行政公文行文规范及管理制度.docx

1、行政公文行文规范及管理制度 起草/修订人： TAD AD公人员管理类 HR HRT财务管理类 T FAFA营销管理类 司 SATSA 运营管理类 TOP OP信息管理类 IT TIT级流程管理类 SOPSOPT 部门级 部门管理类 T代表文件序号，用2位阿拉伯数码表示； 1. 代表表格序号，用2位阿拉伯数码表示；2. 代表文件版本号，用罗马数码表示； 注3.备 标行文基础 新增； 修改，原文件号 ； 其他， 人拟稿部拟稿门 拟稿原因 部门主管签字： 年 月 日 会审意见 部门主管签字： 年 月 日 标 词主题 人稿稿部门 拟拟 主送 送抄 缓级 间发文时 数 份级密 人人核 核对复会签： 签发

2、 件文件附发文日期 起草/修订日期： 年 月 日 人审稿： 部门名称 规范代字 年 月 审核日期： 日 部门名称 规范代字 人批 准 ： 办公办公室 财务 财务部 级别 涉及范围 文件编码行政管理类 题 题 发文号 标题年 月 日 生效日期：批准/ 人力 人力资源部 运营 运营服务部 文件中附表编码 部门/人员 签收人公文行文管理制度 第一章 总则 . 2 第二章 公文种类 . 2 第三章 公文格式 . 3 第四章 各类公文编制格式要求 . 4 第四章 行文规则 . 11 第五章 发文办理 . 12 第六章 收文办理 . 14 第七章 公文归档 . 15 第八章 公文管理 . 15 第九章 附

3、则 . 16 附件 文件会签表 . 17 发文审批表 . 18 文件签收表 . 19 收文处理表 . 20 1 2. . 文件销毁申请表第一章 总则 第一条 为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照国家行政机关公文格式及国家行政机关公文处理办法，同时结合公司实际情况，制定本制度。 第二条 公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范管理和进行开展工作的重要工具 第三条 本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则

4、，做到及时、准确、安全。严格执行各项规定，确保公司秘密安全。 第五条 公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。 各部门（含分公司，以下同）的负责人应当高度重视文件处理工作，模第六条 范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。 第七条 本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件”）及各部门制发的公文（以下简称“部门文件”）。 第二章 公文种类 第八条 本公司公文内容性质可分为以下10种类型： 一、 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。 二、 通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相

5、隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 三、 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 四、 议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。 五、 报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。 六、 请示：适用于向上级部门请求指示、批准。 七、 批复：适用于答复下级部门的请示事项。 见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。意 八、九、 函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 十、 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第九条 根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行

6、文。 一、 上行文：上行文指下级部门向公司行文，或是公司向有业务指导关系的上级部门行文。如报告、请示等。 二、 下行文：下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。如决定、通知、通报、批复、意见等。 三、 平行文：平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函等。通知、会议纪要有时也可作为平行文。 第三章 公文格式 第十条 公文用纸主要技术指标 2的胶版印刷纸或复印纸。 文用纸一般使用的纸张定量为70g/m一、 公2的胶版印刷纸或复印纸，仅用于公司对外的文件。 80g/m二、 第十一条 公文用纸幅面及排版装订要求 一、 公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为

7、210mm297mm。 二、 未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。 三、 排版规格与要求 （一） 未作特殊说明文件，正文用4号或小4号字，中文用宋体，西文用Times New Roman。 （二） 排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。 四、 装订要求 文件应左侧装订，不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。 第十二条 公文中所含要素 本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首页红色反线（宽度156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素

8、统称 版记。第十三条 公文中的表格 文件如需附表，对横排A4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 文件如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。 第四章 各类公文编制格式要求 第十四条 公司上行文（如附件6） 一、 首页上边距为8cm。后续页，纵页页面设置页边距上28mm，下25mm，左28mm，右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。 二、 眉首 1. 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用小4号黑体字（西文用Arial），顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1

9、字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用小4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级及保密期限之间用“”隔开。 2. 紧急程度 如需标识紧急程度，用小4号黑体字（西文用Arial），顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 3. 公司标识 由公司全称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。使用红色小初号华文中宋体字。 4. 发文字号 发文字号由公司代字-“公司名称”、年份和序号组成。公司标识下空1行，用小4号宋体字（西文用Times New Roman），居中排布；年份、

10、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条长度156mm的红色反线。 5. 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居Times （西文用号宋体字4用小“签发人”字；1签发人姓名居右空字，1左空New Roman）后标全角冒号，冒号后用小4号楷体字（西文用Arial）标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上。 三、

