档案馆馆藏资源建设.docx

1、档案馆馆藏资源建设档案馆馆藏资源建设档案馆的馆藏是一定地区政治、经济、科学、文化发展水平的综合反映。为了满足社会各方面的利用需求,应建设数量充足、结构合理、内容丰富、门类齐全、形式多样的馆藏资源体系。此外,不同地区的档案馆应着重建设具有各自的地域特征、民族特征和时代特色的馆藏,突出馆藏特色。因此,各个档案馆须根据各自的职责范围,通过各种途径,积极主动、广泛及时地收集档案,并通过鉴定和整理,建立科学合理的馆藏资源体系。 1、馆藏资源建设的原则 一、来源原则来源原则是建立馆藏体系的基本原则。运用来源原则,以全宗为单位组织馆藏,将同一全宗的档案集中收藏,不同全宗的档案不相混淆。全宗和全宗之间界限分明

2、,排列合理,保持档案之间的有机联系。 二、特色原则我国档案馆类型有：国家综合档案馆、国家专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、事业单位档案馆。我国已有各级各类档案馆3816个,其中国家综合档案馆3046个,国家专门档案馆225个,部门档案馆142个,企业档案馆304个,文化事业单位档案馆40个,科技事业单位档案馆59个。由于功能和服务对象的不同,上述各种类型档案馆在收集档案时自然而然进行了分工,具有特定的功能,并形成了不同于其他档案馆的馆藏特色。馆藏特色应反映地方特色、专业特色、民族特色和时代特色等。档案馆在收集和鉴选档案时,应有意识地建设特色馆藏,使这一部分馆藏在数量和质量上达到较高水平,成为

3、本馆特藏,具有权威性和社会影响力。特藏一般汇集了某个档案馆最珍贵、最具有特色的档案,具有重要的社会历史和文化价值,因此,特藏档案的珍贵性和独特性往往决定了一个档案馆的社会影响力的大小,特藏档案是档案馆进行社会宣传的重要内容。此外,特藏室(库)的建设还是抢救性保护珍贵档案的有效措施,是对国家档案馆档案分级管理的有益尝试。当前,特藏室(库)建设越来越受到各级档案馆的关注。我国的3个中央级档案馆中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、国家档案馆都建立了特藏室(库),广东、四川、江苏、山东、湖北等省级档案馆也都建立了特藏档案室(库)。 三、效益原则馆藏资源建设必须要关注所投入的成本和发挥的效益。在决定

4、一份档案是否纳入馆藏时,不仅要看它本身是否有保存价值,还要看日后利用这份档案所发挥的社会效益和经济效益,能否超过保存它所付出的成本。效益原则是在馆藏数量急剧增长的情况下提出来的,它要求在有限的人力、物力和财力条件下,着重保管相对重要的档案材料,为它们提供更好的保管条件和更安全的保管措施。 四、优化原则优化原则与效益原则一样,也是在档案数量大量增长的情况下提出的。效益原则强调用较低的成本获得最大的效益,而优化原则重在馆藏的质量要求,要求在鉴选档案时严格把关,以最小的档案包容最多的信息,以维持馆藏的精炼,防止无多大价值的档案混入馆内。 五、开放原则由于社会的进步,档案工作的发展,档案的形成环境及其

5、内容形式是不断变化的,社会利用档案的需求也在不断变化,由此要求档案馆馆藏体系是开放性的,随着外在环境的变化而变化。在收集、鉴选和管理档案的过程中应考虑将来发展的需要,使馆藏体系具有一定的包容性、适应性和动态性,随时依社会需要调整自身的结构,以达到最佳的社会效益和经济效益。 六、亲民原则所谓亲民,是指公共档案馆馆藏档案的成分和内容应贴近社会,反映一般公民的生活,满足一般公民的各种需要,而不仅限于为政府机关和部门提供服务。亲民原则要求建立关系人民群众切身利益的民生档案,民生档案是社会管理活动的历史记录,是维护群众权益的原始凭证,是人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的集中体现。民生

