如何实现一次成功的内部审计访谈.docx

1、如何实现一次成功的内部审计访谈如何实现一次成功的内部审计访谈 作者：*访谈是现场审计工作中最重要的一个环节，一次成功的访谈能使审计人员快速、全面了解被审计对象风险管理的总体情况。通过与被审单位不同岗位、不同层次人员的访谈，可以在短时间内迅速了解被审计对象的总体概貌，为下一步审计指明方向和重点。通过访谈，审计人员能够与被审计单位人员相互交流、沟通。准确地传递有关信息，使被审计单位人员了解审计目的，更好地配合审计，同时构建良好的审计人际关系。通过访谈，可以把握重点，节约时间，提高审计效率。以风险为导向的审计理念，强调防范风险的重要性，通过访谈，可确定风险点及控制状况，以合理配置审计资源。 通过内部

2、审计访谈，可以促使双方就某一问题达成共识，并在此基础上形成交流互动，让被访谈方做出回应并主动探讨相关问题，以实现内部审计访谈内涵价值最大化。因此，恰当的使用访谈策略，有效的与被访谈人进行沟通，是内部审计必须重视的技能，也是优化内部审计的一个重要途径。下面就我个人在从事内部审计一年多来所总结的经验与大家分享，希望各位多提宝贵意见。一、访谈前准备很多内部审计人员是为了访谈而被动的卷入访谈，大多数人存在的情况是：对某件事情模棱两可，或者对某些事情不清晰，索性抓个人来问问，于是就预约被访谈人，在没有充分准备的前提下匆匆开始了一次审计访谈，这样的访谈效果可想而知。访谈前准备不充分，在访谈过程中容易出现无

3、的放矢、偏离主题、所提的问题不专业，引起被访谈人反感、甚至小觑审计人员的现象。我认为欲实现一次成功的审计访谈，应从访谈前的精心准备开始，需要准备哪些东西，个人认为有以下几个方面：1、理清访谈目的访谈前一定要搞清楚是什么，这样保证整个审计访谈都会围绕这个目的展开，常见的访谈目的有：说明事物、传递信息、了解真相；表达感情和建立关系、树立信誉；请求或说服对方完成任务。2、了解被访谈人的相关背景俗话说：“话不投机半句多”，在访谈之前，必须要充分了解被访谈人的背景，掌握其性格特征和行事风格，甚至是个人信仰，以确保“见什么人，说什么话”，实现与被访谈者话语投机的效果，解被访谈人背景可参考以下几个方面：事项

4、关键点了解途径教育经历毕业于哪所学校，学习什么专业人力资源部工作经历曾经在哪些单位工作过，何时加入公司，曾经担任哪些职位人力资源部工作业绩曾经承担过哪些工作，在业界有什么样的突出贡献，目前从事的工作内容对公司的影响程度互联网、被访谈人人力资源部或同事风格特征有什么专业特长，业务爱好是什么，和公司哪些人关系比较好，办事风格是什么被访谈人人力资源部或同事关联信息与某些重要事件是否有关联同事或其他渠道有了上述基本信息以后，在访谈的时候，可根据被访谈者的背景信息，适当的“投其所好”，找到双方“共同的兴趣”，以促进访谈的深入。3、拟定访谈提纲拟定访谈提纲是确保访谈围绕审计展开的最有效的方式，可以掌握访谈

5、主动权，也可以充分调动被访谈者的“谈话兴趣”。根据访谈内容，结合被访谈者的基本特征，拟订访谈提纲的原则如下：被访谈者类型策略访谈提纲事例活泼型积极关注其想法，并显示对其观点的浓厚兴趣，可适当超越拟订的访谈内容，拓展交流话题你对该问题（或现象）有什么好的看法？和平型富有原则并具有同情心，熟知其工作原则，并恰当摆明审计工作的有关困难你能帮助我们解决这类问题（现象）吗？力量型主要为领导型，做事果断，有强烈的控制力与权威感，访谈内容应重点突出，应将审计人员的困惑与不解告诉他我们所遇到的问题（现象）应该怎样处理呢？完美型有洞悉人心灵的敏锐目光，任何事都希望做得有条不紊、圆满成功；访谈内容必须严谨，而且要

