文档的基本操作.docx

1、文档的基本操作Word文档的基本操作100招技巧1、 即时取消Word的后台打印当我们刚刚编辑完一篇文档按了打印命令后，后来又不想打印当前的文档 了，那么怎样才能即时取消后台打印任务呢？ 一般来说，大家在发出打印 任务后，程序会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现打 印机图标，打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。要想即 时取消后台打印任务的话，大家只要用鼠标双击打印机图标就可以了。2、 Word 2003让文字随文本框大小变化当我们在用Word进行文档编辑时，经常需要用文本框来实现一些特殊的应 用，比如在文本框中输入文字来达到特殊效果，但有个问题是，当我们在 文本框中输

2、入文字并调整了文本框的大小后文字并不会跟着变化。其实我 们可让文本框里的文字大小随文本框大小“同步”变化；单击选中该文本 框，然后选择“剪切”，再执行菜单“编辑选择性粘贴”，在粘贴形 式中选择“图片（增强型图元文件）”，现在再拖动文本框看看，是不是 可以随意改变文字大小了。3、 Word 2003/2007快速切换英文大小写在Word中输入英文句子时，一般每个单词的第一个字母都是大写，通常的 输入方法就是输入第一个字母时就要进行一次大小写切换。这样很麻烦。不妨全部输入小写字符，然后选中所有单词，按一次组合键“ Shift+F3 ”试试，是不是每个单词的第一个字母都变成了大写？再按一次试试，所有

3、的 字母都变成了大写！再按一次，又变了小写。原来，组合键 Shift+F3是个英文大小写切换键，充分利用这个组合键，以后输入英文就方便多了。4、Word 2003/2007 Word 表格中“ Shift+Alt+ 方向键”调整行序 Word表格编辑时可以使用一些快捷键提高效率，比如“ Shift+Alt+方向 键”组合，非常有用，用“ Shift+Alt+上（或下）方向键”能够调整文档中 段落的顺序，也可以调整 Word表格中的行序。方法是：将插入点置于要 调整行的任意一个单元格内（或行尾段落标记前），按下“ Shift+Alt ”键, 然后按上下方向键，按“向上箭头”键可使该行在表格内向上

4、移动，按“向下箭头”键可使该行向下移动。5、Word 2003剔除试卷中的选择题答案如果想在Word 2003中去掉选择题后括号内已有的答案，可按下面的步骤操作：按“ Ctrl+H ”组合键打开“替换”对话框，在“查找内容”框中输入“（篙）”，在“替换为”框中输入“（）”（括号中间有空格），单击“全部替换”按钮即可。但“ $”只能表示一个任意的字母，即以上操作只 能剔除单选题中的答案，若为多项选择题，可在查找时依次加入多个“ $”来进行查找并替换。6 Word中英文字体“区分对待”在一篇中英文混排的 Word文档中，经常需要将文档中的字体格式统一为诸 如“中文为楷体四号字，英文为 Arial

5、UnicodeMS体”之类的具体形式，该 怎样快速而准确地完成该任务呢？好办，以下我们以 Word 2003为例说明具体操作过程：1）打开所需要的 Word文档，然后在“编辑”菜单中，单 击“全选”命令以选中整篇文档；2）在“格式”菜单中，单击“字体”命 令；3）单击“字体”选项卡，然后在“中文字体”框中选择“楷体”；在“字号”框中选择“四号”；在“西文字体”框中选择“ ArialUnicodeMS” ；单击“确定”按钮。现在，文档中所有英文被设置为 ArialUn icodeMS体，而所有中文被设置为楷体，但中英文的字号皆被设置为四 号字。7、去除来自“记事本”的自动换动符很多人习惯打草稿用

6、“记事本”，然后复制到 Word中进行排版编辑。但大家多将“记事本”程序设置为自动换行，而将其中的文本拷贝到 Word中会出现一种奇怪的换行符号，利用 Word的“查找和替换”中的“特殊格 式标记（即八卩）”来查找替换这些换行符往往无效。这里你可以尝试 在“查找和替换”中将“查找内容”设置为“ M3” （不含双引号），“替 换为”项中不输入任何内容，然后全部替换即可去除来自“记事本”的自 动换行符。&如何删除WORD文档所有空格空行1）去多余空行一一在“编辑”菜单中选择“替换”，在弹出对话框的“查找内容”中输入ApAp，在“替换为”中输入Ap （这里A和p都必须在英 文状态下输入），然后单击“

