关于开展纸质档案数字化工作的指导意见.docx

1、关于开展纸质档案数字化工作的指导意见江西省纸质档案数字化管理与技术规范（试行）（征求意见稿）为规范我省纸质档案数字化工作，促进纸质档案数字副本凭证效力，保障档案实体与档案信息安全，现根据中华人民共和国档案法以及信息与文献文件档案数字化实施指南（ISO/TR 13028：2010（E）、文献档案资料数字化工作导则（GB/T20530-2006）、纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）等相关标准，制定本规范。1 范围本规范规定了纸质档案源版数字副本制作的各项要求，其衍生品的制作可参照执行。本规范所称纸质档案数字副本是源版数字副本及其衍生品的统称。源版数字副本是指使用扫描仪等数字成像设备对

2、纸质档案进行数字化转换而直接生成的静态图像文件。对源版数字副本进行压缩、格式转换、识别等处理而生成的静态图像文件、版式文件或纯文本文件等，为源版数字副本的衍生品。本规范适用于各级国家综合档案馆、机关、团体、企业事业单位对馆（室）藏纸质档案进行批量数字化转换，可作为编制数字化工作方案的依据。纸质照片档案、办公自动化等业务系统流程中的纸质文件（档案）数字化可参照执行。2 基本原则2.1统筹规划，分步实施应根据档案原件破损程度、重要程度、利用需求等确定数字化对象，统筹规划、分步实施数字化转换。各级国家综合档案馆馆藏国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专门档案应优先进行数字化。2.2维护凭证，保障安

3、全纸质档案数字副本制作单位应能表明该数字副本是档案原件真实、完整、可靠与可用的复制件，为此，必须在数字化过程中实施全程管理。有防止伪造和出错的安全管理措施，对数字化对象实行审批制，数字副本的制作应符合相关标准的要求，采用合适的数字化技术，精确复制档案原件，捕获必要的数字化元数据，执行规定的质量控制程序，数字副本制作各环节有当事责任人的签字，按规范要求移交数字化成果。应采取严格的、贯穿数字化全程的管理措施，确保档案原件与档案信息安全，杜绝丢失、损毁、非法篡改档案原件等安全事件的发生。对档案原件的拆装、整理、修复等，应遵循最小干预、保持原貌以及适宜性、相似性与可逆性原则，最大限度减少数字化转换对档

4、案原件造成的损伤与形制变化。2.3加强协调，夯实基础纸质档案数字化是一项系统工程，应加强协调、合理设计流程，在数字化过程中完成档案原件的拆装、整理、著录、修复、还原等工作，夯实档案基础业务工作。3 纸质档案数字化管理3.1数字化项目的全程管理应对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等五个阶段实施全过程管理，对项目的安全、标准化、质量、进度等进行控制。3.2数字化工作文档管理应结合数字化管理过程，明确数字化工作文档管理要求，包括文档种类、内容、整理、归档、移交等各项管理要求。应归档的数字化工作文档至少包括数字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案出入库交接单、数字化加工

5、流程单、质检任务安排单、质检情况登记单、质检验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交清单等凭证性文件。采取外包方式完成数字化项目，项目招投标文件、中标通知书、项目合同等应一并归档。数字化工作文档应与全宗卷等实体档案管理文档同存同管，保管期限与纸质档案源版数字副本一致。3.3记录数字化元数据为确保纸质档案数字副本的真实、完整、可靠与可用，应在数字化过程中记录有关数字化项目、数字副本生成背景及其技术结构的元数据，主要包括数字化授权信息、数字化软硬件信息、数字化日期与时间、格式、扫描分辨率、色彩空间、压缩方案等。4 纸质档案数字化基本环节管理纸质档案数字化全程共有11个基本环节，包括审批数字化对象、

6、制定数字化工作方案、借卷、拍摄案卷实体照片、整理分件，建元数据库、档案扫描、图像处理、数据质检、装（还）卷、数字化成果验收移交等。4.1数字化对象的审批 对纸质档案数字化对象实行审批制。档案原件法定持有保管单位的法人或授权代表要签署江西省纸质档案原件数字化审批书（附录A的表A.1）。4.2制定数字化工作方案应对数字化对象基本情况进行调查摸底，以此为基础并根据本规范提出数字化项目管理与技术要求，编制数字化工作方案。4.3借卷严格按照档案库房管理规定办理借卷手续，案卷逐卷清点后出库，珍贵的重点档案清点到每一页。4.4拍摄案卷实体照片以卷为管理单位的数字化对象，应拍摄档案案卷实体照片，形成案卷封面、

