行账套主管的设定，如果以账套主管身份登录，则窗口中最上一行的【账套主管】标记将置灰，不能进行改动。系统规定只能设置一个“账套主管”，并拥有全部权限。 人员分工-给操作员赋权 给每一个操作员赋一定的权限,可以采用对整个系统的各个具体功能逐一根据需要进行授权,也可以分别把某一子系统的所有权限一次性全部授给操作员,使操作员拥有该系统所有功能的操作权限,而不必对每一功能进行逐一设置。 操作: 1. 点击“张晨”，单击工具栏中的【增加】，弹出【权限增加】对话框，进行赋权; 2. 同样操作对“王非”和“李婧婧”赋权。 说明:系统默认账套主管拥有全部权限,一般操作员不能进行增加和删除权限的操作

25、。所设置的操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。 基础公用参数设置-进入基础设置窗口 基础信息设置是初始工作中非常重要的一项，其中很多项目的设置直接关系到软件功能能否正确、充分地被使用， 如科目设置、项目设置等。在实际使用过程中，最好先充分理解各基础信息设置的目的和作用，然后，根据实际情况灵活运用。 操作: 1. 启动系统控制台; 2. 执行基础设置功能。 说明:在此我们仅设置各子系统均须使用的有关信息，包括基本信息、机构设置、往来单位和收付结算，其它信息在相应子系统中进行设置。 基础公用参数设置-部门档案 按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。 操作: 1. 单击【增加】

26、，这时在屏幕右面输入部门编号、部门名称、部门属性、电话、地址、备注等信息; 2. 单击【保存】按钮，在窗口左 侧的空白框中显示了已设置好的部门名称; 3. 采取同样的步骤将企业所有的部门都设置完毕。 说明:此时由于还未设置人员档案，因此，部门档案中的负责人栏应在职员档案录入后再补充填录。 部门编码级次最多可分,级，编码总长,位，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。 部门编号:符合编码级次原则。必须录入，必须唯一。 部门名称:必须录入。 负责人: 可以为空。 部门属性:输入部门是车间、采购部门、销售部门等部门分类属性，可以为:可以为空;地址: 可以为空;备注 :可以为空。 空。

27、电话如果输入某几条信息后，不按【保存】按钮，而直接按【放弃】或【增加】按钮，即表示放弃此次增加。若部门被其它对象引用后就不能被删除。 如果修改部门档案，在部门档案界面左边，将光标定位到要修改的部门编号上，用鼠标单击【修改】按钮。这时界面即处于修改状态，可以对部门名称、负责人、部门属性、电话、地址、备注等信息进行修改。注意部门编号不能修改。 如果删除一个部门，把光标放在要删除的部门上，用鼠标单击【删除】按钮，系统将提示“确实要删除该部门信息吗,”单击【是(Y)】即可删除此部门。 基础公用参数设置-职员档案 职员档案主要用于记录本单位与系统有关的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。

28、 操作: 1. 单击【增加】按钮，屏幕上出现一空白行; 2. 可根据自己企业的实际情况，在相应栏目中输入适当内容。 说明:职员编号:必须录入，必须唯一。 职员名称:必须录入，可以重复。 所属部门:输入该职员所属的部门。您只能选定末级部门。 职员属性:填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。 修改职员档案 将光标定位到要修改的职员上，用鼠标双击所要修改的内容，即可进入修改状态修改。修改后，职员编号必须保持唯一。 删除职员档案 把光标放在要删除的职员上，用鼠标单击【删除】按钮，系统提示“确实要删除职员档案-XX吗,”，单击【是(Y)】即可删除此职员。 基础公用参数设置-客户分类

29、如果想对客户进行分类管理，可以通过本功能建立客户分类体系。用户可将客户按行业、地区等进行划分。建立起客户分类后，可以将客户设置在最末级的客户分类之下。在客户档案设置中所需要设置的客户，应先行在本功能中设定。 操作: 1. 单击【增加】按钮，可根据企业实际情况，在右边框的相应栏目中输入适当内容。 2. 再按【保存】按钮，保存此 次操作; 3. 如果想继续增加，单击【增加】按钮即可。 说明:客户分类编码:客户分类编码必须唯一 客户分类名称:可以是汉字或英文字母，不能为空和重复。 有下级分类码的客户分类前会出现带框的+符号，双击该分类码时，会出现或取消下级分类码。 新增的客户分类的分类编码必须与【编

30、码原则】中设定的编码级次结构相符。例如，编码级次结构为“XX-XXX”，那么，“001”是一个错误的客户分类编码。 客户分类必须逐级增加。除了一级客户分类之外，新增的客户分类的分类编码必须有上级分类编码。例如，编码级次结构为XX-XXX，那么“01001”这个编码只有在编码“01”已存在的前提下才是正确的。 已经使用的客户分类不能删除。 非末级客户分类不能删除。已被引用的客户分类不能被删除。没有对客户进行分类管理需求的用户可以不使用本功能 基础公用参数设置-客户档案 【客户档案】功能主要完成对客户档案的设置和管理。在左边的树型列表中选择一个末级的客户分类。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案

31、资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。 操作: 1. 在左边的树型列表中选择一个末级的客户分类; 2. 单击【增加】按钮，弹出【客户档案卡片】对话框; 3. 可根据自己企业的实际情况，在相应标签页中输入适当内容; 4. 单击【保存】按钮，保存当前输入信息; 5. 并可以在页编辑状态下，单击【增加】按钮，继续增加新的客户。 说明:客户编号:客户编号必须唯一;客户编号可以用数字或字符(含汉字或空格)表示。 客户名称:可以是汉字或英文字母，客户名称最多可写30个汉字或60个字符。客户名称用于销售发票的打印 ，即打印出来的销售发票的销售客户栏目显示的内容为销售客户的客户名称。 客户简称:可以是汉字或英文字母，客户名称最多可写15个汉字或30个字符。客户简称用于业务单据和账表 的屏幕显示。 所属分类码:从上一个屏幕画面自动带入，该栏目的左编辑框显示客户的客户分类