财务报销及审批制度.docx

1、财务报销及审批制度-左手在寂寞的气流中画出我的孤独右手在探寻着陌生人来去的归途无人知晓的街头我留下苍白的弧度灰色的天空飞过一群孤鹜我找不到他们要去的国度无法救赎惟有眼睁睁的看着他们杨长而去假装一切都是那样的赏心悦目哭泣着 甘愿被放逐我的左手一圈一圈空花弧没有结束 没有去处静静的等待左手给右手带来的归途爱的世界右手失去了等待 宁波*有限公司财务报销及审批制度起 草 部 门：财务部起 草/日 期： 审 核/日 期：审 批/日 期：修 订 状 态修改码修改理由/内容修改/日期审批/日期 财务审批及报销制度目 录 第一章、总则-3第二章、个人借款管理办法-3第三章、预付账款管理办法-4第四章、费用报销

2、管理办法-5第五章、材料付款及其他特定事项开支审批-12第六章、附则- 13附件一、国内差旅费开支标准-14财务审批及报销制度第一章 总则1. 为加强财务管理、规范经营活动、理顺业务关系、提高工作效率，根据本公司的特点，制定本制度。2. 所有部门的经济活动应纳入预算管理，预算内的支出审批从简，预算外的支出严格控制。预算内的付款由财务办理，预算外的付款一律报总经理审批，对单位付款不得使用现金或现金支票结算。第二章 个人借款管理办法3. 个人借款员工办理个人借款时，填写“领款凭证（差旅费借支单）”。除出差、业务备用、以及公司相关制度中规定申请个人借款外，其余情况原则上不允许个人借款。4. 个人借款

3、限额及审批程序4.1 个人出差（不含长期驻外） 借款金额应控制在审定的出差费用预算总额以内，出差人凭经批准的“出差申请报告单”办理借款手续。审批程序规定为：借款人申请部门负责人审核财务审核总经理审批借款4.2 个人确因承办业务需要，可借用业务备用金，审批程序为：借款人申请部门负责人审核财务审核总经理审批借款5.还款时间要求5.1出差借款还款时间要求出差人必须于出差回来后7个工作日内填差旅费报销单冲账，报销单据不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。由于情况变化，出差被取消，所借款项必须立即归还。5.2业务备用金借款还款时间要求业务结束后，经办人必须在7个工作日内填单报销，报销单据不足以抵偿借款的

4、，差额必须用现金归还。因情况变化，原来业务取消，所借备用金必须立即归还。 6不（迟）还款责任6.1借款人不按时间要求报销冲账和归还借款，从次月起财务部将书面通知人力资源部从其工资中逐月扣回，并每月按尚欠借款余额从应还款日开始按银行贷款日利率计收利息。6.2如由于借款人自动离职等原因形成坏账，审批借款的部门负责人负连带清偿责任，并规定在事实确认后15个工作日内清偿。第三章 预付账款管理办法7预付款审批程序7.1因承办某些专项业务，需要预先全部（后取得结算发票）或部分支付款项而形成预付款。属于专项费用开支的预付款，要求必须办理专项费用开支事前申报手续，并附送相关合约、协议。经办人申请款项支付时，填

5、写“付款申请单”，连同经批准的相关合约、协议一同送交财务部门审核支付。海外运输费预付款除外,但要求每月必须进行清理、及时核销。 7.2材料及外协外购的物料在正常情况下不允许预付款，对确需预付款的紧急材料采购，需列出预付款供应商明细，提交部门负责人行审批流程，专项报告中需列明“何时交货，何时付款，何时开发票核销预付款”；批准后，连同填写的付款申请单、报价单、核价单、订购单合同一同送交财务部门审核，同时在付款申请单备注栏注明业务部门要求的付款时间。在收到发票后，办齐手续，填制报销单，进入审批流程。（特别注明：一收到发票需马上进行办理，否则发票过期失效，由经办人承担有关责任）。7.3原则上国内设备预

6、付款金额不得超过合同总额的30，国外设备预付款不做具体要求，视情况而定。当国内设备付款金额超过合同金额的50%时，供应商需开全额发票；对于设备、备品备件预付款，需在付款申请单用途栏注明“预付款”，对同一事项首次预付时必须附合同原件（往后则附合同复印件）。预付款审批程序如下：经办人申请部门负责人审核财务审批总经理审批付款对预付款遵循“谁经办，谁跟踪，谁负责” 的管理原则，经办人应及时取得发票并到财务部门办理核销手续，财务部门每月对预付款核销情况进行清理。经办人未按时取得发票核销预付款，经财务部门催促仍无效果的，财务部门则将该笔预付款转为个人借款，并按“不（迟）还款责任”规定处理。 8 产生坏账时

