各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表.docx

1、各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表党委办公室 序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移送 1 上级党组织下发的有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的，则永久保存) 30 2 党委会及学院重大工作协调会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久 3 院党委、纪委、工会、团委文件 永久 4 学院规划、年度计划 永久 5 学院各部门，党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的工作计划、总结 30 6 党委书记(副书记)在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久 7 院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成

2、的文件材料 永久 3月底前归上文书档案室 年材料 8 党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的报告、请示及批复 永久 9 党委保密工作的文件材料 永久 10 重要的群众来信来访及处理材料，安全稳定工作材料 永久 11 党委与有关机关在工作方面的重要往来信函 永久 12 党内系统启用印章的文件和印模 永久 13 获上级奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件) 永久 14 其它重要的文件材料 永久 院办公室 序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移送 1 上级机关下发的有关高校行政管理的文件 永久 2 全校性的规章制度(规章制度汇编) 永久 3 院长办公会会议

3、记录、纪要 永久 4 院发文件 永久 5 学院大事记 永久 6 学院年度总结 永久 院办负责上报的学年报表及综合统计(包括高等教育基层统计报表、人员情况表7 永久 及教学科研仪器设备增减变动情况表、档案室基本情况年报表等) 3月底前归上8 各单位、各部门向学院的请示报告及学院的批复(批办单) 30 文书档案室 年材料 9 校友工作材料(校友通讯、召开校友会材料等) 永久 10 本校历史沿革、情况介绍 永久 11 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久 12 学院评估材料 永久 13 校领导在全校性会议上及参加校外会议所做的报告、讲话稿 永久 14 学院重大活动、重要会议文件材料 永久 15

4、校史、校庆工作材料 永久 16 学院简报、信息、动态等 10 17 学院重要工作会议、座谈会的会议记录、纪要及会议讨论的文件材料 永久 学院领导与上级领导之间、本校与外单位之间有关工作问题的重要的有保存价值18 永久 的来往文书 19 学院与有关单位签订的各种合同、协议书以及重要证明等文件资料 永久 20 院办工作规章制度、岗位职责 30 21 获上级奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件) 永久 22 其它重要的文件材料 永久 组织宣传统战部 序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移交 各总支、直属党支部年度委员名册和全校党员名册、发展新党员、预备党员转

5、正1 永久 名册 2 院级领导名单、分工及简历 永久 3月底前归上组织宣传档案干部名册 永久 年材料 室 3 院领导年度考核材料 30 4 学院党组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知 永久 5 学院组织、宣传、统战工作决定、报告、调查材料、报表、重要通知 永久 不定期 6 上级对我院组织、宣传、统战工作的指示、规定、通报、重要通知 永久 不定期 党办 7 学院党代会文件材料 永久 不定期 组织宣传档案室 8 副处级以上干部任免、调动的决定、批复、通知(附任免呈报表) 永久 不定期 9 工作规划、计划、总结 、简报 30 不定期 10 工作规章制度、岗位职责 30 不定期 组织宣传档案11

6、 中层干部教育培训计划及执行情况材料 30 不定期 室 12 中层干部考核、轮岗交流、民主评议情况的材料 30 不定期 13 干部队伍和后备干部队伍建设规划和结构状况 30 不定期 14 党群系统科级干部任免决定、通知等有关材料 永久 不定期 组织宣传档案室 15 发展党员、预备党员转正或取消预备党员资格及党员退党处理等材料 永久 不定期 16 党内奖惩材料 永久 不定期 17 重要会议形成的文件材料 30 不定期 18 党校培训的计划、总结、人员名单、考试成绩等材料 30 不定期 19 党总支、直属党支部换届选举的有关材料，党建材料 永久 不定期 党员报表及材料、党总支活动材料 20 30

7、不定期 21 党内表彰材料 永久 不定期 22 学院重要活动及有关工作的照片、录音带、录像带、光盘等 重要永久 23 有保存价值的宣传品和展览会材料 永久 不定期 24 学院党建课题开题、结题、评奖等材料 永久 25 学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料 永久 组织宣传档案26 其它重要的文件材料 永久 室 27 校内文件 30 28 上级机关下发的文件、党内统计报表、 永久 次年3 月底前 文书档案室 纪检办、审计处 序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移交 次年3 月底1 纪委、监察、审计统计报表 永久 前 2 纪委、监察、审计会议记录 上级机关对我院纪委、监察、