6、注意得体的表述方式该类问题是如何产生的？它会导致怎样的结果？我们如何对待？4、选择访谈时间和地点面对面的访谈受到环境的影响很大，比如，在一个开放式的办公场所处与被访谈者讨论一个比较秘密或者敏感的话题，被访谈者一般不愿意透露相关信息，即使愿意表达，也有所顾忌。因此审计访谈地点可视访谈目的和欲获取的信息进行灵活选择，重要访谈应在保密性强、不受干扰的环境中进行。5、确定参与访谈的人员一对一的访谈效果最佳，从心理学的角度来说，一个人在说出一个秘密时不愿意与更多的人去分享，被访谈者往往担心自己所讲的事情被更多的人知道或给自己招致麻烦。但是如果是内控访谈、重要审计情况访谈或是舞弊调查等需要两位以上的审计人

7、员参与，且在必要的时候应指定提问人与记录人，便于访谈记录的整理与核实。6、约请被访谈人约请是与被访谈人的第一次沟通，如果给对方留下很好的印象，将会给访谈奠定一个好的基础。个人建议约请要正式，要体现对被访谈人的尊重。从职业化和专业化的角度考虑，建议先使用邮件邀请，然后再进行电话沟通，邮件表述要言辞恳切，如：XXX总：您好！方正 集团审计部正在对XXX公司进行常规审计，按照计划安排欲访谈您，具体安排如下：事项拟定时间和地点确认时间和地点备注访谈时间2010年X月X日X点访谈地点第X会议室请根据您的情况确认访谈时间和访谈地点，确认后对邮件进行回复。感谢您对方正集团审计部工作的支持！谢谢！发送邮件时一

8、定要将领导批示过的审计请示单和发送给被审计单位的审计通知一并作为附件发送给被访谈人，避免对方猜忌或作为借口搪塞推脱。发完上述约请邮件后，还需打电话向被访谈人进行确认，也借此机会向对方初步表达访谈的意愿，电话沟通要客气礼貌、尊重对方，范例如下：审计人员：您好，请问是XXX总吗？被访谈人：是的，您哪位？审计人员：您好，我是方正集团审计部的XXX，我刚才给您发了一个邮件不知道您看到没有？被访谈人：已经看到了/还没有看到审计人员：我主要和您确认一下访谈时间和访谈地点，您看您这个时间和地点是否合适？如果不合适看您什么时间方便？填在确认时间和地点将邮件回复给我，好吗？/邮件的主要内容是关于我们想访谈一下您

9、，和您确认一下时间和地点，您觉得什么时间方便？被访谈人：XXX时间和XXX地点审计人员：好的，XXX总，那我们就定在X日X点到X点。谢谢您！打完电话后，切不可就此为止，对方很忙，很容易忘记电话沟通的事项，一定要再发一封邮件给对方确认一下电话沟通的内容。如：XXX总：您好！根据我们刚才/前期的沟通，确认的访谈时间和地点如下：事项确认时间和地点备注访谈时间3月4日13：30访谈地点公司洽谈室访谈时长60分钟感谢您对方正集团审计部工作的支持！届时见！非常感谢！至此，约请就结束了，可以准备审计现场访谈的相关事项了。7、设定访谈情景要创造良好的访谈氛围，则提前设定访谈情景显得十分必要。双方隔桌对面而坐，

10、访谈气氛会变得严肃；隔桌斜对面而坐，访谈气氛较理性；隔桌成90度垂直而坐，气氛较理性缓和；并排而坐，访谈气氛会更加缓和，在这里强调的是平等、平视。不同的审计目的，可以选择不同的座次。二、现场访谈前期的所有准备都是为了在这一环节实现既定的目标，因此这一环节是至关重要的一环。1、入场审计人员一定要按照约定的时间提前到达约定地点，体现对被访谈人的尊重，在到达现场后可先为被访谈人准备一杯水，检查一下座椅是否干净、舒适。被访谈人出现在自己的视野中时，以下几个关键点必须要注意：（1）主动起身，切不可蔑视对方，摆出一副盛气凌人的架势；（2）主动握手问好，并作自我介绍，交换名片；（3）请对方入座；先聊一些与主