7、全部替换”即可（可以多次单击“全部替 换”，直到出现“ word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”）；2）去多余空格一一在“编辑”菜单中选择“替换”，在弹出对话框的“查 找内容”中输入一个空格，在“替换为”中什么也不输入，然后单击“全 部替换”即可（可以多次单击“全部替换”，直到出现“ word已完成对文 档的搜索并已完成0处替换”）。9、 一键选中超链接文本在Word文档中如果要想选中带有超链接的文本，通常我们使用鼠标拖动的 方法，但这种方法选中的效率很低，有没有更高效的方法呢？答案是肯定 的。其实只须将插入点定位到超链接文本的前面，然后再按下键盘上的 Delete键就可以实现一键选定了。

8、10、 快速撤销自动画布当在Word 2007中绘制图形或插入“文本框”时，在编辑区域总会自动弹 出一个“在此处创建图形”的绘图画布，如何撤销该画布呢？方法一：当出现画布时，在画布范围之外的区域绘制图形，画布便自动消失；方法二：当出现画布时，按“ Ctrl+Z ”组合键，画布自动撤销；方法三：单击“ Microsoft Office按钮Word选项高级”，在“编辑选项”中，不选择“插入自选图形时自动创建绘图画布”项，“确 定”后完成设置。11、 生僻字录入并不难1） 利用Word中的插入符号法：比如我们要输入“朐”，先打开 Word，输 入“月”字并选中它，依次单击“插入一符号”，在弹出的窗口

9、中把“字 体”定为“普通文本”，“子集”定为“ CJK统一汉字”，就可以看到许多有“月”部首的汉字（如图1），从中可以找到“朐”字，双击这个汉字 就可输入；2） 用“微软拼音”输入法中的手写板来输入：切换到微软拼音输入法，单 击“选项”（即右下脚倒三角按钮），勾选“输入板”，那么在输入法状 态中便会多出一个“开启/关闭输入板”切换按钮，单击该按钮，弹出“手 写识别”窗口，这样我们就可以将鼠标当成笔在左侧窗口中书写生僻汉字 了，双击中间窗口得到的汉字“朐”即可输入。12、 Word 2007快速分割表格可以把光标定位到需要分离的表格内容的最后一行，然后按下“ Ctrl+Shift+E nter

10、”组合键，这样整个表格就会被一分为二，并且两个表格 中间会自动加入一个空行，可以输入其它内容。13、 Word 提示 mso.dll 无效可能是你的Word软件由于某种原因出现故障，比如被病毒破坏了。如果你 的Word还能打开，可以点工具栏的“帮助检测并修复”来修复 Word。如果不能，你可以在控制面板添加/卸载程序中，找到Office， 更改，选择修复，要提前准备好 Office的安装光盘或者文件夹，如果是光 盘要确保光盘完好，如果修复不了就卸载 Office，然后重新安装。14、Word2007手动找回自动保存文件如果突然遇到停电等突发事件在 Word2007怎么也找不到关机前自动保存的

11、文件，可以在“ C: docume nts and sett in gsApplicati on DataMicrosoftWord ”文件夹找找自动保存文件。平时在写文档的时候最好 把自动保存时间设置为1分钟，这样可以减少很多麻烦。15、Word 2003/2007快速制作填空题下划线先在填空题空白处输入试题中不含的特殊字符（如、 &）等，然后按Ctrl+H组合键打开“替换”对话框，在“查找内容”栏输入刚才的特殊字 符，在“替换为”栏中输入几个空格，并打开“高级”选项，在“格式 /字体”对话框里将“下划线线型”选择为“单实线”，然后点击“全部替 换”按钮，即可将特殊字符替换为带下划线的空格，

