泛海物业档案管理手册模板.docx

1、泛海物业档案管理手册模板泛海物业档案管理手册档案管理手册前 言 档案是历史的真实记录, 是企业发展过程的见证。为确保公司档案资源的真实、 完整、 有效, 使档案资源更好地服务于企业的改革与发展, 现依据中华人民共和国档案法、 中华人民共和国档案法实施办法等有关法律、 法规和制度, 坚持系统性、 实用性、 可操作性原则, 针对公司档案工作现状, 着眼于公司未来发展, 编制了档案管理手册( 以下简称”手册”) 。 手册由”机构设置与职责”、 ”档案分类方案”和 ”档案管理制度”三部分组成, 其中”档案管理制度”包括”文件归档管理制度”、 ”公司档案日常保管制度”、 ”会计档案管理制度”、 ”声像档

2、案管理制度”、 ”信用档案管理制度”和”电子档案管理制度”。三部分全面介绍了档案工作的内容、 工作方法、 操作技能等, 直接指导公司档案工作的实践。 手册中所称”公司”指泛海物业管理有限公司。 手册中所称 ”所属各单位”指公司所属子公司、 分公司、 在京管理处、 会所手册适用于公司总部及各所属单位。 所属各单位参照本手册制定本单位档案管理制度。二一二年二月第一部分 档案机构设置与职责第一章 总 则第一条 公司根据物业管理行业特点及公司运行管理模式, 按照”统一领导、 分级管理”的原则, 积极搭建档案管理体系, 形成公司和所属各单位齐抓共管的工作格局。第二章 档案机构设置及岗位管理职责第二条 档

3、案管理机构设置( 一) 公司总经理是档案管理的最终领导人; 公司行政管理部为执行机构, 主要负责公司档案的管理, 并对所属各单位档案管理工作进行指导、 监督和检查。( 二) 档案室是集中保管公司档案的馆藏机构, 是公司所有档案的最终保管地。公司总部和所属各单位必须配置档案室, 部门配置专用档案柜。( 三) 公司配置公司级档案管理员, 同时兼任公司总部单位档案管理员, 统筹公司总部及所属各单位档案管理工作; 所属各单位配置单位档案管理员, 统筹管理所在单位档案工作, 负责接收、 收集、 整理、 保管和提供利用各类档案。各部门按需求配备部门级档案管理员, 自行保管档案的部门必须配有部门档案员, 负

4、责部门档案管理工作。( 三) 所属各单位档案的管理分为三个阶段。第一阶段: 由部门档案员保管, 在项目发生、 档案产生时, 第一时间交部门档案员保管, 将档案进行初步整理, 确保第一时间产生的档案不流失。第二阶段: 由公司档案员在本单位保管, 各部门、 项目根据档案的重要程度和移交期限, 将档案分类、 分批送交档案室。第三阶段: 定期向公司行政管理部移交( 具体条款见公司档案日常保管制度第五章档案的移交) 。第三条 公司及所属各单位档案员职责( 一) 认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划, 进行工作总结, 并对总部各部门、 所属各单位档案管理工作进

5、行指导、 监督、 检查。 ( 二) 负责对所在单位各部门各类档案的接收、 分类、 编制检索工具, 进行科学的系统管理, 有权拒绝接受不符合归档要求的档案, 有权要求有关部门或所属各单位按标准重新收集齐全完整。 ( 三) 对档案进行保管、 登记、 统计和定期清查工作。所属各单位档案员每月对单位档案进行自查, 将具体情况以文字形式上报公司行政管理部; 公司档案员每年对所属各单位档案管理工作进行抽检, 对不符合要求的及时提出整改意见并跟进整改情况。( 四) 对重要档案进行整理立卷。( 五) 按照集团要求, 建立统一格式的公司档案台帐, 规范全公司档案台账系统, 所属各单位档案员须将每年档案台帐上报至

6、公司行政管理部备案。( 六) 公司及单位档案员积极配合人力部门和财务部门档案管理工作, 做好整体档案的衔接。( 七) 提供档案利用服务, 并对档案室资源进行开发利用, 编写大事记与专题, 更好的发挥档案价值, 体现公司历程与风采。( 八) 对档案室馆藏进行补充和完善, 如设置分类表、 增加新项目、 修订目录等。( 九) 积极开展档案知识宣传工作, 增强全体人员的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理意见。 ( 十) 组织部门档案员进行业务学习和业务培训。 ( 十一) 树立和加强保密观念, 做好文件、 资料, 档案的保密、 保管工作。 第四条 公司各部门、 所属各单位部门