11、题不太相干的话题，慢慢进入访谈状态，比如有关受访人兴趣、球赛、投资等内容，以轻松的谈话使审计人员与被访谈人有几分钟的时间互相适应，同时也适应环境，可以也可以创造一种相互信任的气氛，为切入正题做好准备。2、访谈访谈的过程中，要充分把握住访谈的艺术和技巧，主要注意以下几点：（1）倾听为主。倾听是平视对方，目光看在对方的鼻尖上，这样既让对方感觉你的专心又不让对方觉得你的目光逼人。倾听别人说话既可以给予对方高度的尊重也能获得相关审计信息，收集回馈意见，增进了解，并能享受乐趣等，还可以增强倾听者解决问题和说服对方的能力，能大大改善与被审单位或被审人员的人际关系等。不要轻易的打断被访谈人的谈话，要确保实现

12、让对方“知无不言、言无不尽”。（2）善于提问。提问应集中关注主要问题，并激励其立刻采取行动；能使协商更容易；能缓和情绪化反应；有助于说服被问者接受发问者所提出的合理建议。提问应避免冲突：不要采取挑衅性的提问，注意语气、态度、评论的方法等；试着解决冲突，找到产生冲突的根本原因，如有关事实的、有关个性的、有关价值观等。提问者应对访谈内容了然于胸，可试着将开放、舒适的闲聊方式与访谈结合，促使双方愉悦并增进了解，彼此从中获得启迪。部分事例如下：提问方式事例开放性问题关于这个，你还有什么可以告诉我的呢？你觉得什么是最大的问题呢？那表示有什么更重要的事情呢？等等具体性问题事件究竟是如何发生的？在什么时候发

13、生的呢？最后的结果是什么？等等关爱性问题我可以理解你的做法；我可以理解这些事是你十分担心的；详细告诉我一切吧，我们可能找出途径来解决；等等鼓励性问题你可否告诉我这件事的来龙去脉；这是不是关于；这一点是我错了，我没弄清楚；谢谢你的指正，让我立即了解；等等灵活性问题这是否唯一的方法呢？我们可否从这个角度来看？下次我们可否采用？等等质询性问题这些数据正确吗？这些都是最新的资料吗？等等（3）善于运用口语与身体语言。口语表达在访谈中有着重要作用，口语表达的好坏直接影响访谈效果。访谈时应注意声音、语调、声调、表情等，以创造和谐的氛围。善于运用身体语言，主要指用外表、脸部表情、肢体动作进行非语言行为的表达，

14、让对方知道你正在专注地听。具体沟通方式及注意事项事例如下表所示：沟通方式注意事项眼睛的沟通保持目光接触，显露出兴趣十足的样子姿势、动作的沟通点头，表示同意；摇头，表示否定（点头yes摇头no）手势、面部表情的沟通手势要大方、丰富以及具有美感；微笑可以缩短距离声音、言语表情的沟通适时说一句“哦！”、“是啊！”、“对！”等人体空间位置的沟通社交空间约1.236 m，个人空间约0.451.2 m穿着、装饰的沟通衣着随时保持光鲜、整齐、干净（4）控制访谈过程。在访谈中，要善于明辩什么时候倾听、什么时候提问、什么时候缄默等。一个简单的原则就是是否围绕访谈内容进行，谈论事实的真相，并以理服人；解决困惑与好

15、奇，而不是争夺输赢。在访谈中，应明辩各种态度与行为，以便采取明智的对策，下列问题是常见事项，一定要给予重视：人员类型特征解决之道被访谈领导的心理障碍好胜；拒绝听自己不好的方面，显示自己实力，对某些人有很深的成见适当的赞许，恰当的表示中立，表明审计的原则；客气礼貌；被访谈员工的心理障碍顾虑较多，担心其领导怪罪自己，自我保护意识很强消除对方顾虑，表示出保密，体谅对方难处审计人员自身的问题偏见或成见；不了解被访谈者；假设对方为坏人；察觉自己的思考方式，用空杯的心态来进行沟通（5）有针对性的说服被访谈者。访谈的最终目的是说服他人采取积极正确的行动、认同审计的观点或者主动讲述相关事件的真相，譬如：举出具

