中小学校档案管理制度.docx

1、中小学校档案管理制度学校档案管理制度第一章 总则第一条为进一步加强全县学校档案管理，充分发挥档案在学校发展和教育教学改革中的积极作用，根据档案法档案法实施办法XX省实施办法（试行），结合全县学校档案工作实际，制定本办法。第二条本办法所称学校档案系指各级各类学校（含直属单位）在管理、教育、教学、科研、基本建设等一切办学实践活动中直接形成的对国家、社会、学校、师生员工具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一。各学校应当把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入教学整体考核评估指标体系，加强领导

2、和管理。第四条学校档案一般可分为文书档案、业务档案（教学档案、政教档案、团委档案）、科技档案（科研档案、基本建设档案、设备仪器档案）、会计档案、特种载体档案（照片档案、磁性载体档案、实物档案）等。第二章领导体制、机构和人员设置第五条学校档案工作由县教育局领导，并接受同级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。第六条各学校档案工作应由校长统一领导，并明确一位副校长分管，定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。第七条学校设立隶属于学校办公室的综合档案室，配备专职（兼职）档案管理人员，管理学校档案工作。综合档案室基本职责：(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

3、(二)制定学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；(三)接收(征集)、整理（按学校分工）、保管、鉴定、统计和利用学校的各类档案及有关资料；(四)编制检索工具，开展档案的查阅服务和利用工作，编研、出版档案参考资料，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，建立陈列展示场所，充分发挥档案的教育功能；(五)组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；(六)对学校各部门及所属单位履行档案工作监督指导职责，开展学校档案工作人员的业务培训；(七)列入国家档案馆接收范围的，应按照有关规定向国家档案馆移交档案。第八条学校各部门应配备兼职档案管理人员，负责本部门文件材料的收集、整理和归档等工作。学校档案工作人

4、员应忠于职守，遵守纪律，具备一定的档案业务知识。第九条学校档案工作人员应保持相对稳定，调动工作时做好档案交接。第三章档案管理第十条学校应当建立健全档案工作制度，将档案工作各项要求纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到应归档文件应收尽收，应归尽归。第十一条学校应实行文件材料形成部门归档制度。各部门专(兼)职档案人员将文件材料按规范要求整理后向学校综合档案室移交。移交时，应编制移交清册，办理移交手续。第十二条学校文件材料的归档要求：(一)归档文件材料应完整、准确、系统；(二)归档文件的制成材料和字迹材料应符合耐久性要求，档案卷皮、卷盒应为无酸制品。严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、

5、复写纸、热敏纸、色带打印等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施；(三)归档电子文件载体应采用一次写光盘、硬磁盘；(四)学校档案应运用计算机及档案管理软件系统进行管理，所用档案管理软件须符合GBT29194-2012电子文件管理系统通用功能要求及地方标准等其他相关要求。第十三条学校文件材料的归档范围：(一)文书档案：主要包括学校党委(党总支、党支部)、行政、工会等组织的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结；上级机关印发并需要本校贯彻执行的文件材料。(二)教学档案：主要包括教育教学管理、教学实践、教学研究、学籍等方面的文件材料。(三)政教和团委（少先队）档案：在德育教育和团组织（少先队

6、）建设活动等方面的文件材料。(四)科研档案：主要包括学校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。(五)基本建设档案：主要包括学校基本建设管理和项目建设过程中形成的文件材料。(六)设备仪器档案：主要包括购置的各种教学与办公设备仪器等的全套随机技术文件以及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。(七)会计档案：主要包括学校在财务管理和会计核算中形成的文件材料。(八)照片类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的照片。(九)磁性载体类：主要包括学校管理、业务等方面的重要活动、重要事件的录音录像等磁性载体材料。(十)实物类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的实物，包括各种证书

7、、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、牌匾、印信、书画作品等。第十四条学校文件材料按以下标准或要求进行整理：文书档案按照XX省实施办法（试行）执行；学籍档案按照XX省义务教育阶段学生学籍管理办法和XX省全日制普通高级中学学生学籍管理办法规定执行；科技档案(科研、基本建设、设备仪器)文件材料按照国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求(GBT 11822-2008)执行；教学档案可按照文书档案或科技档案整理方式整理；会计档案按照财政部79号令会计档案管理办法执行；照片档案按照照片档案管理规范(GBT118212002)或数码照片归档与管理规范(DAT502014)执行。第十五条学校文件材料的归档时间：(

