档案管理系统需求规格书1.docx

1、档案管理系统需求规格书1 档案管理系统业务需求规格书2.1.1.2实体分类配置分类号分类名称A党群工作类A01党务工作A02组织工作A03宣传工作A04纪检监察工作A05工会工作A06共青团工作A07协会工作B行政管理类B01政务工作B02企业策划、管理工作B03法律事务工作B04人事管理工作B05劳薪管理工作B06教育工作B07后勤管理B08审计工作C经营管理类C01经营决策管理C02经营业务管理C03服务质量管理C04计划管理C05财务管理C06股票管理D生产技术管理类D01运行维护管理D02基本建设管理D03科技工作管理E基本建设类E01通信工程E02基建工程E03建筑工程F设备仪器类F

2、01生产设备F02非生产设备G电信产品类G01电信产品G02通用产品G03其它产品H科学技术研究类H01电信基础理论研究H02电信技术研究H03软科学研究I会计档案类I01账簿I02凭证I03报表I04其它J员工档案类J 01公司人员J 02死亡员工K声像档案类KGP光盘档案KLX录像带档案KLY录音带档案KZP照片档案L实物档案类LJB奖杯LJNP纪念品LJP奖牌LJQ锦旗LJZ奖章LZS证书M图书资料档案类M01书籍M02杂志M03图册M04信息Q全宗卷Q01档案管理Q02档案收集Q03档案整理Q04档案鉴定Q05档案统计Q06档案保管Q07档案利用ZM专门档案ZY重要档案LT联通划转WT

3、卫通划转HS华盛划转2.1.1.3档案库配置 档案类别档案库名称备注原系统历史数据文书档案传统立卷科技档案传统立卷会计档案传统立卷实物档案传统立卷声像档案传统立卷待组卷档案传统立卷电子档案传统立卷划转档案联通划转-工程档案传统立卷卫通划转-文书档案传统立卷卫通划转-工程档案传统立卷华盛划转-财务档案传统立卷，分公司无此类档案文书档案文书档案一文一件专门档案一文一件重要档案一文一件全宗卷档案一文一件合同档案合同档案一文一件审计档案审计档案一文一件科技档案工程档案项目库传统立卷工程档案案卷库工程档案卷内库设备仪器档案项目库传统立卷设备仪器档案案卷库设备仪器档案卷内库会计档案会计凭证档案一文一件，分

4、公司无会计档案库。会计报表档案会计账簿档案会计其他档案特殊载体档案声像档案一文一件实物档案一文一件权证档案一文一件图书档案一文一件员工档案员工档案一文一件2.1.1.4数据字典配置名称数据编码名称数据编码保管期限永久01密级明文01长期02秘密02短期03机密035年05绝密0410年10企业秘密0515年15企业机密0625年25实物类别奖杯0130年30纪念品02文件类型公司收文01奖牌03公司发文02锦旗04部门收文03奖章05部门发文04证书06签报05印鉴07传真电报06资料类型书籍01任免通知07杂志02合同08图册03审计材料09信息04会计类别账簿01编研类型组织机构沿革01凭

5、证02大事记02报表03文件汇编03其他04年鉴04载体类型纸质01权证类别土地证01电子02房产证02胶片03营业执照03磁盘04组织机构代码证04实物052.1.2流程管理2.1.2.1文书档案 移交工作流程文员（申请）-本部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、OA系统定时推送文书档案到档案管理系统文书档案收集库。2、各部门收发文文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后各部门文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在

6、移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。4、纸质档案移交过程不在系统中体现。5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。 鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）-鉴定小组（审批）-综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。 电子借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导

7、审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。 实体借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。2.1.2.2合同档案 移交工作流程合同管理员（申请）-本部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、合同系统定时推送合同档案到档案管理系统合同档案收集库。2、合同管理员对合同文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后合同管理员带

8、着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。4、纸质档案移交过程不在系统中体现。5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。 鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）-鉴定小组（审批）-综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。 电子借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批

9、）备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。 2、只显示部分合同著录项，如：合同名称，年度，经办人，经办部门，合同编号。 实体借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。2.1.2.3科技档案 移交工作流程工程兼职档案员（申请）-本部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、工程系统定时推送工程档案到档案管理系统工程

10、档案收集库。2、各部门工程兼职档案员对本部门文件应于竣工3月后在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后各部门工程兼职档案员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。4、纸质档案移交过程不在系统中体现。5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。 鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）-鉴定小组（审批）-综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提

11、交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。 电子借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。 实体借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。2.1.2.4会计档案 移交工作流程无档案系统移

12、交工作流程。 鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）-鉴定小组（审批）-综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。 电子借阅审批流程无电子借阅流程。条目不挂接原文。 实体借阅审批流程财务共享中心/财务管理部（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。 2、实体借阅不提供对

13、其他部门人员的直接借阅申请，由财务共享中心/财务管理部的人发起申请。2.1.2.5声像档案 移交工作流程无档案系统移交工作流程。 鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）-鉴定小组（审批）-综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。 电子借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。 实体借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下