7、责任处罚当预付款产生坏账时，部门负责人（或付款经办人）负直接责任，并按坏账损失金额的5%-20%比例扣罚直接责任人，对审批付款的部门负责人处坏账损失金额5%-10%罚款。第四章 费用报销管理办法9 费用支出采取年度预算下的月度执行预算，年中进度平衡控制考核的管理原则，其中五项费用从严控制。各职能部门根据审批后的预算控制部门的费用开支，对超预算费用或预算项目之外的支出，应事前报总经理审批，否则，财务部门不予办理付款、报销手续。10 五项费用五项费用指业务费、办公费、电讯费、差旅费、汽车费。 10.1 业务费指各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用，其内容包括招待用餐、赠送礼品和娱乐活动

8、开支等，人力资源部进行统一平衡、汇总，然后报总经理批准。10.2 办公费10.2.1办公费主要指各部门办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。10.2.2办公家具、办公通讯器材、电器及电脑配件、易耗材料的购置，执行公司的相关规定。10.2.3各部门应指定专人负责领用和发放办公用品。办公用品领用时，由领用人填写有关领用凭证交部门负责人审批后领取。10.2.4办公文具费用标准。办公文具指办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，按每年度每个管理人员人民币120元（平均每月10元）核定。10.3电讯费10.

9、3.1各部门所属的直拨电话、传真机应明确管理责任人，常用业务电话实行通话备案制度，严禁公话私用，其它业务电话一次通话半小时以上而又不能说明原因的，扣减有关责任人等额工资。10.3.2已享受事业部话费预存的人员不再报销电话费用（以人力资源年度办理的年度预存话费记录为准）。10.4差旅费各部门日常业务中需要出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助等。10.4.1出差10.4.1.1普通职员不允许乘座飞机，因特殊情况乘坐飞机的，须事先报相关部门第一负责人或公司总经理书面批准，否则不预报销。11.4.1.2差旅费用实行规定标准报销制。长途交通费（包括往返机场与出差地或公司办公地

10、的汽车费）实报实销；住宿费、伙食费、市内交通费在标准内凭住宿发票报销，超支自理。差旅费开支标准具体规定参见附件一。11.4.1.3经部门负责人批准，员工参加国内各种会议，如会议提供食宿费用的，员工凭会议通知及收费票据报销有关费用，不再报销食宿费用。11.4.1.4公司派出接受培训人员的费用报销及补助标准根据举办单位通知和培训合约确定。对不包食宿的，则按照出差标准报销食宿及培训与住宿不同地点的交通费补助。11.4.1.5员工出差期间发生的业务应酬费应另行张贴费用报销单，并与差旅费同时报销，过期不予报销。11.5汽车费汽车费是专指部门日常业务需要而发生的汽油费等各费用。11.5.1 汽车用汽油柴油

11、，各车配有各自的油卡，由财务部门控制监督，并由行政部门设计专门表格，对车辆使用情况与数据进行登记（在登记中必须注明：每趟出车的使用部门、派车人、目的地、办理何业务、起始里程数、结束里程数、起始时间、结束时间、司机、证明人）。12 运输费用12.1公司省外、省内运输费用（内销）12.1.1公司产成品中转运输、省内、外的运输公司运费单价，采取核价单及报价单的方式确定。12.1.2公司与运输公司应签订运输合同（客户指定物流的也包括在内），公司总经理审批。12.1.3公司销售部负责办理运费结算、索赔等日常事务。12.1.4公司销售部门安排发货计划，仓库部门开具“出仓单”。然后，公司销售部门对物流公司进

12、行管理，由物流公司安排运输车辆到仓库提货，仓库按照“出仓单”发货。 （保安部门必须对进出车辆进行登记）。12.1.5物流公司（另称“运输公司”）装货离厂后即对产品的完好负完全责任，因运输造成的包装潮湿、破损、产品损坏、数量短少由运输公司负责赔偿，产品破损（视同数量短少）、数量短少按开票结算价赔偿，赔偿金由财务部从结算的运费中（运输公司运费结算、理赔清单表）扣减。运输公司对装车产品外包装有破损的有权拒收，并要求成品仓调换。12.1.6物流公司与公司结算运费时，运输公司必须提供“送货单签收回执”，公司销售部门审核无误后，通知运输公司开票结算，必须有正式运输业专用发票，公司销售部门应制作一张运输公司

13、运费结算、理赔清单表与发票对应，此表须由销售主管领导审核，公司财务审核，总经理审批付款。12.1.8运输公司退货运输公司途中造成产品破损，需及时通知公司有关部门，进行协商解决。12.1.9运费结算物流公司必须在送货后30天内提供当月所有的“送货单签收回执”，公司销售部门必须在收到回单5天内报账。财务根据“送货单签收回执”短少数量和包装破损应赔偿金额，在结算运费（运输公司运费结算、理赔清单表）付款时予以扣减。12.2出口运输费一般情况下出口应用船运方式，不许空运、若有紧急情况确需空运的，需总经理审批方可空运。运费结算时必须有报销单、付款申请单及财务部门对运输物品发货数量的审核单方可结算，否则一律