7、翻口、任意一内页、封底等角度的影像，挂接至案卷级目录数据库，记录档案实体物理形态与管理过程。以印刷书册形式存在的案卷，其扉页、目录等也应拍摄。4.5整理分件 整理分件结果与文件级目录数据、图像数据质量以及数字副本命名、存储文件夹命名等各个环节密切关联，应严格把关。从整理分件到装（还卷）的各个环节，要以卷或批次为单位建立江西省纸质档案数字化加工流程单（附录A的表A.2），记录每卷或每批档案数字化过程。4.5.1 整理整理时不得破坏档案原件固有形态，不得强行撕破档案页面。应拆除装订线及加固件，平整页面，对老化、破损程度高的页面进行整理修复。统一采用油墨打号机打号。已经编有连续并清晰可见页码的，不再

8、重编页码；登记跳号情况；从未编过页码的需重新打号。一份文件在卷内排列位置不连续，应调整件内页面排列顺序，并就受影响部分重新打号。卷内存有钱币、邮票、照片、地图、证书等特殊页面时应予以登记。4.5.2 分件 数字化以自然件为最小管理单元，如请示与批复应作为两个自然件分别扫描。分件时应保持文件的齐全、完整，文件处理单或领导（职能部门）签署意见单、正文及领导签发的定稿、附件、浮贴等不缺漏。能反映重要文件起草、修订过程的重要稿本与正本作为一件扫描。一般性草稿、重复件及案卷封面、卷内目录、封底等原则上不扫描，用非扫描件标识区分，不脱离卷体。应在对应的文件级目录数据“附注”字段中对非扫描件加以描述，如“本

9、件有3份草稿共计18页未作数字化”。完成分件后，卷内文件按秩序排列，按照江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）要求编制文件级档号。4.6建文件级元数据库档案目录数据与本规范规定的数字化元数据的集合称为元数据库。数字化元数据由数字化系统自动捕获形成。在准确分件的基础上按照档案著录规则（DA/T 18-1999）、江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）等进行著录与目录数据录入，建立案卷级、文件级目录数据库。数字化之前已经建立了文件级目录数据库的，应在数字化过程中核对、修改原有目录数据，确保目录数据准确无误并与案卷、数字副本一一对应。4.7档案扫描原则上应使用平板扫描仪进行数字化转换

10、，保护档案原件免受损伤。可以自然展开的筒子页应作为一个页面扫描，但件内应保持一致。扫描时应摆正档案原件页面，减少图像纠偏造成的质量下降。采用分幅扫描再拼接方式对大幅面档案进行数字化时，应在对应的目录数据中记录图像拼接行为。各种实物档案应采用数码相机进行数字化。扫描仪盖板内侧为黑色时，应使用与档案原件纸张色系相同、具有一定色差的纸张覆盖扫描仪盖板内侧。4.8图像处理应遵循精确复制的原则实施图像处理。按照纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2005）的要求进行图像处理，使数字图像清晰、端正。数字副本应能准确反映档案原件的原始面貌，不得出现原件没有的颜色、变形、马赛克、明显皱纹等影像。不得去除档

11、案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。应距页边最外延2至3毫米处裁剪数字图像，不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边。4.9数据质检数据质检包括数字图像质检与目录数据质检两个部分。应按批次数据随机抽检方式进行质检，质检次数不少于两次。一次质检抽检率不少于20%，二次质检抽检查率不少于10%，批次抽检合格率应为100%，否则整批数据打回重新制作或不予验收。质检工作应按任务安排、质检、质检验收三个步骤进行，并据实填写江西省纸质档案数字化数据质检任务安排单（附录A的表A3）、江西省纸质档案数字化数据质检情况登记表（附录A的表A4）、江西省纸质档案数字化数据质检验收登记表（附录A的表A

12、5），作为数字化成果验收移交依据。4.10装(还)卷完成数据质检验收后，将相应的案卷按原保管形态装卷还原。应对已还原案卷实体进行严格的装卷质检，依据档案原件出库登记表、江西省纸质档案数字化加工流程单（附录A的表A2）等检查是否有缺卷、卷内缺页、页面脱落等情况，装卷质检合格后入库，履行还卷入库手续。4.11数字化成果验收移交4.11.1 数字化成果内容与要求一个数字化项目形成的数字化成果至少包括三部分内容。符合标准化要求的纸质档案数字副本及其元数据库。纸质档案数字副本至少包括一套源版数字副本，一套以源版数字副本为基础转换的PDF或双层PDF格式数字副本、一套TXT格式数字副本。源版数字副本画幅数

