发邮件的礼仪讲解.docx

1、发邮件的礼仪讲解发邮件的礼仪汇总-让优秀成为习惯邮件是现代办公必备工具,是跨地域、跨平台沟通的利器，具有可追溯性和商业效力，但写作时也有“规则与“潜规则”，你是否都已掌握？一、关于主题 原则：要提纲挈领，一目了然，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理. 格式：建议按照“【主旨】+【叙述】”的格式来撰写.比如：“【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨”。这里，“【新闻稿】”是主旨部分，“轻松掌握”则是比较详细的叙述。对外邮件：代表公司对外发邮件时，最好在主旨内写上公司名，显得更为正式，因而能增加开启合作的可能性。常见情况就是对外部门发给“潜在客户的邮件，或是

2、针对合作客户的会议邀请邮件，此时可以在标题中直接写公司名称，以便加深印象。对内邮件：公司对内邮件，则在主旨内写上部门名, 加强提醒,以便合作部门及时查收反馈.Tips:1一定不要空白标题，这是最失礼的。 2一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理 3可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急之类的字眼。 4回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 5、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题.主题是给别人的第一印象,一定要慎

3、之又慎。 二、关于称呼与问候 1 恰当地称呼收件者,拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人.这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名.称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络. 关于格式，称呼是第一行顶格写。 2 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个你好”或者“您好”，开头问

4、候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼.注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝和“此致为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 （唉,其实也不一定啦.）俗话说得好，“礼多人不怪，礼貌一些,总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待 三、正文 正文写作核心就是金字塔原理，要将最重要的东西简洁明了的描述清楚,特别是要邮件接收人需要做的事情安排清楚,比如是需要对方执行某项工作还是领导给出审批意见.正文最重要的是控制内容传播范围，比如部门内部的,公司内部的东西一定

5、要严格限制，不可以随便外发出去。有时候一些邮件比较长,反复回复转发的，外发前不能简单发送，一定要检查一下下面的内容有没有涉及不能外法的东西,特别要检查一下附件，看是不是受控的内部文档.其次，如果是安排对方工作，要明确工作内容，工作要求，达成时间，重要的内容突出显示。比如发的培训通知，就要将培训时间、地点、课程安排、联系人和联系电话写上去,并用蓝色或者红色字标出来，并加粗，放大。对于给领导的邮件,除了以上内容外，还需要注意将正文尽可能控制在一屏能看完（主题明确，内容精简），特别是对高级领导的邮件，不要让对方拉伸,而且字号大一点，文字间距也稍微大一点（领导们的视力都不大好）,需要领导做的事情也明确

6、清楚，一般都是:妥否,请审批,或者是：请xx领导审批！这样领导直接在后面回复个：同意，事情就ok啦。对于不能一屏显示的内容,要将最重要的放在前面，总体内容和要求放在前面，详细的内容放在后面或者纳入附件。也可以用一些工具来帮助，比如notes可以做表格，分门别类的表示出来，随便一点就可以看不同的内容:Tips：1。 Email正文要简明扼要,行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看.但

7、也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧. 2。 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门就是深刻的教训! 3

8、。 Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4。 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感. 5。 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开； 如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有

9、错误. 6. 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度. 7。 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。 8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。Business Email 不是你的情书，所以:）之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在：) 四、附件 1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附

10、件. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 2。发送邮件的时候，有附件先将附件上传，然后写明内容、标题，检查完成后再添加发送人、抄送人。有时候邮件需要提供多个附件，建议在内容相关段落标记附件名称(如“具体数据详见附件*”），便于收件人查询附件；3。任何情况下都建议附件名称具体化,不用“附件1”、“附加2等笼统名称，以便收件人存档时能与内容匹配;#文件命名是个大学问#-附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理.附件名称上需注明“事项、提交人名称、时间或者编号”;不添加附件的,添加附件但是文件名乱七八糟的、或者是不同版本，没有加时间和负责人后缀的，都

11、会给对方造成阅读沟通上的麻烦；4. 如果邮件内上传的附件数量较多，需要考虑整理打压缩包，或者逐个上传、便于领导手机阅读或者在线预览;5. 如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用6. 考虑到许多客户端适配的问题,改掉在邮件内直接黏贴附注信息的习惯，尽量用附件（excel、图片等）取代,以免邮件读取出错。7. 发给外部客户的文件,有很多是不能给客户修改的协议，必须用pdf,哪怕对方觉得烦也要用；尤其是合同之类的，有同事发了图片格式，被点名批评，现在ps很厉害哦。8. 沟通很重要#-其实还有一个常见的问题。就是业务沟通一定要清楚。很多时候我要CDR格式文件，他非给我AI的,虽然