8、一)文书档案在次年7月底前完成归档，重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档；(二)教学档案在学年结束年的7月底前完成归档；(三)学籍档案在学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案。学籍管理实行“籍随人走”，学校保留电子学籍档案。鼓励双套制归档，其中属于永久保管的，即时生成纸质或缩微等硬拷贝；(四)科研档案在科研课题鉴定通过后3个月内完成归档；(五)基本建设档案在项目竣工验收后3个月内完成归档；(六)设备仪器档案在设备仪器开箱验收后及时归档；(七)会计档案由会计机构在年度终了时整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学校综合档

9、案室统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案管理机构同意，学校会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。(八)声像、实物、电子等特殊载体档案，应及时整理归档。第十六条 学校综合档案室对保管期限已满的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案登记造册，形成报告报校长批准后，在指定地点由两人以上监销，监销人在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。第十七条学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，加强褪色、霉变和破损档案的抢救工作。对修复的档案应当及时数字化，并采用双套制保管。档案库房和查阅室建设要符合相关要求。定期检查库房及清点档案，

10、保证档案的齐全和安全。做好档案借阅登记工作。第十八条学校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。学校撤销的，其档案移交同级国家档案馆或同级教育行政管理部门综合档案室保管；学校合并的，其档案随之并入，单列全宗保管；学校分立的，其档案由其中一所学校保管，不得分散，相关其他学校可以查阅利用。第十九条学校应对散存在社会上反映本校并对学校有重要价值的档案进行征集，并鼓励个人以捐赠或代管的方式将档案移交学校综合档案室保存。学校对捐赠者应给予适当奖励。第四章档案的利用第二十条学校综合档案室所保管的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，经

11、学校分管副校长或校长同意后，方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及社会重大问题或个人隐私，须经学校校长批准。第二十一条学校综合档案室应完善档案借阅制度，积极为学校的各项工作提供档案服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。第二十二条学校应积极将档案信息化建设与学校信息化建设同步规划、同步实施，实现档案信息化管理，建立档案目录数据库和全文数据库，加强电子文件的归档管理与利用。第二十三条学校综合档案室应当采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极拓展档案利用形式，充分发挥档案的价值和作用。第五章条件保障第二十四条学校应当将档案工作所需经费列入学校年度预算，统筹解决。第二十五条学校应

12、为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，配置符合防火、防盗、防潮、防高温、防水、防紫外线、防尘、防污染、防有害生物等要求的设施设备，确保档案的完整与安全。第二十六条学校应为综合档案室配置计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码摄像机(或数码相机)等电子设备，以适应学校档案信息化管理的需要。第六章奖惩第二十七条学校应对在档案工作中做出突出贡献的部门或个人，依据机关档案等法律法规给予奖励。第二十八条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；(二)违反保密规定，擅自提

13、供、抄录、公布档案的；(三)涂改、伪造档案的；(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；(六)其他违反档案法律法规的行为。第七章附则第二十九条本办法适用于XX县区域范围内的中小学校，幼儿园及相关单位可参照执行。第三十条本办法自XXXX年X月X日起施行。附件：1.XX县中小学档案分类方案 2.XX省实施归档文件整理规则办法(试行)附件1XX县中小学档案分类方案为进一步加强全县中小学档案管理标准化、规范化建设，各校应对本校工作活动中形成的各种门类和载体档案进行集中统一管理。根据学校实际情况和档案工作实务（XX省档案局编）归档文件整理指南（梁正银主编）和XX

14、省实施办法（试行）等有关教材和文件要求，制定如下分类方案。一、档案分类方法门类分类法年度（学年）分类法机构（部门）分类法问题（内容）分类法二、档案分类表序号一级类目及代号二级类目三级类目（基本归档范围）归档时间1文书档案A党群、教育行政、组织人事、后勤管理、工会等次年7月底前2业务档案B教学档案B1教学业务、学籍管理、学生管理等学年结束年的7月底前政教（少先队）档案B2团委档案B33科技档案C基建类C1项目竣工验收后 3 个月内设备类C2验收后及时归档科研类C3论文、课题、研制产品次年7月底前（课题项目鉴定后及时归档）4会计档案D会计凭证D1年度终了时整理归档会计账簿D2财务报告D3其他D45

15、特征载体档案E照片档案E1及时整理归档磁性载体档案E2实物档案E3荣誉类、印章类、字画类、赠品类、产品类随时归档6专题档案F如教师个人档案、专题学习档案等7其他档案G三、档案归档范围和保管期限（一）文书档案序号归档范围保管期限1学校党政会议记录永久2学校各种名册（教职工、党员、工会会员、民主党派人员等）永久3学校发展规划、大事记、组织机构沿革、年度简介、年鉴、校史等永久4学校党支部换届选举的计划、通知、工作报告、议程、决议、讲话稿、选票、选举结果、请示、批复等材料永久5学校干部任免的批复、通知、报告等永久6党支部会议记录、纪要、工作计划、总结、重要工作报告、汇报等文件材料永久7民主生活会记录等

