060210CTGPNRV31固定资产及无形资产管理内控手册v69.docx

1、060210CTGPNRV31固定资产及无形资产管理内控手册v693.1 固定资产及无形资产管理业务流程一、 业务流程范围1 所涉及的业务范围建立固定资产卡片及实物台帐，建立无形资产明细帐，计算折旧和摊销，固定资产的盘点清查和统计上报，固定资产租赁、报废、出售，闲置固定资产管理，固定资产内部调拨、省间调动，固定资产捐赠，计提固定资产和无形资产减值准备以及相应的会计处理2 所涉及的部门范围财务部门、审计部门、法律部门、实物管理部门和固定资产使用部门3 所涉及的计算机系统和相关维护部门计划建设管理系统、财务管理系统、固定资产管理系统、办公自动化系统、网上报销系统 企业信息化部门、网络发展部门、综合

2、部二、 目标1 确保资产完整地保存及使用，价值得到公允反映；2 对固定资产及无形资产的历史记录完整，及时准确地计提折旧和摊销，公允地反映固定资产及无形资产价值；3 完好地保存所有资产的原始凭证和产权证书，确保拥有所记录资产的所有权。三、 风险1 保管不当或记录混乱，造成固定资产帐实不符；2 固定资产、无形资产发生了减值但没有及时进行帐务处理，使其帐面价值被高估；3 计提折旧或摊销错误，造成成本、费用失真；4 原始凭证和产权证明遗失，造成产权不清或对资产所有权的丧失；5 经营性租赁和融资性租赁可能未被正确区分和入帐。四、 相关会计科目固定资产、无形资产、累计折旧、固定资产减值准备、无形资产减值准

3、备、待处理固定资产、固定资产清理、营业外收入/支出、管理费用、通信业务成本、营业费用和资本公积、以前年度损益调整、拨付所属资金、上级拨入资金五、 流程概述1 建立并登记卡片、实物台帐1.1 建立固定资产卡片、台帐及无形资产台帐1.1.1 验收工程转为固定资产工程部门牵头组织施工单位、设备供应商、实物管理部门、资产使用部门、财务部门、审计部门对新增工程转为固定资产进行验收后，工程部门在规定时间内填写在建工程固定资产交付明细表，明细表要按照固定资产目录的分类进行细分，以固定资产目录中“点”资产，即最小可调拨的资产单元，作为最小的划分单位。对同一项设备中包含不同子资产的，要根据相应资产管理层次划分“

4、父子”资产；对于设备资产的扩容建设项目含有“点”资产的，明细表需标明扩容的“点”资产所对应父卡片编号。工程部门负责人批准后，在规定时间内将在建工程固定资产交付明细表送交财务部门。财务部门工程财务人员将配套费用分摊到各个点资产并补充填写在表内后返回工程部门。工程部门、相关的实物管理部门和资产使用部门对财务部门补充后的在建工程固定资产交付明细表确认无误后，将其送交实物管理部门，由实物管理部门补充相关实物信息，生成实物编码后将连续编号的资产交付明细表在规定时间内连同相关资料送交财务部门。固定资产预转固和暂估资产转固请参见资本性支出业务流程。工程转固的IT控制参照1.1一般工程资本性支出业务流程，15

5、. 流程概述暂估固定资产。1.1.2 验收非工程性固定资产采购部门、实物管理部门和资产使用部门等部门对新增非工程性资产（包括零购、捐赠和调拨资产）进行验收后，在连续编号的资产出入库单（资产直发单）上签字，在规定时间内送交财务部门。资产使用部门或采购部门编制资产交付明细表或资产调拨、转移单，送交实物管理部门核对资产和交付明细表无误，并补充相关实物信息，生成实物编码后将连续编号的资产交付明细表和相关资料在规定时间内送交财务部门。1.1.3 建立固定资产卡片财务部门依据在建工程固定资产交付明细表及相关资料中每项资产的名称、类别、开始使用时间、来源、使用年限、资产使用和管理部门、存放地点、有无租赁等信

