TCS标准编写模板使用指南指南.docx

1、TCS标准编写模板使用指南指南TCS2009标准编写模板使用指南指南TCS2009标准编写模板使用指南为了便于公司标准编写符合GB/T1.1规定的标准现规定使用“标准编写模板TCS2009”对标准进行规范编写。TCS2009符合GB/T1.12009标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写的规定并且适应相关办公软件的升级需求。具体使用方法如下:一、启动或退出TCS2009 ,一,启动 如果正确安装好了TCS2009安装程序会自动在桌面上创建启动快捷方式另外在“开始”菜单中也有启动路径。启动之后。屏幕上将出现如下图所示的主界面同时屏幕右下角会出现图标,二,退出 如果需要退出TCS2009在屏幕

2、上已经显示主界面的情况下点击“退出”按钮即可。当屏幕上没有显示主界面时需先点击右下角图标进入主界面后退出。请注意:只有再新建或打开的TCS文件全部关闭后才能退出TCS2009。如果在没有关闭TCS文件的情况下退出系统会给出相应的提示。 二、新建或打开TCS文件 ,一,新建TCS文件 如果需要编写一个新的标准则应进行新建TCS文件的操作:在主界面 点“新建”按钮屏幕上会弹出“新建TCS文件”窗口。在该窗口的“文件名”中输入标准文件的名称后按“保存”按钮屏幕上将出现标准首页的主要内容如图所示: TCS2009自动设定了标准文件首页框架。在此框架下可以根据所编写标准的内容在章标题“范围”和“规范性引

3、用文件”下的空白处输入相应的内容。可以视编写标准的实际需要确定是否保留第2章“规范性引用文件”。在首页的顶行输入标准名称,替换文字“标准名称”,。如果标准名称需要多行显示则应在需要回行的位置使用软回车操作,即同时按下Shift键和Enter键,而不应使用硬回车操作,即只按Enter键,。请注意:当添加了标准封面并在封面上输入了标准名称后TCS2009会自动在首页添加标准名称。,二,打开TCS文件 如需打开TCS文件进入主界面后点击“打开”按钮选择所要打开的TCS文件打开即可。请注意:在没有安装TCS2009的情况下也可以通过Word打开TCS文件但无法正常使用TCS2009所提供的功能。 三、

4、TCS2009“菜单栏”的使用方法 在Word2007中新建或打开TCS文件后在标准文件首页工具栏里点击“加载项”就会出现TCS快捷菜单栏如图所示:,一,“要素及排版”菜单 在编写标准的过程中可以依靠TCS2009提供的“要素及排版”菜单栏中提供的各项下拉菜单来完成相关内容的编写。如图:1.封面 点击“封面”菜单条弹出“标准封面选项”选择“企业标准”点确定后自动添加标准封面如图所示: 封面添加完毕后TCS2009会自动添加终结线并在每页添加以标准编号为内容的书眉。 在封面中点击页面中具有灰色底纹的部分可输入相应内容。各部门在编写封面时只需对这2项内容进行编写其余内容留空由综合管理部统一进行汇总

5、编写。请注意: a.在灰色框中填写相应的内容封面产生后模版会保护文件从而不能编辑封面可选择“取消保护”对封面进行修改。b.封面中的“标准名称”、“标准英文译名”如果需要在特定的位置回行以便多行显示则应在需要回行的位置使用软回车操作2.目次 选择“目次”菜单条后会弹出如图所示窗口:如果在该窗口上不做操作直接点击“确定”将自动按照默认的目次内容添加目次并自动冠以“目次”标题。 如果还需添加其他目次内容请在“可选的目次内容:”中进行选择。TCS2009提供了默认向上自动选择的功能如选中了“五级条标题”则它以上的目次项都会被勾选同样适用于附录条标题。当修改了标准文本内容后则可能需要更新目录。此时只需再

6、次选择“要素及排版”中的“目次”菜单条这时系统会弹出对话框询问“本文已经插入目次是否修改目次,”当选择了“是”后即可完成目次的更新工作。请注意:TCS2009具有识别“有标题条”和“无标题条”的功能在添加和更新目次时将自动过滤“无标题条”使其在目次中不被列出。 3.前言、引言 选择“前言”、“引言”菜单条后会自动在标准前言或引言的相应位置添加标题“前言”或“引言”。大家只需在该标题下的正文位置输入相应的内容即可。 4.附录 选择“附录”菜单条后会弹出如图所示窗口:可根据所编附录的性质进行选择在输入附录标题后点确定即可在相应的位置自动添加附录。 请注意:所添加的附录的位置取决于光标在文本中的位置

