BusinessProposal商务建议书.docx

1、BusinessProposal商务建议书Business Proposal商务建议书建议书是指单位或个人对某项事业或工作有所研究和思考，进而向有关领导、政府、 企事业单位、专业团体提出改进措施和建设性意见所形成的一种书面材料。它也是英文商 务写作常见的一种文体。可以将其视为报告类文书之一种，但是它与其他报告相比有其自 身特点，因此英文中常用一个特定的名称 “Proposal”来界定此类文书。Part I Occasions That Call for Writing (书写场合)“Too many good ideas die in business for the lack of a wr

2、itten proposal.” 当你想就某一问 题提出对策、设想、建议或行动方案时，你可以进一步考虑“是否应该起草一份建议书？ ”这种主动提供的建议书在英文中称为 unsolicited proposal，其主旨大多在于改变现状或改 善局面。因为不是受命于人，自发性建议书的内容可有很大的自由度。但这样的文章必须 有很强的针对性。首先要使对方意识到现存问题的严重性或某种需求的迫切性，然后拿出 你的方案，提出建设性意见。非主动提供的建议书(solicited proposal)则指那些应对方要求而写的规划或方案，如 投标书则属此列。一般此类文书均属于正式文件。收件人在审阅完建议书后往往必须做出

3、明确答复，要么“肯定（接受、认可）”，要么“否定（否决、回绝）”。你的目标是：使对 方无论从文本的外表还是内容本身都能很好体会到你作为文件呈递者所具备的高度责任感、 求实敬业精神和良好的职业风范。其次，你的说理必须充分，使对方完全了解他想知道的 内容，并相信你有足够的把握兑现自己的承诺，这样才能说服对方给你开绿灯。Part II How to Write (如何书写)针对自发性建议书，其行文大体可分为三个步骤：Problem Objectives Solution揭示或认定问题所在 提出目标方向 推出实施方案更具体的布局体例可参见下列小标题: Problem Proposal Solution

4、 Schedule Cost/Budget coordination Benefits Conclusion问题对策日程 支出/预算 协调效益结束语有时简短的建议书只需表述三个基本内容：项目规划(Proposed action)、人力配备 (required personnel)和经费(fees)。针对非自发性建议书（以其常见的项目投标书为例），其行文大体可分为四个步骤：Introduction Technical and legal details Acceptance criteria Personnel and Facilities导言技术及法律程序详细资料 接受标准技术力量和设备条件当

5、涉及企业项目时，更具体的内容可能包括:Sales and production volume生产和销售数量Marketing and distributionRevenue TaxesMarket prices of productsLicense feesStart-up costsLand and buildingCost of salesOperating expensesLocal labor cost市场销售营业税产品的市场定价 执照费用启动成本 土地和建筑 销售成本运营费用 本地劳务费用同商务报告的分类方法一样，商务建议书还可根据其正式程度划分为非正式建议书 (Informal P

6、roposal)和正式建议书(Formal Proposal)。商务建议书其具体书写格式和商务报告 完全相同，具体可参照上一章节中关于商务报告格式的介绍。Part III Tips on Writing (注意事项) 建议书要以事实为根据撰写 提出的建议要具体，操作性要强。 对采纳建议能带来的好处既要写的乐观，也要防止吹嘘。 非自发性建议书中的项目投标书，作为一种营运文件，用于一项任务开发之前，往往 需要附有预算表。 建议书与可行性报告相比有共通之处，但 “报告”可以列举多种方案，经比较各自的优 劣后再推出最佳方案，而在建议书中通常只提出一个方案。Part IV Useful Words an

7、d Phrases（单词和短语）A. Words (单词)annually adv.每年benefit n.益处bidder n.投标方concrete adj.具体的convincing adj.令人信服的diagram n.图表disqualify v.取消资格economize v.节省elaborate v.阐述escalation n.提价evaluate v.评估exhibit n.正表favorable adj.有利的；积极的formula n.公式hypothesis n.假设impartial adj.公正的inquiry n.询价logical adj.逻辑的negativ

8、e adj.负面的objective adj.可观的offer v.发价optimize v.优化qualification n.资格quotation n.报价recommendation n.推荐；建议regulation n.规章制度statistics n.统计（数据）teleconference n.电话会议tenderee n.招标方zoning n.区域划分B. Phrases （常用短语） acceptance criteria 接受标准bid opening 开标budget forecasting 预算constructive proposal 建设性意见cooperati

9、ve project 合作项目costing presentation 成本核算executive summary 建议大纲；执行总结form of tender 投标书general contactor 总承包商in view of 鉴于invitation to tender 招标license fees 执照费用letter of guarantee 银行保证书local labor cost 本地劳务费用long-range planning 长期规划operating expenses 运营费用primary source 原始资料profit margin 利润率return on