6、息，审核资产管理系统中相关信息，生成新的连续编号固定资产卡片等相关信息，并及时将固定资产卡片和固定资产标签送交实物管理部门。固定资产卡片应按照资产类别即设备类和线路类等类别建立。设备类固定资产卡片按照固定资产目录“节”为单位建立卡片。对于资产目录划分到“点”即最小可调拨单元资产，要以其所对应“节”的资产为父卡片，相应“点”资产做为子卡片核算。父卡片价值、折旧等资料等于其所有子卡片总和。对于同一机架、同一型号、相同价值的点资产可以合并为一张子卡片处理，扩容的点资产单独建子卡片。有条件的省可以对每一点资产单独建卡。线路类固定资产按中继段及分支点为段落，交接箱按对应的配区的不同工程等不同线路标准建立

7、固定资产卡片。相关IT流程：(1) 所有固定资产由资产管理部门人员在固定资产管理系统中填写固定资产卡片，并确认。(2) 在建工程转固的固定资产，资产管理部门人员将在建工程交付明细表的电子表格导入固定资产管理系统/资产模块；零星购置的固定资产由资产管理部门人员添列在固定资产管理系统/资产模块中。(3) 零星购置固定资产由资产管理部门人员在网上报销系统录入报销单，并经相关部门领导在系统中进行审批。(4) 工程转固的固定资产，在计划管理系统生成固定资产相关信息，财务人员根据此信息在在建工程管理系统中进行会计处理。(5) 财务部门人员根据帐面发生额分摊安装费等工程费用，更新在建工程交付使用固定资产明细

8、表。(6) 资产管理部门人员根据在建工程交付使用固定资产明细表，在固定资产管理系统中生成连续编号的固定资产卡片。1.1.4建立固定资产及无形资产实物台帐实物管理部门根据连续编号的固定资产卡片补充更新其固定资产实物台帐，以便正确地反映固定资产数量的变化；实物管理部门负责定期检查资产使用部门固定资产实物台帐汇总表并签字。资产使用部门也应及时更新本部门固定资产实物台帐。无形资产的管理部门和使用部门根据无形资产工程及购置信息及时建立并更新无形资产台帐。相关IT流程：(1) 无形资产由使用部门在网上报销系统录入报销单，使用部门的相关领导在系统中进行审批。(2) 财务部门人员在EXCEL表中录入无形资产相

9、关资料建立无形资产台帐。(3) 其他无形资产的建卡与入帐的IT控制参照子流程1.1.3建立固定资产卡片的IT控制。1.2 建立固定资产及无形资产明细帐财务部门检查收到的连续编号的在建工程固定资产交付明细表（在建工程转为固定资产的资产交付明细表另附有设备清单和工程设计图纸）、验收报告、资产外购票据、验收单、资产调拨单及捐赠文件等，并附在记帐凭证后，形成固定资产、无形资产的财务明细帐。财务部门负责人或其指定人员负责定期审阅固定资产及无形资产财务明细帐。财务部门在登记固定资产卡片时，应与固定资产财务明细帐核对，保持两者一致。相关IT流程：(1) 相关会计人员从网上报销系统中导出零星购置固定资产报销专

10、用文件，再导入财务管理系统中做帐或人工在财务管理系统中做帐。(2) 财务部门人员根据固定资产模块连续编号的卡片，在财务管理系统中做帐。(3) 其它固定资产包括调拔固定资产，由资产管理部门人员将固定资产信息录入至固定资产管理系统中，财务部门人员在财务管理系统中做帐。1.3 登记并备案资产权属证明财务部门按照房产证或实物管理部门提供的其他相关文件登记固定资产卡片，卡片信息包括房产的归属单位、坐落地点、建筑面积、价值、使用情况及租赁事项等；按照土地使用权证登记资产卡片，卡片信息包括土地性质、使用权归属单位、占用面积、土地用途及租赁事项。实物管理部门负责人按照权属证明定期核对资产卡片。房产证及土地使用

11、权证原件由实物管理部门保存，其他人员如需查阅或复印时由其所在部门经理在查阅申请单上签字。2 固定资产日常管理2.1 更新固定资产管理制度各级公司在固定资产日常管理中发现的固定资产管理和固定资产财务管理问题，由财务部门、实物管理部门和其他所有使用固定资产的部门根据改进的复杂程度进行规模不等的讨论，形成会议纪要和解决方案，同时财务部门将固定资产实物管理和财务管理改进意见上报主管固定资产的公司领导和上一级公司审批并备案，依据审批结果及时更新固定资产管理制度。2.2 固定资产标签管理固定资产实行标签管理，由财务部门统一制作并由实物管理部门监督指导资产使用部门粘贴标签。每一个独立的固定资产上均需贴有标签