7、并自动给予编号“附录A”,光标位于任何一个附录中则附录会自动添加在紧邻该附录之后的位置并自动编号及自动顺延。5.参考文献 选择“参考文献”菜单条后会在相应位置以该标题生成参考文献只需在此标题下的相应位置输入有关的参考文献即可。6.索引 选择该菜单条后TCS2009会在相应位置以此为标题生成索引。7.双面排版 TCS2009默认所创建的标准文本为单面排版当需要双面排版时请选择此菜单条。如需重新使用单面排版再次点击此菜单条即可。 8.打印预览 选择此菜单条可预览打印时的版面状况。但不应直接选择Word的“打印预览”那样讲不能预览出最终标准封面的打印效果。9.打印 需将TCS2009创建的文件打印输

8、出时必须使用TCS2009提供的打印功能。不能直接使用Word的打印菜单否则封面有可能不能正常打印。 ,二,“层次标题样式”菜单 在编写标准的过程中可以依靠TCS2009提供的“层次标题样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单随时自动设置标准中各层次的标题样式包括章、条、断、项列等。如下图: 1.章标题 当需要将文本的某些内容设成章标题时选择“章标题”菜单条TCS2009将自动生成相应的章标题格式章的编号无须手工输入。请注意: ,1,当所编辑的页面处于正文时选择此菜单条就会自动生成正文章标题编号当所编辑的页面处于附录时则会自动生成附录的章标题编号。 ,2,“层次标题样式”菜单栏中的条标题、无标题条以及

9、“要素内容样式”菜单中的图标题、表标题和公式标号也同样能够自动分辨正文和附录从而自动生成相应的样式。 2.条标题 条标题样式共分5级。通过选择相应级别的“条标题”菜单条即可自动生成相应的条标题格式条的编号无需手工输入。3.无标题条 无标题条是指没有标题但有条编号的条文。无标题条样式共分5级。通过选择相应级别的“无标题条”菜单条即可自动生成相应的无标题条格式条的编号无须手工输入。请注意:在自动生成目次时无标题条不会在目次中显示。 4.段 选择“段”菜单条即可生成段的格式。 5.列项 ,1,列项,一级, 选择“列项,一级,”菜单条会自动在光标所在的行首插入“”符号并设定为一级列项格式。 ,2,列项

10、,二级, 选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“ ”符号并设定为二级列项格式。 ,3,列项?(三级, 选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“?”符号并设定为三级列项格式。 (4)字母编号列项 选择“字母编号列项,一级,”菜单条会自动在光标所在的行首插入“a)”、“b)”、“c)”等编号并设定为一级字母编号列项的格式。 ,5,首字母编号列项,一级, 当不同的章、条或段中有多个字母编号列项时后面列项的字母编号将连续前面的字母编号。这时如果某个列项需要从a)开始编号则需要应用“首字母编号列项,一级,”。只需选择此菜单条即可实现从a)开始重新编号。 ,6,数字编号列项,二级, 选择此菜单条会自动在

11、光标所在的行首插入“1,”、“2,”、“3,”等编号并设定为二级数字编号列项的格式。 ,7,编号列项,三级, 选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“,1,”、“,2,”、“,3,”等编号并设定为三级数字编号列项的格式。请注意: a.在编写“章标题”和各级“条标题”后如敲击“回车”键会自动将回车后光标所在位置设置为“段”的格式,b.在编写各级“无标题条”后如敲击“回车”键会将回车后光标所在位置设置为本级的下一个“无标题条”,当你不输入任何内容在无标题条后紧跟着再次回车则会自动将再次回车后光标所在位置设置为上一级“条标题”或“章标题”的格式,c.同样在编写各类、各级“列项”后如敲击“回车”会自动

12、将回车后光标所在位置设置为同类、同级的下一个列项,在“二级列项”或“三级列项”符号或编号后不输入任何内容紧跟着回车则会自动将回车后光标所在位置设置为上一级列项的格式。,三,“要素内容样式”菜单 在编写标准的过程中可根据“要素内容样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单随时自动设置标准中要素的内容样式包括示例、注、脚注、图、表、公示等。如图所示: 1.示例 ,1,示例 当需要编写无编号的示例时选择“示例”菜单条会自动在光标所在处的行首插入“示例:”并设置相应的格式只需输入有关的示例内容即可。 ,2,示例 当需要编写带有编号的示例时选择此菜单条会自动插入“示例1:”、“示例2:”等并设置相应的格式只需输入

13、有关示例内容即可。,3,首示例 当标准中有多个章或条都有带有编号的示例时后面的章或条中的示例编号将连续前面示例的编号。当后面的示例需要从1开始编号时请选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。,4,示例内容 当示例的内容是一些文字并且与“示例:”或“示例”分行时可选择此菜单条将会把相应位置设成宋体小五号字的格式。2.注 ,1,条文注 当需要编写无编号的注时选择此菜单条会自动在光标所处的行首插入“注:”并设置相应的格式只需输入有关内容即可。,2,条文注 当需要编写带有编号的注时选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1:”、“注2:”等并设置相应的格式只需输入有关内容即可。 ,3,首条文注 当标准中

