1、考勤工资计算常用Excel函数考勤工资计算常用Excel函数Excel函数应用之逻辑函数编者语:Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件,很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析,其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算,然而很多缺少理工科背景或是对Excel强大数据处理功能不了解的人却难以进一步深入。编者以为,对Excel函数应用的不了解正是阻挡普通用户完全掌握Excel的拦路虎,然而目前这一部份内容的教学文章却又很少见,所以特别组织了这一个Excel函数应用系列,希望能够对Excel进阶者有所帮助。Excel函数应用系列,将每周更新,逐
2、步系统的介绍Excel各类函数及其应用,敬请关注!用来判断真假值,或者进行复合检验的Excel函数,我们称为逻辑函数。在Excel中提供了六种逻辑函数。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函数。图1 AND函数示例12、 如果 B1-B3 单元格中的值为 TRUE、FALSE、TRUE,显然三个参数并不都为真,所以 在B4单元格中的公式=AND(B1:B3) 等于 FALSE 图2 AND函数示例2(二)OR函数OR函数指在其参数组中,任何一个参数逻辑值为 TRUE,即返回 TRUE。它与AND函数的区别在于,AND函数要求所有函数逻辑值均为真,结果方为真。而OR函数仅需其中任何
3、一个为真即可为真。比如,上面的示例2,如果在B4单元格中的公式写为=OR(B1:B3)则结果等于TRUE 图3 OR函数示例Excel函数系列 Excel函数应用之数学和三角函数 Excel函数应用之函数简介 (三)NOT函数NOT函数用于对参数值求反。当要确保一个值不等于某一特定值时,可以使用 NOT 函数。简言之,就是当参数值为TRUE时,NOT函数返回的结果恰与之相反,结果为FALSE.比如NOT(2+2=4),由于2+2的结果的确为4,该参数结果为TRUE,由于是NOT函数,因此返回函数结果与之相反,为FALSE。二、TRUE、FALSE函数TRUE、FALSE函数用来返回参数的逻辑值
4、,由于可以直接在单元格或公式中键入值TRUE或者FALSE。因此这两个函数通常可以不使用。三、IF函数(一)IF函数说明IF函数用于执行真假值判断后,根据逻辑测试的真假值返回不同的结果,因此If函数也称之为条件函数。它的应用很广泛,可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。它的语法为IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。Value_if_true显示在logical_test 为 TRUE 时返回的值,Value_if_t
5、rue 也可以是其他公式。Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。Value_if_false 也可以是其他公式。简言之,如果第一个参数logical_test返回的结果为真的话,则执行第二个参数Value_if_true的结果,否则执行第三个参数Value_if_false的结果。IF函数可以嵌套七层,用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。Excel 还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如,如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数,则可使用 COUNTIF 工作表函数。如果要
6、根据单元格区域中的某一文本串或数字求和,则可使用 SUMIF 工作表函数。(二)IF函数应用1、 输出带有公式的空白表单 图5 人事分析表1以图中所示的人事状况分析表为例,由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写,在总计栏(以单元格G5为例)公式为:=SUM(C5:F5)我们看到计算为0的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉总计栏中的0呢?你可能会说,不写公式不就行了。当然这是一个办法,但是,如果我们利用了IF函数的话,也可以在写公式的情况下,同样不显示这些0。如何实现呢?只需将总计栏中的公式(仅以单元格G5为例)改写成:=IF(SUM(C5:F5)
7、,SUM(C5:F5),)通俗的解释就是:如果SUM(C5:F5)不等于零,则在单元格中显示SUM(C5:F5)的结果,否则显示字符串。几点说明:(1) SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是SUM(C5:F5)0,在EXCEL中可以省略0;(2) 表示字符串的内容为空,因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。 图42、 不同的条件返回不同的结果如果对上述例子有了很好的理解后,我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域。比如,在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。 图6某班级的成绩如图6所示,为了做出最终的综合评定,我们设定按照平均分判断该学