12、快速制作出填空题的 填空部分。16、更改 Word2007默认保存格式Word2007默认保存格式为docx，低版本的Word要想识别必须安装兼容补 丁，单击“ Microsoft Office按钮Word选项保存”，在“保存文 档”中，从“将文件保存为此格式”的下拉菜单中选择“ Word97-2003文档（*.doc）”，单击“确定”后退出，以后所有新建文档默认保存格式便 为doc。此法同样适用于 Microsoft Office2007的其他组件。17、也谈 Word中纵向选定文本将光标放在需要选定的纵向文字块的左上方，然后用左手按住 Alt键不放,用右手将鼠标向纵向块文字的右下方拖动，即

13、可纵向选定文字。18、Word 2007巧用快捷键插入公式在使用Word 2007编辑文档时，通常大家都是切换到“插入”选项卡，然 后单击“符号”组的“公式”按钮，再进行公式编辑。其实，无论当前为 何选项卡，要在文档中插入公式时，只需要按下“ Alt+= ”键即可进行公式编辑。19、Word 2007表格倒着建通常大家都是先创建好表格，然后再输入内容。但是，有时创建表格事先 没有规划好，所以出现输入内容时才发现行或列不够用了或者太多了的情 况。其实，你可以改变一下顺序，即先输入表格内容，只是在输入内容 时，请以空格识别“列”，以回车键识别“行”。然后，选中输入的表格 内容，再单击“插入”选项卡

14、，单击“表格”组中的“表格”下的三角箭 头，单击“插入表格”，则一个表格就形成了。20、 Word中微调图片位置在Word文件中插入图片（文本框）后，有时候要求对它进行细微的位置调 整，只需把图片设置为四周型（紧密型），按住 Ctrl键同时按方向键，即 可对图片进行上下左右微调。也可以按下“ Alt+鼠标左键”进行微调。21、 在Word表格的最后添加一行在表格最后添加一行，只需将光标移到表格的最后一个单元格中，按“Tab”键即可快速插入一行。22、快速预览Word文档我们知道在查看图片文件时，可以选择缩略图模式，这样所有图片都可以以缩略图的形式显示出来，使用非常方便。在浏览 Word文档的时

15、候，如果也能够预览其中的内容就好了，特别是在大量文档中查看某篇文章的情况 下。其实，方法还是有的，启动 Word软件后，单击执行“文件打 开”命令，在弹出的对话框中定位到目标文件夹，然后选定其中的某个文 件，再单击“视图”按钮右侧的倒三角形按钮，在弹出的菜单中选择“预 览”选项，在下面的窗口中就会显示文章的内容。23、Ctrl键配合鼠标翻页键的妙用在Word2003/2007文档中，按住Ctrl键，同时滚动鼠标的翻页键（又叫鼠 标中键），可以放大或缩小文本，页面想多大就多大，也可以多页打印预 览，在屏幕上显示多页。当页面比较小时会在屏幕上显示多页，如果是一一 本书可清晰地看到文档的脉络和结构。

16、比如，标题及级别关系，章节，错 别字。如果出错，把光标定位在出错处可立即修改，不用点来点去，省去 不少时间，也可进行文字和图形的插入，非常方便。24、Word表格巧调列宽在编辑Word表格时，大家通常都是拖动表格线来调整列宽。其实，如果在拖动表格线时，配合使用不同的按键，可以达到不同的目的。按住 Ctrl键的同时拖动，表格线左边的列宽改变，增加或减少的列宽由其右方的列 共同分享或分担，整个表格的宽度不变；按住 Suift键的同时拖动，只改变表格线左方的列宽，其右方的列宽不变，整个表格的宽度将有变动；按住 Alt键的同时拖动，标尺上会显示出各列的宽度，其拖动结果与普通拖动方 法相同。25、“锁定

17、” Word2007每次打开的默认字体大小用Word2007来进行文档编辑，但是每次打开后字体默认大小都是五号，每 次都还得手动去切换一下，变为常用的四号字大小，要是能打开文档后默认的字体大小为四号就方便了，其实在文档编辑区域空白处右击鼠标，在弹出的快 捷菜单中选择“字体”打开字体设置窗口，设置好字体和字号大小为“四 号”，然后点击左下角“默认”按钮，在弹出一个新对话框中单击“是”后退 出。好了，以后打开新文档就是按照你设置的字体和字号啦，不用再去手动切 换一次。26、 把文字替换成图片首先把图片复制到 剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中 输入将被替换的文字，接着在 “替换为”框