14、有多个章或条都设有带有编号的注时后面的章或条中的注的编号将接续前面注的编号。当后面的注需要从1开始编号时选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。 ,4,图表注 当需要对图表编写无编号的注时请选择此菜单条则会自动在光标所处的行首插入“注:”并设置相应的格式只需输入有关内容即可。 ,5,图表注 当需要对图表编写带有编号的注时选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1:”、“注2:”等并设置相应的格式只需输入有关内容即可。 ,6,首图表注 当标准中有多个图或表都带有编号的注时后面的图或表中的注的编号将接续前面注的编号。当后面的注需要从1开始编号时选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。 3.脚注 ,1,

15、条文脚注 为了添加条文脚注应首先将光标移到条文中需要添加条文脚注的位置然后选择此菜单条则会弹出一个增加条文脚注的窗口如图:在窗口中输入相应的脚注内容点确定后则会自动在需要添加脚注的位置给出脚注编号即1,、2,等同时在页面下方添上条文脚注的内容。 ,2,图表脚注 当需要在表中插入脚注时需将光标移到表中需要添加脚注的位置输入表的脚注编号即上角标a、b、c等然后将光标移至表中放置脚注内容的位置选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标a、b、c等并设定为图表脚注格式只需在编号和输入相应的脚注内容即可。 当需要在图中插入脚注时请事先在图中需要标注脚注的位置输入脚注编号即上角标a、b、c等然后将光标

16、移至图下放置脚注内容的位置选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标a、b、c等并设定为图表脚注格式只需在编号和输入相应的脚注内容即可。 ,3,首图脚注 当标准中有多个图都有脚注时后面图中的脚注编号将接续前面图中的脚注编号。这时后面图的脚注需要从a开始编号请选择此菜单条即可实现从a开始重新编号。 4.图表 ,1,图标题 当需要编写图标题时选择此菜单条会根据光标所处的位置自动插入“正文图标题”或“附录图标题”的编号并设置相应的格式只需输入图的名称即可。 ,2,表标题 当需要编写表标题时选择此菜单条会根据光标所处的位置自动插入“正文表标题”或“附录表标题”的编号并设置相应的格式只需输入表的名称

17、即可。 ,3,插入表格 当条文中需要增加表格时点击此菜单会弹出表格设计的界面如图:只需输入表格的行数和列数则会根据规定设置相应表格框线的线宽。请注意:自动生成表格的行数包含了表头、表注和表的的脚注各一行因此如果表格需要五行内容需要输入8行。如果最终的表格没有表注和,或,表的脚注请删除不需要的行即可。 5.公式 ,1,插入公式 当需要编写公式时选择此菜单条会自动弹出公式编辑界面可选择其中的符号进行公式的编辑。 ,2,公式编号 当需要对公式进行编号时请将光标置于公式后面然后选择此菜单条则会根据公式所处的位置自动赋予正文公式编号或附录公式编号。 ,3,更新公式编号 如在编辑文件时删除了文中的某个公式

18、这时公式的编号就会不连续需要选择此菜单条即可实现公式编号的连续性。四、注意事项 在以下情况中使用TCS2009需注意: ,一,使用其他文件中已经输入的内容 TCS2009提供了新建和打开TCS文件的功能可以在新建或打开的TCS文件中使用各项功能编辑各类标准。然后如果已经用Word建立了标准文本的情况下如需要使用TCS2009的功能则需要新建一个TCS文件然后将已经建立的在Word中的相应内容通过拷贝粘贴的方式转移到新的TCS文件中。在这个过程中需要注意:1.粘贴过程中尽量不要将原文件的文本内容连同格式,即段落后面的回车符,一起拷贝粘贴如粘贴过程中遇到格式混乱只拷贝没有格式的文本内容。 2.标准

19、的目次、索引、封面不能直接从其他文件中粘贴而必须通过TCS2009提供的功能添加。标准的正文、前言、引言、参考文献、每一个附录等都需要在新建的TCS文件中分别添加了相应的要素后再将已有文件中相应要素的内容粘贴过来。 3.相应内容粘贴到TCS文件后需要用TCS2009的“层次标题样式”和“要素内容样式”菜单中提供的功能对文件中的相应内容进行格式设置这样才能使文本格式符合GB/T 1.12009的规定也才能顺利应用TCS2009提供的“目次”和“索引”功能。,二,同时编辑多个TCS文件 在使用Word2007的某些版本的情况下如果同时打开了两个及两个以上的文件可能只有最后打开的TCS文件的“加载项”功能区中会同时显示“操作菜单栏”和“快捷工具栏”其他文件中只显示“操作菜单栏”。对于没有显示“快捷工具栏”的这些文件只能通过“操作菜单栏”中的下拉菜单使用TCS2009的功能而不能使用“操作菜单栏”中的“快捷工具按钮”。 ,三,样式的使用