城建档案馆工作职能职责制.docx

1、城建档案馆工作职能职责制张家界市城建档案馆工作职能一、贯彻执行国家城建档案工作方针、政策和法规，制定本市城建档案工作的各项管理规定。二、收集、整理、鉴定、统计、保管、利用全市永久和长期保存的城建档案和有关资料，为城市规划、建设、管理和经济发展服务。三、对接收进馆的城建档案进行数字化处理，积极为城市规划、建设、管理、科研等工作建立信息平台，逐步实现动态化、数字化管理,建设成为城建档案的储存、利用、咨询和信息服务中心。四、对全市建设系统及建设单位的城建档案工作进行业务指导、监督和检查。五、参加工程的竣工验收，对接收范围内的工程竣工档案进行（预）验收，并出具工程档案认可文件。六、根据本市规划、建设、

2、管理和科研工作的需要编研有关资料。七、有计划地组织城建档案业务培训，加强队伍建设，提高档案管理人员的理论水平,以适应城建档案管理信息化建设的需要。馆长岗位职责一、主持馆党政全面工作，宣传和执行党和国家的路线、方针、政策和决议。二、主持召开本馆党政工作会议，对重大问题组织讨论和作出决定，布置和检查党政日常工作。 三、抓好本馆党组织的思想、组织、作风建设和领导班子建设。负责对本馆纪检监察和廉政建设的领导，加强对党员的教育、管理和监督。 四、主持讨论馆工作方向和工作内容、科室职能设置。主持制定年度工作计划、目标管理和综合考核办法，抓好工作检查和总结。 五、主抓本馆的财务审批工作和信息服务中心工作。

3、六、组织起草有关城建档案工作的法规文件。 七、负责组织对局属、区县城建档案馆工作的检查和指导及培训工作。八、参加重要工程项目的竣工档案验收，与建设单位签订报送建设工程档案责任书和工程竣工档案的预验收、发证、备案等审批工作。副馆长岗位职责一、在馆领导班子的集体领导下开展工作，协助馆长工作，团结和带领职工积极完成各项工作任务。 二、在馆长的领导下，负责党风廉政、社会综合治理日常事务管理等工作。三、负责抓好办公室工作，协调各业务科室之间的工作，监督检查业务工作计划的落实情况，确保业务工作按时按质按量完成。四、主抓馆藏档案数字化和地下管线信息动态管理建设工作。 五、负责业务学习和培训。参与讨论馆工作方

4、向和工作内容、科室职能设置、调整。六、协助起草有关城建档案工作的法规文件。 七、协助档案密级的审定，保管期限的鉴定。 八、参加重要工程项目的竣工档案验收。九、完成领导交办的其它工作任务。 工会主席岗位职责 一、在支部的领导下，积极做好职工活动、职工福利及职工科技创新工作，充分调动职工的积极性，为馆内各项业务工作开展服务。 二、主持职工工会工作，组织召开相关会议，制定工作规划，检查和督促各项工作的开展。三、做好在职职工、退休职工、女职工及职工家属相关工作。四、协助支部做好职工教育、业务学习工作。五、协助抓好重要工程的竣工档案验收，档案的业务指导，竣工档案接收和收集，档案业务培训，档案行政执法工作

5、。六、协助馆领导班子做好外联工作。七、完成领导交办的其它工作。办公室岗位职责一、负责上传下达，协助馆领导协调各科室工作。 二、负责行政事务、馆际交流、对外联系、接待等工作。 三、起草综合性文件、工作计划、工作总结、汇报材料等。负责馆内设机构向上级和以本单位名义拟写的文件材料把关工作。 四、负责馆大事记的拟写工作。 五、负责本单位文印，向外发文和各类公文的收发工作。做好本单位的机要、保密和档案管理及综合统计工作。 六、负责组织工资调整、宣传教育工作，协助纪检监察工作。 七、负责安全保卫、防火、防盗、防事故、防破坏及综合治理、普法普治工作。 八、负责办公楼水电维修、卫生和车辆管理等后勤工作。九、负

