职业律师信函格式.docx

1、职业律师信函格式当今网络信息时代，法律文书制作和它的传输、保存大量是依赖计算机来应用的，开始大量运用电子邮件。编辑文件时大多数使用Microsrft Word软件来做，制作完成了文书，通常需要打印，有时候需要保存成PDF格式，这种文件格式是现在全球使用非常广泛的储存法律文件的电子格式。电子信息化时代的到来使律师在实际运用中，逐渐淘汰了手写的法律文书。法律文书种类是非常多的，为了教学方便，这次课程上，我们会用不同文书种类，提炼出来一些通用规则介绍给大家，进行讲解。会举一些具体实例和文书样本给大家深入介绍。法律文书制作往往体现一个律师的个性。在一个律师事务所，每一个律师的文书的写作和制作，都需要符

2、合这个事务所统一的规范，包括样式和一些必要条件要符合事务所的标准，所以希望实习律师在工作中，能够通过今天的学习推动我们事务所逐渐形成统一的比较美观的文书制作风格。二、法律文书的概念法律文书指一切具有法律意义并可能导致一定法律后果的文件的总称。法律文书浩如烟海，各式各样。民事诉讼中有起诉书、答辩书、反诉书、判决书、裁定书、传票、送达回证、送达公告、代理人授权委托书、代理词、上诉书等；刑事诉讼中有拘留证、逮捕证、起诉意见书、审讯笔录、勘验笔录、询问证人笔录、询问被告人笔录等；证据方面的书证有尸检报告、鉴定报告、律师辩护词、抗诉书等。除了诉讼之外，还有其他很多样式的文书，比如公证书、鉴定书、交通事故

3、责任认定书、个人的出生与死亡证明书、遗嘱、合同书、协议书、保证书、保函、法律意见书、法律尽职调查报告等等。尽管列举了这么多，也只是法律文书的一部分。三、律师法律文书的概念及种类（一）概念律师法律文书是指律师在执业活动中，为了履行律师职责，所制作的一些具有特定法律意义的文件。可以概括称为律师业务文书。（二）种类1、信函类是指涉及到有关信函方面的，包括律师与客户之间的通信，律师给客户的函件，律师受委托向对方当事人出具的函件（律师函），帮助当事人投诉、申诉等等写给某些部门的信函。这些函件有一定接收人，同时提出了一定的要求，并注有落款等特点，总而言之，是律师发出给另一个特定人的信件。2、合同类比较类似

4、有条款的规章制度、合同章程，包括协议书，合同书，机构组织章程、规则、办法，另外还有一些起草带有条款的法律规范，比如律师执业规范等具有约束性的带有条款的文书。3、诉状类包括各类诉状（如起诉书，上诉书）及诉讼中的各项申请（如调取证据申请、通知法庭关于传唤证人出庭申请），是代表当事人提出了某种诉求、要求。主要涉及到写给有关强力部门的，比如公检法机关、仲裁机构、劳动仲裁部门等。4、报告类涉及到律师从事参与调查所得出的结果，律师要写一个类似调查报告的文件。依据委托人要求，出具的法律意见书。还有根据律师专业知识，对各种证据搜集得出的结论，形成了律师的意见。诉讼案件当中律师的代理词、辩护词，以及结论性的东西

5、，比如律师在法庭上总结的陈词，也叫代理意见的表达。刑事案件中的辩护词等结论性、报告性的东西。（三）培养具有自己独特风格的优秀法律文书律师文书写作质量取决于内容和表现形式两个部分，律师在写法律文书的时候，无论是从内容上还是表现形式上来讲，都应该具备律师所应具有的专业的素质。这两方面，是不可或缺的，从律师手里发出的文书，应当反映出律师与众不同的一些特点和职业精神。俗话说“文如其人”，不同律师写的东西是不一样的，有质量的文书，能够直接反映出这个律师的执业水准和文化素养。律师文书写作是很重要的内容，大家要注重在实习阶段，特别是在执业初期高度重视法律文书写作和制作，慢慢培养出自己特有的风格来。目前现状来