6、档案覆盖范围非常广泛,包括婚姻、土地承包、山林、房产、移民、知青、学籍、公证、破产企业职工等领域。建设民生档案是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节,是维护社会和谐的重要手段。国家档案局档案事业发展“十一五”规划规定,国家综合档案馆应加大档案资源建设力度,根据法定职责,结合历史和现实需要合理确定档案收集范围,加大各类关系人民群众切身利益、有参考和凭证价值的档案材料的收集力度,有重点、有计划地征集散失在国内外的珍贵档案,进一步丰富和优化馆藏,使保存的档案资源适合社会各方面的利用需求。 2、馆藏体系的基本要求 一、数量充足、门类齐全应尽可能地丰富馆藏,通过各种途径将属于本馆收藏范围的档案

7、收集齐全。(1)按照档案的内容,既要收集反映党政机关活动的文书档案,又要收集科技档案等各种专门档案;既要收集反映政治活动内容的档案,又要收集反映经济建设、科学文化等各方面活动内容的档案。(2)按照档案的性质,既要收集公共档案,又要收集私人档案,包括个人、家族乃至私人企业、社会团体等在其自身的社会活动中形成的各种记录,如信件、日记、未出版的各种手稿、家谱、照片、录像材料等。这些散碎的“民间”记忆虽然没有官方档案那样系统,但却反映了历史的某些侧面和细节。而这些材料,正是综合档案馆的馆藏体系中所缺乏的。(3)按照档案形成者主体,既要收集反映党政机关活动的党务和公务档案,又要收集关系一般公民的社会生活

8、、维护其基本权利和利益的档案,即民生档案,包括社会保障、养老保险、工资待遇等方面的档案。(4)按照档案形成者的级别,既要收集有关领导机关在工作活动中形成的档案,又要收集下级机关及有代表性的基层单位的档案。(5)按照档案的类型,既要收集手稿、信件、照片、笔记等第一手材料,又要收集传记、方志、回忆录、考证资料、有关书报杂志等第二手材料,以弥补档案材料不全和档案内容记载不详的缺陷。(6)按照档案载体类型,既要收集纸质档案,又要收集新型档案。所谓新型档案是一个综合概念,指的是除传统的纸质载体以外的各种制成材料的档案,包括照片档案、影片档案、录音磁带档案、缩微胶片档案、计算机磁带、磁盘和光盘档案等。(7

9、)按照档案的形成时间,既要收集现代、当代档案,又要大力收集和征集历史档案。 二、结构合理、富有特色任何档案馆所保存的只是国家全部档案资源的一部分,它不可能也不需要收集一切档案,满足所有利用者的需要。因此,不同层次和级别的档案馆,在收藏档案时应有所侧重,分工明确,注意形成和保持本地区、本系统或本专业的特色。根据档案的数量和成分以及服务对象的需要,将馆藏各种门类的档案按一定比例组成为一个整体,形成合理的馆藏结构。例如,地方综合性档案馆除了全面收藏反映本地区政治、经济、科学、文化、宗教、民族等方面历史面貌的档案外,应重点建设具有地方特色的反映本地疆域沿革、地貌物产、重大历史事件和著名人物、名胜古迹以

10、及风土人情的馆藏。而国家专门档案馆和部门档案馆则应根据国家有关规定,以及各专业系统和部门的要求,收集本系统、本部门内部的专门档案,体现馆藏的专业特色。再如地方名人档案全宗,不同级别的综合性档案馆应在自己的馆藏地域范围内建立不同层次和级别的名人档案全宗。 三、完整精炼,质量优化要求达到馆藏数量与质量的统一。所谓完整,就是使馆藏档案在时间与空间上反映一个地区、一个系统或一个专业、一个部门乃至整个社会的完整的历史面貌,全面收集中华人民共和国成立前后的各个历史时期的档案,并保持本馆收集范围内各个进馆单位档案的完整,即全宗和全宗群的完整。所谓精炼,是指馆藏档案的质量而言,即对进馆档案进行优选,选择具有较