7、档案员职责 ( 一) 部门档案员负责本部门的档案工作, 承担本部门文件、 资料、 图纸和实物档案的形成、 积累、 保管、 整理、 立卷归档工作, 工程资料应随工程进度同步收集、 整理并按有关要求向单位档案员移交, 保证归档文件材料完整、 准确、 系统。( 二) 根据部门不同各类文件形成的特征, 及时制定案卷类目, 合理分类存放, 便于平时利用和立卷归档。 ( 三) 主动接受单位档案员的业务指导和监督检查, 并按规定时间向公司档案员移交。归档案卷要做到: 组卷合理, 编码页号准确, 目录填写清楚, 案卷标题简明扼要。( 四) 财务部门、 人力部门的档案员负责该专项档案的管理工作。 ( 五) 人事

8、部门档案员负责人事档案的收转, 及时将收集的人事档案材料转递至员工档案存放地。 ( 六) 积极宣传和执行中华人民共和国档案法和中华人民共和国保守秘密法, 注意文件材料的安全和保密工作。第二部分 档案分类方案第一章 档案分类原则第一条 档案分类原则是以公司全部档案为对象, 依据公司管理职能, 结合档案构成的内容及其形成特点, 保持档案之间的有机联系, 既能满足档案分类管理的需求, 又可适应今后发展的需要, 具有一定的包容性和延伸性, 便于科学管理和开发利用。 第二条 为了便于管理利用, 本方案只设到二级类目。二级及以下类目可根据实际自行调整。 第二章 类目的设置及标识符号第三条 根据管理职能及公

9、司档案的实际情况, 本公司档案分类设置六个一级类目。即: 党群工作类、 行政人事管理类、 经营管理类、 品质管理类、 物业管理类、 会计档案类。有些档案难以归入以下大类的, 可根据实际需要增设一级类目。第四条 类号: 类号是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。类目的级位表示上下位的隶属关系。 党群工作类 -A 行政人事管理类 -B 经营管理类 -C 品质管理类 -D物业管理类-E会计档案类-F 第五条 分类二级及二级以下类目采用阿拉伯数字数字标识, 并采用八分法编号, 即从1.2.8, 八位数字表示前八个类目, 第九类目则在9的后面扩展, 第九类目用91, 第十类目用9

10、2依此类推, 直至第十六类目用98结束。 第三章 档案的分类方法及编号排列第六条 编号是用来标识档案的一组代码, 具有唯一性, 档号不得重复。档案的编号一般编写在案卷封面和脊背上, 在编号时, 英文字母与阿拉伯数字之间不用隔开。阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号”隔离开, 分类号与时间、 案卷号中间用间隔号”-”隔离开。第七条 党群工作类、 行政人事管理类、 经营管理类、 品质管理类分别按”专题年度” 进行分类, 一个年度一个案卷流水号。第八条 为了保持项目的完整性, 根据物业管理的特点, 特规定将基础管理类、 房屋管理及维修养护类、 共用设施设备管理类、 保安、 消防车辆管理类、 环境卫生

11、管理类、 绿化管理类、 精神文明建设类、 管理效益类作为物业管理类的二级类目。物业管理类的三级类目按物业管理项目设置。第九条 会计档案类的二级类目按文件形式( 名称) 设置。 按大类分属类编号排列, 即在会计档案类下分别按会计凭证、 会计账簿、 财务报告及其它等四个二级类目顺序排列, 每个二级类目内再分别按年度/月份顺序排列。 第十条 声像档案、 信用档案及电子档案等其它非纸质形式的档案, 其形成和反映的内容、 作用与纸质档案有不可分割的联系, 一般不单独设置类目, 可视其内容特征在区分载体形式的前提下, 同纸质档案对应分类编号, 按类别顺序排架。考虑其载体形式和保管要求不同, 应分柜保管。

12、声像档案、 信用档案、 电子档案采用按类别区分代号的大流水编号, 按类别分别排架的方法, 声像档案的代号为”S”, 信用档案的代号为”X”, 电子档案的代号为”D”。 第十一条 档号示意 : 一、 公司总部档号示意: 例: F01- .01-04 第四卷 1月 一级类目( 会计档案) 二级类目(会计凭证) 二、 分公司档号示意: 例: 民生金融中心行政部 1月第四卷档号如下MS-B01.02- .01-04 第四卷 1月 一级类目( 行政类) 二级( 公司来文) 单位代码第十二条 案卷排架( 一) 党群工作类、 行政人事管理类、 经营管理类、 品质管理类, 分别按大类、 年度、 专题排架, 即

