政府公文格式及公文字体字号标准及写作标准.docx

1、政府公文格式及公文字体字号标准及写作标准政府公文格式及公文字体字号标准公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体 紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同3号或4号黑体 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色一般为红 发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同3号或4号仿宋体 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体 作者的字

2、体：字体字号与正文相同3号或4号仿宋体 日期的字体：字体字号与正文相同3号或4号仿宋体 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体：常用3号或4号黑体 公文写作公文格式排版中的字体要求公文写作抄送机关的字体：与正文的字体字号相同常用3号或4号仿宋体或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同常用3号或4号仿宋体或小一号的文 主标题又称一级标题为二号宋体加粗 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。 以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。1、密级用三号黑体字2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字

3、3、文号用四号仿宋体字加黑4、签发人用三号楷体字5、标题用二号宋体字加黑6、大小标题号“一、二、三”用三号黑体；“一二三”用三号仿宋体字7、正文用三号仿宋体字每页19行，每行25个字8、批转转发、印发通知，通知正文用三号楷体字，被批转转发、印发文件用三号仿宋体字9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字10、印发传达范围用三号仿宋体字11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字12、抄送机关名称用四号仿宋体字13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字公文各要素和标识简单介绍。一、眉首部分 主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字

4、号、签发人等要素。 1公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新方法规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 3紧急程度。急件公文分为“特急”

5、、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 4发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称函件。发文机关标识应当使用发文机关全称或标准化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字

6、，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15mm。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。 5发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“政发199982号”，“政发”指发文机关代字，“ 1999 ”指年份，“ 82号”指发文序号。整个意思就是省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。 6签发人。上报的公文需标识签发人，平行排列于发文字号右侧

7、。发文字号居左空1字，签发人居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人。如有多个签发人，主办单位签发人置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。 二、主体部分 主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。 1公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定、省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知等。公文

8、标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要防止产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。 2主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或标准化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用标准的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全

9、角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。 3公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 4附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号。 5成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以

10、最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写“零”写为“O”。成文时间标识时，右边要空4字。 6发文机关印章。按照省实施国家行政机关公文处理方法细则试行“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文

11、时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新方法规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧方法只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。 7附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的和 。 三、版记部分 主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等

12、要素。 1主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。 2抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与

13、冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。 3印发机关和印发时间。位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 四、其他 1格式中的几个用线。 (1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。 2版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。 2用纸。公文用

14、纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm 297mm，纸张定量为60gm2 80gm2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85，PH值为 7.59.5。 3当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 4排版规格与印制装订要求。 1排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 2印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应到达色谱所标 BI100，红色油墨应到达色谱所标Y80M80。印品着墨实、均匀

15、，字面不花、不白、无断划。 3装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。 5页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。公文写作基础知识第一节 公文概述什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文是党组织、国家机关、企业、事

16、业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用等等。写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。根据国务院办公厅1993年11月发布的国家行政机关公文处理方法规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：命令(令)；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示； 10 批复； 1

17、1 函； 12 会议纪要。 根据中央中央办公厅1996年5月印发的中国共产党机关公文处理条例规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：决议；决定；指示；意见；通知；通报；公报；报告；请示； 10 批复； 11 条例； 12 规定； 13 函； 14 会议纪要。以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。公文的处理程序一般包括：收文；分办、批办；催办；拟稿；审核、签发；编号、印发；立卷归档；销毁。与写作有直接关系的是拟稿。二、公文的格式与要素HTKH*3/4公文具有规定的格

18、式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。公文的格式要素一般包括：一发文机关版头发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或标准化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：、由发文机关全称或标准化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。、由

19、发文机关全称或标准化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“浙江省人民政府通知”、“市教育委员会函”。、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。二公文份号 HT公文份号是同一公文印制假设干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。三秘密等级 HT公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据中华人民共和国保守国家秘密法及其实施细则、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”

20、之下。其具体标识为“”，“”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按年、年、年认定。四紧急程度紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。五发文字号 HT发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第号文件，发文字号为“国发1998号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。 六签发人签发人

21、与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。七标题公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。公文标题由发文机关名称、公文主题事由、文种三部分组成。例如，国务院关于

22、加强血吸虫病防治工作的决定，这里“国务院”是发文机关；“关于加强血吸虫病防治工作”是事由；“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。拟写公文标题时，应特别注意以下几点：、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的标准性文件进行清理，

23、应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的标准性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分标准性文件”，就显得既明确又简洁。、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如：国务院关于依靠科技振兴农业加强农业科技成果推广工作的决定八主送机关主送机关是发文机关要

24、求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。确定主送机关应注意：、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。、批复下级请示，只能主送原请示机关单位，对相关机关单位，用抄送。、普发公文，主送机关应写标准化统称，如省人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政

25、府直属各单位”。九正文正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。写法见后十附件附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。十一印章印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。 党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。十二成文

26、时间一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。十三附注 HT附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如发至省军级、发至县团级等。十四主题词 HT主题词是由对这一公文内容所述及的主题用标准的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便

27、，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。十五抄送机关民工抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。十六印发机关和时间印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定

28、，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格标准，同时还将新增一些格式构成要素。三、公文正文的写作方法草拟公文正文必须符合以下要求：(一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。(三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“年”不能写成“年”。(四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作

29、为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。(五)结构层次序数，依次为“一”、“一”、“”、“”。(六)公文中应使用国家法定计量单位。(七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。(八)用词准确、标准。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。(九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。公文正文的写法主要有两条： 第一、通过表达、说理说明目的。公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的或结论三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的或结论是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过表达，说理说明目的。具体来说：一向

30、上级机关写请示性的公文，一般先表达情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。二写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。三向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。四向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体方法，要求下级贯彻执行。五写复文对下级请示的公文的批复，一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。通过叙事、说理来说明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考

31、虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。第二、文字表达简明、确切、条理清楚。简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。 确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不无视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。条理清楚，是指公文的布