教你用好办公软件Office基础操作技巧大全pptConvertor.docx

1、教你用好办公软件Office基础操作技巧大全pptConvertorMicrosoftOffice 培训快速熟悉2007 system#1培训人员注意事项：有关自定义本模板的详细帮助信息，请参阅最后一张幻灯片。此外，某些幻灯片的备注窗格中也提供了一些课程文本。由于本演示文稿中包含 Macromedia Flash 动画，保存模板时可能会显示一条与个人信息有关的警告消息，此时，请单击消息中的“确定”。如果不将信息添加到 Flash 文件本身的属性中，则不会对此演示文稿应用此警告。课程内容概述：熟悉的程序，全新的外观第 1 课：新 Office：为您而打造第 2 课：重要问题解答每一课都包括一系列

2、建议的任务和多个测试题。#2概述：熟悉的程序，全新的外观当您打开 2007 Microsoft Office system 程序时，会看到许多熟悉的内容。但您还会注意到窗口的顶端呈现出了新面貌。菜单和工具栏已被功能区所取代，您可以单击其中包含的选项卡来访问命令。本演示文稿将向您介绍功能区以及更快、更好地制作文档的其他新方法。#3注意：本培训演示文稿中介绍的 Microsoft Office 程序包括 Microsoft Office Word 2007、Office Excel2007、Office PowerPoint2007、Office Access 2007 和 Office Outl

3、ook2007。功能区的推出正是为了满足 Office 用户（或许也包括您自己）的需求：程序更易于使用，命令更方便找到。功能区虽然是新事物，但是花上一点时间来接触它，您就会发现它是您的得力助手，而不是障碍。课程目标 了解 2007 Office system 有何变化以及变化的原因。使用功能区完成过去经常执行的任务。了解新的文件格式对您有何意义。#4第 1 部分新的 Office：为您而打造#5新的 Office：为您而打造没错，我们所熟悉的Microsoft Office 程序发生了很大改变。但这些都是好的变化。有了功能区，您所需的命令和其他工具现在可一一展现，并更易于访问。 #6现在，您可

4、以在一个控制中心中将基本的命令集中在一起，并直观地显示它们，取代了过去约 30 个未显示的工具栏以及隐藏在菜单或对话框中的诸多命令。而且，一旦您学会了如何在某个程序（上图显示为 Word 2007）中使用功能区，您将发现在其他程序中也很容易使用。功能区中有哪些功能？ 功能区的三个组成部分分别是选项卡、组和命令。选项卡 横跨功能区的顶端。每个选项卡表示在给定程序中可以执行的核心任务。组 是一组相关的命令。它们保持为显示状态，随时可供访问，为您提供非常直观的帮助。命令 按组排列。命令可以是按钮、菜单或用于输入信息的框。 #7功能区中有哪些功能？ 如何开始呢？例如，在 Word 2007 中，可从“

5、开始”选项卡入手。该选项卡集中了用户在编写文档时使用最频繁的命令：字体格式设置命令（“字体”组）、段落选项（“段落”组）以及文本样式（“样式”组）。 可以从第一个选项卡入手。#8在其他 2007 Office system 程序中可以看到同样的组织结构，第一个选项卡中包含用于执行最重要的工作类型的命令。Excel、PowerPoint 和 Access 的首要选项卡也是“开始”选项卡。在 Outlook 中，当创建邮件时，第一个选项卡为“邮件”选项卡。如何组织命令命令按照其使用方式进行组织。经常用到的核心命令再也不用与许多几乎不相关的命令位于同一个菜单或工具栏上。这些核心命令使用最为频繁，因而

6、现在位于最显眼的位置。#9以“粘贴”命令为例。它是最常用的命令之一，没有理由不在窗口中为该命令及其相关命令“剪切”和“复制”提供最大的展示空间。在 Word 和 Excel 中，这些命令全都显示在“开始”选项卡中。不太常用的命令位于功能区上不太显眼的位置。例如，相比之下，大多数用户经常使用“粘贴”，而不太常用“选择性粘贴”。因此，要访问“选择性粘贴”，首先应单击“粘贴”上的箭头。更多命令，仅在需要时才显示使用最频繁的命令始终显示在功能区中。而其他命令仅在您需要时才显示，以响应执行的操作。例如，当您插入图片时，“图片工具”将显示在 Word 的功能区中，当您完成操作后，该工具便消失。功能区会根据