13、把同一大类的案卷首先按年度分排。( 二) 物业管理类按大类、 年度、 项目( 一个项目、 一个年度、 一个专题) 排架。对于分阶段和项目更新、 改造、 维护、 维修中形成归档的文件材料, 采取预留空位的方式保持项目档案的完整、 系统。( 三) 会计档案按会计凭证、 会计账簿、 会计报表、 其它分别进行排架。第四章 档案分类、 归档范围与保管期限表一级类目名称(代号)二级类目名称(代号)基本范围保管期限A党群工作类01党群综合党群综合公司有关党组织、 工会工作形成的请示、 报告、 通知、 决定永或长B行政人事管理类01行政工作01公司历史编制工作历史沿革、 基本情况介绍、 大事记、 年鉴及编制永

14、久02公司来文1、 公司来文、 内部签报三年03公司发文2、 公司发文、 工作联系函、 ( 红头文件) 三年04会议材料1、 年度工作会议全套材料三年2、 召开的重要专业会议成套材料( 需要执行的) 3、 周工作例会形成的文件材料及会议记录、 纪要等4、 综合性和专业会议文件材料5、 公司内部各部门、 各子公司会议纪要05公司综合性事务工作1、 年度综合性、 专题性规划、 方案、 计划、 总结、 报告、 通知( 重要的) 永久2、 内部联络单、 传阅文件三年3、 参与社会活动形成的长或短4、 重要信访材料永久5、 车辆、 会议、 出差等行政类规章制度长或短02机构设置与人力资源机构设置与人事任

15、免材料1.公司成立、 合并、 撤销、 企业变更名称、 性质、 迁址等材料永久2.公司制定的劳动人事方面的规章制度、 计划、 总结、 通知、 决定等长或短3.机构设置、 人员编制方面的文件材料长期4.公司员工的任免与招聘、 升降、 奖惩永久5.员工招聘录用、 辞退等长或短人力资源管理1.劳动工资计划、 总结、 报表、 工资调整、 改革方案等 永或长2.员工教育、 培训名单、 合同、 教材等培训方面的文件材料 永或长3.公司员工工资、 晋级、 调资、 转正等长或短4.统计报表、 员工名册、 劳动合同永或长C经营管理类01经营决策企业管理1、 公司重大战略性经营决策、 企业改革发展规划、 方针目标管

16、理( 年度的、 长远的) 永久2、 经营工作会议全套材料长期02综合管理综合工作1、 企业注册登记、 营业执照、 资质等级申报、 审查资料、 法人授权的委托书、 公司整顿和升级等资料永久2、 公司社会信誉记载资料永久3、 管理体系、 认证资料、 证书等永或长4、 奖励证书( 重要的/一般的) 长或短5、 公司经营产生的各类证照永或长03股证业务股证业务1、 公司章程, 三会议事规则, 专门委员会实施细则, 股证业务的相关制度等永或长2、 董事会( 专门委员会) 、 监事会会议文件材料及会议记录、 决议及其它相关永久3、 股东大会文件材料及会议记录、 决议及其它相关永久4、 报送监管机构文件及重

17、要复函原件永或长5、 监管机构及证券交易所重要批复文件永或长6、 公司定期报告永或长7、 投资关系管理有关资料, 公司与投资者交流记录长或短8、 公司股权变动文件永久高管资料1、 基本资料, 身份证复印件、 声明与承诺等永久2、 高管考核文件永久资本运作1、 非公开发行文件存档永或长2、 公司债包括上报、 评级文件永或长公文董事会、 监事会公文、 红头文件永久合同对外签订合同原件( 股证事务相关) 永久其它资料泛海物业简讯等长或短04审计管理审计管理1.公司审计工作计划、 报告、 总结、 决定、 办法、 报表、 会议纪录与纪要等永或长2.本企业专项审计的通知、 报告、 决定、 评价书、 调查与

18、证明等材料永或长3.财务监督、 财务审计永或长4.对所属公司主要成员进行经济责任和资产经营审计永或长5.工程造价管理永或长05案件管理案件管理1、 公司涉诉案件报告、 总结等文件永或长2、 立案、 起诉、 开庭、 上诉等相关材料永或长3、 委托代理合同及授权文件永或长4、 法律意见书、 代理意见和证据材料永或长5、 判决书、 裁定书、 调解书、 判决书等司法文书永或长06计划计划1、 公司中长期计划、 年度计划永久2、 有关计划工作的管理长或短07财务管理财务管理1.财务管理制度、 规定、 办法、 通知永或长2.财务管理计划、 总结、 报表永或长3.流动资金核定永或长4.固定资产的新增、 报废