8、审计工作的指示、决定、通报等及学院贯彻落实情3 永久 况的有关材料 4 党员处分决定、备案、复查及其他有关材料 永久 5 纪委、监察、审计工作计划、总结、报告、工作会议纪要 永久 6 纪委、监察、审计调查材料 永久 部门归档 7 纪委、监察、审计调研材料 30 不定期 8 部门工作规章制度、岗位职责 30 9 重要的群众来信来访及处理意见 永久 10 纪检、监察、审计重要会议形成的文件材料 永久 次年3 月底11 教职工、学生申诉材料 永久 前 12 校内文件 30 不定期 13 上级来文 永久 不定期 文书档案室 14 委托审计合同书、各类审计报告等相关材料 学生工作部、学生处 保管期序号

9、归 档 档 案 类 目 名 称 归档时间 移交 限 1 学生名册 永久 有关学生素质教育材料(包括优秀班主任材料、政治队伍工作人员名单、工作2 30 条例计划总结、典型材料、调研报告等)及学生工作通讯 3 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级等) 永久 4 学生处分材料(归原始材料及上级批复) 永久 不定期 5 学生获国家奖学金、励志奖学金、助学金等有关申报材料及批复 永久 6 班级永久性材料档案(入学登记表在内) 永久 学生档案室 7 心理咨询工作规章制度、计划、总结、调查报告及有关材料 30 8 学生管理专项或阶段性工作计划和总结 30 9 团委会、团委扩大会等重要会议纪要 30 10

10、 团内奖惩材料 30 11 学生中的社团组织材料 30 12 团内专职团干部和教师兼职团干部登记表、名册 30 13 批准入团、离团的通知和名单 永久 团代会、学代会工作报告、决议、候选人名单及情况介绍、选举结果、分工、14 永久 上级批复、大会发言稿、议程等 15 有关学生工作的各种规章制度、岗位职责 30 16 各类统计报表 永久 17 全校性学生工作会议材料 30 18 校内文件 30 不定期 部门归档 19 上级来文 永久 不定期 文书档案室 招生就业处 序号 归 档 档 案 类 目 名 称 保管期限 归档时间 移交 1 招生录取名册 永久 9月底前 文书档案室 2 上级来文 30 不

11、定期 3 校内文件 长期 不定期 部门归档 4 招生工作计划、报告、批复、总结及有关材料 永久 5 招生简章、宣传材料和专业介绍 永久 次年3 月底文书档案室 前 6 毕业生就业工作总结 永久 7 毕业生就业名册 永久 8 就业工作实施办法、总结 30 9 高等学院毕业生登记表 永久 10 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30 部门归档 11 规章制度、岗位职责 30 12 其它重要的文件材料 永久 保卫处、武装部 序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交 上级机关对安全稳定保卫、消防和社会治安综合治理工作的指示、规定、通报及1 永久 不定期 通知 文书档案室 2 与有关单位签订的合

12、同、协议及相关资料 永久 次年3 月底前 3 校内文件 30 4 案件侦察、调查、处理报告及上级批复材料 永久 5 各类统计报表 永久 6 非正常死亡人员的材料 永久 部门归档 7 重要的安全保卫消防工作材料 永久 不定期 8 学院安全保卫稳定社会治安综合治理工作方面的规章制度及岗位职责、责任书 30 9 各类请示报告和批复、执行结果 30 10 本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖30 状、证书等，个人奖状、证书交复印件) 11 武装部工作计划、总结、规章制度、调查报告、统计报表 30 12 其它重要的文件材料 永久 工会、离退休工作处 保管期序号 归 档

13、档 案 类 目 名 称 归档时间 移交 限 1 工会工作简报 10 2 工会组织活动的计划、总结及财务情况材料 30 3 表彰先进集体、先进个人的材料和上级批复 永久 4 上级工会对本校工会工作的指示、决定、批复及重要通知 永久 不定期 部门归档 学院召开教职工代表大会、工会会员代表大会的有关材料(通知、名单、报告、决5 永久 议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿等)及党委对大会的批复 6 工会委员会会议记录、决议等重要材料 30 7 教职工代表大会会议记录、决议等重要材料 永久 8 工会、离退休工作计划、总结及汇报材料 30 9 工会委员会候选人名单、选举结果及分工材料 永久 10 选举出席