11、大价值的档案进馆,以免价值较低的档案进入馆内,影响真正有价值档案的充分利用。馆藏档案质量,从宏观上指的是馆藏体系的整体质量,即内容的丰富性、门类的多样性、结构的合理性、满足社会需求的广泛性。从微观上具体到每一份档案的质量,表现为内在质量和外在质量两个方面。内在质量指档案内容的完备程度、准确程度及其包含信息量的多少。外在质量指案卷的整理加工质量及其载体质量等,如案卷格式、归档文件格式是否标准、项目是否齐全、装订是否符合要求以及载体的耐久性如何等。馆藏质量的好坏直接关系到馆藏档案信息的可利用程度及其满足社会需求的程度,必须进行控制和优化。 3、馆藏体系的优化优化是科学研究、工程技术和经济管理等领域

12、的重要研究工具。它所研究的问题是讨论在众多的方案中寻找最优方案。例如,工程设计中怎样选择设计参数,使设计方案既满足设计要求又能降低成本;资源分配中,怎样分配有限资源,使分配方案既能满足各方面的基本要求,又能获得好的经济效益;在人类活动的各个领域中,诸如此类,不胜枚举。优化为这些问题的解决,提供理论基础和求解方法,它是一门应用广泛、实用性很强的科学。馆藏体系的优化,是指用最低限度的馆藏量贮存最大限度的档案信息。馆藏档案的优化可分阶段进行层层筛选和控制。一是超前控制,即在档案形成、归档过程中加以控制,只能将符合归档条件和要求的文件归档;反之,则不能归档,使馆藏来源优化。二是入口控制,即在档案进馆时

13、进行控制,把好入口关,将价值不大的档案拒之门外。三是滞后控制,即在档案进馆后进行定期筛选,及时剔除失去保存价值的档案。馆藏体系的优化可以从下面五个方面着手： 一、树立优化观念,完善有关法规长期以来,国家档案行政管理机构针对我国档案馆馆藏贫乏的现状,强调丰富馆藏,为发展档案馆事业奠定了牢固的物质基础。据统计,我国档案馆馆藏量的年递增率在10%以上。 我国档案馆馆藏纸质档案现有158382692卷、22424316件,录音、录像、影片档案683147盘,照片档案11238183张,底图75684030张,磁带180467盘、磁盘38931张、光盘17611张,缩微平片2632449张、开窗卡673

14、3831张、卷片3666301米,资料35451637册。但是,在丰富馆藏的同时,进馆档案的质量却往往被忽视。不少人把丰富馆藏单纯地理解为馆藏数量的增加,忽视了馆藏质量的提高。在工作中,主要以档案数量的多少去衡量一个档案馆的地位高低和工作优劣。另外,档案法规中的某些规定,加剧了这种观念上的偏差。如1985年颁布的地方各级档案馆人员编制标准明确规定：“编制人数应随馆藏档案(包括具有档案价值的资料)数量的增减而相应增减”,即档案数量决定了档案馆的人员编制。地方财政划拨档案馆经费,也是以档案数量为主要依据。在西方发达国家,档案进馆率只有2%15%(进馆档案只占形成文件的2%15%),而在我国这个比例

15、高达40%50%。过分追求馆藏档案数量的高速增长,使得不少档案馆已经面临馆藏膨胀的压力,影响了档案效益的发挥。因此,各馆在馆藏大幅度增长到一定的规模后,应着眼于优化馆藏质量,正确处理好馆藏数量与质量的关系,使馆藏建设从片面追求数量转变为两者兼顾。与此同时,相应的法规应有所修改和完善,避免对实际工作的误导。 二、控制进馆档案的数量各馆接收范围内的全宗,由于立档单位的职能不同、地位各异,其档案的价值也有差别。由于档案馆接收范围的扩大,不少综合性档案馆除了接收本级主管部门等一级单位的档案外,还接收二级、三级单位的档案。某些县级档案馆急于增加馆藏量,将一般工厂、普通中小学形成的档案也接收进馆,致使馆藏

16、档案臃肿庞杂。另外,国家关于省辖市(州、盟)和县级档案馆接收长期保存的档案的规定,也是馆藏档案庞杂的重要原因。这一部分长期保管的档案在档案馆产生的效益实际上很有限,将它们接收进馆大大加重了档案馆的负担。档案馆对接收范围内的全宗,应逐个分析和论证,评估档案的现实价值和潜在价值。一般来说,一级单位形成的全宗,只要是反映该单位主要职能活动的具有永久保存价值的档案应全部接收进馆,这是综合性档案馆馆藏的主体。二、三级单位形成的全宗,只精选少数具有代表性的、典型的全宗中有重大影响或重要凭证作用的档案进馆。对于一些具有地方、民族、时代、专业特色的档案,应适当扩大其接收范围。总之,接收档案进馆时应打破单个全宗

