时间管理培训师手册.docx

1、时间管理培训师手册“时间管理培训师手册 开场白：大家好，欢送大家参加时间管理课程。今天我们课程的主题是“时间管理，那么，为什么要学习“时间管理呢？大家都知道，2011年我们集团的工作方针是“提升软实力，提高硬指标，许总提出要坚持的两个原那么是“要事第一，聚焦专注，要做到“要事第一，聚焦专注，就要学会在工作中合理管理时间，学会时间管理的原那么和方法。P1) 课程简介：今天课程的时间大约2个小时，我们将通过对时间管理的概念、开展历程和人们日常工作中在时间管理上存在的误区的剖析，通过对时间管理的原那么和方法的讲解，通过对小故事和案例的分析，帮助大家认识到时间管理的重要性，并学习到有效的时间管理的方法

2、，通过时间管理提高工作绩效。 P2课程目标：希望通过“时间管理课程的学习，能够使大家更加深入地理解“要事第一、聚焦专注两个原那么，用有限的时间、资源做最有意义和价值的事情，集中资源投入到回报最高和时间最短的工程上、工作上，在今后的工作中减少浪费时间现象，学会正确的时间分配并充分有效地利用时间。P3课程内容： 本课程共分五个局部：一、时间管理的一个概述二、时间管理的两个杀手三、时间管理的三个观念四、时间管理的四个开展历程五、时间管理的五个实用原那么P4第一讲 时间管理的一个概述在讲时间管理的概述之前，先给大家讲一个小故事：【小故事】三枚硬币财富、健康、时间，哪一个更重要？假设一个人的生命中有三枚

3、硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一枚硬币代表时间，这三枚硬币哪一个最重要呢？通常人们都趋向于追求财富，如果在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，那么表示这个人有足够多的健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，那么他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少可以拖延一定的时间，或借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。如果把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的身体，

4、可是生命留给他的只有一刹那，他无法用1亿美元去换10分钟，这就好比无数的0前面没有了1，是没有任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富和健康对他也变得毫无意义了。听了这三个故事，你有何感受？ P5从这个故事中，我们能够总结出时间有四项特性1供应毫无弹性：时间的供应量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。 2无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不管愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。 3无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的根本资源。因此，时间是无法取代

5、的。 4无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，那么会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘假设挥霍了时间，任何人都无力挽回。 P6正因为时间具有上述四个特性，所以时间是最不为人们理解和重视的，也正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍，也更为严重。因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率，审视一下自己在时间中所处的角色，寻找一条更为适宜的途径，实现自己的目标，追求自己的人生价值。这也就是时间管理的必要性。P7 那么什么是时间管理呢？在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义

6、、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。P8 时间究竟价值几何?让我们一起来看以下几段话：要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人P

7、9那么你有没有意味到时间的价值呢？你有没有把时间当作你所拥有的资本呢？如果问一个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产，而容易忽略掉自己的时间财富。P10爱因斯坦说过：“一切与生俱来的赠品中，时间最珍贵！ 时间不仅珍贵，而且时间最公平，无论一个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时间是绝对公平的，每人每天24小时，一分一秒都不差，时间不会对任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因为每个人的时间价值是不一样的，成功人士单位时间的价值非常高，而一般的普通人，时间的单位价值就比拟低。但是，不管现在的情况如何，只有利用好当前的时间，才能让“这一刻不被浪费，才能为下一刻的精彩做好铺

8、垫。台湾有句俗语，“只有今天才真正属于你。强调要在最短的时间内，更多的学习，更多的行动，获得更多的资讯。P11现在再让我们来做一道数学题：一个人的时间到底是怎么渡过的，每个人一生的时间是怎样被利用的，时间哪里去了？为了答复这些问题，科学家对人们的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总，从而得出了如下的结论。假设一个人的生命时间是72岁，那么他的时间使用情况可以用下表来表示：P12 72岁人的一生时间利用表活动内容所消耗时间睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打 1年找东西1年做白日梦、闹情绪、身体不适等其它3年 P13所以说人们重视生命，乐于理财，却疏

