商务宴请细节.docx

1、商务宴请细节商务宴请的准备细节1.确定宴请对象、规格和范围其依据是宴请的性质、目的、主宾人的身份、国际惯例及 经费等。2.确定宴请的时间、地点宴请的时间应对主、客双方都合适。驻外机构举行较 大规模的活动，应与驻在国主管部门商定时间。注意 不要选择对方的重大节日、有重要活动或有禁忌的日 子和时间。宴请的地点可分为两种情况：如是官方正 式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内 举行；其余单位宴请则按活动性质、规模大小、形式 等实际可能而定。3.邀请宴会邀请一般均发请柬，亦有手写短笺、电话邀请。 邀请不论以何种形式发出， 均应真心实意、 热情真挚请柬内容包括活动时间及地点、形式、主人姓名。行

2、文不用标点符号，其中人名、单位名、节日和活动名 称都应采用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名 （其姓名写在请柬信封上），主姓名放在落款处。请柬格式与行文方面，中外文本的差异较大，注意不能 生硬照译。 请柬可以印刷也可手写， 手写字迹要美观、 清晰。请柬信封上被邀请人的姓名、职务要书写准确。国际 上习惯对夫妇两人发一张请柬，我国而如遇需凭请柬 入场的场合则每人一张。正式宴会，最好能在发请柬 之前排好席次，并在信封下角注上席次号。请柬发出 后，应及时落实出席情况， 准确记载， 以便调整席位。请柬一般提前一周至二周发出。已经口头约妥的活 动，仍应补送请柬，在请柬右上方或下方注上 “To r emi

3、nd ” （备忘）字样。需安排座位的宴请活动，应 要求被邀者答复能否出席。请柬上一般注上 R.S.V. P. （请答复）法文缩写字样，并注明联系电话，也可 用电话询问能否出席。下面介绍几种请柬格式：（1 ）正式宴会请柬 例一： 为欢迎XXX州长率领的美国XXX州友好代表团访 问杭州谨订于XXXX年X月X日（星期X）晚X时在 XX饭店XX阁举行酒会敬请光临R.S.V.PXX 省人民政府例二：为XXXX先生谨订于XXXX年X月X日（星期X）晚X时在X X宾馆X X楼举行宴会敬请光临XXX X公司总经理 XX（2 ）普通请束谨订于XXXX年X月X日（星期X）晚X时在XX饭店举行宴 会敬请光临 敬请回

4、复 XXX电话：XXXXX XX（主人姓名）（3 ）英文请柬例一：邀请参加活动的正式请柬On the occasion of the 60th anniversary of the founding of the People Rsepu blic of China xxxxx Provincial People Gsovernment requests the pleasure of your company at a National Day receptionon 29th September （ Thursday ）， 2009at 6 ： 00p.m.In the Banquet H

5、all ， Villa 1XiZi Guest HotelR.S.V.P. Tel ： XXXXXXXDress ： Formal 注：左下角 “R.S.V.P. ”表示请回复，右下角为联系电话， “D ress ： Formal ”表示请着礼服。为庆祝中华人民共和国成立 60 周年谨订于 2009 年九月二 十九日（星期四）晚六时在西子宾馆一号楼宴会厅举行国庆 招待会敬请光临xx 省人民政府例二：邀请参加活动的非正式请柬Mr. Zhong Huarequests the pleasure of the company ofMiss Li Lingat a tea party in the S

6、taff Restaurant ofThe Hangzhou Universityon Monday ， September 21th ，2008from20 ：00 to 21 ： 00李铃小姐：钟华先生定于 2008 年九月二十一日（星期一）晚 8 时至9 时在杭州大学教工餐厅举行茶会敬请光临钟华先生4. 订菜宴请的菜谱根据宴请规格，在规定的预算标准内安排。选菜 不应以主人的喜好为标准，主要考虑主宾的口味喜好与禁 忌。菜的荤素、营养、时令与传统菜及菜点与酒品饮料的搭 配要力求适当、合理。不少外宾并不喜欢我国的山珍海味。 地方上宜以地方食品招待，用本地名酒。菜单经主管负责人 同意后，即可印制