14、不予结算。13 其他费用 对于费用类的物料采购，原则上要求全部开具增值税专用发票，不能开具增值税发票的必须在合同、报价单、协议中注明。14 费用报销审批程序14.1出差事前申请出差人员，先由部门负责人审核，再由总经理审批,报人力资源部备案。所有人员出差均实行事前申请制度。因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后3天内补办申请审批手续，职能部门人员超标准出差由部门负责人审批；超标准出差财务部不予借款和报销。14.2费用审批、报销流程14.2.1五项费用审批、报销流程年度预算内审批流程：经办人申请部门负责人审核财务审批总经理审批报销14.2.2除五项费用外其他日常营运费用审批、报销流程年度预算内、职

15、能部门年度预算内审批流程：经办人申请部门负责人审核财务审批总经理审批报销15 报账时间的规定报销人应于费用支出或出差返回后及时报账，最长期限不得超过7个工作日。预付款核销按有关协议、合同规定执行。每迟报一天按报账金额的0.5%扣罚，超过2个月的单据报销财务一律不予受理。16 单据报账责任界定16.1报账人的责任和注意事项16.1.1报账人对所报账项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责。16.1.2按要求粘贴和填写报账票证，单据必须齐全，否则财务部有责任拒绝办理并退回。16.2各部门责任人的责任16.2.1负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在开支标准和预算之

16、内。16.2.2对报账的内容真实性、完整性，各项附件合法性、完整性负责。16.2.3各部门责任人的报账由总经理审核。 16.3部门负责人的责任部门负责人对报账项目的真实性、必要性负责，并对部门费用支出是否控制在预算范围负责。16.4财务部审核人员的责任16.4.1负责审查单据的合法性、填报准确性、及时性，核对报账内容和开支标准是否符合有关规定。16.4.2审查报账项目审批手续的完整性。16.4.3财务部对预付账款加强风险控制，每月5号前发布预付账款风险预警表。17 取得票据与粘贴要求 17.1票据17.1.1费用报销的票据指报销的原始凭证，包括外来凭证和自制凭证。外来凭证主要指取得的业务单位发

17、票、结算单及合同、协议等原始凭证；自制凭证是指费用报销单、差旅费报销单、出差审批表等凭证。17.1.2费用报销的票据是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据。票据必须真实、合法、完整。17.1.2.1费用支出必须取得真实的原始凭证，即费用支出必须与经济业务发生相符，严禁伪造、变造凭证；字迹模糊无法辨认的，或严重毁损的票证一律不予报销。17.1.2.2费用支出取得的原始凭证，必须合规合法，必须是国家财税部门监制发票或收据，费用支出收取票据时应仔细辨认真假，发现假票据应拒付或要求退款。17.1.2.3费用支出取得的原始凭证，其内容必须完整，票据内容（如发生日期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人

18、等）应按要求如实填写完整，有收款(开票)单位盖章，大小写金额必须一致。17.1.2.3经办人不得授权或示意开票方（收款方）出具与实际支出金额不符的票据，不得套取回扣。17.2票据张贴要求17.2.1报账人报销差旅费时，填写“差旅费报销单”，报销其他四项费用和专项费用时，填写“报销单”，支付款项给外单位时，填写“付款申请单”。17.2.2报销单和票据必须按要求填写和粘贴。填写报销单字迹要工整、黑色碳素笔填写、内容要分项和完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、报销内容、大小写金额等）、计算要正确，经办人要在票据背面签名；票据必须分类粘贴，不得混贴；粘贴的票据必须整洁、平整、规范，以左上角为准，向右

19、、向下厚度均匀；粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减或折叠整齐；票据粘贴只许用胶水，不得使用订书钉、别针和回旋针。17.2.3发票报账核销预付款或个人借款的，应在相应报销单的备注上注明“核销预付款”或“核销个人借款”字样以及核销金额。如报账人与借款人不一致，应特别注明“核销借款”字样，并由被核销借款人确认。19 对违纪报账人员和审批责任人处罚规定19.1报账人营私舞弊、弄虚作假，违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人处以违规报销金额50%-100%的罚款。19.2部门负责人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，部门负责人承