14、上级工会代表大会代表的材料 永久 11 离退休人员年度花名册 永久 12 工作规章制度、岗位职责 30 本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、13 30 证书、奖牌等，个人交复印件) 14 校内文件 30 15 上级来文 永久 不定期 文书档案室 人事处 序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交 1 教职工花名册，人事工作方面的各种统计表 、工资报表 次年3月底前 永久 文书档案室 2 上级来文 不定期 6 月 20 日 3 教职工奖惩材料 永久 前归上年材料 6 月 20 日 4 本校教职工培训、进修工作的计划、总结 永久 前归上年材料 人事档案室

15、 6 月 20 日 5 各系列职称评定的全部材料及上级批复 永久 前归上年材料 6 年度机构、人员变动情况(包括机构成立、合并、撤销、更改名称和人员录用、职永久 6 月 20 日 务及专业技术职称晋升与聘任、出国、离退休和死亡说明等)材料 前归上年材料 6 月 20 日 7 教师队伍建设与人事分配制度改革相关材料 永久 前归上年材料 6 月 20 日 8 学院人事工作规划、计划、总结 30 前归上年材料 6 月 20 日 9 重要的人民群众来信来访及处理材料 30 前归上年材料 10 人员招聘有关材料 30 不定期 11 使用合同工、临时工的有关材料 30 不定期 12 人员聘用协议 永久 不

16、定期 13 工作规章制度、岗位职责 30 不定期 14 与有关单位签订的合同、协议及相关资料 永久 不定期 本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、15 永久 不定期 证书等，个人奖状、证书可为复印件) 16 其它重要的文件材料 永久 不定期 17 校内文件 30 部门归档 教务处 序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交 1 上级来文 不定期 文书档案室 2 与有关单位签订的合同、协议及相关资料 、教学设备招标采购的合同书 永久 次年3 月底前 12 月 20 日 前 3 学生学籍材料(包括休、退、复、转、升、留级等文件材料) 永久 归上学年材料 1

17、2 月 20 日 前4 各专业教学计划、人才培养方案、教学大纲(不定期)、教学检查 永久 归上学年材料 12 月 20 日 前 5 校历表、课程表 30 归上学年材料 6 学生成绩单 永久 不定期 7 各系、各专业课程试题库材料(全套) 永久 12 月 20 日 前 8 各系、各专业使用的教材目录(包括成人教育) 永久 归上年材料 12 月 20 日 前 教学档案室 9 教学督导相关文件材料 30 归上学年材料 6 月 20 日 前 10 专业目录(包括专业名称、所属院系) 永久 归上年材料 6 月 20 日 前 11 各种统计报表 永久 归上年材料 12 师资培养、管理工作计划、规定、总结

18、30 6 月 20 日 前 归上年材料 13 教师工作量的规定及汇总材料 30 关于专业设置、专业调整、专业方向及培养目标、方案的有关材料及上级主管部门 14 永久 的批复(包括新增专业申报、上级批复) 15 教学改革方案、计划、总结及教改立项、检查、成果材料 永久 不定期 16 学院关于课程建设规划及有关材料 30 17 国家、市、院级精品课程有关材料 永久 18 教学规划的实施计划及有关文件 永久 19 工作规章制度、岗位职责 30 教学档案室 20 有关教学工作的简报 10 21 获国家级、省部级优秀教材奖目录及报批材料和样书 永久 22 院级优秀教材目录及简介 永久 23 校外教学实训

19、基地建设与管理材料，教学实习、社会实践计划、总结及有关材料 永久 24 教学检查评估的文件材料及报告和优秀教学质量评奖材料 永久 25 学院关于教学检查评估的自评材料及结论 30 26 有关专业评估办法、自评报告、评估结论 永久 27 优秀教学研究成果申报与评审材料 永久 28 典型教案、讲义 永久 29 自编、主编教材、教学指导书、习题集 永久 教学设备招标采购的合同书大型仪器设备档案(包括上级或主管领导批复和准购批示，招标文件、定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，30 永久 安装调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件及结果文件，维修记录

