外贸英语函电书写格式要求.docx

1、外贸英语函电书写格式要求外贸英语函电书写格式要求The Layout of a Business Letter ( or The Parts of a BusinessLetter )5.Salutation 称呼6.Caption/Subject Heading 事由行 / 标题行7.Body of the Letter 信件主要内容 / 正文8.Complimentary Close 信末敬语9.Signature 签名（非手签不可）10.Typed Full Name of Writer and very possibly his titleof the pany below the t

2、yped name （对首次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名， 还可能在其名下加上其在公司的职称）11.Identifying Initials （ for very formal letters ） 口授者 / 打字员名字缩写字母（较正式信件）12.Enclosure （ option ） 附件（可选）13.）抄送行（可Carbon Copy Notation ( or c.c. ) ( option 选)14.Postscript （ or P.S.） （ option ） 再启（可选）（仅限一 两行文字！）商业信件的各个部分说明：1信头信头应包

3、括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号及传真号 以及电邮地址等等。一般情况下，信头印在信笺中上方或左上方 （ 见例文）。有些国家的信头中还包括其它细节，比如在英国，信头中就印着 公司经理的姓名 （见例文） 。2编号和日期 在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会 给信函编号。 编号一般应包括卷宗号码、 部门代号或者该封信的签发 人及打字员的姓名的首写字母。 所有这些均标有 “我方编号： ”、“贵 方编号：”，以防混淆，例如：贵方编号： JBDWM我方编号： WDWLP这些内容都打印在紧挨信头下面的位置。如果必要，代号首字母 也可以打印在左边距签发人姓名向下两行的位置。日期中月

4、份应打印成英文全名，避免使用缩写，比如 Dec.应改 成December序数词后面的词尾一 th，一 st，一 nd, rd可以省 略，比如可以用 May 5代替May 5th，用June l代替June 1st。年 份中不能用 04年代替 xx 年。要避免将日期打印成数字形式 (如 102xx) ，否则容易引起混 淆。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺 序，所以， 102xx 既可能被理解为 xx 年 10月 2日，也可能被理 解为 xx 年 2 月 10 日。3封内名称及地址封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下 2 至 4行的 位置。其形式与其在信封上的形式

5、完全相同。对于个人的尊称一般包括：先生(Mr.)、夫人(Mrs .)、小姐(Miss)、 女士 (Ms.)等。如果此人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边 (见 例文)。当合伙商号的名称里有人名时， Messrs 则是又一尊称， 如： Messrs Macdo nald&Eva ns但是，当商号名称里不含人名，或者已经具有尊 称，或者有定冠词 the 时，则不能再使用 Messrs 这一尊称。如 Utility Furniture Co， Sir William Dobson&Sons， The Grayson Hectrical Co.(见例l，例2)。4经办人 (注意事项 ) 当发信人希望将

6、信能寄给某个具体的人或部门时， 便加注经办人。一般打印在封内地址之下。5.称呼 称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，其具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。习惯上，商务书信中的敬语有：对某个人 称呼时使用的Dear Sir ,或Dear Madami对两个人（或以上）称呼时 使用的Dear Sirs , Dear Madames或 Gentlemen（仅用复数而不用单 数）。如果两人关系较好，便可以使用更热情的称呼，女口： Dear Mr?.称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低两行。 Dear Sir 和Dear Sirs 后面用逗号 （， ）， Gentlemen 后面用冒号 （：

7、）。6.事由事由其实就是信的主题 / 标题。它位于称呼和正文之间。 齐头式信 中打印从左边边线开始，其它格式的信中，打印在信文的中上部。它 能引起收信人对信文主题的注意。7.信文 / 正文 这是信的主要部分，表达着收信人的观点、意见、目的和期望等 内容，所以应该认真对待，并且注意下面几点：（a） 简明扼要，合乎语法，重点突出。（b） 分段正确，每段都有一个主题。（C） 打印无误， 布局艺术， 力求让读者对书信形式有耳目一新之感 觉。由于书信四周的空边起着对信文定格的作用， 所以空边也尤为重 要。除收信人姓名和地址总是采用单行距以外，对于特别简短的信， 其它各项可以采用双行距打印。 若以前已有通

8、信联系，应在回信的 第一段中提及，而你的计划、希望及期望则应在结尾段中表明。8.结尾敬语结尾敬语应当与称呼语配套使用。下面是几组最常见的配套使用的称呼语和结尾敬语：( 正式 )Dear Sir(s) /Yours faithfullyGentlemen /Truly yours( 非正式 )Dear Mr Hey / Yours sincerely ( 或 Sincerely yours)由于称呼语和结尾敬语的使用只是出于一种礼貌而对内容无甚影 响，所以在当今的简化式中常常被省略。当使用结尾敬语时，绝不能将其单独另页打印。万一出现这种情 况，则应重新打印全信，要么缩小信文行距，使其与信文打印在