10、 investment 投资收益率return on assets 资产收益率revenue Taxes 营业税secondary source 第二手资料serial number 序列号submission of tender 投标terms of reference 职权范围win the bidding 中标Part V Useful Sentences and Paragraphs（常用语句和段落）A. Sentences （语句）a. This proposal recommends a solution and provides budget and time schedule

11、figures.本建议书特别提出一个解决方案，并提供预算和时间安排。b. The suggestion is based on the research Ive done in the past few years, and I believe it will work well.这个建议是我在前几年研究的基础上提出的，我相信会行得通。c. I hope you will adopt this proposal.我希望你能采取这个建议。d. The following comparisons and evaluations form the basis of my recommendation

12、s. 以下的比较和评估是我提出建议的依据。e. What we think is to reduce the wholesale price so as to make the retail price acceptable in China.我认为应降低批发价格，这样才能使其零售价格被中国接受。f. If we were to do this, we might reduce the threat of loss good managerial-level staff. 如果我们做这件事，我们就会减少流失优秀管理人员的危机。g. I recommend that we purchases a

13、 company in East China rather than establish a new one in West China.我建议我们在中国东部收购一家现有的公司，而不必在西部地区新建。h. This is an area that needs to be addressed in the near future.这一领域需要在近期内予以关注。i. I strongly hope that the next year will promise a brighter prospect for our company. 我衷心祝愿我们公司来年取得更加辉煌的成就。B. Paragrap

14、hs (段落)a. As we agreed in our weekly staff meeting, our current file-serving computer is damaged beyond repair and must be replaced by the end of the week. The purpose of this document is to propose that NTR PC905 would make a practical replacement for our in-house file server.如我们在每周员工例会中提到的一样， 我们现在

15、的文件处理计算机已经损坏并无法 修复了，所以必须在这周内替换。 写这篇材料的目的就是为了证明 NTR PC905 是我们替 代原有室内文件处理器的经济之选。b. We always agreed that one of the keys to our success as an accounting firm has been our ability to create new services related to emerging business trends. In this era of mergers and acquisitions, we anticipate a growin

16、g need for management advisory and support services on the part of many companies vulnerable to takeover or buyout. Therefore, I proposed that we create a special management consulting team whose goal would be to help such companies remain independent.我们明白会计事务所成功的法宝之一就是适应经济发展趋势提供新的服务。在这个并 购不断的时代里，那些

17、容易被接管或收购的公司对管理咨询及管理支持服务的需要不断 增长。因此，我建议我们应该成立一个新的管理咨询部门。成立这个新部门的目的就是为 了帮助这些公司不被兼并。c. This project will certainly support sustainable development. But it must not be forgotten that our future rests mainly upon urgently needed mental changes, and that the pedagogic effort required for that aim will pla

18、y an utmost important role.这个项目当然是符合可持续发展的要求的。但是我们不能忘记的是思想上的转变才 是决定未来发展的主要因素，因此能够实现思想转变的教育应该被放在最重要的位置之 上。Part VI Sample Letter （信函范文）a. A Proposal for the Feasibility of something收件人：John Lannon 博士发件人：T. Sorrells Deswoody日期：2000 年 3 月 16 日主题：西部五针松枯树的市场销售的可行性建议书引言在过去的年内，由于受到松疱锈病菌和山地松虫的袭击，北部的落基山脉损失了大量

19、的西部五针松。据估计，每年木材损失额为 318,000,000 板英尺。由于五针松对松疱 锈病菌的天然抵御能力很低，所以高死亡率很可能继续。问题陈述由于木材市场拒绝接受五棵松立木，五针松的高死亡率进而导致其价格大幅下跌。这个 问题会导致两个后果：第一，尽管对木材的需求在不断增加，但却有大量的木材却不能被使 用。第二，大量枯死的树木堆积在森林中，它们很快就会成为一个主要的火灾隐患。建议解决方案突破常规，寻求新的市场是解决五针松死亡率带来的大量浪费的这一问题的一个可行 性方案。这几年的流行时尚使得人们对谷仓挡风板及有蛀虫的松树内墙板的需求大大增大。 国内的一些工厂把销售有缺陷的木材作为特色（注：这

20、些工厂用“仿古磨损的”这个词来称呼 这些他们产品的木材原料。 这个词以后就被用于指枯死及有缺陷的五针松）。 这为仿古磨 损的五针松在这个市场找到一席之地提供了绝佳的机会。方法我的第一手资料将包括木材利用专家 James Hill 博士和森林经济学家 Sven Bergman 博士所提出的建议。他们两个人都是森林、野生动物及山脉学院的成员。我同样会检查用在 不同用途的五针松枯木覆盖板的质量，并且参观加工厂进而确定此方案实施的可能性。我将 通过发送信件及电话询问的调查方式，从加工仿古磨损木材的工厂及批发商处得到第一手 资料。第二手资料将来自于关于枯木再利用的相关文章，及 Hill 博士关于五针松枯