8、生成绩是否合格的规则。如果各科平均分超过60分则认为是合格的,否则记作不合格。根据这一规则,我们在综合评定中写公式(以单元格B12为例):=IF(B1160,合格,不合格)语法解释为,如果单元格B11的值大于60,则执行第二个参数即在单元格B12中显示合格字样,否则执行第三个参数即在单元格B12中显示不合格字样。在综合评定栏中可以看到由于C列的同学各科平均分为54分,综合评定为不合格。其余均为合格。3、 多层嵌套函数的应用在上述的例子中,我们只是将成绩简单区分为合格与不合格,在实际应用中,成绩通常是有多个等级的,比如优、良、中、及格、不及格等。有办法一次性区分吗?可以使用多层嵌套的办法来实现。
9、仍以上例为例,我们设定综合评定的规则为当各科平均分超过90时,评定为优秀。如图7所示。 图7说明:为了解释起来比较方便,我们在这里仅做两重嵌套的示例,您可以按照实际情况进行更多重的嵌套,但请注意Excel的IF函数最多允许七重嵌套。根据这一规则,我们在综合评定中写公式(以单元格F12为例):=IF(F1160,IF(AND(F1190),优秀,合格),不合格)语法解释为,如果单元格F11的值大于60,则执行第二个参数,在这里为嵌套函数,继续判断单元格F11的值是否大于90(为了让大家体会一下AND函数的应用,写成AND(F1190),实际上可以仅写F1190),如果满足在单元格F12中显示优秀
10、字样,不满足显示合格字样,如果F11的值以上条件都不满足,则执行第三个参数即在单元格F12中显示不合格字样。在综合评定栏中可以看到由于F列的同学各科平均分为92分,综合评定为优秀。(三)根据条件计算值在了解了IF函数的使用方法后,我们再来看看与之类似的Excel提供的可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如,如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数,则可使用 COUNTIF 工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和,则可使用 SUMIF 工作表函数。关于SUMIF函数在数学与三角函数中以做了较为详细的介绍。这里重点介绍COUNTIF的应用。COUNTIF可以用来计算给定
11、区域内满足特定条件的单元格的数目。比如在成绩表中计算每位学生取得优秀成绩的课程数。在工资表中求出所有基本工资在2000元以上的员工数。语法形式为COUNTIF(range,criteria)。其中Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。例如,条件可以表示为 32、32、32、apples。1、成绩表这里仍以上述成绩表的例子说明一些应用方法。我们需要计算的是:每位学生取得优秀成绩的课程数。规则为成绩大于90分记做优秀。如图8所示 图8根据这一规则,我们在优秀门数中写公式(以单元格B13为例):=C
12、OUNTIF(B4:B10,90)语法解释为,计算B4到B10这个范围,即jarry的各科成绩中有多少个数值大于90的单元格。在优秀门数栏中可以看到jarry的优秀门数为两门。其他人也可以依次看到。2、 销售业绩表销售业绩表可能是综合运用IF、SUMIF、COUNTIF非常典型的示例。比如,可能希望计算销售人员的订单数,然后汇总每个销售人员的销售额,并且根据总发货量决定每次销售应获得的奖金。原始数据表如图9所示(原始数据是以流水单形式列出的,即按订单号排列) 图9 原始数据表按销售人员汇总表如图10所示 图10 销售人员汇总表如图10所示的表完全是利用函数计算的方法自动汇总的数据。首先建立一个
13、按照销售人员汇总的表单样式,如图所示。然后分别计算订单数、订单总额、销售奖金。(1) 订单数 -用COUNTIF计算销售人员的订单数。以销售人员ANNIE的订单数公式为例。公式:=COUNTIF($C$2:$C$13,A17)语法解释为计算单元格A17(即销售人员ANNIE)在销售人员清单$C$2:$C$13的范围内(即图9所示的原始数据表)出现的次数。这个出现的次数即可认为是该销售人员ANNIE的订单数。(2) 订单总额-用SUMIF汇总每个销售人员的销售额。以销售人员ANNIE的订单总额公式为例。公式:=SUMIF($C$2:$C$13,A17,$B$2:$B$13)此公式在销售人员清单$
14、C$2:$C$13中检查单元格A17 中的文本(即销售人员ANNIE),然后计算订单金额列($B$2:$B$13)中相应量的和。这个相应量的和就是销售人员ANNIE的订单总额。(3) 销售奖金-用IF根据订单总额决定每次销售应获得的奖金。假定公司的销售奖金规则为当订单总额超过5万元时,奖励幅度为百分之十五,否则为百分之十。根据这一规则仍以销售人员ANNIE为例说明。公式为:=IF(C1750000,10%,15%)*C17如果订单总额小于 50000则奖金为 10%;如果订单总额大于等于 50000,则奖金为 15%。至此,我们已完全了解了EXCEL函数的逻辑函数,相信大家在实际工作中会想出更多更有用的运用。
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