合同管理系统.docx

1、合同管理系统第一章 系统分析1.1 现状分析合同管理是商务运作中极其重要的一部分，其管理的优劣直接影响商务流程的顺畅。因此，充足的信息资源、便捷的功能操作是合同管理系统应提供的重要性能。目前，人们往往用传统的人工管理方式结合电子表格来进行合同管理，这种管理方式存在着诸多弊端，如:效率低、保密性差、电子表格容量小，关联性差 ,不易于查询、更新和维护等。需要合同管理的企业的业务特点是：企业的业务涉及面广，一方面是客户多，遍及诸多国家若干公司，这些客户既有其固定客户，也有仅是偶尔的业务往来；另一方面是厂家多，这些厂家涉及到各个行业、不同地区、既有公司所属厂，也有联系货源的厂商；自己的固定客户，业务员

2、的调动、离开往往会将客户的有关资料带走，给公司带来一定的损失。目前 ，电脑技术、通讯技术和网络技术的飞速发展，带动人们进入了信息时代。借助先进的电脑信息技术，建立企业合同管理系统，可以更快速、高效、准确地掌握企业的经营情况，也可以更方便、更全面、更系统的管理企业运作。在该系统正常运作后能起到提高工作效率以及节约管理费用的作用。在信息时代的今天，计算机参与企业日常业务管理已成为企业现代化建设的当务之急，研究开发合同管理系统正是为了适应和满足这种要求。合同管理是商业行业经常使用的管理系统，通过对合同的管理，达到合同执行和完成过程的全面信息管理。1.2 可行性分析1.技术可行性众所周知，当前计算机已

3、经广泛的应用于各个领域，作为与世界交流广泛、信息密集、事务繁多的企业必须有效、科学的管理公司业务。对于普通中小型企业来说，此管理系统在其局域网中的全面应用不需要强大的后台数据库和强处理能力的服务器支持，所以对于现有技术，管理系统的应用面相当广，并且也很易被普通企业所采用。ASP(动态服务器网页)技术是微软开发的一种运行在Web服务器端的开放式脚本环境，它很好地将HTML与脚本开发紧密结合，提高了编程的灵活性，降低了开发难度。 Access创建数据库简单，即使初学者也很容易就会使用。Access数据库简单易懂，且极易修改和更新，运用Access可以创建各种数据库，同系统相连，虽然在功能尚不如SQ

4、L强大，但是容易使用和管理。此系统的开发所采用的技术都是现如今计算机界先进的而且易被广大使用者接受的，所以能够容易的使使用者所操作和使用。2.操作可行性合同管理系统是利用计算机对合同进行管理，现在已经成为一个企业不可缺少的部分。开发此管理系统的成本不是很多，使用后对于后来的维护不必投入过多的资金，所以通过使用此系统而节约下来的多于劳动力的消耗相比，可以给使用企业带来更多的在经济方面的节省，从而达到开发本管理软件的最终目的。对于不同登录用户的权限设置，在普通用户的登录过程中可以提供简单而快捷的功能，减少操作步骤，节省登录者的查看和修改时间，从而达到操作简单化。计算机技术在信息管理中的应用使得它比

5、使用传统人工的方式管理合同档案有着许多优点，能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段，后者这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少得困难。而使用计算机对合同信息进行管理，检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高合同管理的效率，也是企业的科学化、正规划管理，与世界接轨的重要条件。3.经济可行性随着市场的发展，企业向集团化、规模化发展，产品亦趋向于多样化、大量化，合同也相应增加，单靠人工来处理需要消耗巨大的劳动力。此系统的开发和应用可以在尽量减少多余劳动力的同时还可以

6、提供比较简单的操作来实现主要功能。它能够为用户提供充足的信息的快捷的查询手段。一个系统开发的成功与否，首先是系统所生成的功能是否强大，再次是开发成后在使用以后的对所产生的故障处理能力。而系统的每步开发，以及今后的故障处理都需要一定的经济支持，怎样完整的估计余下的每个可能的系统开发和运行的费用，并且估计相对于现有的系统而言这个系统可以节省的开支或可以增加的收入是非常必要的。此系统的开发成本不是很高，通过采用ASP技术结合ACCESS数据库能够很有效的节省成本，而这些技术在现实中的应用相当广泛，所以对于以后的故障处理、后期维护都在一定程度上接受的经济支出。第二章 需求分析2.1 软件系统综合要求1