7、您的操作做出响应。因此，如果您一直看不到 全部 命令，也无需担心。执行前期步骤，您所需要的命令将随即出现。 #10如果 Word 文档中没有图片，则不需要用于处理图片的命令。但是，您在 Word 中插入图片后，“图片工具”将出现，同时出现的还有“格式”选项卡，其中包含了处理图片所需的命令。完成图片的处理之后，“图片工具”将消失。如果要再次处理图片，只需单击图片，这时包含您所需的所有命令的选项卡将再次出现。 如果需要可显示更多选项有时，一个名为“对话框启动器”的箭头会显示在组的右下角。这表示该组有更多可用的选项。在“开始”选项卡上，单击箭头 （位于“字体”组中）。例如，在 PowerPoint2

8、007中，要访问不太常用的字体选项，请执行下列操作： 此时“字体”对话框将打开，其中包含完整的字体选择命令。#11在此处示例所述的 PowerPoint 中，“开始”选项卡上的“字体”组中包含更改字体最常用 的所有命令：用于更改字体和字号的命令，用于加粗、倾斜或加下划线的命令。单击对话框启动器可获得其他所有不常用的选项，如上标。选择之前进行预览您是否非常熟悉反复尝试并撤消的过程？您进行了更改，但并未得到所需的效果，因此您撤消此更改并不断尝试，直到取得最合心意的结果。现在，您可以在进行选择之前查看所做选择的实时预览，这样不仅节约了时间，还有利于取得更好的效果。 动画：右键单击，然后单击“播放”。

9、#12反复尝试并撤消。您可能选择了一种字体、字体颜色或样式，或者对图片进行了更改。但您选择的选项并未达到您所需的效果，因此您只好撤消并重试，而且可能要反复多次，直到最终取得满意的效果。要使用实时预览，请将鼠标指针放在某个选项上。在您实际做出选择之前，文档会发生改变，以显示该选项将产生的外观效果。看到理想的预览结果后，您即可 单击选项以做出选择。单击“播放”可观看在进行选择之前查看不同下划线样式的效果的过程。 培训人员注意事项：要在幻灯片放映时播放该动画，请右键单击该动画，然后单击“播放”。该文件播放完一次后，您可能需要单击“回卷”（右键单击之后），然后才能单击“播放”。如果在查看动画时出现问题

10、，请参阅本演示文稿最后一张幻灯片中关于播放 Macromedia Flash 动画的说明。如果在查看动画时仍出现问题，则表明跟在这张幻灯片后的幻灯片是带有静态剪贴画的重复幻灯片。请删除当前幻灯片或下一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。选择之前进行预览您是否非常熟悉反复尝试并撤消的过程？您进行了更改，但并未得到所需的效果，因此您撤消此更改并不断尝试，直到取得最合心意的结果。现在，您可以在进行选择之前查看所做选择的实时预览，这样不仅节约了时间，还有利于取得更好的效果。 #13反复尝试并撤消。您可能选择了一种字体、字体颜色或样式，或者对图片进行了更改。但您选择的选项并未达到您所需的效果，因此您只好撤消

11、并重试，而且可能要反复多次，直到最终取得满意的效果。要使用实时预览，请将鼠标指针放在某个选项上。如图片所示，在您实际做出选择之前，文档会发生改变，以显示该选项将产生的外观效果。看到理想的预览结果后，您即可 单击选项以做出选择。培训人员注意事项：此张幻灯片与上一张幻灯片几乎完全相同，不同之处在于它显示的是静态剪贴画而不是动画。如果在查看动画时出现问题，请使用此张幻灯片。请删除当前幻灯片或上一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。将命令放在您自己的工具栏上您是否经常会用到某些命令，其访问速度不能让您满意？您可以轻松地将这些命令添加到“快速访问工具栏”。快速访问工具栏位于功能区上方，第一次启动 Micro

12、soft Office 程序时，它将命令放在始终可见并唾手可得的位置。 动画：右键单击，然后单击“播放”。#14例如，如果您在 Word 或 Excel 中每天使用“修订”来打开修订标记，而您又不想每次都通过单击“审阅”选项卡来访问该命令，则可以将“修订”添加到快速访问工具栏中。如果要这么做，可在“审阅”选项卡上右键单击“修订”，然后单击“添加到快速访问工具栏”。要删除按钮，可右键单击该按钮，然后单击“从快速访问工具栏删除”。单击“播放”可查看这两个操作过程。培训人员注意事项：要在幻灯片放映时播放该动画，请右键单击该动画，然后单击“播放”。该文件播放完一次后，您可能需要单击“回卷”（右键单击之