6、责建设信息、张家界城建档案的编发和日常编研工作。十、负责馆科技成果创新、论文、摄像成果报评(审)工作。十一、完成领导交办的其它工作。 档案业务指导室岗位职责一、学习、贯彻档案法及与城建档案工作有关的法律法规，做好建设工程档案的执法监督和检查工作。 二、负责所有新、扩、改建的建设工程档案工作的业务咨询、现场指导、检查工作，把好进馆档案的质量关。 三、负责区、县(市)城建档案工作的业务指导，建立城建档案管理网络体系。 四、负责建设工程档案资料员业务培训工作。五、负责建设工程竣工档案预验收，负责办理各类工程档案和建设系统业务管理档案的接收移交手续。 六、负责对接收进馆的建设工程档案造具清册，及时向档

7、案整理室移交。 七、完成领导交办的其它工作。 档案整理室岗位职责一、负责接收进馆的城建档案资料的消毒、鉴定、整理工作。二、负责资料、图书、报刊、照片等登记造册。三、对整理好的档案进行装订、编号、分类、编目、入库上架；协助做好馆藏档案数字化工作。 四、做好财务出纳、计生、女工工作；协助物资采购和保管工作。五、完成好领导交办的其他工作。信息服务中心(办事大厅)岗位职责一、负责全馆电脑及配套设备的维护保养工作。 二、负责馆局域网及网站的维护管理、信息更新工作。三、负责档案数字化著录的技术工作。 四、负责地下管线动态管理系统的建立工作。 五、负责档案管理软件及办公自动化系统软件开发工作。 六、负责档案

8、安全、保密、技术保护工作。 七、负责馆藏档案查阅接待和复印、计费工作。 八、负责档案利用信息反馈收集工作，编写利用档案效益实例。九、负责办事服务大厅的日常事务管理。十、完成领导交办的其它工作。声像档案室岗位职责一、负责对全市重点工程、重要城市活动和城建外事活动的跟踪拍摄工作。二、负责对城市面貌历史变迁拍摄记录及对全市即将消失的建筑物、大街小巷、小区建设、旧城改造的拍摄工作；三、负责对城市地震、火灾、水灾等重大突发事件的拍摄工作。四、负责对全市名胜古迹、园林绿化、自然景观及旅游资源的拍摄工作。五、利用设备积极开展对外有偿服务。六、负责做好主管局各类活动的图像影像拍摄存档工作。七、负责对各种形式的

9、声像资料进行整理分类、组卷建档管理及数字化转换工作。八、负责对历史图片和有价值的声像资料的征集，做好声像档案开发利用服务工作。九、负责声像器材、设备的保管使用和养护工作。十、完成馆领导交办的临时性任务和其他工作。档案著录室岗位职责一、负责建设工程竣工档案数字化处理工作。 二、负责档案的数字化利用工作，积极为上级机关和馆内工作提供数字化文件资料，为信息服务中心提供信息发布资料。 三、管理好城建档案管理系统。做好软件系统的数据维护和定期检查工作。四、负责档案数据著录工作和总目录、分类目录制作工作。五、负责档案管理和库房管理工作。六、完成领导交办的其它工作。立卷归档制度一、根据档案法、张家界市城建档

10、案分类大纲和建设工程文件归档整理规范要求，划出各种门类城建档案材料归档与不归档范围。二、各种文件材料立卷归档时间除有特殊规定外，一般要求在年底以前立卷归档完毕。三、确保立卷归档质量：组卷合理、装订规范、编号准确、字迹整洁美观，归档的工程文件应为原件。各类城建档案整理均应符合建设工程文件归档整理规范要求。档案保护制度一、严格执行本馆的档案安全保管制度。二、做好接收进馆档案入库前的除尘、除虫工作。三、定期检查档案保管状况，对已严重褪变和破损的档案提出修复意见，并组织、参与修复工作，负责校对和统计。四、针对我市气候特点，根据我馆库房内温湿度变化规律，掌握档案损毁原因，提出档案保护技术措施，做好档案保