12、，标签统一编号，以便能准确辨认固定资产的移动、租赁、使用情况，并且明确划分固定资产的管理和使用责任。2.3 固定资产的保管实物管理部门、固定资产使用部门要按照安全防范制度对固定资产进行管理，确保固定资产存放处防火、防盗、防水、防锈等，实物管理、资产使用部门以及安全保卫部门责任人负责定期进行巡视检查，处理安全隐患，并填列粘贴于固定资产现场的实地检查表。2.4 财产保险办法为了防范风险，根据股份公司下发的指导意见，地市分公司实物管理部门和财务部门共同商议，对价值较大或风险较高的固定资产提出投保财产保险的具体办法并上报地市分公司总经理和省市子公司领导审批后由省市子公司统一办理，国家另有规定的除外。2

13、.5 固定资产的统计上报及考核地市分公司实物管理部门配合财务部门根据相关报表制度在每月末或每季末编制统计报表，并按季度上报地市分公司主管领导、省市子公司财务部门；省市子公司财务部门收集汇总各地市报表，进行核对，对于个别地市财务部门无法提供的信息，可以向省市子公司实物管理部门查询，并编制汇总的省市子公司统计报表，统计报表于每季度结束后10日之内上报省市子公司主管领导、股份公司财务部门；股份公司财务部门根据相关报表制度收集汇总各省报表，进行核对，对于个别省市子公司财务部门无法提供的信息，可以向股份公司实物管理部门查询，并编制汇总统计报表按照相关报表制度将统计报表上报股份公司主管领导和外部机构。依据

14、股份公司制订的效绩考核指标，上级公司通过定期上报的固定资产统计表对下属单位进行效绩考核，其中股份公司对省市子公司的考核：突出资产综合使用效益；省市子公司对地市分公司的考核：突出管理水平和资产使用效率；地市分公司对二级单位的考核：突出基础工作管理。3 清查和盘点固定资产、无形资产各级公司根据股份公司确定的资产重要性分类及对应的循环盘点制度的具体规定，每年应进行不定期的固定资产及无形资产的循环盘点，由实物/无形资产管理部门制定盘点程序并牵头组织资产使用部门进行实地盘点清查，将资产实物与固定资产卡片（或无形资产管理部门及使用部门的台帐）逐一核对、清点，填写盘点表；对经营性租赁资产、融资性租赁资产、闲

15、置资产、待处理资产应在盘点表中单独填写。对盘盈、盘亏、闲置、毁损、报废的资产必须记入盘点报告同时应编写闲置或待报废资产汇总表；对存在的帐实不符的情况要出具盘点差异报告。财务部门应制定监盘制度，并据以对整个盘点过程进行监督及抽查，出具抽查报告。综合管理部门清查土地、房屋的权属证明，确定资产的权属，并填写清查表；法律部门负责从合法合规性方面配合综合管理部门清查权属证明，对权属不清楚的要查明原因，及时补办有关手续，并由实物/无形资产管理部门备案。各资产使用部门负责人需对盘点表和资产清查表审核确认，在盘点表和清查表上签字。盘点工作结束后应由实物/无形资产管理部门汇总出具闲置或待报废资产汇总表、盘点报告

16、和差异报告，财务部门出具抽查报告并提出盘点差异的财务处理意见，实物/无形资产管理部门出具资产盘盈盘亏处理报告由财务部门会签后上报公司主管领导审批。财务人员根据审批意见进行财务处理。相关IT流程：(1) 资产管理部门人员从条形码扫瞄仪导出盘点数据到固定资产管理系统中，自动与系统中的固定资产的数据进行比较。(2) 若有盘盈、盘亏、毁损、报废、调拨、出租等情况，经股份公司相关部门审核后，由股份公司财务部门人员在财务管理系统中做帐。4 帐帐核对、帐表核对负责固定资产的财务人员定期核对固定资产总帐与明细帐的资产原值、折旧金额和分类等内容，并会同实物管理部门定期核对明细帐与固定资产实物台帐、卡片记录，以确