13、后），然后才能单击“播放”。如果在查看动画时出现问题，请参阅本演示文稿最后一张幻灯片中关于播放 Macromedia Flash 动画的说明。如果在查看动画时仍出现问题，则表明跟在这张幻灯片后的幻灯片是带有静态剪贴画的重复幻灯片。请删除当前幻灯片或下一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。将命令放在您自己的工具栏上您是否经常会用到某些命令，其访问速度不能让您满意？您可以轻松地将这些命令添加到“快速访问工具栏”。快速访问工具栏位于功能区上方，第一次启动 Microsoft Office 程序时，它将命令放在始终可见并唾手可得的位置。 #15例如，如果您在 Word 或 Excel 中每天使用“修订”来

14、打开修订标记，而您又不想每次都通过单击“审阅”选项卡来访问该命令，则可以将“修订”添加到快速访问工具栏中。如果要这么做，可在“审阅”选项卡上右键单击“修订”，然后单击“添加到快速访问工具栏”。要删除按钮，可右键单击该按钮，然后单击“从快速访问工具栏删除”。培训人员注意事项：此张幻灯片与上一张幻灯片几乎完全相同，不同之处在于它显示的是静态剪贴画而不是动画。如果在查看动画时出现问题，请使用此张幻灯片。请删除当前幻灯片或上一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。应对不同的屏幕分辨率 到目前为止，所讨论的全部内容都是针对屏幕设置为高分辨率且程序窗口为最大化的情况。如果您的设置不是这样的，则情况会有所不同。低

15、分辨率：如果屏幕设置为低分辨率，则功能区中的几个组将只显示 组名，而不显示组中的命令。单击组按钮上的箭头可显示命令。情况会怎样？如下所示：#16有关低分辨率的更多信息： 例如，在 Word 中, 如果采用高分辨率，则在“视图”选项卡上的“显示/隐藏”组中将看到所有命令。但如果采用 800 x 600 分辨率，则只能看到“显示/隐藏”按钮，而看不到组中的命令。此时，可单击“显示/隐藏”按钮上的箭头显示组中的命令。通常而言，在低分辨率下只显示组名的组是那些包含不太常用的命令的组。应对不同的屏幕分辨率 到目前为止，所讨论的全部内容都是针对屏幕设置为高分辨率且程序窗口为最大化的情况。如果您的设置不是这

16、样的，则情况会有所不同。屏幕未最大化：某些组将只显示组名。 情况会怎样？如下所示：Tablet PC：在屏幕较小的设备上，功能区将相应调整以显示较小形式的选项卡和组。 #17有关较小窗口的更多信息：在任意分辨率下，在一定的窗口大小条件下，某些组将只显示组名。因此，如果您在未最大化的程序窗口中工作，那么可能需要单击组按钮上的箭头来显示命令。有关 Tablet PC 的更多信息：如果 Tablet PC 的显示器较大，则功能区会相应调整以显示较大形式的选项卡和组。练习建议在 Word 中添加项目符号列表。在 Word 中应用标题样式。在 Word 文档中插入图片。在 Word 中使用浮动工具栏设置

17、文本格式。在 Excel 中向快速访问工具栏添加按钮，然后删除这个按钮。查找更多 Excel 选项。联机练习（需要 Word 2007 和 Excel 2007，这两个程序均属于 2007 Microsoft Office system）#18培训人员注意事项：在计算机上安装 Word 2007 或 Excel 2007 后，可以单击幻灯片中的链接转到联机练习。在该练习中，您可以在 Word 或 Excel 中演练以上每项任务，将有说明来指导您操作。重要说明：如果没有安装 Word 2007 或 Excel 2007，将不能访问练习说明。第 2 部分重要问题解答#23重要问题解答现在应当将注意

18、力转移到功能区上方，看看还有哪些新增功能。在 Word、Excel、PowerPoint 和 Access 2007 中，不仅新增了“Office 按钮”， 还引入了新的键盘快捷方式和新的文件格式。 在本课中，您将了解如何使用部分新选项。 #24在一些 Office 程序中，“Office 按钮”取代了“文件”菜单。它将更多选项更方便地集中在一起。在本课中，您还将了解找不到所需命令的情况下应执行的操作，学习如何使用新的文件格式，以及了解未升级到 Word、Excel 或 PowerPoint 2007 的用户如何打开您的文件并照常使用这些文件。 “文件”菜单有何变化？“Office按钮” 位于