12、这不是文件本身的问题,但是我觉得跟前期沟通有关.往往广告公司和设计常见这类问题。五、语言的选择和汉字编码 1. 只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的.如果收件人中有外籍人士,应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达

13、水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 4. 选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可.这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体. 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。 六、结尾签名 每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息.虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 1。 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档

14、可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。 2. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用. 3。 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 4。自己的签名，切勿使用奇奇怪怪的名字

15、，例如“奥特曼”、“蝙蝠侠”等，不然你可不是奥特曼,而会变成笑柄;对方的签名也不要存奇怪的东西,我看到过有人存了一个“xx公司 某某,急性子，来件速回”，但是你想想当事人看到是什么表情。5、有几个公司名称，邮箱可以设置几个签名档;签名档可以在邮件客户端和邮件后台自由设置；是否要使用英文的话，可依据个人习惯,但是一定要包含以下内容：公司名、姓名、电话、传真（没有可不选）、地址(中英对照）；ps：签名档内含有超链接，可能会被视作垃圾邮件哦!Example:顺颂商祺！/祝今天工作顺心！/祝身体健康！-xxxx名字xxxx联系方式xxxx地址七、回复技巧 1。 及时回复Email 收到他人的重要电子邮

16、件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理,一旦有结果就会及时回复，云云。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。 2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案.不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必

17、要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源. 3. 回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重. 4。 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断.电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身,突出有用信息。 5要区分R

18、orward， Reply和Reply All（区分转发、单独回复和回复全体） 1）Reply-如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了.原有N个人在邮件组内，当要回复的内容只针对特定人员、但是内容跟讨论的主题相关,建议用“to”（指定人员），其他人为“CC”（抄送）；2）Reply All如果你对发件人提出的要求作出结论响应，原有N个人在邮件组内，要回复的内容跟所有人相关、并希望他们都知晓此事，建议用法“reply all”；应该replay all,让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 . 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通,不要当着所

19、有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 一键转发是个很可怕的东西 -见过项目助理给3个项目的负责人跟相关人员发会议通知；然后某项目负责人回复邮件的时候，一键转发了所有人。某竞争对手把客户群发的邮件,又全部回复了；结果就是他的公司资料信息在客户的所有供应商的电脑上出现了3)Rorward-在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者XX的接收人。 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息.不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头

20、脑。 点击“回复全部前，要三思而行！ 6。 主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句:“全部办妥、“无需行动、“仅供参考，无需回复”。 八、正确使用发送，抄送,密送 很多人搞不清楚谁是“要对话的对象”，他们的邮件常常“To”很多人，结果邮件没人回应,还有甚至因为不注意这些抄送用法而导致部门、同事、主管之间产生纷争.要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人） 1 To:浅显易懂是“你所沟通的对象”的人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，这是一个权责关系，发送对象是需要对方回馈的。除了这个“已经明确的人”之外，还能To 的

21、人是直接关联的人，或是跟这件事有紧密联系的人,还可能是你上下游任务接口的人。写的顺序按照职位高低排列，这倒不是搞办公室政治，对上司的尊重是应该的，而且高级领导在前面，收到邮件的人也会比较重视,行动更积极一些。只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源 2 CcCC的是“希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任关系”的人，通常对方会是你的直属领导,或者是你“To的人的直属领导,也有可能是横跨部门、但是不跟此任务直接相关的人，却是希望他知晓的对象.CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。 需要注意的是：在添加抄送对象时，了解被抄送人的职位等级高低还是非常重要的

22、；注意：发送人的范围一般是有限的，除了排序外，问题不大。对于抄送人则需要注意,尽可能控制范围，不要随便就发给不相干的人,特别是不要随便抄送给一大群大大小小的领导,非常引人反感。在中国人的哲学中,很多时候最好先私下先沟通再发邮件，如果双方没有沟通清楚就发邮件，特别是抄送给一群领导的话，对方会立刻筑起沟通的壁垒，一切以撇开自己的责任为上，然后才是解决问题。另外,抄送给太多领导，容易将问题放大，对解决问题造成干扰。当然,如果事情很重要，也需要扩大范围,抄送到更高层的领导那里，引起重视。这个度的把握非常重要的,是很多人栽跟头的地方，也是人的能力所在。对于新员工，对重大邮件，特别是抄送给大量人的时候，需