17、保帐帐相符、帐表相符。对于不符的情况，财务部门负责编制差异报告，财务部门经理负责审核差异报告并出具处理意见。财务人员根据批准的处理意见进行财务处理。负责无形资产的财务人员定期核对无形资产总帐与明细帐、明细帐与台帐记录信息是否一致，以确保帐帐相符、帐表相符。对于不符的情况，财务人员编制差异报告，财务部门经理负责审核差异报告并出具处理意见。相关IT流程：(1) 财务部门人员从固定资产管理系统中导出EXCEL文件，对固定资产、累计折旧等数据进行对帐。(2) 每月做固定资产折旧帐之前，固定资产管理系统通过接口与财务管理系统核对固定资产的原值、累计折旧、累计减值等信息。(3) 若固定资产管理系统与财务管

18、理系统的固定资产有关信息不一致，系统则进行提示。5 计提折旧及摊销财务部门按照股份公司会计政策及各种相关的会计准则，每月根据资产类别、折旧年限统一计算当月折旧及摊销，并编制记帐凭证，由财务部门经理或授权人复核并签字确认。财务部门计算折旧率和摊销率等指标，并对各指标进行分析性复核和合理性测试，编制分析报告，对异常变动注明原因，以保证折旧及摊销的存在性、完整性和准确性。分析报告由财务部门经理签字确认。股份公司财务部会同运维、网发等相关部门定期分析现行固定资产目录及管理办法中相关规定（包括资产分类、折旧年限等）的适用性，视情况提出修订意见，报公司主管领导审批后执行。相关IT流程：(1) 财务部门人员

19、通过EXCEL表计算无形资产摊销并人工输入财务管理系统中入帐。(2) 财务部门人员将固定资产管理系统自动计算的折旧录入到财务管理系统中。(3) 每月做固定资产折旧帐之前，固定资产管理系统通过接口与财务管理系统中固定资产的原值、累计折旧进行核对。若固定资产有关信息不一致，系统则进行提示。(4) 无形资产摊销的计算，由财务部门人员负责，并经领导审核。(5) 若根据股份公司的相关规定，更改固定资产管理系统中计算折旧的逻辑，由财务部门人员进行更改，测试后使用。6 计提固定资产或无形资产减值准备各级公司实物/无形资产管理部门定期会同资产使用部门根据股份公司资产减值准备管理办法和具体指导意见，全面清查固定

20、资产/无形资产，考虑是否出现减值迹象，如有，则向财务部门报送减值资产清单，财务部门整理汇总后编制减值资产汇总清单，并会同实物/无形资产管理部门、采购等部门计算固定资产/无形资产减值金额。财务部门根据计算结果出具固定资产/无形资产减值准备审批表，报本公司总经理办公会审批。其中，股份公司立项管理的固定资产减值准备经省公司审批后报股份公司财务部门审批。财务部门根据审批结果进行减值准备帐务处理并更新固定资产卡片及实物台帐。相关IT流程：(1) 各级公司财务部门人员将批复的减值准备在财务管理系统中入帐。(2) 省市子公司财务部门人员在固定资产管理系统/模块中更新固定资产卡片信息。7 处置固定资产及无形资

21、产7.1 闲置固定资产的管理资产使用部门的资产保管员根据清查结果发现闲置资产后及时上报本部门负责人审批，并且定期向实物管理部门上报固定资产闲置情况；实物管理部门查询固定资产实物台帐并调研各资产使用部门固定资产使用情况，提出闲置资产处理建议并出具固定资产闲置报告，固定资产闲置报告上报本部门负责人审批。超过本公司审批权限的，要上报上一级公司实物管理部门审批确定处理方法。提出处理建议前，实物管理部门应初步判断闲置资产是否有需求单位，如有，则可以进行固定资产调拨，否则由实物管理部门判断资产是否具有留存价值。如不具有留存价值，则可以进行固定资产销售，如具有留存价值，则需要根据资产性质进行封存，封存方式包

