韶关学院电子文件归档管理办法.docx

1、韶关学院电子文件归档管理办法韶关学院电子文件归档管理办法（征求意见稿）第一章 总 则第一条 为了加强学校的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保障和开发利用，使电子档案更好地为学校教学、科研, 管理等各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、电子文件归档与管理规范(中华人民共和国国家标准)和有关法规、行政规章，结合我院实际情况，特制定本规定。第二条 本办法规定了学校在各项活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。第三条 本办法所指的电子文件是指在计算机及网络环境下，学校内部各机构、社会组织和个人在从事教学、科研、党政管理等工作活动中直接形成的

2、，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件记录。 第二章 电子文件管理体制与管理原则第四条 学校电子文件档案的管理，实行“统一领导、集中管理”原则，学校档案馆对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。学校各部门、直属单位、二级学院应有一名负责人分管本单位的电子文件档案工作，并确定一名兼职档案人员具体负责本单位形成的电子文件的积累、保管和整理工作，列入其岗位职责，并保证必要的工作时间。第五条 电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。各部门必须

3、定期以光盘方式归档。任何部门或个人不得拒绝归档，更不得将归档电子文件据为己有。第六条 档案部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案人员应熟练掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。 第三章 归档范围、保管期限第七条 本单位主要职能活动中产生的电子文件，包括学校各部门、直属单位、二级学院在办公过程中在计算机处理过的，记录和反映部门各项工作情况的各种电子文件，经鉴定为具有重要凭证、依据和参考价值的，应使用只读光盘复制并归档保存。第八条 电子文件归档范围一、电子文件性质代码草稿性文

4、件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图像文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件。二、电子文件信息类型、字处理文件：指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等。、超文本文件：指采用技术制作的浏览器文件。、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。、影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。、多媒体

5、文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。、数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。三、电子文件环境类型、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。四、电子文件载体类型目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型，为保证电子文件安全，推荐采用只读光盘作为电子文件的保存载体。第九条 归档电子文件的保管期限电子文件的保管期限，参照韶关学院档案工作业务建设规范汇编中各门类档案的纸质档案的有关规定执行。第四

6、章 电子文件档案兼职管理人员职责第十条 随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，检查及清除归档电子文件计算机病毒，定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份，贴上标签，注明形成部门、归档年度、盘号和套别；按附件一格式对电子文件逐件填写归档电子文件登记表；对需要永久、长期保存的电子文件，制作纸质版本与电子文件同时归档，即实行电子文件的双套制管理。第十一条 在每年六月底前将上年度形成的属归档范围的、保存在脱机载体上的电子文件和填写好的归档电子文件登记表一式二份向学校档案馆移交。电子文件归档要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、账目一致、手续完备等。移交清单一式两份，交接双方签字后各

7、执一份。第五章 电子文件的归档方式、要求第十二条 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。按我校目前实际情况，现时对电子文件的管理拟采用物理归档方式。第十三条 归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。第十四条 归档电子文件，必须进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性指电子文件的内容和显示形态必须与其形成时的原始状态一致；完整性指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损；有效性指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好

8、性和可兼容性等。第六章 电子文件的保管、提供利用第十五条 档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开放利用。档案部门要检查好形成部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。第十六条 电子档案移交至少要制作两套，一套封存保管，一套查阅利用。有必要的制作三套，实行异地保管。第十七条 接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于，发现问题要及时补救。第十八条 随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新

9、复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。第十九条 对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。第二十条 磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。第二十一条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防有害气体的装具中，温度控制在摄氏度到摄氏度；相对湿度控制在，距离强磁物米以上。第二十二条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项：一、封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复印件。二、查阅应在许可范围，并遵

10、守保密规定。三、通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。第二十三条 销毁电子档案，需经本单位领导批准，原电子档案形成部门和档案部门审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。第二十四条 档案保管单位应当按年度对归档的电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。第七章 附 则第二十五条 本规定由学校档案馆负责解释第二十六条 本规定自公布之日起执行附件一：归档电子文件登记表(首页)文件特征形成部门完成日期载体类型载体编号电话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等） 软件环境（型号、版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件

11、等）文件记录特征记录结构（物理、逻辑）记录类型定长可变长其他记录总数 总字节数记录字符、图形、音频、视频文件格式文件载体型号：数量：备份数：一件一盘 多件一盘一件多盘 多件多盘制表审核送交部门电话联系人送交人（签名） 年 月 日接收部门电话联系人接收人（签名） 年 月 日归档电子文件登记表（续页）文件编号题名形成时间文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限 备注附件二：韶关学院电子文件归档范围及保管期限表一、文本类序号分类号归 档 范 围保管期限归档部门备注党政管理类属纸质档案归档范围的电子文件长期院办公室打字机室集中打印的属党政档案归档范围的所有电子文件长期各单位形成的属政党档案归档范围的电