7、.功能需求本系统能充分利用现代Internet网络的优点，实现一个功能强大、操作便利的合同管理系统。并应兼顾系统的通用性，应用的广泛性；客户交互界面、管理员交互界面友好，操作灵活；数据库系统安全、完整；扩展能力强。2.界面需求本系统首先需要各权限不同的登录者通过自己的登录名和密码登录到系统内部，管理员拥有最大的权限，录入员有录入合同的权利，审核者是审核合同的第二权力者。所有的合同操作只能同过这三个人才可以完成，普通登录者只能有查看合同信息的权利。3.性能需求(1)硬件环境处理器:intel pentium166 mx 或更高内存:32MB硬盘空间:1GB光驱:cdrom 48x显卡:SVGA显

8、示适配器(2)软件环境操作系统:windows98/me/2000/xp数据库:Microsoft Access 20004.安全可靠性需求由于本系统在Internet上使用，防止非法的入侵是系统必须要考虑的因素。数据库的具体信息的一个系统的关键，数据库是否可以正常的为系统提供实时的信息是非常重要的，保证数据库的正常运转是必要的，但是一旦产生数据库信息的无意修改或者删除，本系统提供数据备份、恢复及垃圾数据清除等功能。在安全性方面，用户的权限设定相当严格，首先是针对特殊功能，例如合同的录入修改功能，只能由特定人员来完成，例如管理员和录入者，其他一般用户无权对合同进行任何修改等操作，再次对于注册人

9、员的管理，不是任何人都可以任意注册，必须通过超级管理员对其允许之后，通过超级管理员进行用户的添加。2.2系统总体设计目标1.系统的通用性 通用软件，它指的是一套针对行业的通用规范开发的、功能上使用与大多数用户的软件系统。通用性的主要体现在模块化设计、实用性、可维护性、适应性等方面。合同管理具有一定的行业特征，具有一般通用的管理流程，因此本系统从合同管理的一般流程入手，站在整个和全局的角度对系统进行规划和设计。同时，每个企业由于业务种类的不同，设计的合同类别、条款类别、合同格式等都会有一定的差别。因此，在系统设计的过程中，在遵循合同管理一般流程的基础上，必须为用户提供可按自己的需求来制定合同类别

10、、条款类别、合同模版格式的功能，以生成具有本企业业务特色的合同。这样，用户可以更具需求定制合同类别，然后可以选择定制不同类别的合同模版，使得系统一方面可以满足不同企业的需求，另一方面也可以满足同一企业不断发展变化的业务需求。2.系统灵活性数据是企业的财富，因此如何能迅速、灵活、准确地收集企业的业务数据是企业信息系统必须考虑的一个重要环节。一般情况下，合同文档中包含的数据信息是以纯文本的形式存在的，这些文本信息中包含了大量的关键数据信息。而且，对相同的合同文本而言，不同的企业由于业务需求不同，所需的关键数据也会各不相同。合同的签订并不是最终目标。如何根据用户的需求来提取其中的数据？如何根据具体业

11、务的特点以不同的形式呈现合同文本？如何利用生成的合同文本更好地为企业的管理服务？这些才是合同管理系同更需要关注的问题。因此合同管理系统需要能对合同文本信息进行灵活的管理，使得合同中包含的关键数据信息能够快速、准确地被用户获取，从而最大限度发挥它们的作用。3.多样性输出合同生成并通过审核后，需要以一定的方式呈现给用户。Web方式下，用户可以通过浏览器、打印机等不同的终端设备来输出合同。由于业务种类、用户需求甚至是签订方（客户）习惯的不同，合同文本可能需要以不同的样式呈现给用户。另一方面，不同业务、不同地区、不同用户可能对合同的输出格式有不同的要求。这样，系统中关于Web方式下的合同输出需要具有多

12、样性，同时又要可以支持多种格式。Web方式下如何更好地展现这些样式，以满足不同业务、不同用户的需求？同时，Web方式下如何支持多种文件格式（HTML、RTF、PDF等）的生成，通过网络同步或者同步传输，最终满足用户交互、协调的要求？这些都是系统设计过程中需要充分考虑的要素。4.合同数据的高效利用随着世界经济一体化和Internet/Intranet技术的发展，企业内部以及企业之间的联系日趋紧密，需要频繁的在Internet上进行数据交换和访问。合同文本（在某种程度上）是信息仓库，其中信息的种类、信息的表现形式、信息的使用方式各不相同。而且，合同管理系统负责管理的是企业大量的合同，这些合同中包含