19、一些 Microsoft Office 程序（如Word 和 Excel）窗口的左上角。但该按钮所提供的命令比“文件”菜单多。 #25例如，您可以通过该按钮检查 Word、Excel 和 PowerPoint 中的文件未包含个人信息或批注。 “文件”菜单有何变化？“Office按钮”还将引导您进行程序设置，以控制诸如更正拼写首选项等设置。在早期版本的 Office 程序中，可以在通过“工具”菜单打开的“选项”对话框中设置选项。现在，大多数选项都可以通过单击该“Office 按钮”获得。#26您对旧文件或新文件开始操作时，让程序选项可通过“Office 按钮”访问可以使这些选项更为直观，并更加唾

20、手可得。在菜单底部单击“Excel 选项”、“Word 选项”等，然后在左侧出现的列表中单击任意类别。例如，在 Excel 中，单击“公式”可打开或关闭 R1C1 引用样式。在 Word 中，单击“校对”可打开或关闭键入时检查拼写的功能。从何处开始空白文档？当您创建新的文档、工作簿、演示文稿或数据库时，将出现一个完整的彩色窗口帮助您开始操作。您可以按照习惯的方式，从空白文件或现有文件开始操作。或者，若要迅速开始您的创作工作，请看左侧。在 “Microsoft Office Online”下，单击“特色”，并从指向联机模板和培训课程的链接类别中进行选择。 #27要进入新建窗口，可从单击窗口左上角

21、的“Office 按钮”开始操作。然后，单击“新建”在 Word 中打开“新建文档”窗口，在 Excel 中打开“新建工作簿”窗口，在 PowerPoint 中打开“新建演示文稿”窗口，或在 Access 中打开“开始使用 Microsoft Office Access”窗口。该图显示了 PowerPoint 中的“新建演示文稿”窗口。 喜爱的键盘快捷方式情况如何？ 如果您喜欢使用键盘胜过使用鼠标，那么您一定很想了解功能区设计中包含的新快捷方式。功能区上的每一个按钮都有对应的快捷方式。快捷方式所需的键减少了。 与以前版本的 Office 程序相比，这一变化带来了以下两大好处：#28喜爱的键盘快

22、捷方式情况如何？ 新的快捷方式也有一个新名称：键提示。此图显示了在 Word中使用键提示删除标题样式的示例。按 Alt 以显示键提示。按 H 选择“开始”选项卡。按 E 选择“清除格式”按钮（位于“字体”组中）以删除标题样式。#29有关使用新快捷方式的更多信息按 Alt 时，将看到所有功能区选项卡、选项卡上的所有命令、快速访问工具栏以及“Office 按钮”的键提示。按对应于您想显示的选项卡的按键。这会显示对应于该选项卡的按钮的所有按键提示标记。然后，按对应于所需按钮的按键。以 Ctrl 开头的旧键盘快捷方式仍保留不变，您可以按以往的方式使用它们。例如，仍可以使用快捷方式 Ctrl+C 将内容

23、复制到剪贴板上，使用快捷方式 Ctrl+V 从剪贴板粘贴内容。喜爱的键盘快捷方式情况如何？ 原先的键盘快捷方式是否仍可用？#30要了解有关键盘快捷方式的更多信息，请参阅课程摘要卡，本演示文稿结尾处提供了指向该卡的链接。 找不到命令怎么办？如果您找不到所需的命令，此处提供了帮助。在 Word 2007、Excel 2007 和 PowerPoint 2007 中，提供了一个直观的交互式参考指南来帮助您快速了解命令的位置。 动画：右键单击，然后单击“播放”。作者：此处插入 .swf 文件， 请在插入 .swf 文件之前删除此占位符。#31动画显示了如何使用交互式指南：在 Office 2003 程

24、序中，指向某个命令以查看该命令在新程序中的位置。例如，要在 Word 中查找“插入表格”命令，则在指南中将指针停留在 Word 2003 中的“插入”命令上。 单击以查看该命令在 Word 2007 中的位置的动画。（该命令位于“表格”组的“插入”选项卡上）。除了为您提供即时帮助之外，该指南还可以作为学习工具，帮助您熟悉特定命令的位置。在本课程结尾所提供的课程摘要卡中，您可以找到这些指南的链接。培训人员注意事项：要在幻灯片放映时播放该动画，请右键单击该动画，然后单击“播放”。该文件播放完一次后，您可能需要单击“回卷”（右键单击之后），然后才能单击“播放”。如果在查看动画时出现问题，请参阅本演示