12、子文件长期1.2.1各种规章、制度、办法，发展规划、计划、工作总结、工作报告或请示等电子文件长期1.2.2干部任免、职务评审、人员招聘、离退休审批、人员调进调出离职、派出或报到上岗等活动中形成的有关电子文件长期1.2.3各种奖励、处分、表彰、荣誉证发放、通报、刑事判决等方面的电子文件长期1.2.4党代会、教代会、工代会、团代会、及全院性各种重要工作会议、学术会议上印发的文件、领导人讲话稿、会议代表名册、会议日程、会议总结、会议纪要或简报等有关电子文件长期1.2.5机构设置、机构或人员调整、印章启用通知等方面的电子文件长期1.2.6编印成册的各种校史、年鉴、大事记及史料集，各种集锦、荟萃，各种资

13、料汇编、成果汇编、制度汇编等，各种通讯、简报、调研报告、分析汇总材料等电子文件长期1.2.7各种登记表、统计表、申请表、审批表，各种名册、名单，年月报表、年检等表格式电子文件长期1.2.8各种学籍、学历、学位管理与继续教育方面形成的电子文件长期1.2.9学院各单位承办的重大活动中形成的一系列材料。如招生、本科评优、学科或实验室评估，工程招标或竣工验收，财务、物价、税收、安全、卫生大检查，行业达标定级，院庆、系庆活动，院运动会、学生社会实践、专项比赛及职工等活动中形成的有归档保存价值的电子文件长期1.2.10各种合同、协议、合作协作文件等电子文件长期教学类纸质档案归档范围中形成的电子文件长期本院

14、教师编写的各种教材、专著、译著、教学计划、教学大纲、试题、典型教案、辅导教材、试验或学习指导书等电子版长期本科、硕士、博士毕业生论文及在校期间发表论文电子版长期教师自己制作的有保存价值的教学演示文稿长期科研类纸质档案归档范围中形成的电子文件长期教师承担的科研课题或项目的申请书、课题进展年度报告、结题报告、技术报告、技术手册、产权登记表等电子版长期报成果的内容简介、正式发表的论文、正式出版专著的电子版长期获省部级以上科研奖状、证书的彩色扫描图片文件长期出版物类纸质档案归档范围中形成的电子文件长期本院各单位创办的正式出版发行刊物的电子版长期教师基本情况简介及成果信息综录等电子版长期各单位产生的其他

15、有归档保存价值的电子文件长期二、数据库及相关程序类序号归 档 范 围保管期限归档部门备注全院教职工工资数据库、会计凭证数据库、各单位经费使用情况数据库及其数据库管理软件长期全院教职工人事档案信息数据库、教师成果信息数据库及其数据库管理软件。长期全院本科生、研究生、留学生、成教生、自考生招生录取学生基本信息数据库、学生入学考试成绩数据库、新生电子照及其有关数据库管理软件长期本科生、研究生、留学生、成教生、自考生学籍数据库、学习成绩数据库、奖助学金数据库及其相关数据库管理软件长期本科、硕士、博士毕业生就业信息数据库、电子毕业照及其数据库管理软件长期研究生学位数据库、导师基本信息数据库及其数据库管理

16、软件长期全院仪器设备管理信息库，贵重仪器使用情况评价值数据库、实验项目数据库、实验室人员数据库及其数据库管理软件长期获奖科研成果数据库、通过鉴定科研成果数据库、专利数据库、学术榜论文数据库、科研机构和人员数据库、在研项目数据库、各种科研基金科技合同数据库及其相关的数据库管理软件长期本院人员出国、出境数据库、国际会议数据库、聘请外国专家数据库、授予外籍专家名誉称号数据库、国际合作交流情况数据库、外宾接待情况数据库及其相关数据库管理软件长期房产管理数据库、教职工住房情况数据库及其数据库管理软件长期出版社书目数据库、院内报刊刊登论文数据库及其管理软件长期基建预决算管理信息数据库及其数据库管理软件长期

17、各院系建立的师资信息、学术成果信息、校友信息等数据库及其相关管理软件长期校友会校友信息数据库及其数据库管理软件长期全院接受捐赠数据库及其数据库管理软件长期档案室建立的各类档案目录信息数据库、全文数据库、多媒体档案数据库等及其数据库管理软件长期全院党团员信息数据库等长期其他有归挡价值的数据库机器管理软件长期三、多媒体类序号归 档 范 围保管期限归 档部 门备注现代教育技术中心摄录的并已数字化的全院重大活动录像及校内新闻盘片长期教育技术中心等各单位形成的有保存价值的已数字化的录像、录像盘片长期各单位各单位制作的教学用多媒体课件长期各单位各单位制作的有保存价值的宣传用多媒体演示系统、文稿等，如数字化博物馆介绍光盘，各种人物事迹、专题事件或教学科研成果介绍等多媒体演示系统长期各单位其他有保存价值的数据库及其管理软件长期各单位四、网页类全校和各单位制作的网页上属纸制档案归挡范围的网页内容全文、报表及数据库等。五、图形、图片类序号归 档 范 围保管期限归档部门备注各单位用数码相机拍摄或扫描的有归档价值的重要活动或人物照片长期宣传部门各单位举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版长期各单位其他有保存价值的数据库及其管理软件长期各单位