11、护工作。五、负责档案保护技术设备的选购、验收、使用及简单的维修、保养工作。档案查借阅制度一、凡因工作或个人需要查阅档案资料，须持单位或居（村）委会的介绍信，按规定程序办好登记手续方可查阅。二、凡查阅、借阅档案资料，应切实负责档案资料的完整、保密和安全，不得自行转借，不得遗失、污损；不得抽取或拆散档案资料；严禁擅自在档案资料上填注、涂改、划线、圈点；严禁查借阅时吸烟，违者按情节轻重追究责任。三、未经许可，不得擅自扩大利用范围：不得擅自摘抄、复制（包括摄制、翻印）档案资料。如需摘抄、复制，应经本馆馆长批准，履行登记手续，经校对审查无误，再盖上档案馆公盖后，方能生效。四、未经有关部门和本馆批准、同意

12、，任何单位或个人无权查阅、复制其他部门单位的档案。五、查阅、借阅人员未经许可，不得进入库房查找档案资料。六、档案资料阅完后，要按卷内目录顺序整理，经双方核对无误后办理归还手续。七、本馆保存的档案资料，原则上不准外借，若特殊情况需外借的（一般只对内部）需经本馆馆长批准，并根据档案的密级程度和借阅期限（1-15日内）要求办理借阅登记手续。八、借阅的档案资料如发云现丢失、泄密情况，应立即报告本馆，妥善处理。九、借阅人员如在借阅期间工作变动，应将档案资料如数归还。十、查阅、借阅档案资料者，有义务将利用效果反馈本馆，以利本馆探索和总结档案利用工作的规律，更好地为城市建设服务。档案安全保管制度一、馆内人员

13、要严格遵守党和国家有关安全保密的规定，时刻提高警惕，确保档案资料的绝对安全。二、馆内人员要坚持“四不准”。即：不准在非保密本上记录机密；不准在私人通信中涉及机密，不准在公共场所及家里谈论机密；不准将档案私自外借或外带。三、档案管理员做好“九防”工作。即：防高温、防高湿、防光、防火、防盗、抗震、防虫、防鼠、防尘。四、凡来本馆查、借阅档案人员均要凭证进行鉴证登记。借阅机密以上档案，要严格履行审批手续，需摘录的要记录在保密手册上。五、节假日前，要由馆领导会同管理人员对库房认真进行一次安全检查。六、档案管理人员对工作要认真负责、坚守岗位，如发生意外事件要立即报告并积极采取有效措施。库房管理制度一、要严

14、格遵守党和国家关于档案安全、保密的有关规定，时刻提高警惕，严防坏人破坏和窃密。二、认真保管档案资料，未经允许不准携带档案外出、不准将档案外借，严防遗失。三、做好防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，库房内严禁吸烟，不准存放易燃易爆物品或与档案无关的物品，确保档案的安全保管。四、库房内要经常保持整洁和通风良好，对综合智能管理系统的记录每周定期打印输出。积累保存好测试的数据、采取的措施及其变化情况等记录。五、每年定期对库藏档案进行一次检查，清点档案数量，及时发现需修改、整理的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。六、非档案工作人员未经许可不得进入档案库房。七

15、、保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗。经常检查库内电源线路及其他安全设施，及时排除各种隐患。库房和档案柜钥匙，要编号妥善保管。八、档案管理员进入库房查阅档案资料时，待档案资料借阅复印后及时放入库房档案柜原位置妥善保管。九、管理人员变动时，要由负责同志监督，交接双方认真清点核准，办理交接手续。统计工作制度一、为了给分析、研究工作积累数据，以改进工作，不断提高管理水平，要认真做好档案资料的统计工作。二、各种统计表要坚持按时填报，不得中断。若某种表格的内容不能适应工作需要，经办人可提出修改意见，经研究后予以修改。三、各种统计月报表，要在下个月的五

16、日前统计填表，经部门负责人审核后送馆长审阅。四、统计数字要准确，实事求是，不得弄虚作假。五、对统计报表不按时统计者，视为工作失职，要批评教育。查阅接待工作制度一、负责接待系统内、外单位及社会各界人士，对外联系有关工作。二、负责对来人来函作耐心解释和详细答复工作。三、负责对来馆办理公事或咨询业务人员作好热情的接待和耐心的指导，做好接待登记工作。四、负责接待室的清洁卫生工作，保持室内干净、有序。五、完成领导交办的其它任务。安全消防制度一、贯彻执行安全消防条例有关规定，接受上级主管部门对安全、消防工作的检查、指导。二、以防为主，以治为辅，发现隐患，及时上报情况，做到防患于未然，堵塞事故发生途径。三、