16、文件材料永久8党小组工作安排、计划、总结等文件材料10年9党员名册、党员、党组织统计年报表永久10表彰先进集体、个人的相关文件上级表彰的永久内部表彰的30年11对学校有关人员的处分材料受到警告以上处分的永久受到警告处分的30年12入党积极分子花名册10年13发展新党员，预备党员转正或取消，党员退党请示、报告、批复、通知单等文件材料，党组织关系介绍信存根永久14关于党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施30年15精神文明创建、党员教育活动中形成的文件材料30年16纪检监察工作的综合报告、调查材料永久17工会换届选举的议程、工作报告、选举结果、上级组织批复永久18教代会通知、议程、工作

17、报告、会议记录、形成的决议决定等材料永久19工会、妇女、退管工作计划、总结、制度、重要专项报告永久20工会会员名册、统计报表永久21工会会员福利和困难补助、休养等有关材料30年22工会其他一般活动材料10年23学校年度工作计划、总结和重要的工作报告永久24教育事业规划、计划，学年度事业统计材料永久25举行的全校性会议和活动或承办的重大活动的材料(通知、议程、开闭幕词、领导讲话稿、代表发言稿、决定、倡议书等)永久26学校领导代表本校在上级召开的会议上的发言、经验交流材料永久27学校向上级的报告、请示及批复重要的永久一般的30年28接受各类专项工作的调查、检查、普查、督导、评估材料重要的永久一般的

18、30年29全校性规章制度永久30关于出国或出境访问考察、培训学习、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年31邀请、聘请外籍人士的计划、批复、聘书和往来函件永久32接待外事来访的行程安排，重要会谈记录、纪要等永久33各类报刊登载的有关本校情况的通讯报道及本校的宣传资料永久34本校编辑的出版物永久35关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印信等请示、批复和报告永久36教职工名册、干部年报永久37中层干部、年级组长、教研组长等的名册永久38特级教师、名教师和知

19、名人士材料、荣誉证书存根名册永久39各民主党派、少数民族名册、统计报表及港、澳、台、国外亲属名册永久40教职工和团体受到表彰奖励的文件材料受县级（含）以上表彰、奖励的永久受县级以下表彰、奖励的30年41教职工年度考核结果名册永久42教师基本情况登记、鉴定，教师考勤、任课等汇总材料10年43师训工作计划、总结、规划30年44教师支教工作有关材料30年45教师交流工作有关材料10年46教师参加培训、进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料30年47教职工工资调整审批表、统计表、工资转移单、工资年报永久48教职工调动介绍信、存根及有关审批表永久49教职工离退休审批表永久50教职工30年教

20、龄获荣誉证书名册永久51教职工聘用、申请离职、辞职材料永久52教职工职务评审结果的批复、名册永久53教职工职称评聘工作中的有查考、利用价值的相关材料10年54教职工丧葬费抚恤金、遗属补助审批材料永久55教职工养老保险、住房公积金花名册、教职工享受住房补贴材料永久56收费许可文件、审批材料，经费审计、财务管理的规定、办法等文件材料永久57学校财务预算30年58固定资产登记、统计、核查清算、交接等文件材料永久59物资（办公设备及用品、机动车）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年60房产、土地所有权和使用权的文件材料永久61职工承租、购置本单位住

21、房的合同、协议和有关手续永久62职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请永久63与有关单位签订的各种协议、协定、合同等文件材料重要的永久一般的10年64有关安全、保卫、综治、后勤工作材料重要的永久一般的10年65关于档案、信息、保密工作等的文件材料重要的永久一般的10年66群众来信来访材料有领导重要批示和处理结果的永久其他有处理结果的30年67上级机关制发的关于本校机构设置、领导人任免、人员编制、工资、福利、劳动保障、荣誉等文件材料和属于本校主管业务的文件材料永久68上级机关制发的需要学校较长时间贯彻执行，要作为政策依据、指导工作文件，如教育体制改革决定、教

22、育工作条例等。30年69非隶属机关制发的非本校主管业务但需要贯彻执行的文件材料10年70学籍管理制度学校学籍管理的规章、制度永久上级教育主管部门关于学籍管理的文件10年二、教学档案序号归档范围保管期限1全校教学工作计划、总结永久2学科教学工作计划、总结、教育教学专题活动、经验介绍材料30年3各种教学制度、常规管理办法等永久4作息时间表、学期课程总表、班主任和任课教师安排表30年5教研组、备课组、年级组工作计划、总结、经验材料30年6教改方案、观摩、公开课教案、教师备课方案、教学方法总结及经验介绍、评议等材料30年7教师自编教材、本校参加编写的全国或地方统编教材永久8自编或合编的内部习题集、习题