18、中输入“”（注意：输入的一定要是半角字符，c要小写），单击替换 即可。27、 Word表格自动填充在Word表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式项目符号和编 号”，进入“编号”选项卡，选择任意一种样式，单击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容，在“编号样 式”栏内选择“无”，依次单击“确定”退出后即可。28、 Word中巧输星期单击“格式一项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，单击“自定义” 按钮，在“编号样式”栏内选择“ 一、二、三”等样式，在“编号格式”栏内 的“一”前输入“星期”即可。29、 粘贴网页内容在Word中粘贴网页，只须在网页中复制

19、内容，切换到 Word中，单击“粘 贴”按钮，网页中所有内容就会原样复制到 Word中，这时在复制内容的右下 角会出现一个“粘贴选项”按钮，单击按钮右侧的黑三角符号，弹出一个菜 单，选择“仅保留文本”即可。30、快速转换大写金额在Word中输入12345,然后点击“插入一数字”命令，在弹出的“数字” 对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁 ？?？ ? 单击“确定”，则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。31、 去掉自动编号功能点击“工具一自动更正选项”，打开“自动更正”对话框，进入“键入时自动套用格式”选项卡，找到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复 选项，取消前

20、面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。同 样也可去除“画布”，方法是：点击“工具一选项”，进入“常规”选项卡，去 除“插入自选图形时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。32、 画出不打折的直线在Word中如果想画水平、垂直或“ 15o、30o、45o、75o”角的直线，只须 在固定一个端点后，按住 Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选 择，位置调整合适后松开Shift键即可。33、 加减乘除松输入i和I在中文输入法智能ABC中有着特殊的意义，它们可以作为输入小写 和大写中文数字的前导字符，还可以用来将数字运算符号变为相应的汉字，在 或I后面输入+、一、*、/,按回

21、车键或空格键，即可得到与之对应的汉字加、 减、乘、除。34、 部分加粗表格线在Word中需要加粗某一条或几条表格线时，可以先在工具栏选项中点击 “表格和边框”按钮，然后在“表格和边框”窗口选定“线型”与“线宽”， 再点击“绘制表格”按钮，最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。35、打造整齐的 Word公式使用Word公式编辑器创建公式后，你如果感到其中的公式不整齐 （特别是矩阵形式的公式），那么你可以通过下列方式进行微调：单击该公式，右键进入“设置对象格式”，选择“版式”中任意一种形式，单击“确定”，再选中需 要调整的项；按下Ctrl键后，利用光标上下左右移动对该项进行微调；重复上下 左

22、右移动对该项进行微调；重复上述步骤，直到将公式位置调整到满意为止。36、 文字旋转轻松做在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向。但也可以用以下 简捷的方法来做。选中要设置的文字内容，只要把字体设置成“ 字体”就 行，比如“ 宋体”或“ 黑体”，就可使这些文字逆时针旋转 90度了。37、 去除默认的输入法打开选项窗口，点击其中的“编辑”选项卡，去除最下面的“输入法控制 处于活动状态”前的对号，点击确定。重新启动 Word后，就会发现微软拼音 不会一起启动了。38、 翻译文字先要安装好字典库，连线上网，通过网上资源翻译。选择准备翻译的文字，（）然后点选 Word菜单栏“工具信息检索”

23、；界面右边将出现“信息检索”版面。在“搜索”栏选择“翻译”，再在“翻译”栏选择“将” 哪国语言“翻译为”哪国语言，结果马上就会显示出来。要快速翻译下一个 词，可以按住Alt键不放，然后点选生词。39、 快速显示文档中的图片如果一篇Word文档中有好多图片，打开后显示比较慢。但我们打开文档 时，快速点击“打印预览”按钮，图片就会立刻清晰的显示出来，然后关闭打 印预览窗口，所有插入的图片都会快速显示出来了。40、给图片注解文字选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选“题注”， 以打开题注窗口；然后在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”；最 后在“题注”栏输入注解文字，再点“确定