17、安全消防，人人有责。发现失火，及时补救，事后查明原因，追究责任，发现失盗，保护现场，及时向主管领导及有关部门报告。四、库房及阅览室、整理室、机房等严禁吸烟，馆内工作人员档案调卷，查阅者及无关工作人员，未经领导批准，不得进库房。五、馆内门前，楼梯过道等严禁堆放物品，保持消防通道畅通无阻。六、馆内严禁存在液化气罐、油类等各种易燃易爆物品。严禁生火、冬季采用电取暖，馆内工作人员下班前要切断电源。七、防火器材不准乱动，定期检查器材性能，按照消防部门的要求办事，定期更换消防器材药品。八、安全、消防小组每月及节假日要对安全、消防工作进行一次大检查，并将检查结果记录在案。附：安全、消防小组名单组 长：熊国跃

18、副组长：金 犁成 员：唐 锦、侯 帅、杨 爽、刘文华档案鉴定销毁制度一、凡接收进馆的档案资料，必须对其价值鉴定，才能进行整理和入库保存，对到期必须按是组织进行第二次鉴定。二、鉴定工作的任务：1、编制本单位城建档案保管期限表；2、对收集进馆的文件材料鉴别有无价值，确定取舍；3、鉴别文件材料保管价值大小和保管期限的长短，确定其保管单位的保管期限。三、鉴定工作程序：1、个人初步鉴定后，再根据本馆档案价值的鉴定方法为直接鉴定法，并与档案的业务指导与整理相结合进行。2、集体审查，由鉴定小组负责人召集小组成员在个人鉴定的基础上对鉴定卡片逐个审查，听取鉴定人对有关问题的说明，最后形成小组意见，填写于鉴定表上

19、。四、销毁工作：1、业务指导室、档案管理室应根据本馆城市建设档案的保管期限暂行规定，对档案价值进行鉴定，确定档案的保管期限，填写城建档案销毁清册；2、档案经鉴定已满保管期限，档案管理工作人员应提出存毁意见。对已失去保存价值的档案，交鉴定小组审查，并经主管领导批准，才能销毁。并编制鉴定销毁报告，连同销毁清册一式二份，由领导审批后，一份保存备查，一份递上级专业主管机关。3、销毁档案材料必须严肃慎重，对准备要销毁的档案可采取缓期执行的办法，暂时封存起来，观察几年，证实确无保存价值再进行销毁；4、具体销毁档案，要有人监督，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监督人员要签名盖章以示负责。销毁时，

20、应指派专人进行，同时有领导，保密人员，监销人员在场。五、为保证鉴定工作的准确性，提高馆藏质量，特成立档案鉴定领导小组。组 长：熊国跃副组长：金 犁组 员：唐 锦、侯 帅、杨 爽、刘文华库房温湿度管理制度一、库房的空调、去湿机、温湿度综合智能控制器、传感器、工控机等设备由库房管理员负责操作和管理。二、利用工控机的温湿度综合智能控制系统设定好温湿度自动运行模式，温度应设置在14-24，湿度应设置在45-60。三、每天进行巡视设备运转情况，检查去湿机启动后，待贮水桶的积水情况，要及时倒净，以免蒸发库内，保持库房温湿度相对稳定。四、每月根据温湿度综合智能自动化系统打印出温湿度综合记录结果。五、保持库房

21、的空调、 去湿机、温湿度综合智能控制器、传感器、工控机等设备正常运转。六、做好库房温湿度控制设备的维护和清洁、保养。声像设备管理制度为确保本馆摄影、摄像等声像设备得到妥善保管，合理使用，特制定如下管理制度：一、所有声像器材、低值易耗品必须在购置后进行验收并及时分类登记列入固定资产，及时向有关部门上报清单。二、贵重声像器材如摄影机、摄像机等统一存放在声像室小库房防潮柜，由专人保管；外出拍摄任务完成后及时将器材拿回存放。三、声像设备器材要科学保管和安全保护，定期做好检查、保洁和保养工作，确保器材完好无损并保持优质状态投入拍摄工作。四、声像室工作人员因拍摄工作需要方可携带器材外出使用，未经馆领导批准