6、说，律师法律文书的种类、样式随着社会进步、经济发展、法律的逐步完善和司法制度的深入改革不断变化，不断创新。中国的律师文书的制作，除了受传统的法律文制作的影响之外，很大程度上受到了改革开放以来外国同行的法律文书制作的影响，中国律师也在不断借鉴和吸收外国同行在制作、写作法律文书当中一些值得借鉴的地方。经过这样影响以后，中国律师在制作法律文书过程当中，越来越显得比较灵活，符合实际，过去受传统影响，往往比较刻板，比较少有人性化的方式。作为一个实习律师，要不断吸收这些营养，同时也要兼收并蓄，掌握一些文学、语言学、修辞学、美学、文字编辑，甚至还有计算机技术软件的应用，基本操作技能，这些都是我们写好法律文书

7、的必要前提条件。一个平时写东西经常犯语法错误的人，无法写出比较好的法律文书，所以我们不光要学习法律文书的制作，同时，还要学习一些其它方面的相关门类的知识，慢慢培养我们自己的风格。四、律师文书的通用格式（一）基本格式1、边距法律文书媒介比较多的是纸面的，纸张是A4标准格式。A4标准格式在我们写作文书当中，特别是用计算机录入、打印文书是有一定格式的，经常使用的Microsrft Word软件，在打印A4纸文件的时候，是有一个初始的格式的，是需要根据具体情形进行设定的。如：A4纸在打印的时候，要考虑到这些打印出来的文件将来可能需要装订，如果装订，文件左侧就需要留出适当的空间，否则装订成册后，有些文字

8、可能就装订在里面看不到了。2、字号我们国家机关的红头文件，字是特别大的，因为要给领导看，领导很多是年纪大的，要带花镜的，所以字号比较大。标准的法律文书用字，正文文字应该控制在5号或者小4号，最大不要超过4号。这样能够保证一般人可以阅读以及节省纸张。如果文件是给年纪大领导看的，可以把字号适当调大。3、字体中文文书通常用宋体或者仿宋字体。Microsrft Word提供了很多字体，我们认为在法律文书制作中要保持严肃性，尽量避免使用花体字或者变形字。4、行距文书要保持一定美观性，整个文字行与行之间的距离是可以调整的，行距既不要太密也不要太稀，要做到比较恰当、合适。一般来说，在一个自然段中行距可以设为

9、零，不要有多余行距，在自然段之间可以让它稍微拉开一些距离，这样看起来每一个自然段是一目了然的。并且每个自然段前面要缩紧两个字。5、全角、半角（1）字母、数字字母、阿拉伯数字避免使用全角字，否则数字之间距离比较大，不好读。（2）英文标点Microsrft Word软件提供的标点符号是两套，中文是全角，英文是半角。在书写英文单词的时候，尽量使用全角标点符号，如果书写英文文字，就使用半角标点符号。英文的标点后面是有空格的，不像汉字一个捱着一个。（3）千位符如果涉及到亿，甚至百亿、千亿的数字，要标千位符，这个时候的逗号一定是半角的。6、币种很多律师在写诉讼文书中，只写了多少元，没有写币种。通常是用人民

10、币，但随着涉外业务增多，特别是一些外国当事人，他们在提出自己要求的时候，提出的数字不是人民币。所以写文书在涉及货币的时候，一定要注明币种，这样避免引起不必要的歧义或误会。7、时区国际法律业务中的文书，有时候委托人在国外，不同时区是有时间差别的，如果涉及涉外业务，在约定时间的时候，要写时区。8、引用法律的版本中国法律改革和发展非常迅速，法律修订也非常频繁，不同时间颁布和修订的法律有些规定可能不一样。写文书过程中如果需要引用法律条款时，除了写明法律名称外，要注明是哪一年的版本。9、使用简称写文书时，涉及到比较长的名称，首次出现注明简称是什么，该名称再出现的时候，使用这个简称，不再重复很长的名称。（

11、二）律师业务文书中的编号文书为什么需要编号？通常是因为文书需要存档，将来查阅的时候方便检索，方便检索就需要有一定检索方式。文书编号，特别是在大型的事务所，已经形成一种制度。文书的编号在规范中没有明确规定，但是在讲授法律文书制作过程中是要求大家所制作的法律文书有一定编号系统。当然编号系统不是律师自己做的，显然是在事务所统一安排下实施的管理方式，每一个律师要做的是在制作法律文书时，把你文书纳入事务所文书之内，所以编号是必然的。有时候不光有编号，还要有关键词，便于将来检索。除了文书编号以外，每一个律师在接受每一个案件的时候，都要有一个案号，案号和我们制作文书要形成一定关联。这样我们可以从编号看到这个