20、担直接管理责任，对部门负责人予以违规报销金额5%-20%的罚款。19.3部门负责人对报销人和职能经理因违规造成的损失承担相应管理责任，处以违规报销金额5%-15%的罚款。19.4出纳、会计等财务管理部审核人员审核不严，致使公司造成损失的，审核人员承担相应稽核和会计监督责任，对审核人员处以损失金额5%-10%的罚款。20 部门费用控制的原则和考核各部门费用支出应严格控制在年度预算范围内，如实际支出总额超过预算，按超支额的20%扣减部门工资；业务应酬费和专项费用实行单项控制，不准超支，如有超支，则全额扣减部门工资。第五章 材料付款及其他特定事项开支审批21 所有的材料付款必须编制资金计划，费用支出

21、必须编制预算，付款按流程办理。材料月度付款计划由财务部根据已到期的发票明细和供应商采购合同中签订的付款条件编制月度付款计划明细，审批流程：采购经办人部门负责人财务审核总经理审批22 计划外材料、外购外协及设备采购等所有付款均须填写付款申请单，申请单上除填写必要的内容外，在备注栏详细填写付款发票的发票号及对应的发票金额；已有预付款的需在备注栏填写预付款金额和付款时间，以便核销预付款。采购经办人申请部门负责人审核财务审核总经理审批付款23 所有欠款的起始日以供应商开出的发票日期为准。供应商与采购经办人对完账后应及时开具增值税发票且送交我方入账，我方根据发票、定单（协议、报价单、合同）、收料单、入库

22、单、送货单单据办理入账手续（还未进入审核的供应商还需提供核价表、报价单等资料），对于供应商虽已开出发票，但未及时送交我方财务部门入账或发票有问题，视同未开票，我方依有关规定进行考核。在与供应商停止业务往来关系后，业务部门要提前1个月通知财务部门停止支付供应商货款，清算完毕后支付货款。24其他事项开支审批24.1 外币付款按企业付款制度执行。24.2 装修、基建类款项支付，付款前编制资金计划报财务部、总经理审批，审批后才能对外付款（需附项目审批报告、合同，进度款另需附工程进度确认表，付款超过合同金额的50%时则需开完合同全额发票，尾款另附竣工验收报告）。经办人申请人力资源部审核财务审核总经理审批

23、支出24.3设备、模具、电脑、办公管理固定资产采购（固定资产申购表、报价单、采购合同、领用单、发票、收料单）。采购经办人申请部门负责人审核人力资源部备案财务审核总经理审核支出24.4办公低值资产、专用备品备件、工具器具采购：低值资产申购表、报价审批表、领用单、发票、收料单。采购经办人申请部门负责人审核财务审核总经理审核支出24.5月度工资薪金、社会保险费、福利费范畴支出（附工资薪金、社会保险费、福利费审批报告）人力资源部经办人申请人力资源部部长审核财务部审核总经理审批支出24.6 租金、水电费、电话费开支经办人申请部门负责人审核财务审核支出（九）增值税、所得税及其他税费：凭国家税务局、地方税务

24、局开出的相关税收缴款书原件办理付款；关税及海关代征增值税：凭海关开出的关税、增值税缴款书原件办理付款，正常税费审批流程：经办人申请财务审核支出非正常税费审批流程：经办人申请财务部审核总经理审核支出第六章 附则25本制度由财务部负责制定、修改、解释。26本制度自下发之日起执行。附件一： 国内差旅费开支标准 单位：元/人、天 出差人员类别出差地点出差标准（含住宿、伙食、市内交通）长途交通凭票报销普通员工一类地区260可乘坐汽车、火车硬座或硬卧二类地区200经理级所有地区280可乘坐飞机经理级别以上所有地区350管委会成员所有地区预算内实报实销说明：1、经理级：包含主任、经理、高级经理。2、经理级别

25、以上：包含外聘专家。3、一类地区：北京、上海、深圳三个城市；二类地区：其它城市和地区。4、经理级（含）以下人员多人（同性）一同出差，原则上应安排二人间或三人间住宿，且每人住宿费开支标准比单人住宿标准相应降30%。5、飞机乘坐标准：事业部总裁可乘坐商务舱，其他人员限乘经济舱。6、 出差标准包括住宿、伙食、市内交通，按标准凭票限额报销，当日往返的出差不予补助；实习生不得报销路费；其他费用不予报销。7、普通职员不允许乘座飞机，因特殊情况乘坐飞机的，须事先报总经理书面批准，否则按乘机费用总额的60%报销。经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。8、参加会议凭会议通知及收费票据报销，不享出差补助。9、培训人员费用报销及补助标准参照举办单位通知和培训合约确认。-左手在寂寞的气流中画出我的孤独右手在探寻着陌生人来去的归途无人知晓的街头我留下苍白的弧度灰色的天空飞过一群孤鹜我找不到他们要去的国度无法救赎惟有眼睁睁的看着他们杨长而去假装一切都是那样的赏心悦目哭泣着 甘愿被放逐我的左手一圈一圈空花弧没有结束 没有去处静静的等待左手给右手带来的归途爱的世界右手失去了等待