11、 主体 （一） 公文标题：在红色反线下空2行。用小1号或2号黑体字（西文用Arial），可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （二） 主送部门：标题下空1行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使文件首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 （三） 文件正文 主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中结构层次序数如下： 1. 第一层为“一、”，左顶格，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐。 2. 第二层为“（一）”，左

12、空1字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐。 3. 第三层为“1.”，左空2字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”，回行正文对齐。 4. 第四层为“（1）”，左空2字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐。 5. 用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、第二条、第三条的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。 6. 若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用Arial），居中排布，1.25倍行距，段前、后间距12磅。 （四） 附件 文件如有附件，在正文下空1行左空2字用与正文相同字号标识“附件”，后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。

13、附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1. ”），数字后加半角“.”，后加附件名称，回行正文对齐，上下附件序号对齐。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时使用阿拉伯数码标识序号，不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件及1就在附件左上角第装订，序号。 （五） 成文时间 落款处（一般为正文下空34行）只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应端正、居中下压成文时间，印章用红色。 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”（不得用英文大写字母“O”代替）。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章（或

14、签字）位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章（或签字）与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 （六） 文件生效标识 未作特殊说明，公司文件加盖公司印章视为公文生效，成文时间即为生效时间。 （七） 附注 文件如有附注，用与正文相同字号的宋体字，居左空2字加全角圆括号标识在成文时间下空1行。 四、 版记（如附件8） （一） 主题词 “主题词”用5号黑体字（西文用Arial），左空1字标识，后标全角冒号；词目用5号宋体字（西文用Times New Roman）；词目之间空1字。 （二） 抄送 文件如有抄送，在主题词下1行；左空1字用5号字黑体（西文用Arial）标识“抄

15、送”，后标全角冒号；抄送部门名称用5号宋体字（西文用Times New Roman），部门名称间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门标句号。如主送部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。 （三） 印发部门、印发时间 印发部门及印发时间位于抄送部门之下（无抄送部门在主题词之下）占1行位置；用5号宋体字（西文用Times New Roman）。印发部门左空1字，印发时间右空1字。 印发时间以文件付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 印发部门、印发时间仅限公司文件使用。 （四） 印发份数 印发份数位于置于文件最后一页最后一行，右空1字，5号宋体字（西份，1。用阿拉伯数码标识共印

16、制份数。如只印制）RomanNew Times 文用可不用标识印发份数。 （五） 版记中的反线 除印发份数外，版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。 （六） 版记的位置 版记应置于文件最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 第十五条 公司下行文（如附件7） 一、 纵页页面设置页边距上25mm，下25mm，左28mm，右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。 二、 眉首 1. 公司标识 由公司全称后加“文件”组成。使用红色小初号华文中宋体字。 2. 发文字号 发文字号由公司代字-“公司名称”、年份和序号组成。公司标识下空1行，用小4号字，居中排布；年份、序号

17、用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 公司上行文与下行文统一编号。 发文字号之下4mm处印一条长度156mm的红色反线。 三、 公司下行文中其他各要素的标识方法公司上行文相同。 第十六条 部门文件（如附件9） 一、 纵页页面设置页边距上45mm，下20mm，左28mm，右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。 二、 眉首 1. 公司标识： 由公司Logo及公司全称组成，使用CIS中的标准颜色及字体。上边缘距在页面下20mm。 2. 发文字号 发文字号由部门中文代字、年份和序号组成。用小5号黑体字（西

18、文用Times New Roman），顶格标识在版心右上角空1行。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用全角方括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。 部门文件不分上行文、下行文，按行文次序统一编排文件号。 发文字号无红色反线。3. 公司各部门规范代字 VIP 医务 VIP服务部 医疗事务部 三、主体 公文标题：（一） ，可分一行）号或发文字号下空2行。用小12号黑体字（西文用Arial 或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 成文时间（二） 字署发文部门右空641. 单一部门制发的公文在落款处（一般为正文下空行） 的全称及成文时间。成文时间在发文

19、部门的名称下一行。行起在主办行，1其他部门名称从第2 2.联合行文时，主办部门名称在置于第部门名称之下按顺序依次顺排。成文时间在最后一个发文部门的名称下一 行。 3.特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章（或签字）位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章（或签字）与正文同处一面，不得采 取标识“此页无正文”的方法解决。 （三）文件生效标识未作特殊说明，部门文件由部门主管在部门名称后签字视为公文生效， 成文时间即为生效时间。 部门文件主体中其他各要素的标识方法公司上行文相同（四） 记（如附件8）版四、 （一）印发时间 部门文件中不需标识印发时间。 （二）部门文件版记中其他各要