7、，菜单一桌备二至三份，至少一份。5.席位安排总的原则，既要按礼宾次序原则作安排，又要有灵活 性，使席位安排有利于增进友谊和席间的交谈方便。正式宴会一般均排席位，也可只排部分客人的席位， 其他人只排桌次或自由入座。国际上的习惯，桌次高 低以离主桌位置远近而定，右高左近。桌数较多时， 要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人的座位远 近而定。外国习惯，男女掺插安排，以女主人为准， 主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。我 国习惯按各人本身的职务排列，以便于谈话，如夫人 出席，通常把女方排在一起， 即主宾坐男主人右上方， 其夫人坐女主人右上方。礼宾顺序并不是排席位的唯 一依据，尤其是多边活动，更

8、要考虑到客人之间的政 治关系，政见分歧大，两国关系紧张的要尽量避免安 排在一起。此外还要适当照顾到各种实际情况。席位 排妥后要着手写座位卡。我方举行的宴会，中文写在 上面，外文写在下面。6.现场布置宴会厅和休息厅的布置，取决于活动的性质和形式。 官方正式活动场所的布置，应该严肃、庄重、大方， 不宜用霓虹灯作装饰， 可用少量鲜花 （以短茎为佳） 盆景、刻花作点缀。如配有乐队演奏席间乐，乐队不 要离得太近，乐声宜轻。最好能安排几曲主宾家乡乐 曲或他（她）所喜欢的曲子。一般说来，宴会可用圆桌，也可用长桌或方桌，一桌 以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间 也要距离相等。冷菜会的菜台用长方桌；

9、而酒会一般 摆设小圆桌或茶几。宴会休息厅通常放小菜几或小圆 桌。7.餐具的摆放根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐具 上的一切用品均要清洁卫生，桌布、餐巾都应浆洗洁 白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴用 之前应洗净擦亮。中餐具的摆放。中餐用筷子、盘、碗匙、小碟等。小 杯放在菜盘上方。右上方放酒杯，酒杯数与所上酒的 品种相同。 餐巾叠成花插在水杯中， 或平放于菜盘上 我国宴请外国宾客，除筷子外，还摆上刀叉。酱油、 醋、辣油等佐料，通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座，其中一套放于主人面前。餐桌上应备有烟 灰缸、牙签。西餐具的摆放。西餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀 分食用刀、鱼

10、刀、肉刀、奶油刀、水果刀，叉分食用 叉、鱼叉、龙虾叉，匙有汤匙、茶匙等，杯有茶杯、 咖啡杯、水杯、酒杯等。会上有几道酒，就配有几种 酒杯。公用刀叉规模一般大于食用刀叉。西餐具的摆 法是：正面放食盘（汤盘），左手放叉右手放刀，面 包奶油盘在左上方。吃西餐时应右手持刀，左手握叉 先用刀将食物切成小块，再用叉送入嘴里。正餐中刀 叉的数目与上菜的道数相等，并按上菜顺序由外至内 排列，刀口向内。取用刀、叉时，亦应按照由外而内 顺序，吃一道菜，换一套刀叉。撤盘时，一并撤去使 用过的刀叉。商务宴请的四种类型2009/3/4/08:04国际上通用的宴请形式有宴会、招待会、茶 会、工作餐等 ,而至于采取何种形式

11、 , 一般根据活动的 目的、邀请对象以及经费开支等因素来决定。每种类 型的宴请均有与之匹配的特定规格及要求。宴会: 系盛情邀请贵宾餐饮的聚会 ,按隆重 程度、出席规格 ,可分为国宴 ,正式宴会和便宴。按举 行时间,又有早宴、午宴和晚宴之分 ,一般说来 ,晚宴 较之早宴和午宴更为隆重、正式。招待会 : 是指各种不配备正餐的宴请类型 , 一般备有食品和酒水 ,通常不排固定的席位 , 可以自 由活动, 常见的有冷餐会和酒会。茶会 : 是一种简便的招待形式 , 一般在下午 四时左右举行 , 也有的在上午十时左右进行。其地点 通常设在客厅 ,厅内摆茶几 ,座椅,不排坐席。但若为 贵宾举行的茶会 ,在入坐

12、时 ,主人要有意识地与主宾 坐在一起 , 其他出席者可相对随意。工作餐: 是国际交往中常用的非正式宴请形 式, 主客双方利用共同进餐的时间边吃边谈。工作餐 按用餐时间可分为工作早餐、工作午餐和工作晚餐。 这种宴请形式既简便又符合卫生标准 , 特别是在日程 活动紧张时 , 它的作用尤为明显。宴请的准备工作 有的中国人不了解外方的习惯，确定宴请时间的时候想当然地认为，只要双 方都没有工作安排， 就是比较合适的时间， 没有考虑到外宾是否有特殊的重要活 动，或者宗教禁忌。比如，如果外宾是基督教徒，宴请就不能安排在 13 号，更忌讳逢星期五的 13 号针对此，不少跨国酒店的楼层或房间号都不设 13 层或