9、于时间管理。例如，一个人伤风感冒咳嗽了，他会到医院去治疗；一个人丢了200块钱或股票损失2000块，他会很着急和懊恼；可是如果他无谓消耗了2个小时的时间：浪费了1个小时，1个小时无所事事，他却不会着急，因为时间太无形了，如空气，看不见，摸不着。鲁迅先生说，“时间像海绵里的水，想挤的话，总还是有的，鲁迅先生本人之所以有伟大的成就，就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习和工作了，这说明了时间有很大的弹性。P14时间管理古而有之，传统的时间管理观念蕴含了以下几个方面的内容：古人曰“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴，强调了时间的价值和重要性。孔子曰“逝者如斯夫！他看到滔滔不绝的江水，想到时间也如流水一样，

10、不断地、快速地流淌，强调了时间流失的速度和无法失而复得的特性。中国古人关于时间管理的最根本方法是方案性，俗语常说“预那么立，不预那么废，也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的方案，强调时间管理的方案性。P15俗语常说“一年之计在于春，一日之计在于晨，放到当今的竞争剧烈的社会中，这句俗语在依然实用的同时，可以稍加变通，改成“一年之计在于去冬，一日之计在于昨夜，因为到了春天再开始做方案已经来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的方案，同样，一天的方案要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。也就是所有的方案都要提前做。P16 第二讲 时间管理的两大杀手 时间究竟哪里去了？现在很多人惊呼“谁动了我的时

11、间？对于每天的24小时，对于每小时的60分钟，似乎都特别容易逝去：时间总是被无数的突发事件和小问题所占用；做好了工作方案，但在实际的工作中，却根本不能按照自己的预定方案来完成这些工作；自己总是感觉时间不够用。那么时间的杀手究竟在哪里？P17一般来说，谋杀我们时间的杀手不外乎于内、外两种：一是无形的“时间杀手，又称内在陷阱，往往在我们不知觉的情况下出现，问题源于我们自己自己造成；二是有形的“时间杀手，又称外在陷阱，也就是明明知道是浪费时间的事情，但迫于无奈地去做环境因素造成。P18下面对谋杀我们时间的两大杀手分别做一个剖析：1无形的“时间杀手有以下几种类型： 方案不周:有很多人工作没有很强的方案

12、性，每天或每周的工作都是跟着感觉走，每天下班回到家后，想不起来自己一天都做了什么； 拖延:有些人有非常不好的习惯，喜欢拖延，什么工作能拖就拖，即使是特别重要的工作，比方预算、管理制度制定等这些重要的事情，也一拖再拖直到截止日期到了，不得不交了，才去办，形成了做事拖拖拉拉的作风。另外还有：条理不清、不懂授权、想干的事太多、个人混乱，缺乏个人管理等情况。P192有形的“时间杀手有以下几种类型： 干扰： 干扰是时间管理的最大杀手之一，我们的时间往往被办公 或者自己的 搅得七零八落，几乎没有一整块属于自己的可支配的时间。无效沟通：有些人由于沟通能力欠缺或沟通方法不够得当，所以导致缺乏很好的沟通，从而经

13、常和其他部门或人发生摩擦和误解，发生一些工作上的问题。由于没有时间去沟通，导致出现沟通障碍后，又不得不花很多时间去解决这些障碍，结果额外又花了更多的时间。另外还有：不速之客、资料不全、工作搁置等情况发生。P20下面请大家做一个练习：检视一下围绕在你身边有那些“时间杀手，将他们一一列出，并仔细想想，这些“时间杀手哪些你能控制，哪些你不可以控制，并为自己找到对付这些“时间杀手的方法。P21 第三讲 时间管理的三大观念 时间管理有三大观念，第一是时间观念，第二是效率观念，第三是效能观念。对这三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。P22 1时间观念：1小时与3年的关系建立时间观念很重要，有了时间观念