16、体的实例，提出证据，以数字来说明，运用专家或证人的供词，诉诸对方的视、听、触、嗅、味5种感觉等。作为一名内审人员，常会碰到不同类型的被访谈人，针对不同的被访谈人，应采取不同的说服原则。事例如下表：被访谈人类型特征说服原则不友善者持不友善态度，不欢迎审计但不一定反对改善不友善态度中立者持中立态度；接受审计并了解访谈内容，不支持也不反对提高观点认同度，使他们认为和其权益休戚相关犹豫不决者了解访谈者立场，并非采取中立立场，同样也关心问题但找不出理由来支持你或反对你用实例、证词证明支持自己，并提及对他的好处，劝诱其马上作决定支持支持者了解访谈者的想法，也倾向同意访谈者的立场提出具体目标和行动计划、引用

17、成功实例、激发行动力公开支持者不但同意访谈者的立场，而且愿意采取积极行动激励和维持他们的热情，引爆其行动力（6）多使用激励手段。已有的激励方法包括恐惧激励法、诱因激励法、人性激励法。内部审计访谈时建议多采用人性激励法，缓和谈话双方的气氛，激发双方潜能，启迪心智，使被访谈人更易融入并参与审计。访谈中应善用激励方法，注重讲话技巧，一般应做到：多说赞美与鼓励的话、就事论事和建议性的话、感激与幽默的话；讥笑与严厉的话、情绪性与破坏性的话以及无准备与无依据的话不说。值得注意的是，要激励他人，必须首先将自己激励起来。（7）关注异常现象。有些研究认为两个人之间非语言的行为传递的信息占50%，因此，不仅要注意

18、一个人所说的话，还要注意他说话的速度、语调和身体语言。如果诚实的人会呈现出坦诚的姿态。他们常常身体前倾，用图示或手势来强调重点。他们保持目光接触，特别是被问到某些直接的问题时。虽然受访者处于一种被调查的状态，可能会紧张，但诚实的人的紧张通常会随着访谈的进行而消失。而说谎的人通常表现出焦虑、压力和因撒谎而产生的不安。某些非语言的行动会暴露说谎的行为，比如在椅子里转动，跷起一条腿或放下，向后靠，中断目光接触，或交叉双臂等等。3、退场要选择恰当的退场时机，切不可在被访谈人还有很多话要说的情况下结束访谈。访谈结束前要粗略的和对方沟通一下访谈的主要内容，在结束时要给自己“留条后路”，比如：“非常感谢您，

19、耽误您时间了，如果在过程中我们遇到一些难题，可能还得向您请教”，既表示了对被访谈人的尊重，又给自己留条后路。同时，还要趁此时机，向对方客气的索要一些关键性资料。访问的最后是要互相交换联系方式，包括电话、邮箱、QQ号码等，以便在受访者访谈后想起一些重要的信息时，可以及时联系与交流。三、访谈后审计访谈结束后，切不可立即对访谈中的重点事项展开调查，而是要重新理清思路：1、及时整理访谈记录访谈结束后应立即整理访谈记录，避免时间过长忘记部分事项，重要访谈记录应交被访谈人签名核实。2、及时跟进相关线索审计人员对访谈内容要进行认真分析，必要时对相关信息和数据应通过查询原始记录、搜集证词证据等进行核实，从中发现审计线索，为是否继续跟踪审计提供依据。对访谈中提出的有关建议和意见应认真思考，合理采纳并有效利用。对获取的信息应妥善管理，如数据保密、信息安全等。访谈记录应作为相关工作底稿附件归档备查。3、跟进关键资料。访谈过程中所要的资料一定要及时索要。