13、 13 号；而在钓鱼台国宾馆，也没有 13 号楼，也是同样的原因。不了解外宾的特 殊习惯，容易引起对方的不快。如果是小型的宴请，可以视外宾的日程安排与身体状况，在征求主宾的意 见后敲定宴请时间， 再约请其他的宾客。 最好相机口头当面约请， 也可以通过电 话联系。精简预算 在很多企业，每一场活动都有相应的经费预算，超支或透支都是很麻烦的 事情。那么，怎样在控制预算的情况下把宴请安排得得体，使宾主尽欢呢？l 不要因为邀请的大都是长者、企业家，或者有身份的人，就拒绝年轻 的面孔。 很多层级较高的嘉宾工作也很忙， 很有可能临时有事不能“捧 场”，而邀请一些个性鲜明、热情开朗的年轻人，“失约”的可能性会

14、 小很多。其实很多年长者也喜欢宴会上出现年轻、漂亮的脸孔，他们会 为整个活动注入年轻的活力 （在外国人眼中， 与“不更事”的年轻人共 同赴宴不会有“活动规格不高”、“有失身份”之感）。l 宴会上使用的花和盆栽应该是鲜活的植物，不要用塑料花等来替代， 否则不如不摆。l 根据预算准备食物和酒。不要因为超支而降低食物的品质，哪怕删减 几道菜，或者只供应冰水，也比食物虽然丰盛但品质差好。l 很多奇特又昂贵的食物（比如鱼翅、燕窝、鲍鱼等）或摆设，客人其 实并不懂得它们的价值，经费不够的话，不如剔除这样的奢侈品。l 如果在宴会上安排了乐队演奏或歌舞表演等，应该确保其演奏水准和表演品质，否则不如把这笔开销转

15、用到食品供应和餐桌布置上。制作邀请者名单如果邀请的人数较多，应该先确定邀请者名单。要请哪方面的人士、请到 哪一级别、请多少人、主人一方由什么人出来作陪需要综合考虑的因素包括 宴请的性质、主宾的身份、对方对我方的做法等。让有不同职业背景的人在一起交谈，会使宴会的气氛更加热烈。因此，在 考虑邀请者名单的时候，可以将不同年龄段、不同职业、不同国籍的人混合搭配， 说不定能碰撞出火花来，取得意想不到的收获。筹办一场宴会需要耗费大量的人力、物力，如果只是把一大堆人召集到一 起吃个饭，未免浪费资源，且破坏了活动的意义。聪明的主办方通常会把邀请者 名单做成档案保留起来，诸如每位客人的姓名、职业、身份层级，甚至

16、特殊的才 能以及配偶等情况，都一一记录下来，并不断更新，这样可以根据每位客人的特 点安排座次，使席间的谈话更加愉快；在以后的其他活动中若需要不同层级、 特 点的客人出场，也能按图索骥，很快敲定候选者名单。发送请柬除了工作餐外，一般的宴请都应该发送请柬，告知客人准确的宴请时间、 地点，以示尊重。在有的国家，如果是邀请最高领导人作为主宾参加活动，除了 请柬外，还需要发送邀请信。很多人在发送请柬的时候，只注意到其表示尊重、礼貌的一面，而忽视了 请柬本身的实用功能。不要“抓”客人在国内，人们往往收到过很多这样的请柬：这边刚刚收到请柬，活动第二 天就要开始；甚至请柬还没收到，先接到电话通知，希望能马上赶

17、赴活动现场，“请柬会补发给您”一一完全不顾受邀者是否能腾出时间， 不给对方安排、周转的余地，让人去也不是，不去也不是，哭笑不得。中国人请客有个不成文的规矩：提前三天通知叫“请”，提前两天通知是“叫”，当天通知为“抓”。也就是说，你要请人吃饭就要事先下帖子或口头通 知，让对方有足够的时间来安排准备， 而主人的礼貌和诚意如何，也可以从通知 的时间上看出来。正式的宴会更不能临时“抓人”凑份子， 正确的做法是：请柬 应该提前一周至两周发出（在有的国家，必须提前一个月），以便被邀请者早做 安排。如果对方因故不能出席，主办方也可以早做调整。撰写中文请柬， 应该在信封上写明被邀请者的姓名、 职务， 在内文中