24、”按钮结束。此时，注解文字会自 动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小，或者删除等 等。41、 制作水印Word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大 小、位置等等。在 Word菜单栏点击“格式背景水印”。在“水 印”对话框中选择“文字水印”，然后在“文字”栏选择合适的字句，或另外 输入文字；或在“水印”对话框中选择“图片水印”，然后找到要作为水印图案 的图片。最后按“确定”，水印就会出现在文字后面。42、 自动更正错误词组可以通过Word2003自动更正写错的词组。比如“为虎作伥”容易写成“为 虎做伥”，依次点击“工具自动更正选项”菜单，在弹出的“自

25、动更正”窗 口中选择“自动更正”标签项，在下面的替换文本框中输入“为虎做伥”，然 后在替换为文本框中输入“为虎作伥”，点击确定。这样以后如果在文章中再 次输入“为虎做伥”的时候， Word就会自动更正为“为虎作伥”。用同样的办 法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中，让你的 Word识别词组能力更强、更智能化。43、 轻松统计文档字数打开Word文档，然后依次点击“工具-字数统计”菜单，就可以清楚的看 到这篇文档的统计信息，也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要”标 签，然后点击“高级”按钮，这时也可以看到该文档的详细统计信息。但是需 要统计多篇文档的总字数，这样一篇篇的统

26、计，也就太慢了，效率也很低。可 以先打开其中任意一篇文档，然后依次点击“插入-文件”菜单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇文档，然后再点击“字数统计”菜单项，就可 以轻松的查看所有文档的总字数了。44、 一版多页显示先按“预览打印”图标，或点击“文件”-“打印预览”， Word将处于“预览”模式；在工具栏上单击鼠标右键，选择“常用”。这时， Word的菜单 栏下一排会出现“常用”工具栏。再在工具栏上右击鼠标，选择“自定义”， 进入自定义设置状态；现在，将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。关闭“自定义”窗口，再关闭“预览”模式；以后，点击 Word “常用”工具栏上的

27、“多页”按钮，就可以选择一页显示多少个版面了。45、 加载稿纸：到微软网站上下载稿纸加载项，安装后在 Word2003的“格式”菜单下就可 以看到“稿纸设置”命令，选择后在设置对话框“启用稿纸隔线”，然后我们 设定每格的尺寸、网格样式、网格颜色、纸张大小等，确定后 Word中的就自动应用稿纸样式，文字被放到稿纸的每个格子上。46、 自动缩进两个汉字我们中国人写东西都有段首空两个汉字 俗称低两格的习惯，如果每次都要 在段首敲四个空格半角键，实在是太麻烦了， Word 2000为我们提供了更为方便的办法，选中所要设置缩进的段落，打开“格式”菜单中的“段落”设置， 在“特殊格式”下拉框中选择“首行缩

28、进”，在“度量值”中选择“ 2字符”。当然，最方便的办法还是在默认模板中设置段落“首行缩进”为“ 2字符”。47、 删除行首行尾空格由于网页排版中的“低两格”都是通过插入空格来实现的，所以我们从网 上拷贝下来的文章段落在 Word 2000中进行段落重排时，由于我们已经设置了 自动“首行缩进”两个汉字，再加上这两个全角空格，就成了段首四个汉字空 格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段 落，然后按下工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首 行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐 方式。48、 删除空行对于文章中的空行，手

29、工删除也是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的 特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用 Word 2000的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标 定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“人p人p”，在“替换为”输入框中 用上面的方法插入一个“段落标记”，即“人p”，然后按下“全部替换”按 键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空 行为止。49、 修改Word文档的默认保存路径一般来说，Word文件默认的保存路径是 CMy Documents文件夹，修改其

30、默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换 到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。50、 去掉Word页眉下面的那条横线去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色 设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三 种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样 式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。51、 将光标快速返回到 Word文档的上次编辑点按下“ Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文

31、档位置，当 再次按下“ Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开 文档之后立刻按下“ Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出 Word时 最后一次的编辑位置。其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位 置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下 Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下 Shift+F5就会定位到上 一次编辑时的位置了。52、 删除空行对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用 Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标 记”两次，在输入框中会显示为“人p人p”，在“替换为”输入框中用上面的 方法插入一个“段落标记”，即“人p”，然后按下“全部替换”按键，可删除 单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。53、 按姓氏笔画排序在Word的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用方法是：选择需要排序的列，左击“表格 /排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定” 即可。你会看到，此时的表格