17、“小而全”的思想,从全面反映和维护本地区、本系统、本专业历史面貌出发,对进馆档案进行严格筛选,使馆藏既丰富又精炼。 三、确定馆藏档案的合理结构比例馆藏体系是档案按一定的比例、顺序和层次组合成的一个有机整体。馆藏体系的优化要求馆藏的各个组成部分合理搭配,排列有序,具体要求如下：(一)馆藏档案门类和载体多样,比例适当长期以来,我国综合性档案馆的馆藏成分的状况是：以文书档案为主,科技档案等专门档案所占比重偏小;以反映国家党政机关的活动为主,而反映一般公民社会生活的档案太少。随着科技的发展和社会的进步,以及公共档案馆的建设和开放利用力度的加大,馆藏档案门类和载体必然向多样化的方向发展。(1)科技档案占

18、馆藏档案比重将逐步增大。科技档案作为人类科技活动的记录,对于反映和促进社会科技和经济的发展具有举足轻重的作用。(2)历史档案反映了各个时期社会历史的面貌,是档案馆大力收集和征集的对象。(3)民生档案将是公共档案馆馆藏建设的重点。民生档案是反映一般公民的社会生活,维护其基本权利和利益的各类档案材料,包括社会保障、养老保险、工资福利等档案材料。(4)新型档案数量占馆藏总量的比例将逐渐增加。照片档案、影片档案、录音磁带档案、缩微胶片档案、计算机磁带、磁盘和光盘档案等各种新型档案将随着档案工作现代化的发展逐渐增加。其中,占据主体的是电子文件。在数字时代,随着无纸化办公的普及,电子文件已经对纸质档案的传

19、统地位构成了挑战,其普及程度仅次于纸张甚至在某些环节已经取代了纸张,成为与纸质档案并存的最重要的一种新型档案。(二)入藏资料与馆藏档案比例协调在馆藏建设中,应当明确以档案为主,资料为辅的思想,资料在档案馆馆藏中应始终处于补充的地位,其比例大体以28为宜,即资料应控制在馆藏总量的20%左右。在补充资料时,应注意如下几点：(1)关联性：资料在内容和形式上与档案有关。(2)互补性：入藏资料必须对档案有补充、替代或说明作用。(3)原生性：各单位编印出版的档案汇编、史志、年鉴以及反映某一事件或工作活动的资料实际上是由档案转化来的,这一部分与档案有“血缘”关系的资料,应是收藏的重点。(三)馆藏档案层次分明

20、按进馆全宗所属立档单位的级别,分为若干层次。第一层次是本级党政机关、团体等一级单位的档案,这一部分档案在馆藏中占主导地位;第二层次是各主管机关所属的分管某一方面或专门业务的单位的档案,这一部分档案只能有选择收藏,在馆藏档案中所占比重较之前者要小得多;第三层次是基层单位形成的档案,只能精选极少数有代表性的重要档案进馆,具有抽样保存的性质。 四、清除馆藏档案的过量重复馆藏档案的重复是难免的,适当的重复也是必要的,但过量重复,则会造成馆藏臃肿庞杂,浪费人力、物力和财力,给档案的检索和利用带来困难。因此,应消除不必要的重复。馆藏档案的重复有三种形式：(1)形式上的重复,即同一全宗内或同一馆内档案有重份

21、文件。这主要是由于立档单位归档范围过宽,各部门之间缺少协调造成的,特别是上级机关普发性文件材料,若下属各单位不加分工地立卷归档,必然会造成同份文件大量重复进馆。这种情形的重复现象十分严重。(2)馆藏档案内容上的重复,即某份档案的内容基本上被其他档案包括了。主要是由于文件层层转发,或用叙述、综合、资料汇总等加工形式加以转述,导致档案内容相互包含、重复。(3)同一份档案的不同稿本(正本、副本、草稿、定稿)所造成的重复。在我国,文件的定稿和正本一同立卷归档保存,特别重要的文件的各种稿本都要保存,由此所增加的馆藏量十分可观。这种情形的重复实际上也是档案信息内容的重复。消除馆藏重复的主要方法：1.对进馆