21、木再应用 的已完成及在进行的研究成果。我的资格两年来，我一直跟随 Hill 博士对五针松枯木进行研究。在今年六月，我即将取得森林管 理理学学士学位。我非常熟悉木材加工程序，并有伐木运输业的第一手经验。Hill 博士、 Bergman 博士和我的合作使得这个深层次的可行性研究的开展具有了可能。结论显而易见，解决森林中五针松枯木大量堆积的问题非常必要。这些枯木占据的北爱达荷 州是最多产的林地。通过我前面提到的已完成的对六个区域的调查，我确信将资金及劳动力 投入到仿古磨损的五棵松产品的生产上具有可行性。 如果能得到您的支持，我将立刻着手 研究。b. A Proposal for the Feasib

22、ility of somethingMary Wilson教育及培训主管XYZ 公司北查尔斯大道 69 号剑桥 021392000 年 1 月 16 日亲爱的 Mary：谢谢你发给我的写作研讨会要点。非常理解，八小时的接触时间很难使这么艰巨的计划 得以很好地实现。以下是我们尽全力设计的方案，希望它可以更加行之有效、令人满意。需求评估通过与 Jack 和 Terry 组的指导教师交换意见，及分析成员的写作样本后，我们发现以 下几个共同需要解决的问题： 提高可读性； 运用准确的措辞; 总结资料; 使文章有条例; 详细讲解各种备忘录体报告 分析读者需求，期望得到更深层次的交流; 书写具有说服力的理由

23、，以达到调动或升职的目的；; 书写具有说服力的建议建议计划基于以上需求，我们把八个精心挑选并容易实现的目标作为我们的教学方向。课程设计我们的八节课程（每节两小时）安排如下：1清晰的语句2简洁的语句3流利准确的措辞4总结及摘要的书写5文章大纲的书写6文章大纲的修改7清晰的叙述各种不同目的的报告8分析读者需求，书写具有说服力的文章课堂模式前三次属于强化型讲座。学生们可以收集与课程相关的资料，我们每周还会布置家庭作 业，统一在课堂上进行修改。剩下的五周我们将把讲座和练习结合在一起。练习的内容是分 组修改与工作相关的文件。从始至终，我们的目的都是在课程规定的范围内，尽量使课程足 够灵活，以备不时之需。

24、如果你有任何修改意见，请让我们知道。 c. A Proposal for training plan亲爱的 Weston 夫人：就我们上次所讨论的关于对监察员及中层管理人员的语言及人际交流技巧进行培训一 事，我很荣幸的提出以下建议：问题改善监察员及中层管理人员的人际交流方式是管理的必备要素。它可以加强监察员和 中层管理人员之间及他们和下属之间的关系。建议教程根据我们的经验，下面的概括性概念在提高相互理解和改善交际方式方面很有效。 教与学的方法我们通过活动取向性训练来培养人际交往的技巧。在这个训练中，学员们可以通过角色 扮演，案例讨论和反馈评论的方式来运用他们所学到的理论。在这个环节中，教师是一

25、个学习推动者而非一个讲演者。我们可以通过使用录像重放及 教师和团队反馈来加强学习效果。内容下列题目就是课程的核心内容：1. 理解与自我概念2. 积极的交流气氛3. 给的技巧4. 接受的技巧5. 无声的技巧6. 减少交流壁垒7. 解决争端8. 面试9. 小组讨论10. 权利与说服力学习资料因为学员们通常会在有教科书在手的情况下感到更安心，所以我们使用 Verderber 写的 书互动作为教材。补充一下，印有案例及难题的免费印刷资料用于角色扮演和讨论。 课程长度课程的时间为六周，共十二节课，每节课两个小时。参与人数由于课程具有活动取向性，所以每个班最多可容纳学生（参与者）12 人。成本所有教学的材

26、料都由我们提供，这些材料包括课本，免费的印刷资料，摄像机和回放设 备。 全部课程包括 12 节课和 12 个参与环节，共需要缴费 1800 元。如果您想和我谈论一下这个项目的实施情况，我很高兴在您方便的时候和您见面。 真诚的朋友R.M. McNittPart VI Exercises （练习）1. 假设你是你所就读学院的员工。你观察到学院里经常有浪费水和电的现象。虽然你经常 在离开办公室的时候关上灯和水龙头，但是你认为浪费资源这件事应该让上级领导了解、引 起重视，并进而得到解决，所以请你就资源浪费一事写一篇建议书给上级领导。2. 不要放弃你白天的工作。作为正在奋斗的学生或创业者，你打算非全职地为一家公司工 作（网站设计、文字处理或其他类似的业务）。在你的城市找到可能需要你的服务的一家公司 或一位职业人士；评估你的技能和设施；察看市场的竞争对手情况，竞争对手在提供什么服 务，他们收多少钱？你的任务。写一封信函项目建议书给某个人，建议向他提供你的服务。