12、文书属于哪一个案子，便于检索，便于使事务所文件档案管理形成一套比较健全的模式。案号非常重要，它是一个代码，是案子的“身份证”，从立案就是这个号，不会变。一些管理模式比较健全的企业，通常处理自己事务中会给自己每一件事务编号，所以律师在给当事人传输的文件当中有两个号，一个要注明自己档案的编号，另一个就是编上你客户公司对这件事情的编号，以便于他归档。客户给律师的函件、通知等文书，也标明我们事务所注册的案号，以便于档案管理。（三）律师业务文书的抬头通常来说，律师出具的信函、报告、意见书等，类似的以律师事务所名义发出的业务文书或者以律师名义发出的文书，应当使用统一的抬头，以便树立律师事务所的形象。并不是

13、所有律师写的文书都需要抬头，比如给当事人写起诉书，是以当事人名义写的，所以不需要挂律师事务所的抬头。给法院的代理词是可以带上抬头的。律师在写信时既要在信的内容上写明收信人，还要写明发信人是谁。（四）律师业务文书签署即落款。律师执业要有道德操守，律师执业也是需要承担一定执业责任的。承担一定责任的方式，就是你要随时标明某一件事情是由谁来负责。所以说，律师在签发文件的时候，出具的信函、文件一定要有律师的签名。签名有很多种形式，标准形式，就是律师出具的文件等材料既要有律师亲笔签名，同时也要有打印的名字。有抬头的文件落款就不需要注明律师事务所的名称了。（五）律师文书送达方式1、邮寄方式传统业务文书送达通

14、常采用邮寄方式，目前邮寄也是很重要的一种法律文书送达方式。2、专递方式有时候为了节约时间，需要更快的方式送达，就出现了专递。专递目前有两种形式，一种是派专人递送，另一种就是委托第三方，也就是快递公司来专递。3、电子方式还有就是电子方式，传真、电子邮件都是常用的文书送达方式。作为正式文书，是可以通过传真送达的，传真也是法庭证据可以接受的一种形式。传真不失为一种有效的快捷的法律文书送达方式，但是现在电子邮件形式逐渐要取代传真。传真可靠性不如电子邮件。电子邮件的记实性也很强，打印出来可以作为证据使用。电子邮件附件如果用Microsrft Word格式，你无法知道别人是否修改了原始内容，所以正式文书的

15、电子存档和制作，国际上都是通用PDF格式，PDF作为电子邮件附件传送，对方是没有办法修改的。4、传真时需要注意的事项传真一个比较正式文件的时候，事务所都会在这个文件前面加一个首页，首页除了有律师事务所标志外，还要写明该传真是给谁、信息、传真号码，甚至说明后面所发传真有多少页。在写页数的时候要写清是否包括本页。5、传真、专递并用很重要的文件，包括法庭文件，在送达的时候，我们要考虑这个文件的原件要送到对方手里，同时又要求他第一时间知道，那么我们可以在文件交给快递公司或者专递人员的时候，先把它传真过去，这样他既能接收到原始文件，又能第一时间看到文件内容。五、律师文书中的常见问题（一）保密问题律师法第

16、38条规定：“律师应当保守在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密，不得泄露当事人的隐私。”在采用电子文书送达时，有些情况下安全性不足以切实保守秘密。有这样几种情况：第一，误操作，通过误操作构成的资料的泄密，律师是有执业责任的。如果当事人要求赔偿，律师执业保险如果理赔的话，就有了黑点，下次再申请执业保险的时候，保费就提高了。第二，机械故障。由于故障，极其重要的信息没有发送成功、发送不完整或者发送到别人那里去了等发生的泄密，律师是要承担责任的。为了避免这两种情况的出现，文书中涉及当事人秘密，在文书当中作出某种特定的标注，表明跟当事人通信的内容是有特权的，别人不能来要这个东西或者擅自窃取通信信息。这有