14、，才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间珍惜起来。在人们的理解中，3年是一个很大的时间单位，而1小时那么是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1个小时，那么在人生70年的岁月中，就可以节约出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。P23 2效率观念：速度能使石头漂起来 所谓效率观念，就是要有速度。石头之所以能漂浮在水面上，如?孙子兵法?所言“疾也，也就是速度很快的原因。P24 3效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合 效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢，还要考虑其他的因素。中国人习惯以效率衡量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事很有效率，却很少夸这个人非

15、常有效能。效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快，效能代表“多、快、好、省，即数量多、速度快、结果好、品质高、本钱节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、本钱又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。P25【小故事】龟兔赛跑P25乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。因为兔子骄傲自满，在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后，发现乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批评白兔说：“兔子，你这样不行，不可以骄傲自满，要脚踏实地，要勤奋努力，懂不懂啊？兔子说，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑

16、不过乌龟。于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬，爬了很长时间，乌龟终于爬到了终点，却不见兔子的影子。裁判大象和观众就四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，兔子耷拉着脑袋光临着跑，却忘了看方向了。 这个小故事告诉我们：兔子没有看准方向，它跑得越快离目标就越远，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的时候，尽管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏离了方向，最后也不会有正确的结果。 效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、本钱要低，效能和效率相均衡。我们不但要意识到时间很重

17、要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做事情的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。P26 第四讲 时间管理的四个开展历程 时间管理的开展经历了四个阶段，人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间也经历了管理方式和管理重点的转移。1第一代：时间增加和备忘录2第二代：工作方案和时间表3第三代：排列优先顺序以追求效率4第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向 P271第一代：时间增加和备忘录 第一个阶段称为时间的单纯增加和备忘录。时间的增加是指当时间不够用，而工作任务比拟多的时候，就单纯地加班加点，延长工作时间。备忘录就是把所有要做的工程列出来，制作成一个工作任务清单，

18、做一件，勾掉一件，以此种方式进行时间的分配和使用管理。P28 2第二代：工作方案和时间表 第二个阶段称为工作方案和时间表，即在所有要做的工作任务开始之前，把清单列出来，在每一项任务之前定一个时间的期限，例如早晨8点9点做什么，9点10点做什么，下午1点2点做什么，每一项任务都有开始和结束的时间，在这个时间段中完成规定的某项任务。这个方法有时候也称为行事历时间管理法。P29 3第三代：排列优先顺序以追求效率 第三个阶段的时间管理称为排列优先顺序以追求效率的时间管理。当工作任务越来越多，多到在规定的时间里面没有方法彻底做完的时候，就要求对时间管理的内容进行一定的更改，第一，对工作任务要做一些取舍；

19、第二，对工作任务要排优先顺序，比方，先做哪一件，后做哪一件；重点做哪一件，非重点做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述这个取舍和优先顺序的方法可以通过象限工作法进行。P30如果按照重要程度的轴来标记纵坐标，按照紧急程度的轴来标记横坐标，可以构成一、二、三、四个象限，第一象限是又重要又紧急的工作，第二象限是重要但不紧急的工作，第三象限是紧急但是不重要的工作，第四象限是不重要也不紧急的工作。如下图P31-32象限工作法将在后面进行具体的讲解，在这里就不做过多的介绍了。4第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向 第四代时间管理的代表是时间管理的二八理论。意大利经济

20、学家帕累托认为，万事万物都可以分为重点的少局部和一般的大局部，这就是通常所说的二八理论，也称为帕累托法那么，即80%的结果源于20%的努力，也就是80%的结果是因为20%的关键因素所致。P33所谓“打蛇打七寸，擒贼先擒王，好钢用在刀刃上，用最有效率的时间去做20%的最有效率的工作，在这些时间段，注意力要高度集中，一口气把事情干完，不要中间停止，从而获得80%的工作价值和结果。同时，要调整生物钟，控制好工作的节奏，使得效能最高。 二八理论我们也将在下一局部进行详细的讲解。P34下面让我们学习一下艾森豪威尔将军的时间管理原那么 艾森豪威尔将军认为，面对一、二、三、四个象限的工作时，应该采取不同的应