23、要请示上级，不可随便发送。3、BCC密送-密抄送BCC，收到密送的人，不会显示出来,收件人彼此之间不知道。这个可能用在非常规场合。BCC就是想要让特定的他知道、但是又不想让邮件内相关人员知晓。这个使用要小心,因为被BCC的人可能没仔细看回了邮件这是令人尴尬的事,所以除非有特殊原因建议使用Forward（转发）。Q1：那比如说:一个项目邮件，有客户方对应的接口人，有部门主任，可能都需要发，那么如何选择？A1：如果我是项目负责人，这个邮件内容需要对接的是客户的接口人；那么发送人是接口人，抄送是部门负责人；A2：可能都需要发,我觉得应该了解清楚。避免不必要的麻烦。我会跟发送的人请求看是否需要抄送给他

24、人；A3：觉得发送人最好是一个，这样比较明确；最直接的事件执行者是唯一接收人，其他人全部抄送Tips：-很多人喜欢使用群组来发邮件，有些观点认为除非你很清楚群组内的每一个人，不然建议少用群组发送,这样就能避免一些人员收到无关邮件的情况。-同一封邮件to cc相关人员不止一个时，避免各自单独交流或不回复，以免讯息不对等;-国内常常利用QQ交流沟通细节,请概括总结以后回复邮件以利大家知晓,就算是QQ群组沟通也请整理汇总再Email;-同一议题、回复相关内容或更新进度时,请用原E-mail回复和往来，勿另起邮件.九、发送邮件1、发送完成记得提醒重要的邮件，尤其是有明确时间节点，还有直系领导的事情，需

25、要通过短信or电话方式提醒；如果觉得直接电话，会打搅到对方的会议等，那么可以采取首先短信告知，如果过一两个小时，没有收到回复的短信,再去考虑电话通知。我见过最滴水不漏的采购，发邮件完了以后5分钟以内，必然收到邮件、短信、电话、QQ；然后抄送给了双方的上一级直属领导。2）对于重要的邮件，要设置禁止转发,禁止拷贝！Qq邮箱发邮件时最下方有“对邮件加密”的功能，看看是否有帮助。3）对于需要了解对方进程的邮件，还可以设置回执.对于口头沟通后的事情，最好也写个邮件，发送给相关人等，方便以后工作追溯。对于重要邮件，写完后不要立刻发送,先去转一圈，回来再检查一下，反复确认后再发出去，特别是需要群发的邮件。总

26、之，邮件发出去就是需要对方协助和支持的，所以一定要站在对方的角度来思考,让对方越清楚越好，越省事越好,这才是邮件写作的核心Tips：“发给主管的邮件”分为4大类，每一类附加注意事项,希望这部分“私人分享”有助于你在给你主管写邮件时，更好地掌握对方思绪，使邮件往来更有效。1）报告性邮件例如：销售部门向领导汇报Q1销售数据的邮件这类邮件要先交代报告事件的结果，再交代报告事件的背景或执行过程。大部分主管都不喜欢邮件内容长篇大论，所以必须抓住“清楚目的和“事情结果”这两个要点，使你的主管快速了解这封邮件的意义，然后他才会往下做更深入的了解。所以如果是报告Q1销售数据的邮件，你应该先写销售总额，再写销售

27、金额分布，然后才是销售金额的细项及一些特殊的案例。2）要求性邮件例如：产品主管想要让领导去push技术人员完成某个产品需求的邮件这类邮件要开门见山直接说目的（这目的可能是一个特殊要求，或是需要主管支持的事情）,然后再说原因或缘由，避免让主管去花时间看一封一头雾水的邮件。所以在如果要写例子里的这封邮件，你应该要告诉主管，你需要他支持做什么事情，然后再叙述为何提出这个需求，以及加快开发进度可能会产生的影响.3）汇总性邮件例如：部门主管汇报每周重点工作安排等“例行性报告”的邮件这类邮件比较没有“优先级”，故可以依据要点来评述重点及概要,并可以交待相关配合人员和部门，不过得注意避免过多文字叙述。在例子

28、里的这类邮件中，你应该逐条写出工作项目,对于一些需要注意的任务就加标注，如果是比较重要的事件,则依据此工作任务做延伸即可。4）项目性邮件项目性邮件比较好理解，通常是交代一些项目性的任务。这类邮件邮件通常会牵扯到“人（负责人相关合作部门）、事（明确的任务名称）、时 (完成时间或是重要的时间项）、地（地点)、物（牵扯资产或是所需支持物品）”。如果有一些重要的“里程碑”，请加强标注。所以在项目性邮件中，你应该完整交待“人、事、时、地、物”。良好的邮件习惯和技能，不仅能提高自身工作效率，也能帮公司及主管降低沟通成本、提高经营管理效果。希望以上的经验分享能帮助在职者掌握更多良好的邮件技巧，在邮件往来过程中更轻松有效。