9、同一 页上，要么重新排版，将信文的一部分内容移人下一页。在需要使用续页时，应该使用与信头页质量相同之纸张，并且打 印时包括下列内容的信头：(a) 页码(左右居中 )(b) 收信人姓名 ( 位于左边 )(c)写信日期 (位于右边 )例如：9签署通常情况下是先将写信人公司的名称紧接在结尾敬语下面打印， 然后写信人应使用黑色或蓝色水笔在公司名称之下签署自己的姓名。 由于手写体签名有时难以辨认， 大多数商务书信里也将写信人姓名及 职务头衔打印在签名的下方。绝不能用图章签发信函 （见例 a、b）。10. 落款 对首次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方 式在手签下面打出签名者全名， 还可能

10、在其名下加上其在公司的职称11. 口授者/ 打字员名字缩写字母（较正式信件）12附件若随信附有附件，须在签署下注明， 通常注明附件的内容及份 （件） 数。13抄送 当信的副本要发送其他人或部门时，在签署底下的左边位置打印 上“C. C.”符号，即“抄送”的意思。女口： C. C.大阪商会C. C. G 威尔先生14附言如果在信的正文中遗漏了某事或者需要提醒对方某事，常常将附 言补写在比“抄送”低两行的地方。因为附言有可能产生写信人在下 笔前计划不周之嫌，所以应尽量避免使用。（3） 商务书信例文 （ 略）3 信封的写法 在商务书信的信封左上角，一般有提前打印好的写信人地址。收 信人地址则打印在信

11、封的中部。 邮票贴在信封的右上角， 而左下角是为了加印诸如“绝密”、 “秘密”及“印刷品”等字样 （ 见例文 ）。 为 了便于机器分拣邮件，在信封上正确书写邮政编码也是非常重要的。附件 1重庆交通职业学院1 范围本标准适用于重庆交通职业学院各相关专业。 学时范围： 48 学 时。2 制定本标准的依据2.1 教育部教高 20002 号：高等职业学校、高等专科学校和 成人高等学校教学管理要点。 2.2 教育部教高 xx16 号：关 于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见。 2.3 重庆交通职 业学院各相关专业人才培养计划。 2.4 中华人民共和国职业 技能鉴定规范各相关工种。 3.课程性质与作用

12、本门课程的性质是职业特定技术课程。外贸英语函电课程是 我报关与国际货运专业的一门专业核心课程，该课程以大学英语 和国际贸易实务为先修课程，是在掌握英语语言能力的基础上开 设的一门理论性与实践性并重的课程， 注重理论与实践相结合， 既要 结合对外贸易业务各个环节的知识， 又要训练和培养有关外贸业务环 节的语言表达能力， 培养学生阅读、 翻译及撰写各种规范的外贸英语 信函以及国际商务英语谈判的基本技能， 使学生初步具备国际商务谈 判的能力，是一门实践性、操作性很强的专业必修课。 4 本课程与 其它课程的关系5. 课程总体设计思路 5.1 课程设置依据外贸函电作为国际商务往来经常使用的联系方式，是开

13、展对外经 济贸易业务和有关商务活动的重要工具。 熟练运用外贸英语函电的基 本知识，也是外贸工作人员必须具备的专业技能。因此，本课程的主 要任务是让学生在熟练掌握国际贸易实务相关知识和具有一定英语 水平的基础上，培养学生对所学外贸英语函电知识的实际运用能力， 掌握外贸英语信函的格式与结构、专业英语术语、常用业务词汇以及有关业务的英语表达方式 和句型结构的能力， 通过大量的技能训练把基础英语技能与外贸英语 知识有机地结合起来， 使学生不但具备撰写国际商务英语书信的能力， 而且还具备填制合同、审证、改证及填制各种外贸单据的能力， 5.2 课程目标定位外贸英语函电课程的教学目标在于通过本课程的学习，在

14、学 生充分利用已经掌握的英语基础知识的前提下， 学习如何运用写作的 语言特色和方法， 融会贯通外贸专业知识， 培养学生具有良好的商务 英语写作能力， 熟练掌握国际贸易知识， 并能在实际外贸工作中熟练 操作。5.3 课程内容选择原则 本课程充分体现了现代课堂教学要以人为本的教育理念，不仅要 让学生学会知识， 还要使学生具备优秀的实践操作能力和独立解决分 析问题能力。课程改革重点在于建立起卓有成效的教、学、做三者和 谐统一的体系， 既要在教学方法上探索适合学生的教学方法 （如引进 情境、案例教学法）又要建立起科学合理的评价体系，能够确保新型的教学方法确实能够提高学生学习效率。教、学、做三者要实现卓