18、就无须提被 邀请者的姓名了，内容应包括宴请的时间、地点、形式，有时还需写明事由、着 装要求、请客人给予答复等，落款处写上主人的姓名。注意： 请柬的行文不用标点符号（括号除外），所提到的人名、单位名、 节日等都应使用全称。请看下面的范例：谨订于二零XX年X月X日（星期X）上午X时在XXX举行宴会敬请光临XXX （主人的职务、姓名全称）为庆祝中华人民共和国成立 XX周年谨订于二零XX年 X月X日（星期X） 下午X时在XXX举行招待会敬请光临XXX （主人的职务、姓名全称）为欢迎XX国总理XX阁下（同志）访华谨订于二零 XX年X月X日（星 期X）晚X时在XXX举行宴会敬请光临XXX （主人的职务、姓

19、名全称）如果被邀请者中有一对夫妇，国际上习惯给夫妻两人发一张请柬，但遇到 需凭请柬入场的场合， 则应该给每人发一张请柬。 如果是外宾， 应该配上相应语 种的译文，起码也要有英文译文。拟订菜单虽然说中餐是世界上最受欢迎的美味之一，也要根据外宾（主宾）的习惯、 口味与禁忌有针对性地拟订菜单。例如，印度教人士不吃牛肉；佛教人士吃素； 伊斯兰教人士不喝酒， 甚至不喝任何带酒精的饮料， 应该为他们准备清真席。 也 有客人因为身体的原因不能吃某种食物，或者有特殊的需要，应单独为其上菜， 等等，这些因素都要考虑到。我在外交部的同事卢秋田在担任卢森堡大使期间， 宴席上曾经发生过一件事 情，使他深受触动。卢大使

20、在差异：一位中国大使眼中的东西方思维中记录 如下：最受欢迎的“蚂蚁上树”“那是我在使馆举行的一次宴请，应邀而来的都是卢森堡的知名人士，有政 府官员，也有企业家。一位应邀而来的嘉宾在浏览了晚宴菜单后彬彬有礼地对我 说：大使先生，感谢您的邀请。今天的宴席非常丰盛，但请原谅我无法享用， 因为我不吃海鲜。不过，能做您的客人我已经感到很荣幸了，而且，我想我可以 吃最后一道什锦素菜。闻知此言，我马上安排礼宾官去跟出仕商量， 看能否再 补做一道菜。由于事出突然，厨师可以马上做的只有粉丝炒肉末（即蚂蚁上 树），但问题是这道菜够不上对外标准，从来不曾上过对外宴请的菜单。礼宾 官马上来向我汇报。我认为这无论如何要

21、比没菜吃好，于是一道蚂蚁上树就 这样堂而皇之地端了上来。出人意料的是，客人一尝之下，暂不绝口，别的客人 也纷纷要求见者有份，结果当晚的宴席上，蚂蚁上树反倒成了最受欢迎 的菜。这样的一段小插曲还活跃了气氛，宾主尽欢，而且从此以后，蚂蚁上树 的名气不胫而走，许多应邀来中国使馆赴宴的卢森堡贵宾都指名道姓要品尝此 菜。如此这般，一道应急的蚂蚁上树居然成了我在驻卢森堡大使任内对外宴 请的招牌菜。”不少国人认为菜肴越丰盛、越昂贵，说明对客人越重视。其实在外宾眼中， 一些有本地特色的食品虽然价廉， 但可能比鲍鱼、燕窝等珍品更美味。西方有句 谚语，叫“你的佳肴，他的毒药”，说的正是这个道理。另外，看着堆成小山

22、一 样的食物却吃不动，这种浪费也让人心中不快。因此，菜量要适中，尽可能地选 用有特色的食品，注意兼顾营养和美味。“中餐西吃”巧安排筷子虽然是极富中国特色的用具，深受外国朋友喜爱，但不是每一位初来乍 到的外国人都能灵活地使用。你可以在餐桌上摆上一碟臭豆腐、一碗虎皮尖椒来 刺激外宾的味蕾和食欲，但千万不要只准备一双筷子来挑战对方的右手是否灵 巧。正如中国在吃西餐时不适应刀叉， 筷子的使用对于外国人来说难度更大， 如 果不是对方特别要求，让外宾用筷子进食，无异于故意让他们在餐桌上丢丑。 体 贴的主人不妨多为对方着想， “中餐西吃”， 让外宾用刀叉享用中餐的美味。 其 实，有条件的话在宴请外宾时，最好