21、对措施： 1、第一象限紧急且重要的突发事件要本人做，而且要立即做； 2、对重要不紧急的第二象限工作，要本人花大量的时间聚焦在此类工作上； 3、对第三象限紧急但不重要的工作，要尽量不安排自己做，而是要委托授权给别人做。如果必须自己做，那么要减少它的工作量； 4、对不重要且不紧急的工作，要把它扔进废纸篓。P35艾森豪威尔将军的时间管理原那么是属于第三代和第四代时间管理之间的一个管理原那么，这个原那么既提倡紧急又重要的突发事件由本人立即做；同时按照第四代时间管理原那么，每一分、每一秒都要做最有生产力的事情，也就是做最重要的事情；对于紧急性程度很高但不是很重要的任务，如果可以授权，也可以授权于他人来完

22、成。P36第五讲 时间管理的五个原那么 在讲时间管理的原那么之前，先请大家做一个自我检查：我是否会时间管理？1、我是否难以说清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？3、我是否做了实际上不需要做的事？4、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？5、我是否难以按时赴约？6、我是否经常会忘记接下去准备做的事？ 如果你经常遇到上述这些问题，那么请认真聆听接下来的内容，它将带给你解决这些问题的原那么和方法。P37时间在使用过程中，确定存在着一些不可抗拒的原那么和方法，如果我们了解并遵循这些原那么，就会使时间很好地为我们所用；如果不知道、不遵循时间管理的原那么和方法，就会盲目地将时间浪费掉

23、。P38你是否问过自己：自己的时间是否缺乏详细和有效的方案？坏的时间使用习惯是否左右着自己？我的工作是否没有轻重和优先次序？如果答案是肯定的，根本原因就是你没有遵循时间管理的原那么和方法。时间管理具有如下五个原那么和方法：P39时间管理的五个原那么和方法：1、二八理论2、目标ABC原那么3、象限工作法4、方案原那么5、养成习惯P40一、原那么一：二八理论二八理论，又叫作帕列托 Pareto 法那么，被认为是最省力的企业成功与个人幸福法那么：也就是说在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系：80%的收获来自20%的努力，其它80%的投入只带来20%的产出，如下图P41)具体而言，二

24、八理论就是：假设工作工程是以某价值序列排定的，那么80的价值来自于20的工程，而剩下的20的价值那么来自于80的工程。当然有时可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认真去实践这个原那么，你会发现这个原那么是正确的。P4220的工作占整个工作80的价值。集中80的精力要做20的工作，投入20的精力做另外80的工作。P43仔细观察，我们经常遇到以下一些现象： 80%的销售额是源自20%的顾客； 80的电视时间用来收看20的你最喜欢的电视节目； 80的阅读时间用在20的报刊和杂志上； 80%的 是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 80%的财富集中在20%的人手中；P44

25、下面让我们举例说明二八理论：你一天的工作有15件工作要完成，依据80/20的原那么，其中只有3件事是需要你集中80的精力和时间完成的，这样你就可以取得80的价值，也就是最大的价值。所以你要认真地挑选价值为80的3件工作，然后就去做。而其它的12件事可以慢慢去做或没有时间就不做，因为这八项工作所取得的价值，远远低于你所挑选出的3个工程的价值。P45既然存在着这样一个原那么，那么你也一定希望把自己的时间用在更有意义的事情上。如果你想得到更多的时间并想做有效利用时间的人，就应该牢记和活用80/20的原那么。那么如何运用这一原那么呢？P46步骤一：首先将你每天的工作全部列出，分为工作一、二、三、四、五