19、、 调拨永或长5.专项资金的提取、 分配永或长资金管理1、 成本核算、 经济活动分析等长或短2、 工程款清欠工作形成的文件材料长期价格管理关于价格管理、 各种补贴补贴标准发放的文件长期08物资管理物资采购与供应1、 招标、 调研、 定标、 采购申请、 采购计划、 合格供方管理档案等永久2、 与供货单位签订的料具、 购配件供应合同长期09发展经营物业管理投标物业管理业务投标、 管理策划类资料长期D品质管理类01管理体系三标一体管理体系策划、 管理体系文件、 管理评审等长或短长或短长或短02品质监控内、 外部审核管理目标控制、 品质监控、 目标责任考核、 内部审核、 外部审核等长或短E物业管理类0

20、1基础管理按规划要求建设, 住宅及配套设施投入使用 1、 建设用地规划许可证2、 建设工程规划许可证3、 规划总平面图、 道路规划图、 市政设施管网综合规划图、 绿地规划图、 建筑工程消防验收意见书、 人防验收报告、 建筑名称核准书等与项目建设有关的资料4、 规划变更批准文件5、 临建房屋批准文件6、 竣工备案表7、 项目竣工总平面图8、 单体建筑、 结构、 设备安装竣工图9、 附属公建配套设施、 地下管网工程竣工图10、 设施设备安装、 使用和维修保养技术资料11、 各单项工程竣工验收证明材料永久已办理承接查验手续1、 公共区域及共用设施设备承接查验资料2、 业主专属部分分户承接查验资料3、

21、 遗留问题处理记录4、 竣工资料移交记录5、 房屋质量保证书和房屋使用说明书6、 房屋销售合同及附件样本7、 开发企业向第三方承诺与物业服务有关的资料( 如销售承诺、 设备售后服务资料等) 永久由一家物业服务企业实施统一专业化管理1、 物业服务企业营业执照、 资质证书永久2、 专项服务单位的营业执照、 资质证书等复印件3、 专项服务合同满足物业服务合同和安全生产要求4、 专项服务单位的选择、 监督检查、 评审记录短期建设单位在销售房屋前, 与选聘的物业服务企业签订前期物业服务合同, 双方责权利明确1、 与建设单位签订的前期物业服务合同永久在房屋销售合同签订时, 购房人与物业服务企业签订前期物业

22、服务协议, 双方责权利明确1、 前期物业服务协议或临时管理规约承诺书永久建立专项维修资金, 其管理、 使用、 续筹符合有关规定1、 专项维修资金缴纳记录( 仅适用于住宅项目) 2、 专项维修资金使用记录, 包括申请、 批准、 备案、 施工管理及验收记录3、 房屋及设施设备大中修管理规定( 仅适用于大厦项目) 永久房屋使用手册、 装饰装修管理规定及管理规约等各项公众制度1、 房屋使用手册2、 装饰装修管理规定3、 管理规约永久业主委员会按规定程序成立, 并按章程履行职责1、 业主委员会成立的备案资料及履行职责的记录永久业主委员会与物业服务企业签订物业服务合同, 双方责权利明确1、 与业主委员会签

23、订的物业服务合同永久物业服务企业制定争创计划和具体实施方案, 并经业主委员会同意1、 公示争创计划及实施方案2、 专有部分占建筑物总面积的1/2以上的业主且占总人数1/2以上业主同意的证明短期建立健全各项管理制度、 各岗位工作标准及应急预案, 有落实措施及考核办法1、 行政管理制度2、 人事管理制度3、 财务管理制度4、 工程管理制度5、 客户服务管理制度6、 公共秩序管理制度7、 公共环境清洁管理制度8、 园林绿化管理制度9、 节能环保管理制度10、 公众安全及突发事件应急制度11、 安全生产管理制度12、 安全警示标志管理制度短期项目管理人员和专业技术人员持证上岗; 员工统一着装, 佩带明

24、显标志, 工作规范, 作风严谨1、 管理人员接受专业培训并取得证书2、 各类专业人员及各专项服务单位操作人员有专业技术岗位证书, 包括消防监控员、 电梯维修工、 高低压电工、 公共卫生从业人员健康检查证明等3、 员工佩戴工牌并对工牌实施管理4、 员工着装整齐, 语言、 行为规范5、 人事行政管理工作的实施计划、 实施记录、 考核记录短期应用计算机、 智能化设备等现代化管理手段, 提高管理效率1、 配备对讲、 监控、 门禁等不少于3项智能化管理服务设施2、 配备计算机、 传真机、 网络等办公设备, 满足合同要求3、 计算机可实现对客户信息、 收费、 房屋、 设施设备、 工作计划、 财务、 人事等