23、解答、典型试题、范例等10年9各年级学生期终考试空白试卷和标准答案、评分标准10年10学生参加学业水平测试、毕业考试（会考）、升学考试、参加省、市以上统一考试成绩30年11各学科教学质量分析、学生评教结果统计30年12学生参加各学科竞赛和各类活动的获奖名单、名次材料省市以上和学生在正式报刊、杂志上发表的文章剪辑永久县级30年13各科兴趣小组组织情况、活动计划、记录10年14校园文化主题活动、艺术专题活动（如校艺术节、摄影比赛、绘画比赛、音乐、舞蹈比赛等）活动过程中形成的计划、方案、通知、结果等材料30年15艺术特色教育的计划、总结、参加艺术活动演出、比赛的节目单、获奖名单等材料30年16科技特

24、色教育的计划、总结、科技活动过程中的获奖情况及有关实物、照片材料30年17体育、卫生、保健工作计划、总结30年18运动会通知、秩序册、成绩册、参加体育比赛的获奖项目、成绩、名次等材料30年19学生健康教育材料10年20学校红十字会工作材料10年21学生体质监测情况材料30年22电化教育方案计划、总结、统计材料30年23实验室、图书馆管理、统计等文件材料30年24实习、实训计划、总结、记录和典型材料30年25有代表性的学生实习报告、手册和成绩材料30年26与有关单位、学校结对或共同体产生的材料30年27上级教育行政机关下达的教育改革计划、教学计划、教学大纲、专业与课程设置、招生、教学质量检查、教

25、学管理等方面的指示、规定、办法。30年28德育（含专题教育）工作计划、总结、专题经验总结、工作方案、调查报告、典型材料等30年29德育活动材料、学生开展社会实践活动材料10年30班主任工作计划、总结、经验材料10年31开学、结业、毕业典礼上的讲话稿、国旗下的讲话稿30年32学校安全管理形成的材料10年三、学籍档案序号归档范围保管期限1学籍基础信息及信息变动情况（学籍实行“籍随人走”，学生转学或在基础教育阶段升学时，学籍档案应当转至转入学校或升入学校，转出学校或毕业学校应保留电子档案备份和必要的纸质档案复印件）永久2学籍信息证明材料（户籍证明、转学申请、休学、复学申请等）永久3体质健康测试及健康

26、体检信息、预防接种信息等永久4在校期间的获奖信息永久5享受资助信息永久6教育行政部门规定的其他信息和材料永久7综合素质发展报告（含品德表现、学业水平、运动健康、艺术素养、创新实践等情况）8学生学籍登记表、学籍卡永久9学生休学、复学、转学、退学、借读、除名等学籍变更审核批准材料永久10学生考入大中专、高初中的录取名册、毕业生花名册及相关的统计表永久11升学考试成绩、毕业会考登记表、 成绩册及相关统计表永久12毕业生登记表、高考录取学校、高考成绩登记表、成绩册永久13全校各班学生花名册、各班学生干部名册、学生会名册、辍学、流失学生名册等各类学生情况统计表永久14新生录取名册、入学（录取）通知书存根

27、、报到登记册永久15毕业生名册、毕业证书验印名册、毕业、结业、肄业证书存根、毕业生去向登记材料（同学录）永久16学生资助、学生勤工俭学材料永久17学生奖励材料（三好生、优秀学生干部、优秀团员、各项竞赛和各类活动获奖、奖学金等）永久18违纪学生处理决定、调查材料永久19学生发生各种伤害事故的报告和调查处理材料永久20毕业生跟踪调查、信息反馈材料30年四、科研档案序号归档范围保管期限1研究准备阶段按照课题来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况分为重要科研课题和一般科研课题。重要科研课题档案保管期限为永久，一般科研课题档案保管期限为30年。1.1申报项目的报告、批复、通知1.2科研规划、调研报告、

28、可行性研究报告、技术咨询与课题论证材料1.3课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件1.4任务书、协议书、会议记录及重要来往文函、合同1.5科研课题研究计划、上级批示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文件1.6实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程2研究试验与开发阶段2.1试验任务书、试验大纲2.2实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告2.3试制综合分析报告及总结2.4计算文件2.5计算机软件（附带软件运行环境说明）2.6检验文件2.7设计文件、图样、技术说明、配方2.8工艺文件3总结鉴定验收阶段3.1课题完成最终（或中断）总结3.2课题阶段工作总结3.3鉴定大纲3.4技术经济分析报告3.5标准化审查报告3.6鉴定证书、科学技术成果鉴定证书3.7鉴定会议记录(参加人员名单)、鉴定验收结论、函审原件4成果申报阶段4.1科技成果申报表、登记表