15、有 成效的结合，而不能为了某一方面求“新”而导致整体发展不平衡， 学生达不到既定的学习目的。5.4 课程项目设计（或学习情景设计等） 课堂讲授 , 分散实训 6.1 知识目标通过本课程的学习与任务实施，可以使学生能够熟悉以下知识：（1）初步掌握 1000 个左右外贸英语函电常用词汇。（2）了解外贸英语函电常用短语、术语、习惯用语和习惯表达方法。 （3）掌握函电写作的基本格式和套用句型。（4）能正确理解外商来函并译成通顺， 具有专业特点的汉语。 （5） 能用正确的格式和语言文字撰写各业务环节的简单英语信函。 （6）能正确理解、翻译和填制一般的英文合同和协议。 （7）能根据不同 实际情形选择得体措

16、辞和恰当布局谋篇。 6. 2 能力目标通过理论与实践教学，可以使学生能够具备以下能力：（1）能在国际贸易领域较熟练地运用听、说、读、写、译的技能 进行商务交际的能力 （2）具备运用电脑和办公自动化设备进行外贸 商务函电往来、外贸业务沟通以及营销管理的应用能力（3）具备信息收集、能力 （4）具备信息计算、决策、评价能力（5）具备解决问题、分析问题的能力 6. 3 素质目标1）培养学生谦虚、好学的能力；（2）培养学生勤于思考、做事认真的良好作风；（3）培养学生良好的政治和身体素质；较强的创新能力、实践能 力以及较高的人文素质和科学精神；（4）培养学生的团队合作能力、 专业技术交流的表达能力； （5

17、） 培养学生遵纪守法、爱岗敬业、吃苦耐劳的良好职业道德； （6）培 养学生勇于创新、敬业乐业的工作作风： （ 7）培养学生的获取新知 识、新技能的学习能力； （8）培养学生团结协作、 沟通组织的能力。 7教学活动设计8 教学实施建议 8. 1 教材（1）依据本课程标准编、选教材，应充分注意体现任务引领、实 践导向课程的指导思想。 （2）编、选教材应体现内容先进性、通用 性、实用性，要将本专业新技术、新工艺、新材料及时地纳人教材， 使教材更贴近专业的发展和实际需要。（3）尽可能考虑结合职业技能证书考证编、选教材内容。要通过 理实一体教学并运用所学知识进行评价， 引入必须的理论知识， 增加 实践实

18、操内容，强调理论在实践过程中的应用。（4）编、选教材尽可能考虑图文并茂，提高学生的学习兴趣，加 深学生对本课程的认识和理解。教材表达必须精炼、准确、科学。8. 2 教学方法8. 3 课程考核3)应注重学生动手能力和实践中分析问题、 解决问题能力的考核，对在学习和应用上有创新的学生应予特别鼓励，全面综合评价学生能力。 8. 4 教学资 源该课程是一门融国际贸易业务知识与英语语言知识为一体的高层 次的应用语言课程， 旨在使学生了解对外经贸业务各个环节， 同时学 习和掌握英语在各个环节中的应用。该教材的教学内容具有系统性， 覆盖了国际贸易的完整流程，包括：商务英语函电书写格式、建立业 务关系、询盘、

19、报盘、还盘、成交、付款、开证、展证、改证、装运、 包装、保险、索赔、代理以及其它商务活动，使学生系统地掌握各个 贸易流程相关外贸信函的写作特点。教材设计方面，通过一笔仿真业务，将出口商和进口商的信函均 分布在来函中， 使得信函的写作与回复针对性强， 接近真实的业务处 理。体现教、学、做合一的教学理念，将语言知识与技能的培养与职 业岗位紧密相连，使学生能很好融入情景和角色。9 课程评价外贸函电 - 格式外贸函电基本格式20 may 2000date line日期 ) kee & co., ltdlondon, ukinside address收信人地址 dear sirs:salutation称

20、呼 we have obtained your nameand address fromdee&co. ltd, and we are writing to enquire whether you wouldbe willing to establish business relations with us. we have been importers of shoes for many years. at present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and qu

21、otations.orders on you. we look forward to your early reply. body信文yours faithfully客套结束语tony smithsignature block签名栏 enc.enclosure notation外贸函电 - 范文:台布 我们从我驻巴基斯坦使馆商务参赞处得悉贵公司的名称和地址，现借此机会与你方通信，意在建立友好业务关系我们是一家国营公司，专门经营台布出口业务。我们能接受顾客 的来样定货，来样中可具体需要产品的花样图案， 规格及包装装潢的要求。 为使你方对 我各类台布有大致的了解， 我们另航寄最新的目录供参考。 如