13、的是与企业采购、生产、销售等环节紧密相关的大量的数据信息。因此，有效地根据用户的需求提取相应的信息，并用以指导企业的生产、辅助企业决策,无缝地与其他系统进行数据交换和共享，从而充分高效地发挥这些数据的使用价值，都是非常关键的一个组成部分。2.3数据流程分析数据流图是系统逻辑功能的图形表示，即使不是专业的计算机技术人员也容易理解，数据是信息的表达形式，它能被计算机直接输入、处理、存储和输出。一个正确的数据流程是今后新系统用以实现用户需求的保证。现有的数据流程分析一般是通过分层的数据流程图（Data Flow Diagram, DFD）来实现的。本网站的数据流程图如下。图2-1 数据流图2.4数据

14、字典数据字典是关于数据的信息的集合，也就是对数据流图中包含的所有元素的定义的集合。数据字典由数据流、数据流分量、数据存储和处理四类元素的定义组成。数据字典最重要的用途是作为分析阶段的工具。表2-1 总数据流条目表序号数据流名来源去向1合同信息的录入合同信息处理录入员2合同信息的修改合同信息修改处理管理员3合同信息的查询合同信息查询处理用户4用户信息的修改用户信息修改处理用户表2-2 管理员信息条目表组成解释管理员号管理员的编号，整型，长度4管理员用户名管理员的帐号名称，字符型，长度16管理员密码管理员专属帐号的密码，字符型，长度16标志位管理员的帐号是否有效，逻辑型，长度1表2-3 录入员信息

15、条目表组成解释录入员号录入员的编号，整型，长度4录入员用户名录入员的帐号名称，字符型，长度16录入员密码录入员专属帐号的密码，字符型，长度16标志位录入员的帐号是否有效，逻辑型，长度表2-4 审核员信息条目表组成解释审核员号审核员的编号，整型，长度4审核员用户名审核员的帐号名称，字符型，长度16审核员密码审核员专属帐号的密码，字符型，长度16标志位审核员的帐号是否有效，逻辑型，长度1 第三章 软件设计3.1总体设计3.1.1总体设计目标基于上述对现有合同管理系统的分析比较，同时为了解决现有系统在实现方法、系统通用性、数据利用率等方面存在的问题，在对合同管理系统中用户的工作方式、业务流程和管理模

16、式进行了较详细地了解和细致地分析后，我们期望设计的系统在如下几个方面的优点: 对合同信息的管理，要达到检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。3.1.2功能模块划分通过对用户需求的分析，我们可以分析出该合同管理系统大致分为四个模块：公司信息管理模块、合同信息管理模块、合同类别管理模块、用户信息管理模块。下图说明几者的关系： 图3-1 功能模块图各模块功能介绍如下：1.公司信息管理模块录入：公司信息功能：使登录用户可以清楚现如今登录的系统所属公司2.合同信息管理模块录入：合同信息功能：对合同基本信息、明细信息以及执行情况的查询、统计和打印3.合同类别管理模块录入：

17、合同信息功能：对合同信息的添加以及对已经录入的合同进行插入个别信息4.用户信息管理模块录入：用户信息功能：对用户的基本信息进行管理，添加、删除等操作3.2详细设计3.2.1代码设计常用的编码的类型有数字码和连续码。其中数字码全部代码均用数字09组成，使用方便，简单易记。连续码中的项目按数字顺序编号，优点是简单明了，易于追加，但代码无分类功能，码的组织和体系性较差。因此本系统选用较为常用的数字码进行编码。用户信息表中，序号(a_id)用户的序号标识，表示现在已经注册人员的总数，并且根据用户的所有权限来设置给与的序号大小，例如，管理员的序号为1，审核员的序号为2，普通用户为10以后的序号。合同信息

18、表中，(b_name)为此合同的录入人员，（b_num）为合同的编号，使区分不同合同的根本标识，也是唯一标识。合同类型信息表中(bt_id)是合同类型的编号，在选择不同的合同是，是其的唯一标识。3.2.2输入设计 首先，减少用户的输入动作，重要的是减少击键次数，其次是保持信息显示和数据输入之间的一致性。此合同管理系统的关键输入设计是合同信息的详细输入，其信息包括合同类型、合同名称、发展商以及合同的详细内容的文字输入，其次是合用期限以及合同金额的数字输入，而合同号是通过系统自行生成，合同日期可以通过点击后放的按键在日期显示表中选择合适的日期。表3-1 合同信息输入列表序号输入内容简述1合同号合同