26、、六。P47步骤二：对工作进行如下分类：哪些属于价值80%的工作；哪些属于价值20%的工作；(P48)步骤三：进行时间和精力的分配如下图，P49在实际工作中，如果我们不遵循这个原那么，就会走入一些常见的误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力P50我们会认为所有的 都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。而按照二八理论，我们就会有目的地去分配时间，进行分类，找寻最正确点。P51我们会：努力去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域；集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题；在每天中思维最活泼的时间内做最有挑战和最有创意的工作。P52下面让我们看一看用一般做法和运用二八

27、理论处理事务的结果有什么不同：一般做法： 每天接听所有的 会见所有的客户 每天要做完所有的工作 结果肯定是忙碌，而且可能还不知道自己究竟忙了些什么按照二八理论 先处理重要 先会见占销售量80的20的客户 先做完20重要性是80的工作 结果将是时间充裕，成效显著，能够表达出工作和自身的价值P53)二、原那么二：目标ABC原那么目标ABC原那么就是在最有价值的那些工程旁边，标上大写的A字，在稍低价值的工程旁边标上大写的B字，在价值最低的工程旁边标上C字。当你这样做时尽管好似是在猜想和估计，但是当你把这些目标工程进行比拟后，就可以更清楚地认识表上每一项重点的选择，从而减少工作的盲目性。P54)标A的

28、工程是最有价值的，因此要尽量优先去做。把标有B、C的工程留到后面去做，还要根据时间把A项分别列出：“A-1、“A-2等等。简单地说，目标A、B、C原那么就是首先要将工作目标分成三类：(P55)A是必须做的，B是应该做的，C是不值得做的。P56)如果你想得到更多的时间并想做有效利用时间的人，就应该牢记和活用80/20的原那么。那么如何运用这一原那么呢？P57) A、B、C的优先序列一般是通过比拟确定的，A项与B、C项对照以后，他们的重要性就会逐步显露出来，你确定的A项就是他们的重中之重；方案中A、B、C的优先顺序是可以改变的，今天看来重要的工作明天可能就变得不那么重要，反过来也是一样，今天不那么

29、重要的工作明天就很可能变成重要的工作了；P58) 方案中尽管已经列出了A、B、C项，但还要根据不断变化的实际情况不断地加以调整和修正，以便把时间真正用在处理最重要的工作上；设定一项工作的A、B、C项，究竟是A项，还是B、C项，要根据你在这件工作中所花费的时间的多少对你的工作、对企业等带来影响的大小来具体确定。P59)原那么三：象限工作法在实际工作中，许多工作都是可以从两个方面分析：第一个方面：紧急程度。有些工作是需要特别紧急处理的，因此优先顺序的原那么就是紧急在前；有些事不太紧急或不紧急的，可以往后缓一缓推一推，因此根据优先顺序原那么就是不紧急在后。(P60)第二个方面：重要程度。工作也可以按

30、照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。显然，优先顺序原那么就是重要的在前，不重要的在后。在实际工作中时间的四个象限。所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。根据这两个维度，我们可以将工作分解到四个象限里。P61)如下图，第一象限是既紧急又重要的工作；第二象限是重要但是不紧急的工作；第三象限是紧急但是不重要的工作；第四象限是既不紧急也不重要的工作。P62) 下面我们对四个象限的工作逐一进行分析：第一象限是既紧急又重要的工作，例如作为一名销售部门经理，要处理的客户投诉。说紧急是指必须马上就要做的工作；说重要是指对公司、部门或个人有重大影响的工作。遇到客户投诉，需要销售部门经理临危不乱，根据自己的工作经验和知识技能来处理，不使事情扩大化，又要使客户对你的解释或处理结果能够接受和满意。所以第一象限的工作通常被形象地称为救火行动。P63)第二象限是重要但是不紧急的工作，例如销售部门经理对新上岗的销售人员进行销售技巧培训等是非常重要的，但是可以拖延一定时间。然而一旦这些重要的工作没有在限定的时间内完成，等到要上交、实施或发现问题时才着急去做，那么这一象限的工作就变成了第一象限的工作了，变得既重要又紧急。一般情况下，重要的工作都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安