13、应按实际图像数量计算，统计结果应与扫描页数量保持一致。元数据库应以DBF等通用格式移交，验收移交前应确认数字副本与元数据在数字档案管理系统中能够一一对应并挂接成功。数字化工作文档。包括本规范“3.2”所述数字化工作文档，应装订成册，封面、封底齐全，标识规范。存储移交介质。包括两套移动硬盘和两套光盘。数字副本存储移交介质应按电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008）和江西省电子档案与数据离线备份介质管理规范（试行）的要求制作。江西省纸质档案原件数字化审批书（附录A的表A1）、数字化工作方案、数字化项目招投标文件、中标通知书、数字化项目合同书等凭证性文件的数字副本应一同存储于授权

14、文件夹中。4.11.2 验收移交 应依据数字化工作方案、数字化项目合同书、质检验收单等对数字化项目作整体鉴定、验收，填写江西省纸质档案数字化项目验收移交清单（附录A的表A6），形成鉴定验收报告，移交数字化成果。5 纸质档案数字化技术要求5.1源版数字图像技术参数应采用彩色模式实施数字化扫描。原则上应采用不低于200dpi的分辨率、彩色JPEG格式或彩色TIFF格式、不高于20%的压缩率等技术参数制作源版数字副本。珍贵档案源版数字副本的制作，应采用彩色无损压缩TIFF格式，扫描分辨率不低于300dpi。5.2源版数字副本头文件技术要求为保障源版数字副本的真实、完整、可靠与可用，数字化系统应按照可

15、交换图像文件格式（Exif）标准要求，自动在数字图像头文件中写入4个元数据值，并确保写入信息不丢失。4个元数据写入要求如下表所示：序号英文标签中文名称格式规范1Make设备制造商按扫描仪制造商规范名称写入2Model设备型号按扫描仪型号规范名称写入3DateTimeDigitized数字化时间按GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 规定的格式著录：YYYY-MM-DDThh:mm:ss4ColorSpace色彩空间按色彩空间的规范名称写入5.3数字化元数据捕获 数字化系统应以件为单位自动捕获数字化元数据，将元数据与文件级目录数据合并形成文件级元数据库，元数

16、据项及著录要求见下表。序号元数据名称类型著录细则1数字化时间日期型著录源版数字副本第一页及最后一页的数字化时间,格式为：YYYY-MM-DDThh:mm:ss/ YYYY-MM-DDThh:mm:ss2数字化对象描述字符型对需要特别说明的案卷物理特征等所作描述3数字化授权描述字符型著录江西省纸质档案原件数字化审批书的名称、编号及主要内容，以及获得授权实施数字化的责任方名称等信息4格式名称字符型著录源版数字副本格式名称5格式版本字符型著录源版数字副本格式版本号6色彩空间字符型著录源版数字副本色的彩空间7压缩方案字符型著录制作源版数字副本采用的压缩算法8压缩率字符型著录制作源版数字副本的压缩比率9

17、水平分辨率字符型著录源版数字副本的水平分辨率10垂直分辨率字符型著录源版数字副本的垂直分辨率11设备类型字符型著录制作源版数字副本的设备类型，包括扫描仪、数码相机，默认值为“扫描仪”12设备制造商字符型著录制作源版数字副本设备的制造商名称13设备型号字符型著录制作源版数字副本设备的型号14设备系列号字符型著录制作源版数字副本设备的系列号15设备感光器字符型著录扫描仪感光部件类型名称16数字化软件名称字符型著录数字化软件名称17数字化软件版本字符型著录数字化软件版本号18数字化软件生产商字符型著录数字化软件开发商名称5.4数字副本命名规则5.4.1 源版数字副本命名规则本规范规定了两种源版数字副

18、本命名规则。全部数字化对象只需扫描一个稿本时，选用命名规则1；部分数字化对象需扫描多个稿本时，选用命名规则2。命名规则1。数字图像名称由2部分构成：文件级档号.件内页面流水号。如一份档号为“J015-1-00016-0001”的文件有3页，经扫描生成的3个数字图像的名称分别为：J015-1-00016-0001.001.JPGJ015-1-00016-0001.002.JPGJ015-1-00016-0001.003.JPG命名规则2。数字图像名称由3部分构成：文件级档号.稿本代码.稿本内页面流水号。稿本代码用“01”、“02”、“03” 分别表示“正本”、“定稿”、“草稿”。如一份档号为“X