19、的唯一标识2合同名称合同的姓名3合同日期合同的签署日期4合同金额合同的宗涉及金额5合同内容合同的具体内容3.2.3输出设计在管理员对于新旧合同的录入以及修改后，在合同管理界面的下方可以很清晰的看到合同的具体内容的体现，例如合同的类别、合同号等信息，并且当现登录用户点击任意合同时，在相应界面可以显示整体合同的信息，方便用户的查看，当用户需要打印此合同时可以点击下侧的“打印合同”即可以打印现有合同的详细信息。表3-2 合同结果信息输出列表序号输出内容简述1合同号合同的唯一标识2合同名称合同的姓名3合同日期合同的签署日期4合同金额合同的宗涉及金额5合同内容合同的具体内容3.2.4程序流程过程设计图3

20、-2 登录验证流程图 F T图3-3 合同查询、打印流程图3.2.5数据库设计1.概念设计图为本系统中工人信息的实体集及有关属性的图例: 图3-4 E_R图2.逻辑设计采用的数据库是Microsoft Access ，拟建立data.mdb库文件，包含如下四个表文件：t_admin 管理员信息表；t_bargain 用户信息表；t_btype 合同类别信息表；t_company 公司基本信息表；创建数据库：首先创建1个Access数据库文件：data.mdb。数据表的结构如下：表3-3 t_admin（用户信息）表的结构 字段名称字段类型字段大小说明ID自动编号长整型管理员编号username

21、文本20管理员名称password文本20密码level文本20等级表3-4 t_bargain（合同信息）表的结构字段名称字段类型字段大小说明ID自动编号长整型用户编号aname文本20管理员名称number文本20密码company文本20等级date文本20时间Sign文本20是否签约money文本20金额check文本20是否审核表3-5 t_ btype（合同类别）表的结构字段名称字段类型字段大小说明ID自动编号长整型合同编号name文本20合同名称表3-6 t_ company（公司信息）表的结构字段名称字段类型字段大小说明ID自动编号长整型公司编号name文本20公司名称site

22、文本20公司主页tel文本20公司电话address文本20公司地址code文本20公司邮编图3-5 数据库实图3.3界面设计3.3.1网站首页图3-6 登录界面实图1.功能说明用户的登录，包括、管理员（admin）、审核员（check）等2.界面风格此界面设计简单，在颜色方案中，选择比较温和的色调，只能用户根据自己的账号和密码就可以登录系统的两个文本框，简化用户操作。3.主要组件账号、密码登录即可访问合同等资源。3.3.2登录注销程序主页（index.asp），只有用户名称和用户密码登录框。当用户登录后，即可进入用户登录成功页面，当用户需要注销现在所登录用户，更改其他用户进行重新登录时，即可

23、直接点击页面左侧框架中的“登录注销”超链接，重新回到程序主页，进行重新登录。3.3.3 公司管理图3-7 公司管理界面实图1.功能说明让所登录的用户可以简单的了解本公司的基本信息，登录的为此系统的超级用户时，可以对以上的基本资料进行修改。此项功能的实现，是可以根据公司在不断更改信息的前提下可以进行有效的，即使在线更改，可以减少由于公司资料的临时更改而带来的不必要的损失。 2.界面风格此界面设计简单，并使用统一的页面布局和操作方式更有利于用户对系统的使用，在颜色方案中，选择比较温和的色调，在页面的正中间就显示了公司的基本信息，用户不必再多加操作就可以了解公司的信息。3.主要组件包括公司名称，公司

24、电话，公司站点，邮政编码，公司地址。3.3.4合同管理图3-8 合同管理界面实图图3-9 合同修改界面实图1.功能说明当用户点击合同管理链接是，进入到合同管理页面时，此页面可以显示合同号，发展商，合同期，日期，是否签约，合同总金额等基本合同信息。并且界面上放还提供的合同查询引擎。用户可以通过合同号，发展商，总金额（大于或者小于），是否签约等输入信息进行准确查询或者模糊查询。在查询功能下，即可显示合同的基本信息，若没有查询到信息，那么系统显示查到的记录为，并且没有任何合同信息显示。当登录的是本系统的超级管理员时，在每种用户的基本信息的后面出现“修改”，“删除”，“审核”等操作。当管理员点击修改操