22、括就地封存和集中入库封存。如采取集中入库封存方式，由实物管理部门送交物资管理部门入库封存。如采取就地封存方式，由实物管理部门就地封存。实物管理部门对封存资产填写资产交付明细表和转移单送交部门负责人审批。实物管理部门定期统计公布闲置资产情况，并编制固定资产闲置状况一览表，及时更新实物台帐中的资产信息，及时提交给财务部门。财务部门根据实物管理部门的通知，更新固定资产信息。7.2 固定资产报废7.2.1 固定资产报废的汇总上报和执行固定资产使用部门根据资产使用情况定期向实物管理部门提交待报废资产使用情况说明书，实物管理部门审批固定资产报废申请。实物管理部门确定是否需要上级实物管理部门参加技术鉴定。若

23、需要，则实物管理部门组织技术小组进行技术鉴定并请上级主管部门参与，出具技术鉴定报告。对确需报废的，则由实物管理部门将资产转入待报废状态，同时使用部门更新自己的固定资产台帐。实物管理部门将固定资产报废申请表和资产报废清单送交财务部门申请资产报废，财务部门在固定资产系统中将固定资产卡片转入待报废状态，并根据权限审批申请表和清单，超出权限则上报上级财务部门与实物管理部门审批。上级实物管理部门审阅技术鉴定报告，会同本级财务部门审批资产报废申请。财务部门和实物管理部门根据审批后的报废申请分别更新卡片和实物台帐。物资管理部门根据批复进行固定资产清理，并出具资产清理报告供实物管理部门和财务部门负责人审阅签字

24、。必要时纪检监察部门可对固定资产清理实施过程和清理收益的取得进行监督。相关IT流程：(1) 地市分公司或省市子公司相关部门人员在固定资产模块中触发报废审批流程，通过系统接口将待报废数据传送到办公自动化系统中，相关部门领导在办公自动化系统中审批报废固定资产，审批信息通过接口自动传送回固定资产模块。(2) 地市分公司或省市子公司财务部门人员在资产管理模块中对报废的固定资产卡片上标识减少的标志，触发总帐模块自动入帐。(3) 报废经地市分公司相关部门审核后，由地市分公司财务部门人员在财务管理系统中做帐。7.2.2 固定资产报废的审批权限和报批时间股份公司负责经技术鉴定后的一级干线固定资产报废的审批，各

25、省市子公司应分别于3月底前、7月底前、10月底前将申请报废资产的有关资料上报股份公司，股份公司分别于4月份、8月份、11月份对当期的报废申请进行批复。省市子公司负责本省二级干线及本地网固定资产报废的审批，省市子公司自行决定各地市分公司上报材料及进行批复的时间。根据资产管理重要性原则及资产报废实际情况，省市子公司可授权地市分公司在授权范围内审批本地网资产的报废，非正常报废资产的审批需经当地税务部门认可。7.3 固定资产出售7.3.1 固定资产出售的汇总上报和执行实物管理部门对于上报闲置和报废的资产进行统计，提出处理意见，对拟销售资产提出销售申请，根据权限由相关人员审批。审批通过后，由采购部门会同

26、实物管理部门、财务部门询价或委托中介机构对申请销售的资产进行资产估价，按审批权限报相关领导审批。审批同意后，采购部门联系购买单位，确定销售价格，将销售价格与资产估价相比较，如果高于估价，采购部门（或委托实业公司）直接办理相关手续，销售合同由实物管理部门、财务部门、法律部门及监察等部门会签后与购买单位签订。如果销售价格低于估价，由采购部门整理定价结果，根据金额和性质不同，按权限报相关人员审批。如果不批准，重新联系购买单位并确定售价；如果批准，采购部门直接办理相关手续，销售合同由实物管理部门、财务部门、法律部门及审计监察等部门会签后与购买单位签订。销售合同的存档参见9.2法律遵循中合同管理流程。如

27、果销售价格低于帐面净值，财务部门要根据政府相关规定到税务部门办理清理净损失审批手续。财务部门根据销售合同金额开发票同时进行帐务处理，并及时更新固定资产信息。7.3.2 固定资产出售的审批权限和报批时间股份公司负责一级干线固定资产销售的审批，各省市子公司应分别于3月底前、7月底前、10月底前将有关资料上报股份公司，股份公司分别于4月份、8月份、11月份对申请进行批复。省市子公司负责二级干线固定资产和本地网固定资产销售的审批。根据资产管理重要性原则及资产销售实际情况，省市资公司可授权地市分公司在授权范围内审批本地网资产的销售。省市子公司自行决定各地市分公司上报材料及自己进行批复的时间。7.4 固定