19、038-1967Y-026-001”的文件正本为2页、定稿为2页、草稿为4页，经扫描生成的8个数字图像名称分别为：X038-1967Y-026-001.01.001.JPGX038-1967Y-026-001.01.002.JPGX038-1967Y-026-001.02.001.JPGX038-1967Y-026-001.02.002.JPGX038-1967Y-026-001.03.001.JPGX038-1967Y-026-001.03.002.JPGX038-1967Y-026-001.03.003.JPGX038-1967Y-026-001.03.004.JPG5.4.2 衍生数字副

20、本命名规则PDF或双层PDF格式数字副本命名规则。与源版数字副本命名规则相对应，PDF或双层PDF格式数字副本有两种命名规则，如以下示例。规则1:X038-1967Y-026-001.PDF规则2:X038-1967Y-026-001.01.PDF X038-1967Y-026-001.02.PDF X038-1967Y-026-001.03.PDF TXT格式数字副本命名规则。TXT格式数字副本采用文件级档号命名.如：X038-1967Y-026-001.TXT5.4.3案卷实体照片命名规则案卷实体照片名称由2部分构成：案卷级档号.照片流水号。如档号为“J015-1-00016”的案卷，拍摄

21、有5张全景照片，则案卷实体照片名称分别为：J015-1-00016.001.JPGJ015-1-00016.002.JPGJ015-1-00016.003.JPGJ015-1-00016.004.JPGJ015-1-00016.005.JPG5.5数字化成果存储规范 应按照江西省数字档案与数据离线备份介质管理规范（试行）的要求，在移交存储介质中分类有序地存储数字化成果，应按档号构成项分级建立文件夹，将数字副本相对集中地存储于最低一级文件夹内。 数字副本存储结构a)源版数字副本存储结构为：:数字档案或数据全宗号目录号案卷号文件级档号b)衍生数字副本存储结构为：: 数字档案或数据全宗号目录号案卷号

22、c)案卷全景照片存储结构为：: 数字档案或数据全宗号目录号 元数据库存储结构为:著录文件 数字化授权文件数字副本存储结构为:授权文件数字化授权文件附录A（规范性附录）数字化管理登记表 A.1 江西省纸质档案原件数字化审批书审批书编号：经办人时间数字化对象数字化责任部门意见 年 月 日档案保管部门意见 年 月 日法人意见 现批准对 等 全宗共计 卷（件）纸质档案原件进行数字化，形成的数字副本作为档案原件的异质备份件，并代替档案原件提供利用。 单 位（签 章）： 年 月 日A.2 江西省纸质档案数字化加工流程单全宗号 目录号 案卷号 流程进度标识：整理分件 条目录入 条目质检 原件扫描 图像处理

23、图像质检 装订还原整理分件条目录入条目质检原件扫描图像处理图像质检作业人员完成时间作业人员完成时间作业人员完成时间作业人员完成时间作业人员完成时间作业人员完成时间装订还原件数实体编页数实际总页数（件号）件起始页号 标注作业人员完成时间123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536373839404142434445464748495051525354555657585960616263646566676869707172737475767778798081828384858687888990919293949596

24、979899100101102103104105106107108109110后有附加页实体漏编页实体重编页实体缺（跳）号数实体送裱页拟题件页号非扫描页 备注A.3 江西省纸质档案数字化数据质检任务安排单 批次：质 检 人开始时间质检对象图像数据计 幅目录数据计 条合格率完成时间签 名备注 A.4 江西省纸质档案数字化数据质检登记表批次： 质检人： 质检时间： 年 月 日文件级档号图像数据目录数据分件错误不清晰漏扫重扫歪斜拼接不平备 注录入错误拟题不准著录不完整备 注A.5 江西省纸质档案数字化数据质检验收登记表批次： 质检验收人： 质检验收时间： 年 月 日全宗号总卷数图像数据目录数据查验落实情况验收意见图像数抽检情况条目数拟题数抽检情况合计A.6 纸质档案数字化项目验收移交清单全宗号总卷数（卷）图像数据（页）目录数据（条）重拟题名（条）数字化工作文档（件、册）存储移交载体移交方： 接收方：代表人（签章）： 代表人（签章）： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日