22、，不得私自将声像器材外借和交换设备。五、声像器材出现故障或损坏，应及时汇报，查明原因和责任，及时维修保养。六、使用本馆声像器材所拍摄的影像和图片作品著作权属本馆所有，拍摄人享有署名权；声像人员要所拍摄的影像、图片资料及时分类整理归档，任何人不得以任何理由将影像、图片资料据为己有。会议、学习制度一、每周底星期五下午召开一次全馆工作人员会议，总结本周工作，公布本周考勤。组织政治、业务学习研究工作。办公室负责会议记录。二、每月最后一周的星期五下午召开月工作总结会议，总结本月工作成绩，找出差距，布置下一月工作，并由办公室负责总结月报工作。三、每隔两个月组织一次专题业务学习会，提高档案人员的业务素质和管

23、理水平。四、会议、学习时间，馆内全体人员必须按时参加，不准请假，不准缺席（特殊情况除外）。机关工作作风管理制度为切实加强机关作风建设，严肃纪律，加强我馆内部管理，保证工作顺利开展，提高工作效率，严谨工作作风。根据张办发200715号关于处理机关工作人员作风问题的若干规定(试行)的通知精神，结合我馆工作实际，特制定内部管理工作规章制度。1、按时上下班，不准上班迟到或提前下班，如发现上班迟到和提前下班超过5分钟以上，将按出勤制度处罚；2、上班时间不准外出吃早餐或在办公室吃东西，不准无事窜岗闲聊、睡觉；3、上班时间不准离岗，有公事外出必须向办公室报告；如本人确实有私事、急事，需请假的，必须向馆长请假

24、，待馆领导批准后方可，否则按旷工论处；4、上班时间不准上网玩游戏、玩扑克、下棋、打麻将、看电影、聊天、听音乐、炒股、看六合彩网站等一切与工作无关的事，一经发现，前二次给予口头警告，三次以上将进行罚款20元/次；5、上班时间不准反锁办公室门，不准做与工作不相干的事情；6、上班时间不准去休闲娱乐场所谈工作；7、上班时间热情接待办事人员，采用一次性告之制度；8、下班时间、星期六、星期天无公事不准在办公室玩电脑、上网。考勤制度一、办公室考勤员应认真履行职责，坚持做好出勤登记和中途查岗工作，并按时公布出勤情况。二、按时上下班，不迟到、不早退、不旷工，做到有事请假、外出留言，无故迟到、早退，累计3次作旷工

25、一天处理。三、上班时间外出，应向馆领导或办公室报告，去向不明者作旷工处理。四、严格请假制度。请事假，由本人写假条，报馆领导批准后方可休假；馆领导请事假，经报请建设局分管领导同意；请假逾期未归者，事后，应主动向馆领导说明原因，补办事假延期手续；请病假，须凭医院的病休证明。五、旷工一天，扣工资50元（从当月的工资中扣除）；旷工连续超过10天以上（含10天），累计15天以上（含15天）的，取消年终评先和奖金。六、对事假、病休假超过规定时间的处理，应遵照上级的规定执行。财务管理制度一、为进一步理顺和加强财务管理，严格执行会计法，遵守财经纪律，增收节支，合理开支，使财务管理工作正规化、规范化、科学化，更

26、好地为经济建设服务，特制定本制度。二、各项财务收费、一定要按政策办事。既要做到广辟财源，用足用活政策，又要杜绝乱收费的现象。三、各项财务支出，必须严格审批程序，坚决执行一支笔签字制度。凡是无馆长签字的单据，财务人员有权不予受理。四、任何人都不准借用公款，如有特殊情况也得报经馆长同意后，方可借支，但数额最多不能超过本人月工资的一倍，而且借用时间最长不得超过三个月。五、工作人员出差费用借支，必须凭会议或电话通知，先填借款单，报馆长签字后，方可借支。出差回单位后五天之内将财务结清。出差费用的报销程序，首先将填好的单据及原始凭据，送会计审核签字，再送馆长审批后，最后由出纳办理报销业务。六、添置档案装具