17、一个好处，是第三方即便是看到了，误收到了，他也知道这是律师与当事人的特权通信，别人是不能看的。通过电子邮件、传真送达的保密文书，要求律师加一个保密提示，比如“本件仅供上述指定收件人收取，其内容均属机密，并受律师法约束。若阁下误收到本件或者并非上述指定的收件人，或者负责向指定收件人递送本件的人士，请您立即致电本事务所，并将本件按照以上地址邮寄回本事务所。本事务所将承担阁下合理的邮寄费用，请勿将本件复制、转发、传阅。谢谢合作”。如果你做了这种提示了，再发生误操作或机械故障导致文件到第三方那里去了，有这个提示就可以降低执业风险。（二）礼节问题礼节涉及到律师职业伦理的一个方面，它也从一个侧面表示律师的

18、执业文化。律师是否训练有素，是否很有修养，从他的行文的用词及如何来保持法律文书的必要礼节都可以看出来。律师法律文书当中，作为信函一类的文书，无论给谁的信函，都要对收件人有一个称谓，必要的时候还可以使用尊敬的称谓。有时候写的收件人是一个比较受尊敬的位置，比如法官，要写“尊敬的法官”、“阁下”等等。如果收件人有较高职位的，并且文书内容与他职位有关的，应该称呼他的职位。但属于与职务无关的信件，可以直接写名字。通常使用的称谓，男士就是“先生”，女士就是“女士”，未结婚的称“小姐”，对比较熟悉的人，比如老客户，就在信函当中不必称全名了，直接称小名就可以了。有时候在书写信函的时候，写给一个机构，但是又不知

19、道这个机构谁接收这个信是比较合适的，这种情况，通常写“敬启者”。信函在末尾的时候，落款之前有礼貌的问候语，比如“祝身体健康”等。如果给一个人的信函下面没有问候语是很不礼貌的。（三）语言问题1、专业律师所书写的文书不能使用过分口语化的语言或者低俗的语言。2、严谨3、简洁简洁的前提是一定要明确，可以用一句话说清楚的，不用两句话，这样能够明确表达意思。（四）文书附件文书有时候需要有附件进一步说明文书中的内容。要引用某一个附件的内容，文书主文和附件是相互呼应、关联的。这就要求附件一定要有编号，可以更好的帮助读者在阅读主文的时候，方便地查阅附件里的内容。这时候容易出现的问题是，只对主文进行了修改，却没有

20、修改附件的次序，导致再想引用附件的时候找不到，还有就是附件编写的时候页数发生变化，这样的错误表现律师很不专业。主文、附件连带关系不能出现差错，不能出现混乱。（五）语法问题1、句子、段落过长读者看的时候，就懒得看了，分不清重点。律师文书在写作的时候，如果有比较长的段落，一定要按照它的轻重、逻辑关系、叙述不同层面的内容来分成段落。必要的时候，还要加一个小题目，这样比较容易让人阅读，同时也容易让人理解。句子一是一样，长句子该分开的要分开。2、逗号、句号问题避免一逗到底，一个完整的句子应该包含“主谓宾”或者“主谓”，这个完整的句子后面应当是句号。有一种理解是前后两句意思是关联的，所以不能用句号，这种理

21、解是错误的。“主谓宾”表达完整了就可以使用句号。在一个完整句子后面标注句号，有助于把整个句子和文章结构、逻辑性表示的更完整更准确。3、避免随便省略主语中文省略主语情况是很普遍的，表达习惯是通过上下文能够理解的，下面说的时候，就可以省略很多主语。但法律文书在制作时要注意，主语是不能随便省略，经常省略主语容易引起很多意思上的误解和理解上的混乱。（六）标点符号使用问题1、感叹号有的律师喜欢用感叹号，特别是需要表达强烈的意思的时候，有时候甚至连用两个、三个感叹号，这是不应提倡的，要表达一个准确意思，不能用感情色彩的情绪来书写。2、问号有些句子是以疑问句的形式出现的，但是他表达的不是疑问，而是感叹。这个

22、时候不能说句子形式是问句，就用问号。六、不同种类文书专门介绍主要介绍在日常执业活动中比较经常遇到的文书的类型，这样可以有针对性地把它的一些特点，在制作过程中需要注意的问题专门拿出来和大家讨论。（一）合同与协议文书这类文书，是律师接触到最多的一类法律文书。委托人对律师的要求是各种各样的，但是有两点是共同的，其一，这些文书在制作中，都要保证它的严谨，其二是对委托人的保护。最失败的这类文书的写作，不在于写的简单，而在发生一些比较致命的漏洞。再有就是一些条款之间，含义相互之间有冲突。在制作类似合同、协议书的时候，要经过多次审查。注意意思是否连贯，中间是否会出现矛盾、互相抵触的地方。合同与协议书内容应当