28、资产出租7.4.1 闲置固定资产出租的汇总上报和执行闲置固定资产转移到物资管理部门，由物资管理部门对闲置资产进行保管。实物管理部门对闲置资产做出处理意见，如做出出租建议，则物资管理部门根据该处理意见对外寻找租赁需求方。如找到租赁需求方，由物资管理部门填制固定资产出租申请书，根据资产的性质，分别交公司主管副总经理、总经理办公会或上级公司审批。审批通过后，由物资管理部门据此准备固定资产出租合同，并会同相关部门与租入方进行谈判并签署合同。出租合同签署之后，物资管理部门根据合同规定的条款，与租入方进行实物交接，并保留租入方签字的固定资产交接清单。物资管理部门将固定资产出租合同原件送交综合部门备案，合同

29、副本和固定资产交接清单交财务部门并抄送实物管理部门。财务部门据此更新固定资产财务数据库，实物管理部门更新实物台帐。闲置房屋资产出租由综合部门比照上述办法办理。固定资产出租审批后，由财务部门专人在固定资产管理系统中对资产主数据进行更改。7.4.2 固定资产出租的审批权限和报批时间股份公司负责一级干线固定资产出租的审批，各省市子公司应分别于3月底前、7月底前、10月底前将有关资料上报股份公司，股份公司分别于4月份、8月份、11月份对出租的申请进行批复。省市子公司负责二级干线固定资产和本地网固定资产出租的审批。根据资产管理重要性原则及资产出租的实际情况，省市子公司可授权地市分公司在授权范围内审批本地

30、网资产的出租。省市子公司自行决定各地市分公司上报材料及自己进行批复的时间。7.5 固定资产对外捐赠7.5.1 固定资产对外捐赠的汇总上报和执行执行股份公司对外捐赠管理办法，对外捐赠需求部门填制固定资产捐赠申请表，并经其部门负责人批准后，提交实物管理部门。实物管理部门调查固定资产现状后在固定资产捐赠申请表上填写调查结果，部门负责人出具意见后，交给财务部门。财务部门查询资产价值信息后由部门负责人出具意见，然后将固定资产捐赠申请表依据审批权限提交公司主管领导或上一级主管领导审批。审批通过后的固定资产捐赠申请表由财务部门递交给实物管理部门，对外捐赠需求部门与实物管理部门根据固定资产捐赠申请表与资产接收

31、单位接洽，并取得固定资产接收反馈。7.5.2 固定资产对外捐赠的审批权限和报批时间股份公司负责一级干线固定资产捐赠的审批，另外，捐赠资产净值一年内累计总额超过100万元的二级干线固定资产和本地网固定资产的捐赠，应比照一级干线固定资产的审批权限；各省市子公司应分别于3月底前、7月底前、10月底前将有关资料上报股份公司，股份公司分别于4月份、8月份、11月份对捐赠的申请进行批复。省市子公司负责二级干线固定资产和本地网固定资产捐赠的审批。根据资产管理重要性原则及资产捐赠的实际情况，省市子公司可授权地市分公司在授权范围内审批本地网资产的捐赠。省市子公司自行决定各地市分公司上报材料及自己进行批复的时间。

32、7.6 固定资产调拨地市分公司所属单位的固定资产由各地市分公司根据资产需求情况进行统一调配。地市分公司实物管理部门下发调拨通知单进行资产调拨并填写固定资产转移单，送交实物管理部门和财务部门负责人审阅。资产交接后财务部门及时更新固定资产卡片的相关信息。省市子公司可以根据各地市分公司的固定资产需求情况进行统一调配，各地市分公司实物管理部门根据省市子公司财务部门下发的调拨通知单进行资产调拨并填写固定资产转移单，资产交接后地市分公司财务部门应及时更新固定资产卡片。股份公司可以根据各省市子公司的固定资产需求情况进行统一调配。省市子公司实物管理部门根据股份公司财务部门下发的调拨通知单进行资产调拨并填写固定资产转移单，资产交接后省市子公司财务部门应及时更新固定资产卡片。相关IT流程：(1) 省市子公司财务部门人员在固定资产管理系统中发起省际间固定资产调拨申请，财务部门人员在固定资产管理系统模块中审核，自动在调拨的固定资产卡片标上