23、既摆上筷子，也放上刀叉，让其自由选用。无论何种宴请， 都应开列并印制菜单。 在有外宾出席的时候， 菜单应该翻译 成外文。如果是小型的宴会，菜单应每人一份，如果宴会规模较大，也可以每桌 2-4 份，至少 1 份。外交官告诉你 如果举行的是西餐宴会，要根据西餐的上菜顺序（冷盘、汤、热菜、甜点、 水果）摆放餐具，正确的摆法是：正面放食盘，左手放刀，右手放叉。食盘上方放匙（汤匙及甜品匙），再上 方放酒杯，从右到左分别是烈性酒杯或开胃酒杯、红 / 白葡萄酒杯、啤酒杯（水 杯）。餐巾一般插在水杯内，或摆在食盘上。面包奶油盘放在左上方。正餐的刀 叉数目与菜的道数相等， 根据上菜顺序由外至里排列， 刀口朝内。

24、 用餐时客人按 此顺序取用。撤盘时，一并撤去使用过的刀叉。中餐的餐具是筷子、盘、碗、匙、小碟等，不过在宴请外宾时，还应摆上刀 叉。酱油、醋、辣椒油等佐料，通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座，并 在主人面前摆上一套。和西餐不同的是，中餐把汤放在热菜之后。不过，目前在 涉外宴请时，为照顾外宾的习惯，中餐的上菜顺序一般与西餐相同。安排席位在气氛比较轻松、随意的宴请中，一般不设固定的席位， 出席者可自由入座。 但在正式的活动中， 座次的安排关系到客人的重要程度， 是对尊贵客人的一种礼 遇，也能使整个宴会更有秩序。中国人入座时习惯于男士与男士坐在一起， 女士和女士坐在一起， 其实这种 “泾渭分明”的

25、坐法不利于宾客之间的沟通。 作为主人的你， 应该尽可能地将男 宾与女宾穿插开来安排座位，即便客人中有一对夫妇，也不妨让他们分开坐。安排席位的首要标准是层级。 简单地说，最重要的客人应该安排在主人的右 边，次要的客人安排在主人的左边，第三和第四重要的客人，依序安排在主人 的右边和左边 。外交官告诉你在国际上，礼宾地位是排列席位的主要依据。 国际惯例是， 以离主桌位置的 远近确定其他桌次的高低， 右高左低； 同一桌上， 以离主人座位的远近确定席位 的高低，男女间隔安排：以女主人为准，主宾在女主人的右侧，主宾夫人在男主 人的右侧。我国的习惯是，为方便交谈，根据个人的职务高低排列席位，如果夫 人出席，

26、 通常把女方排坐在一起， 即主宾坐在男主人的右侧， 其夫人坐在女主人 的右侧。如果主宾与夫人一同出席， 而主人的夫人又不能出席， 可以请其他身份适当 的女士做第二主人。 如果实在没有合适的人选， 也可以把主宾夫妇安排在主人的 左右两侧。遇到本国的出席人员中有身份高于主人者， 比如部长请客， 总理或副总理出 席，可以请身份高者坐主位， 主人坐在身份高者的左侧。 遇到主宾的身份高于主 人，为了表示尊重，也可请主宾坐在主人的位置上，主人则坐主宾的位置，第二 主人坐在主宾的左侧（但也可按常规次序安排）。对于身份大体相同的客人， 就可以灵活安排了。 为了使宴会的气氛更加热烈， 每位客人都能相处融洽、畅所

27、欲言，我的建议是：l 把使用同一语言者，安排在一起。l 在一位不会说中文的外国客人身边，安排一位能跟他交谈的中国人。l 把男宾与女宾穿插排列。l 让年轻人与年长者坐在一起。如果是圆桌， 翻译人员一般安排在主宾右侧； 如果是长桌， 应安排在主人左 侧。不过在很多国家，翻译人员不入席，坐在主人和主宾的身后。如果碰到这种 情况，应该提前安排，让翻译人员提前吃点东西。席位安排好后，可以分桌次打印出清单， 分别告知每一桌的主人及领座人员， 以及在门口负责签到的工作人员， 客人抵达后， 工作人员就能迅速地把他领到相 应的座位上。 也可以印制一些名签， 放在每个座位前的桌子上， 这样客人就能快 速找到各自的座位了。