25、文稿最后一张幻灯片中关于播放 Macromedia Flash 动画的说明。如果在查看动画时仍出现问题，则表明跟在这张幻灯片后的幻灯片是带有静态剪贴画的重复幻灯片。请删除当前幻灯片或下一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。找不到命令怎么办？如果您找不到所需的命令，此处提供了帮助。在 Word 2007、Excel 2007 和 PowerPoint 2007 中，提供了一个直观的交互式参考指南来帮助您快速了解命令的位置。 #32上图显示了如何使用交互式指南：在 Office 2003 程序中，指向某个命令以查看该命令在新程序中的位置。例如，要在 Word 中查找“插入表格”命令，则在指南中将指针停

26、留在 Word 2003 中的“插入”命令上。 单击以查看该命令在 Word 2007 中的位置的动画。（该命令位于“表格”组的“插入”选项卡上）。除了为您提供即时帮助之外，该指南还可以作为学习工具，帮助您熟悉特定命令的位置。在本课程结尾所提供的课程摘要卡中，您可以找到这些指南的链接。培训人员注意事项：此张幻灯片与上一张幻灯片几乎完全相同，不同之处在于它显示的是静态剪贴画而不是动画。如果在查看动画时出现问题，请使用此张幻灯片。请删除当前幻灯片或上一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。新的文件格式情况如何？Word 2007、Excel2007 和 PowerPoint2007 都采用了新的文件格式

27、。提高文件的安全性，减少文件损坏的几率。减小文件大小。新功能。做出这种改变的原因有很多：#33如果您对技术细节感兴趣：新的文件格式基于 XML（可扩展标记语言）并采用 Office Open XML 格式。 现在，对于文档、工作簿和演示文稿，默认的文件格式末尾有一个“x”，表示 XML 格式。例如，在 Word 中，现在默认情况下文档用扩展名 .docx 进行保存，而不是 .doc。如果将文件保存为模板，则应用同样的规则：在旧的模板扩展名后加上一个“x”。例如，在 Word 中为 .dotx。如果文件中包含代码或宏，则必须保存为支持宏的新文件格式。对于 Word 文档，将转换为 .docm；对

28、于 Word 模板，则为 .dotm。新的文件格式情况如何？ 有关 Word、Excel 和 PowerPoint 中的新格式的进一步信息：#34注意：Access 中也有新的文件格式，但它具有某些不同特点。本演示文稿将对此进行一些介绍。处理早期版本的文件您可能是小组中第一个使用 2007 Office system 的人。或者您可能与需要使用采用早期格式保存的 Office 文档的部门合作。别担心，您仍可以在 2007 Office system 与早期版本的 Office 程序之间共享文档。#35您可以打开在早期版本（从 95 到 2003）的 Office 程序中创建的文件。只需照常打开

29、文件即可。在 2007 版中处理文件之后，您可能想保存该文件。默认情况下，“另存为”对话框会将在早期版本中创建的文件保存为同一版本。在保存文件时，可以通过兼容性检查器了解添加到文件中的哪些新功能可能会被禁用，或尽可能匹配。处理早期版本的文件 以下是处理方式：#36注意：如果打开在 PowerPoint 95 中创建的演示文稿，则当您保存文件时 PowerPoint 将默认采用 2007 格式。不过，您可以选择以 97-2003 格式保存文件。如果要以 2007 格式保存文件，可在“保存类型”框中选择“Word 文档”、“Excel 工作簿”或“PowerPoint 演示文稿”。拥有 2000

30、到 2003 版 Word、Excel 或 PowerPoint（以及最新修补程序和 Service Pack）的同事可以打开 2007 文件。 处理早期版本的文件 以下是处理方式：当他们打开您的文档时，系统将询问他们是否下载一个转换器，以便能打开您的文档。 #37在有关 Word 2007、Excel 2007 和 PowerPoint 2007 的各门课程中，您可以更详细地了解新的文件格式。在本演示文稿结尾所提供的课程摘要卡中，您可以找到这些课程的链接。Access 中新的文件格式情况如何？Access 2007 中的新文件格式 .accdb 支持新的产品功能。例如，Access 支持附件

31、数据类型（通过该类型，您可以将文档和文件以压缩附件的形式存储在数据库中）以及多值字段。 #38新的文件格式还允许增强加密功能，从而提高私密性和安全性。 当您在 Access 2007 中创建新的数据库时，数据库将自动采用新的 .accdb 格式。早期版本的 Access 使用 .mdb 文件格式。您可以在 Access 2007 中打开和处理 .mdb 文件（如果这些文件以 Access 2003、Access 2002 或 Access 2000 格式保存。）但是，Access 2007 中的新功能不能用于 .mdb 文件。如果要使用新功能，可使用“另存为”将数据库转换为 .accdb 格式。 Access 中