23、包括很多信息，首先是当事人的信息，然后是当事人的要求，所要强调和着重保护的方面。我们在制作的时候，要注意整个文书的结构，要设计好机构。另外，合同、协议书还涉及到一些必要的条款。不过多介绍合同、协议书的格式，这里主要强调合同、协议书当中一些必要条款如何写作与安排。除了法律适用的条款、争议解决条款，传统合同当中不太经常出现但却是非常重要的条款，在这些年普遍用于商务合同当中。其中包括不弃权条款、可分割条款、通知义务条款、不可抗力条款、违约条款等比较传统的条款。合同、协议书当中数字、日期、范围的确定，里面涉及到一些表述的技巧，如约定的截止具体日期是否包括本日等都是容易引起争议的地方。合同约定的语言，通

24、常执业都是中文，但是有时候是涉外的业务，外方当事人提出来要适用他们国家的语言，这个时候就会引起争执，通常要有这样的条款来约定适用于合同或协议中的语言，同时还要规定，语言如果不同版本发生歧义应以哪个版本为准。合同、协议书中切忌不要出现模糊不清的表述，特别是容易引起歧义的，这个是在写合同时的一个大忌。以上这些问题处理好了，会将未来容易引起争议的地方降到最低。1、通知条款通知条款在传统合同、协议书中律师不是太重视，由于合同履行经常遇到需要通知的问题，特别是新合同法规定了一些新内容，如根本性违约，另一方可以通知解除合同。这里面就出现“通知”，合同法并没有给我们提供通知的方式。怎么有效通知、什么才叫通知

25、，需要在合同条款里加强对这方面内容的约定。现在很多合同、协议书中的通知条款都成了必备条款。通知条款也被越来越多的使用，在起草、审查合同时，要看是否有通知条款。2、不弃权条款不弃权条款越来越多的用在商务协议、合同中。含义就是，一个合同跟协议当中往往是要授予某一方当事人权利和义务，赋予义务可以履行，赋予的权利不一定履行，可以一定时间不主张、不行使这个权利。为了避免引起争议，避免事后对方要求削弱权利，说不履行这个权利就视为放弃这个权利的时候，该条款避免引起这方面的争端。不行使、晚行使权利或者只行使一部分权利，这些行为不表示放弃了这个权利。这种情况下，该条款是适用于双方的。事实说明，这样条款是有效的，

26、合同履行一旦引起争议，受害一方会仔细研究合同条款，会找到任何对自己有利的关键点，这样会导致双方对合同权利、义务理解发生争议，这个条款避免发生未来潜在的争议。3、可分割条款是近几年在律师实践中使用的比较多的新的条款。其含义是，一旦合同、协议或者其某一个条款，被认定是无效的，并不意味着整个合同无效，或在这之外的其他条款无效。该条款是为了避免潜在的争议，可分割条款可以解释双方在签订合同中共同认为某一个条款的无效，不能直接导致整个合同无效。这样，即使出现某几个条款被认定是无效的，双方在签订合同中所确定的合同目标依然还是可以实现的。4、生效条款通常情况下是签字就认定生效了，生效时间有一些例外情况，靠双方

27、约定，有时候可以单独约定生效的时间，不一定是签字这一天。在生效条款中应明确什么条件下生效。5、不可抗力条款几乎是所有合同必不可少条款之一。这里推荐比较标准、完整的不可抗力条款，“本合同任何一方由于地震、台风、水灾、火灾、战乱以及法律调整、政策变化等其它不能预见或对其发生后果不能防止、避免的不可抗力事件，致使无法履行或者完全履行本合同的，不构成违约和索赔之理由。但是遇有上述不可抗力事件，一方应立即将事件的情况书面通知对方，并应在15天内提供事故详情及合同不能履行或需要延期履行、部分履行理由的有效证明文件，此项证明文件应由事故发生地的公证机构进行公证”。不可抗力事件如果发生了以后，通常可能导致合同