27、、硬件设置、大件办公用品，应报政府采购中心，按相关要求及程序办理。七、医疗费报销，凡享受公费医疗人员，依据医疗改革后颁布的文件精神及湖南省张家界市城镇职工基本医疗保险手册中有关条款执行。八、若因工作疏忽，给单位造成经济损失，由财务经办人员个人负责。厉行节约财务管理制度一、严格实行民主理财。成立民主理财小组和财务监督小组。民主理财小组由馆长、出纳组成；财务监督小组由副馆长和工会小组负责人组成。民主理财小组应按照局党组的要求管好财务；监督小组应定期对单位财务收支情况进行监督检查，定期向干部职工公布财务收支情况。二、差旅费管理。报销差旅费须出具馆长同意的会议通知或请示文件，与报销票据一同作为差旅费报

28、销的依据。住宿、出差补助按市财政局的有关规定执行，超标准部分由个人自行承担。三、接待费用管理。接待标准，按重要客人的宴请600元/桌、一般客人500元/桌（含酒水）执行；接待费用的报销，经办人凭领导的批示件和开支票据报领导审批后，再到财务室报账；公务接待应在定点的酒店、餐馆进行；接待用香烟、水果须征得领导同意。四、车辆使用和运行管理。车辆使用原则上只能是本馆公务用车，如局里用车或个人私用应向馆领导汇报请示并告知去向。司机应谨慎驾驶、维护保养好车辆。五、加强节能减耗。严格执行办公室空调温度控制标准，夏季室内空调温度设置不得低于26摄氏度，冬季空调温度设置不得高于20摄氏度；加强水电的日常管理，工

29、作人员下班或较长时间离开办公室，要随手关灯、关电脑；厕所的水电应随用随关。六、严格控制打印费用。文件、卷内目录等的拟写、修改由工作人员在电脑上进行，审定无误后方可开机打印，确保不浪费。综治工作奖惩制度为进一步加强市城建档案馆内部管理及社会稳定工作，确保各项工作顺利进行，争创社会治安综合治理先进单位。经研究，每年解决综治工作经费5000元。一、奖励1、被评为年度先进单位的年终奖励综治领导小组组长、常务副组长、专干各200元。2、有下列行为之一的给予奖励见义勇为为国家和集体挽回经济损失帮教工作卓有成效评为先进个人的参加市、区综合活动取得前三名的被评为“五好家庭”“模范夫妻”的综治工作信息宣传、报道

30、及时的二、处罚1、当年受到违法违纪使我馆社会治安综合治理受到一票否决的，通报批评，取消当年奖金，并给予相关责任人纪律处分。2、当年受到违法违纪使我馆社会治安综合治理受到黄牌警告的，当年不评先、不评优。3、综治专干对单位事故隐患不采取措施不报告，造成严重后果的要予以追究责任。首问负责制度为提高工作效率，保证服务质量，给来访者提供满意的咨询服务，特制定社会服务首问负责制。一、来访者首先询问的本单位工作人员为首问责任人。二、对到馆有关科室办理手续的，首先被问询的工作人员必须负责解答来访者提出的问题。三、凡属于自身工作职责的要按章办理；属其他岗位职责的，要热心介绍相关人员办理；属于外单位职责的要耐心解

31、释，指明去向。四、对来访人员要以诚相待，热情周到，使办事者高兴而来，满意而归。车辆管理制度为规范城建档案馆车辆管理，保障安全，提高效率，降低消耗，确保本单位工作正常运转，特制定本制度。一、司机职业道德1、服从管理，听从指挥，爱岗敬业，服务热情，安全正点。2、严格遵守交通规则和驾驶规程，高度树立“安全第一”的思想。3、认真钻研业务，提高驾驶及维修水平。4、严格执行馆里的各项规章制度，不利用工作之便开车为自己或他人为私事。二、车辆管理1、市城建档案馆的公务车辆，由本馆办公室统一管理和调度。2、车辆使用。首先坚持重要公务和领导公务用车优先的原则。其他同志外出办公事，因特殊、紧急情况确需派车的，在满足馆领导工作用车的情况下，经馆办公室批准后方可用车。3、馆领导和职工一律不准用公款和单位车辆学习驾驶技术；不准以任何理由擅自驾驶公车。4、单位公车一般不外借使用，特殊情况需经馆领导成