20、素的标识方法公司上行文相同 第十七条10会议纪要格式（如附件）会议纪要一般由会议组织部门编写，发至各位与会人员，根据会议纪要精神，执行纪要中所诉工作。 一、 会议纪要格式（如附件9） 会议纪要一般由会议组织部门编写，发至各位与会人员，根绝会议纪要精神，执行纪要中所诉工作。 （一） 眉首 公司全名Logo上边缘距上页边的距离为20mm。 （二） 主体 1. 标题 标题指定为“会议纪要”。Logo下1行，用小2号黑体字（西文用Arial）。 2. 正文 会议纪要正文由纪要编号、会议情况简述、会议内容3部分组成。 （1）纪要编号 除公司总裁办公会及经理例会外，纪要编号由会议组织部门中文代字后加“纪”

21、字、年份和序号组成。公司总裁办公会纪要编号为“总办纪”加年份和序号组成，经理例会纪要编号为“经理纪”加年份和序号组成。用小5号黑体字（西文用Times New Roman），居中在标题下1行。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用全角方括号“”括入；序号为3位数字，不足3位前面以“0”补齐，不加“第”字。 （2）会议情况简述 会议情况简述旨在记载会议召开时间、地点、主持人、出席人、会议主题等情况，以表格形式在纪要编号下1行。 （3）会议内容 会议内容在会议情况简述下1行，用小4号字，中文用宋体，西文用Times New Roman。 （三） 正文中结构层次序数 1. 第一层为“一、”，左

22、顶格，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐，1.25倍行距，段前间距0.5行，段后间距0磅。用小4号黑体字（西文用Arial） 2. 第三层为“（一）”，左空0.5字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。 3. 第四层为“1.”，左空2.5字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”后空1字，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。 4. 第五层为“（1）”，左空3.5字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号 磅。0倍行距，段前、后间距1.25后不加标点，回行正文对齐，第十八条 管理文件格式（如附件11） 管理文件指对全公司的管理和动态的

23、工作流程进行规定和描述的指导性文件。 一、 管理文件系统实行分类和编码管理，编码方式如下： 代表文件涉及范围的类别号，与公司级文件相同。 4. 代表部门规范代字。 5.公文行文管理制度 AD01 例范 发文审批表 01T02AD 二、 管理文件设置版本号用罗马数码表示。首次制订的版本号为；修订后，版本号逐次递增。 三、 管理文件编制格式要求如下： （一） 采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。 （二） 纵页页面设置页边距上45mm，下25mm，左28mm，右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。 （三） 页眉中包含公司标志、文

24、件编码、版本号、适用范围、页码等信息，使用小5号字，中文用楷体，西文用Arial。 （四） 第一页标题前包含起草人、审稿人、签批人、开始实施日期等信息，使用5号字，中文用楷体，西文用Arial。 （五） 标题用小2号黑体字（西文用Arial），可分一行或多行居中排布，1.25倍行 磅。12距，段前、后间距（六） 若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用Arial），居中排布，1.25倍行距，段前、后间距12磅。 （七） 正文用小4号字，中文用宋体，西文用Times New Roman。 （八） 正文中结构层次序数 1. 第一层为“第一条”，左顶格，后空1字，回行正文对齐，1.25倍行距，段前

25、间距6磅，段后间距0磅。本层序号全文连续编制，不因设章节而中断。 2. 第二层为“一、”，左空0.5字，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。 3. 第三层为“（一）”，左空0.5字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。 4. 第四层为“1.”，左空2.5字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”后空1字，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。 5. 第五层为“（1）”，左空3.5字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。 6. 第六层为“A、

26、”，左空3.5字，英文字母“A”后加全角顿号，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。 （九） 文中使用的标点符号全部为全角符号。 （十） 文件中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，使用阿拉伯数字。 （十一） 管理制度中附表标题用小2号黑体字（西文用Arial），居中排布；表中文字垂直居中分散对齐，标题内容用4号或小4号黑体字（西文用Times New Roman），填写内容用4号或小4号宋体字（西文用Times New Roman）。可根据表格内容适当调节字号大小。（如附件12） 第四章 行文规则 第十九条 行

27、文应当确有必要，注重效用。 第二十条 根据公司颁布的组织隶属关系和职权范围，确定行文关系。不得越级或交叉请示和报告。 第二十一条 各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向不受本部门领导的下一级部门正式行文。 部门不得以部门或公司名义对公司以外其他单位正式行文！ 第二十二条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经公司审批的事项，经公司同意也可以由部门行文，文中应当注明经公司同意。 第二十三条 属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 第二十四条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有权纠正或撤销