22、果你方 对产品有兴趣，请尽快通知我方。一俟收到你方具体询盘，即寄送报价 单和样本。 盼早复。dear sirs,re:tableclothin order to give you a gengral idea of various kinds of the table-cloth we arehandling,we are airmailing you under separate cover ourlatest catalogue for yourreference.please let us know immediately if you areinterested in our prod

23、ucts.wewill send you our price list and sample to you as soon aswe receive your specificinquiry. looking forward to your early reply,we are.yoursfaithfully20 may 2000kee & co., ltdlondon, ukdear sirs:yours faithfully,tony smithchief buyer先生:我们从蒂科公司得知贵司商号与地址，特此来函，希望能同贵司 发展商务关系。 多年来，本公司经营鞋类进口生意，目前想扩展业

24、务范围。请惠寄商 品目录与报价单。 如贵司产品价格合理， 本公司必定向你方下定单。 恭候佳音。采购部主任托尼. 斯密思谨上2000 年 5月 20日篇二： 27种外贸函电格式 （三） 27 种外贸函电 格式（三）15、说明价格调整原因 现谨附上本公司新价格表， 新价格将于本 月底生效。除了存货充裕的商品外，其余大部分货品均已调升价格。是次调整原因是原材料价格升幅上涨 10% ，一些承包商的价格调升到 15%。 过去 40 年，本公司生产的机器品质优良、性能可靠。 今为确保产品质量，唯有稍为调整价格。上述情况，还望考虑。愿能与贵公司保持紧密合作。16、回复感谢信 we greatly appre

25、ciate your letter describing the assistance you received insolving your air-conditioning problems. we are now in ourfifty year of operation,and we receive manyletters like your indicating a high level of customer satisfactionwith our installation. we are pleased that our technicalstaff assisted you

26、so capably.we would like you to know that it you need to contact us at any time in the future.our engineers will be equally responsive to your request for assistance. if we canbe of service to you again, please let us know. thank youagain for your very kindletter. 承蒙来信赞扬本公司提供的空调维修工程服务，欣喜不 已。五年前开业至今，

27、屡获客户来函嘉奖，本公司荣幸之至。欣悉贵公司识技术人员的服务，他 日苛有任何需要，亦请与本公司联络，本公司定当提供优秀技师，竭诚效劳。在此谨再衷心 感谢贵公司的赞赏，并请继续保持联络17、请客户征询其它公司 thank you for your enquiry of 5 may concerning silk blouses. we regret to saythat we do not manufacture clothing to your own designs tothe highest europeanstandards: swan textiles corporation the

28、industrial zoneshekou we supply the factorwith all their silk materials, i enclose a swatch of ourstock materials for yourexamination. should you desire any of these samples madeup into finished products ,we can supply the swan factory with them. we hope that this will be of help to youand wish you

29、every suess in your business dealings. 谢谢 5月 5 月日来函查询关于纡绸罩衫的事宜。 本公司只生产纡绸布料， 供应纺织品批发商和制造厂家，并没有制造成衣，因而未能接受贵公司订货， 谨致万分歉意然而，本公司的服装：蛇口工业区天鹅纺织品公司。 该厂的丝绸布料全由本公 司供应，随函了什样本以供查阅，如贵公司认为适合，本公司乐意负责供应所需布料。愿上 资料对贵公司有所帮助。 谨祝生意兴隆，事事顺达。18、改善服务 thank you for your letter of 26 january. i apologize for the delivery prob

30、lemsyou had with us last month. i have had a meeting with our production and shippingmanagers to work out a better system for handling youraount .we know we made amistake on your last order . although we replaced it for you. we want to make sureit does not happen again. we have devised the enclosed

31、checklist to use for each ofyour future order. it includes your firms particularspecifications, packingrequirements and marking 感谢 1 月 26 日来信。对上月贵公司 更换所需货品，唯恐类似事件再发生，本公司生产、该清单，供贵公司今后订货之用。当中包括特殊规格、包装要求 和樗说明等栏目，相信此举有助本公司提供更佳服务，促进双方合作。如欲增设任何栏目于 该清单上，恳求惠示。19、拒绝客户的要求 thank you for your enquity of 25 august.we are always pleased to hear from a valued8 月 25 日信收悉，谨此致谢。 来信要求本公司提供有关软件保密系统的技术 资料，但鉴于同行向来视该等资料为机密文件，本公司亦不便透露，尚祈 见谅。我真诚地希望这样不会对贵公司造成不便。如需本公司协助其他事宜，欢迎随时赐顾 垂询。 祝业务蒸蒸日上 !20、应付难办的客户 承蒙多年惠顾，本公司感激万分。然近来合 作出现问题，令服