25、作时，可以对此合同进行合同类别，合同名称，发展商，合同日期，合同期，合同总金额，是否签约，合同内容修改。当点击删除操作时，系统弹出时候删除此合同的对话框，再次确认时候删除此合同。如果有某合同的操作功能中出现“审查”操作，即表示此合同并没有通过系统的审核，在点击审核后，系统显示“审核成功，等待返回”的界面，等待返回之后，此合同的审核操作会消失。2.界面风格此界面设计简单，并使用统一的页面布局和操作方式更有利于用户对系统的使用，在颜色方案中，选择比较温和的色调。3.主要组件包括合同查询，合同信息的修改，合同信息的删除。3.3.5合同类别图3-10 合同类别界面实图图3-11 合同录入界面实图1.功

26、能说明本页面操作权限只针对于系统超级管理员，对于其他的登录用户不可随意的进行操作。合同类别界面主要是对新的合同的录入功能的实现。当管理员对于在列表中的没有的合同类别进行新的录入时，可通过上放的合同类型的插入功能进行录入。管理员根据合同的类型不同选择不同的操作进行合同录入，这样可以减少录入时间，提高工作效率。在所规定的合同类别后，点击添加进入合同录入界面。管理员可以输入合同类别，合同名称，发展商，合同日期，合同期，合同总金额，是否签约，合同内容这些的基本信息。输入完成后点击录入合同按钮，那么新的一份合同就会被成功录入。2.界面风格这几个功能界面都采用统一的界面风格，颜色采用温和的色调。3.主要组

27、件合同的信息录入3.3.6人员管理图3-12 人员管理界面实图1.功能说明人员管理界面是对已经注册的用户进行用户名，密码，等级的修改。此功能只针对于系统超级管理员。当用户进行新的注册时，超级管理员可以在上方，对用户名称，用户密码和用户等级的录入，插入记录。用户等级分为录入人员，审核员和超级管理员三种等级，分别由不同的权限和功能。在已经有记录的人员名单中，如果需要对此用户进行用户名，密码，等级的修改时可以点击记录后的修改进行修改，如果需要删除即点击修改操作。2.界面风格此界面设计简单，在颜色方案中，选择比较温和的色调，并且采用统一的界面布局。3.主要组件对注册用户对的信息修改、删除，增加新的管理

28、员或者登录用户。3.4 文件框架表3-7 文件框架表index.asp首页a_addsave.asp用户添加页面a_del.asp用户删除页面a_updata.asp人员修改页面admin.asp人员管理页面b_add.asp合同录入页面b_check.asp合同审查页面b_del.asp合同删除页面b_list.asp合同列表页面b_type.asp合同类别页面b_updata1.asp合同修改页面b_updata.asp合同修改页面2bargin.asp合同管理页面bottom.asp主页下框架页面bt_updata.asp更新成功页面chk_level1.asp等级查询界面1chk_le

29、vel2.asp等级查询界面2chk_level3.asp等级查询界面3company.asp系统公司信息页面error.asp密码错误信息frame.asp登录成功页面left.asp主页左框架页面main.asp主页上框架页面第四章 系统的使用说明与实施4. 1 程序设计语言选择程序设计语言是人与计算机通讯的最基本的工具，它的特点必然会影响人的思维和解题方法，会影响人和计算机通信的方式和质量，也会影响其它人阅读和理解陈旭的难易程度/因此，编码之前的一项重要工作时选择一种适当的程序设计语言。本系统采ASP结合多种Script语言设计而成，ASP是位于服务器端的脚本运行环境，通过这种环境，用户

30、可以创建和运行动态的交互式 Web 服务器应用程序，ASP使用的ActiveX技术基于开放设计环境，用户可以自己定义和制作组件加入其中，使自己的动态网页几乎具有无限的扩充能力。4. 2 编码风格良好的编码风格是非常重要的，任何代码被阅读的时候要比编码的时候多得多。因此要采取一些良好的风格，以便于阅读。只有便于阅读，才便于调试、维护和再编辑。本系统的数据库部分，数据表的名称一律采用英文，每个字段也全部采用英文，字段名称由所在的表名和字段标识组成。采用英文比采用拼音要好，用拼音的开头字母作名字通常让人看不懂，觉得莫名其妙。提高程序效率的根本途径在于设计阶段选择良好的数据结构和算法，而不是靠编程时对程序语句作调整，编程中这类手段对提高程序效率所起的作用是微乎其微的。我们考虑程序的效