25、工作的信息化管理长期在收费、 财务管理等方面执行有关规定; 至少每半年公开一次物业服务费收支情况1、 按合同及相关规定收取各类费用2、 费用收支凭证长期3、 物业服务费收支情况每半年公示一次, 公示内容符合法规要求及合同约定短期房屋及其共用设施设备等档案资料齐全, 分类成册, 管理完善, 查阅方便一、 房屋及设施设备管理资料1、 上年度房屋、 设施设备安全检查表2、 房屋完损等级评定记录3、 共用部位及共用设施设备月/年度维修养护计划4、 共用部位及共用设施设备巡视检查、 维修养护记录5、 使用环保、 节能材料的实施记录6、 有限空间管理记录7、 空置房管理记录二、 档案管理1、 资料齐全,

26、分类成册, 有目录并查阅方便2、 档案使用管理记录3、 档案保管环境、 用具符合档案管理规定短期分户档案、 房屋及其配套设施权属清册, 查阅方便1、 建立业主分户档案, 基本信息齐全2、 共用部位及共用设施设备的产权清册永久24小时值班, 设立服务电话, 接受业主和使用人对物业服务报修、 问询、 投诉等各类信息的收集和反馈, 并及时处理, 有记录1、 值班表、 值班/交班记录2、 公示服务电话, 24小时受理客户信息, 有处理记录, 按月进行统计分析3、 设立客户接待室, 有专人负责接待客户来访4、 有客户回访记录, 入户维修回访率不低于30%、 投诉回访率100%, 并按月进行统计分析5、

27、接待人员使用服务语言, 具有专业服务素质6、 物业服务中心公示物业服务企业营业执照、 资质证书, 服务标准、 收费依据和标准、 项目负责人照片短期定期进行满意度调查, 对合理的意见及时整改, 满意率达95%以上1、 征询内容应与物业服务合同中约定的服务内容相符2、 每年集中进行一次公开的物业服务满意度调查, 每次问卷率不低于85%3、 满意率达到95%, 有统计分析4、 征询结果、 整改措施及落实情况向业主公示, 不少于7天5、 整改措施落实情况记录短期落实维修服务承诺, 维修及时率100%、 返修率不高于1%, 并有回访记录1、 维修工作单管理规范2、 维修记录与服务承诺相符3、 每月对维修

28、工作单进行统计分析, 维修及时率100%, 返修率不高于1%4、 回访记录与维修工作单相符短期02房屋管理及维修养护主出入口设有小区平面示意图, 主要路口设有路标, 组团及幢、 单元( 门) 、 户门标号标志明显( 仅适用于住宅项目) 1、 现场符合要求永久大厦、 栋号、 楼层、 房号标志明显, 大堂内布置合理并设立引路方向平面图, 驻大厦各单位名录标识在大堂内显著位置( 仅适用于大厦项目) 1、 大厦名称及地名标志齐全2、 楼层各类标志齐全、 完好、 统一3、 大厦平面图4、 大厦内单位位置指引牌永久无违反规划私搭乱建, 无擅自改变房屋用途现象1、 物业服务企业无违反规划和擅自改变房屋用途的

29、行为, 对违规行为进行劝阻、 报告相关部门永久房屋外观完好、 整洁; 外墙饰面、 涂料等装饰无脱落、 无污渍1、 外墙清洁、 完好、 无破损、 无脱落2、 住宅项目每周对房屋外立面及附着物进行巡视, 大厦项目每月对大厦外立面及附着物进行巡视3、 外墙清洗记录短期室外广告牌、 霓虹灯等按规定设置, 保持整洁统一美观, 无安全隐患或破损1、 经主管部门审批, 手续齐全2、 室外广告牌、 霓虹灯等安装牢固、 规范, 无安全隐患, 有巡视检查记录。存在安全隐患要书面告知, 并限期整改3、 对室外广告牌、 霓虹灯等设施的管理符合合同约定长期阳台封闭统一有序, 色调一致; 不得安装防盗网、 遮阳篷等1、 对防盗网、 遮阳篷安装进行监督管理2、 对违反规定的行为进行劝阻、 报告相关部门, 存在安全隐患要书面告知, 并限期整改长期空调安装位置统一, 冷凝水集中收集, 支架无锈蚀1、 对空调安装位置进行监督管理2、 冷凝水统一收集, 支架无锈蚀3、 存在安全隐患要书面告知并限期整改长期房屋装饰装修符合规定, 禁止拆改房屋承重结构及管线等行为1、 按有关规定办理装修手续, 对装修方案进行审核2、 装修管理协议、 装修安全管理协议3、 装修人员审核、 备案记录4、 告知有关装饰装修的禁止行为和注意事项5