20、、报废材料) 重点专业、实验室、实训基地建设材料(包括计划、论证、申报、审批、总结和评31 永久 不定期 估等材料) 教学档案室 32 重要会议的文件材料 30 不定期 本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、33 永久 不定期 证书，个人交复印件) 34 关于网络信息工作的请示、报告和上级批复和执行结果 永久 不定期 教学档案室 35 校园网规划、计划和总结 永久 不定期 36 工作规章制度、岗位职责 永久 不定期 37 校园网络建设的技术性资料(包括网络拓扑图) 永久 不定期 38 校园网络升级、维修、更换的技术资料 永久 不定期 39 其它重要文件及材料

21、 永久 不定期 40 校内文件 30 部门归档 继续教育学院 序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交 1 录取新生名单、转入学生审批表、函授站建立的合同、协议书等材料 永久 次年3月底前 文书档案室 2 上级机关下发有关继续教育工作的文件 不定期 3 招生计划、招生简章、培养方案、专业设置材料、教学计划 永久 部门归档 4 学生学习成绩单 永久 12 月 20 日 前归当年毕业生材料 5 学籍管理表、学籍变动表 永久 6 颁发毕业证书名单 永久 7 颁发结业证书名单 永久 8 非学历教育的培训班、进修班材料 30 9 专项、阶段性工作计划和总结 永久 10 各类统计报表 永久 11

22、规章制度、岗位职责 30 12 成人教育教学评估材料 永久 13 组织召开会议的文件材料 10 14 重要工作请示、报告及上级批复和执行结果 永久 不定期 15 校内文件 长期 本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料16 永久 及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件) 17 其它重要的文件材料 永久 校企合作处,示范建设办公室, 序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交 1 科研项目材料(包括申请书、协议书、结题材料，按课题组卷) 永久 次年3月底前 文书档案室 科研成果材料(包括论文、译文、研究报告;专著、译著、编著、工具书、辅导书、2 永久 次年3月底前 技

23、术档案室 专利) 3 科研成果汇编 永久 次年3月底前 文书档案室 4 校内科研机构材料 永久 5 简报 10 6 大型科学研究专题报告会及科研论坛材料 30 不定期 部门归档 7 工作规章制度、岗位职责 30 8 科研管理文件材料 30 9 专项、阶段性科研工作计划和总结 永久 10 科研成果奖励申报、审批材料 永久 次年3月底前 文书档案室 11 科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或复印件及获奖成果实物 永久 次年3月底前 组宣档案室 12 组织召开的全校性会议材料 30 不定期 部门归档 13 示范建设申报、评审、批复材料 永久 14 示范建设项目建设方案、任务书 永久 次年3月底

24、前 文书档案室 15 示范建设项目检查、总结材料 永久 本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、16 永久 证书等，个人交复印件) 部门归档 17 其它重要的文件材料 长期 不定期 18 校内文件 19 上级机关有关科研工作的指示、规定及重要通知和执行结果 永久 不定期 文书档案室 20 上级针对我校编辑出版工作的文件 21 院内文件 长期 22 学报合订本 永久 23 学报原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)及样刊 永久 不定期 24 统计报表 永久 部门归档 25 出版刊物及集体或个人校外获奖或受查处情况的文件材料 长期 26 本校

25、编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 长期 27 本校编辑出版工作规章制度、岗位职责 长期 28 主持召开的学术研讨会材料 长期 次年3月底前 29 开办新刊物的请示报告和上级批复以及新刊物的样刊、正刊、创刊号 永久 文书档案室 30 其它重要的文件材料 长期 不定期 部门归档 国际交流合作处 序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交 1 本校与外国专家签订的合同、协议书、聘请书、简历表及其他证明材料 永久 次年3月底前 文书档案室 2 上级机关对本校外事工作的指示、规定及重要通知和执行结果 不定期 3 院内文件 长期 4 本校出国代表团的计划、报告、批复、出访总结、