28、履行发生障碍，或者说双方由此引发争议。不可抗力发生了，合同善后问题怎么处置，是一个很难预料和很难在双方签订合同之初就予以约定的情况，只能把意愿写在不可抗力条款后面，如“双方应当按照不可抗力事件对履行合同影响程度，协商决定是否解除、部分免除或者延期履行合同”。这是对后不可抗力的处置，有一个比较明确、实际的约定。不可抗力条款写的好坏，就在于意思表达是否完整。6、争议解决条款几乎所有合同都会写，如果是比较正式，涉及金额比较大的履行合同项目的话，要把争议解决条款作为必备条款来写。争议解决条款有各种形式，如：约定仲裁的、诉讼的。作为必要条款该条款不能遗漏。（二）律师函通常所说的律师函，分为广义和狭义。这

29、里讲的律师函是狭义的概念，是指律师代表委托人签发的，带有警告和督促对方履行特定义务的内容的函件。中国内地律师函存在很多问题，有些律师过分依赖委托人的意愿，当事人有时候就是为了吓唬对方，结果律师没有做后续预案。律师函当中不可避免的要涉及一些事实，要求对方履行某种特定义务，要在律师函中表明你所依据的事实。这个事实怎么写是很重要的。律师函中所描述的事实，必须是经过核实的，律师要言之有据，至少是看过或者了解这样的事实，再或者有这样的资料，能够表示出律师函中叙述的事实是言之有据的。不能委托人告诉什么就写什么，如果内容没有根据，对方可能会告律师诽谤。律师在律师函中叙述的事实，要做必要的核查，如果无法核实的

30、，可以写“据我委托人讲”等话语，避免以后因为没核实而出现的纷争。律师函要以体面、礼貌的形式来施加影响，而不是采用威胁、粗俗的语言，避免使用带有人身攻击、谩骂的语言或使用贬义的词语。律师函中提出要求履行特定义务的时候，要求必须要很明确，不能模棱两可，也不能含糊其辞。律师函是发给对方当事人的，是与委托人有利益冲突的，存在潜在的诉讼，有可能会被对方利用。给对方写律师函的时候，要做到足够的谨慎，避免你的律师函让对方利用。也可以在律师函中注明“本函不得被用作诉讼证据或以其它损害我方委托人的目的使用”。在制作律师函时，特别是向对方提出某种特定要求的时候，一定要有预案，律师函的目的不是吓唬对方，如果没有后续

31、预案，律师函就没有价值了。（三）给客户的信函广义上也叫律师函，律师函没必要在上面写“律师函”三个字，律师函是发给某一个特定的人，履行特定的义务的。客户信函是跟客户之间沟通的必要手段，现在很多律师跟客户沟通完全都是口头上的，没有任何文字记载。采取文字的方式，有助于律师了解其所做案件的过程、运作、脉络。特别是在旷日持久的诉讼中，有时候几个月法院没有消息，一旦遇到这种情况，通常当事人会找律师问这个案子的情况。如果律师长期不做任何工作，不跟客户、法院沟通，对律师的工作效率，对委托人的诚信度是有损害的。所以，不但要跟法院去沟通，还要经常跟当事人沟通，不但要口头沟通，还要书面沟通。表明虽然案子拖的时候很长

32、，但是律师没有停止工作。如果有书面文字，跟客户之间的通讯，表明你是在不停关注这个案子，这也是律师道德操守问题。跟客户的沟通，有几方面的内容，一是提出工作计划和方案。二是跟客户沟通的时候，特别是比较大的客户，在律师信函当中指律师的时候，永远说“我们”，不要说“我”，这样可以使客户感觉比较踏实，一旦出现一些不能预料的情况，让他觉得有一个团队在支持这个事情。三是跟客户信函解答之后，还要注明“如还有疑问，请随时和我们联系”的字眼。（四）委托代理文书通常情况下，如果是诉讼，有和委托人之间的协议，还有委托人给我们签发的授权书。授权书解决的是代理权限的问题，委托协议解决的是律师和当事人权利、义务的问题，包括费用问题。关于终止委托的条款。很多协议当中对于终止委托规定都非常含糊，根据合同法中对委托合同的规定，委托合同的委托方可以随时解除合同，并没有违约责任。解除合同只需要承担对方所受到的经济损失。关于终止委托条款可