22、档案严格控制为了减少不必要的重复,档案馆在接收进馆档案前,应会同档案室做好进馆档案的审核工作。进馆档案原则上只要求反映立档单位的主要职能和基本历史面貌,不宜追求立档单位档案的小而全。各单位之间互相发送的文件材料,一般只接收发文单位的重要文件进馆,收文单位视为重要的文件可留在本单位保存而不必进馆。这样做从单个全宗看档案不够完整,但从整个档案馆看则达到了既完整又精炼的要求。2.选样保留法对进馆档案的严格审查和控制只是在一定程度上减少了馆藏全宗间的重份档案,要消除同类档案的重复,可采用“选样保留法”,即从某一类型档案中,选择一部分样品保存起来,作为该类型档案的代表。选样保留法主要适用于大量的基层单位

23、的档案和各行各业的专门档案、私人档案。这部分档案数量大、重复多、价值低,将其选样保存可用少量档案提供典型的、有代表性的信息,达到优化馆藏的目的。 五、及时剔除失去保存价值的档案目前我国档案馆所藏档案数量剧增,给档案馆的人力、物力和财力带来了很大的压力。在馆藏档案中有不少是价值不大或失去价值的档案,这一部分档案若不及时剔除,优化馆藏就会成为空谈。为了改变馆藏档案玉石不分的现状,档案馆应进行再鉴定工作,这种鉴定主要针对下面几种情况：(1)某些档案馆保存的档案,有些是未经鉴定就接收进馆了,特别是中华人民共和国成立初期接收的档案,由于新中国档案工作刚刚起步,经验不足,存在大量鱼目混珠的现象。(2)按照

24、国家的有关规定,短期档案是不该进馆的,但由于种种原因,很多档案馆接收了不少划为短期保管的档案,现在这部分档案基本超过了保管期限。此外,还有少数长期保管的档案也已到期,对这些期满档案须重新鉴定,对确实失去保存价值的予以剔除销毁,对需要继续保存的重新划定其保管期限。(3)随着时间的推移、历史的发展和实践的检验,有相当一部分档案的保存价值发生了变化。有些档案在当时历史条件下确定是有必要保存的,但时隔多年,随着工作重心的转移,就显得没有多少保存价值了。还有些档案原来定为定期保存的,随着形势的发展变化,有必要上升或降低其保管期限。(4)有不少档案馆为追求馆藏数量,在接收和征集档案工作中,把不少不应接收的

25、档案也接收进馆,对于历史档案更是来者不拒。有的甚至把原来准备销毁处理的档案,又重新整理上架,造成馆藏大量重复,质量低微,玉石不分,泥沙俱下。另外,还有一部分以前鉴定失误、划错保管期限的档案以及已决定销毁但由于种种原因没有及时销毁的大量档案,也须进行再鉴定工作。档案经再次鉴定后,除一部分要继续保存外,另有相当数量的档案要被剔除销毁,这使原来的档案整理体系发生变化,为了减少工作量,一般情况下,特别是对案卷数量多而剔除量较少的全宗而言,可以不变更档号,剔除档案的档号可以空缺。但对于档号空缺的情况应有说明,如在全宗卷作记载,在全宗介绍中予以说明,在案卷目录的备注栏内加以注销等。对于那些剔除量比较大的全宗,或是原来编目比较混乱的全宗,可以重新编制案卷目录,与此同时,可编制一份新旧档号对应表,使其他的检索工具仍能发挥作用。经过鉴定需要销毁的档案,应编制销毁清册,办理批准手续。按档案馆工作通则规定,档案馆要销毁档案,须经主管领导机关批准。销毁1949年中华人民共和国成立以前的档案,还须报国家档案局批准。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。销毁档案时,实行双人监销制度。档案销毁清册至少一式两份,登记准备销毁档案的标题、起止日期、号码、数量、档案馆(室)名称、全宗名称和编制日期,一份送有关领导审批,一份留在馆(室)内。为慎重起见,对准销档案可以搁置一段时间,观其后效,再最后决定是否执行销毁。