26、重要讲话稿及照片 永久 5 本校教职工出国学习培训的全部申报和审批材料 30 6 外事工作规划、计划、总结、简报 30 7 本部门工作规章制度、岗位职责 30 部门归档 不定期 8 外事工作统计报表 永久 9 外国专家来校讲学的讲稿、教材等 永久 10 国际比赛、竞赛、会议发言材料 永久 11 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书影印件 永久 次年3月底前 技术档案室 12 中外合作校际交流协议、合同、备忘录 永久 13 中外合作项目成果等材料 永久 不定期 部门归档 14 授予外籍人员名誉称号的材料 永久 15 对方赠予的礼品 永久 不定期 组织宣传部 本部门集体或个人获校级以上(

27、不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、16 永久 证书等，个人交复印件) 部门归档 17 其它重要的文件材料 永久 财务处 序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交 1 学院预算、决算报表 永久 2 工资发放名册 永久 3 涉及外事的会计账簿和凭证 永久 4 总账、明细账、日记账(现金、银行存款日记账) 永久 次年6 月 20 5 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 永久 日 前 6 各种凭证 30 文书档案室 7 银行存款余额调节表 10 8 各种统计报表 永久 9 单位撤并时会计资料归档清册 永久 10 工资转移证明、通知存根 永久 11 财会档案销毁清册 永久 12 基建财

28、务决算报表、帐簿、凭证 永久 次年6 月 20 文书档案室 日 前 13 基建工程竣工决算材料 永久 14 部门工作规章制度、岗位职责 30 部门归档 本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及15 30 奖状、证书，个人交复印件) 16 院内文件 30 部门归档 17 上级来文 永久 不定期 文书档案室 18 其它重要财务资料 永久 部门归档 后勤处 序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交 1 上级对本校后勤、基建工作的指示、通知、决定 永久 重要事项的协议、合同及相关材料 次年3 月底前 文书档案室 招投标文件 、开工审批文件、 永久 设计、施工合同书

29、2 院内文件 长期 不定期 部门归档 3 后勤、基建工作规章制度、岗位职责 永久 4 后勤、基建工作专项获阶段性计划、总结 永久 5 基建工作总体规划、设计总平面图 永久 6 水、电、气管道分布图 永久 次年3 月底前 技术档案室 7 地质勘探、地形测量材料 永久 8 交付使用的固定资产清册 永久 9 后勤、基建工作向上级的请示、报告和上级批复和执行结果 永久 10 公费医疗、防疫、计划生育方面的文件材料 永久 部门归档 11 阶段性或专项工作调查材料、简报 30 12 部门内部各项规章制度、岗位职责 30 13 房屋管理、固定资产调配使用、人防、物资采购等各种材料 永久 14 住房改革有关材

30、料(如住房补贴等)、教职工住房档案、分配补贴材料 永久 15 各类统计报表 永久 次年3 月底前 文书档案室 单价在 5 万元以上的大型仪器设备档案(包括上级或主管领导批复和准购批示，定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，安装16 永久 次年3 月底前 技术档案室 调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件及结果文件，维修记录、报废材料) 本部门集体或个人获校级以上(不含校级)奖励材料(包括申报、审批材料及17 永久 部门归档 奖状、证书等，个人交复印件) 18 基建立项有关文件 永久 次年3 月底前 文书档案室 19 建设用地、征地、拆迁文件

31、永久 20 勘察、测绘、设计文件 永久 次年3 月底前 技术档案室 21 监理规划、计划(进度控制、质量控制、造价控制等) 永久 22 其它重要文件及材料 永久 部门归档 新校区建设指挥部 序号 归档档案类目名称 保管期限 归档时间 移交 1 上级来文 不定期 文书档案室 永久 2 各种合同、协议 不定期 文书档案室 3 校内文件 长期 4 部门工作规章制度、岗位职责 不定期 部门归档 5 校区前期工作有关材料 30年 6 校区工作有关材料 室外各种专业图、平面布置图、竖向布置图、室外管网综合图、电气综7 永久 工程结束后 技术档案室 合图、设计说明 8 建筑竣工图 9 结构竣工图 10 装修工程(装饰)竣工图 工程结束后 技术档案室 永久 11 电气工程(智能化工程)竣工图 12 给排水工程(消防工程)竣工图 13 采暖通风空调工程竣工图 14 燃气工程竣工图 15 市政基础设施工程竣工图 16 工程竣工总结 永久 工程结束后 文书档案室 17 工程概况表