跨部门沟通的技巧.docx

1、跨部门沟通的技巧跨部门沟通的技巧1、如何保持已改善的工作水平掌握机会，善用所学的技巧，保持巳改善的工作水平。按照“重要步骤”及“基本原则”，策划及主持讨论，研究如何保持巳改善的工作水平。适当时候在你与员工进行工作表现或工作习惯的讨论後，见到他们的工作水平或工作习惯有了改善，你就可以运用本课程所教导的技巧。学习原因学习及运用这些技巧，可以帮助你巩固员工改善後的工作水平或习惯。激励员工维持改善後的工作水平或习惯。让员工明白良好的工作水平会带来赞赏，他们因而会继续改进。 “只有在我工作出错的时候，上司才找我谈谈。”你是否常有这样的感觉？上一次你告诉员工有他们的工作水平或工作习惯已有改进是甚麽时候？假

2、如你和一般的主管或经理一样，只顾处理工作漏弊，你就会觉得花时间去赞赏员工的改进似乎是种奢望。研究结果显示以下两项重点：正面的赞赏可以激励员工保持改善後的工作水平。主管人员表示，当员工的工作水平有改善的时候，他们都会尽量给与赞赏；但另一方面，很多员工却表示就算他们工作出色，也很少得到主管的赏识。正面的赞赏是激励员工竭力工作的有效方法。在适当的时候，对力求改造的员工说些适当的话，员工会十分受用；相反，员工若得不到鼓励，就会大大降低工作的热诚。付出後的收获处理员工工作表现和不良工作习惯的问题，需要付出时间。当员工有进步时，记得及时加以适当鼓励，确保你付出时间后，能收到效果。最佳的收获，就是员工继续改

3、进自己的工作。员工需要得到赞赏很多时候，正在改善自已工作水平的员工，知道自己的工作有进步，都希望得到别人的赞赏。如果主管一句鼓励的话都没有，员工就会觉得主管只顾找错处，而不重视员工的改造，这会让员工泄气。如果员工认为主管只会桃毛病而没有鼓励，他很快就会故态复萌，回复到原来不理想的工作水平或不良的工作习惯上。事实上，就算我们力求完美，有时也会忘了在适当的时候给与别人赞赏。我们每天都匆忙地处理日常的工作及许多随之而来的问题，很容易忘了要赞赏工作表现有改造的员工。主管的工作目标，往住只着眼处理“当务之急”，在限期内达成工作进度，在这样的情况下，很容易会忽视员工的进步。你与员工讨论如何保持已改善的工作

4、水平，对双方都有好处。只要适当地处理，就可以对员工的工作有积极的影响。赞赏员工的进步，往往能使员工保持现有水准，受到激励的员工会继续把工作做好，并且对自己更有自信。何时需要讨论当你见到员工的工作水平或习惯有改善时，就算是轻微的改善，你也可以与员工讨论如何保持改善後的工作水平。只要员工朝看正确的方向改善，就算未达到标准，也是值得维持下去的；员工的工作水平虽然不一定有重大的改进，但必须有显著的进步，而可以确实地指出。要使讨论收到最大的效果，在发觉员工表现有改善时，你就应该立刻提出讨论。这样，你就可以杷员工在改善工作方面所付出的努力和你给他的赞赏有效地联结起来，当员工知道良好的工作水平会受到赞赏，他

5、就愿意继续改进自己的工作。“从今天早上的报告中，我知道你的错误率已降低了1。”你可能已发觉，员工继续改善工作表现时，你要给的积极赞赏也渐渐减少。当然，如果问题再出现，你就需要和他讨论，要他回复到正常的工作水平上；如果他持续地有所改善，你只需偶尔表示赞赏，就可以使他继续改进。赞赏员工必须诚恳由於这是如此积极的讨论，你可能想藉着这个机会，讨论其他与员工工作表现有关的问题，例如，你可能会认为这是个适当时机，提醒员工应该有更大的改进，或者谈些其他工作上的问题。千万不这样做，否则，员工会觉得你的赞赏不够诚意，或者觉得你表面在吹捧他，而背後另有企图。其实，你将会有许多时间去解决其他的问题，就让员工在这次的

6、讨论过程中，享受一下被赞赏的时刻？赞赏要明确对於工作表现有改善的员工，一般性的赞赏远不及明确的指出他们的工作改善的具体情形及其重要来得有效。试分析以下两个例子的不同之处：“近来你的工作大有进步，我很欣赏。”“过去两星期，你的错误率减少了3，我实在很欣赏，因为这样可以节省金钱、时间和原料。”虽然第一个例子没有甚麽不对，但效果并不明显。第三个例子就有效得多，它明确地说明员工改善的地方。明确的赞赏表示出主管的诚意，使员工认为“我所做的工作真是重要，的确值得赞赏。”赞赏的益处有时你会问：“为甚麽我要赞赏员工？他们拿薪水，就得工作。”答案很简单。你身为主管，别人是根据你及员工的工作表现来评价你，员工的工

7、作表现就是你的工作表现；当员工的工作有所改善，你助他们一臂之力，就是帮了自己。你个人、员工。工作小组及整个机构都会因工作水平改善而获益。熟能生巧你多与员工讨论如何保持改善后的工作水平，你也愈会运用讨论技巧。最初与员工讨论时，你可能会觉得有点不自在，尤其是当你不善於赞赏别人，而员工又不习惯接受别人的赞赏时，那就更加尴尬。但是，当员工知道你是衷心赞赏他们，而你又明白这些讨论对工作小组的成功影响甚大时，这些不自然的情形很快就会消失。重要步骤当你与员工讨论如何保持己改善的工作水平时，下列的重要步骤会对你有帮助：1指出已改善的地方。2说明这项改善对你和工作小组的重要性。3留心听取员工的意见。4询问员工是

8、否需要帮助，使工作更顺利。5在适当时向员工表示你会给与帮助。6感谢员工作出了改善。采用重要步骤的原则1、指出已改善的地方要清楚明确不要再提过去的问题记住讨论的目的是指出改善后的工作表现，并非重提过去不当的工作表现或习惯。请明确的说明员工已改善的地方，并指出具体的成绩，避免含糊的赞美。例如说一句“你做得好”还这不及说“你已经把不良率减少至2”来得有效。明确地指出员工改善的地方，这是衷心赞赏员工最简单而且有效的方法。指出员工已改善的地方，可以显示你注意及重视员工的成绩，同时，你会带给员工一个讯息，就是你看重你的员工，并且尊重他们，这可以维护他们的自尊（基本原则1），确保员工继续改进工作的首要步骤。

9、2、说明这项改善对你和工作小组的重要性要清楚明确解释为什么员工改善的地方值得称赞，其实就是清楚指出员工的成绩，让他们了解你的确衷心赞赏他，这是增加员工自信的一大助力（基本原则1）。如果可以，请说明这项改善如何影响其个人及整体的生产力。像第一个重要步骤的情形一样，这部份的赞赏要清楚明确。含糊的一句话，如“你帮了我们很大的忙”，不及明确的表达如“你的不良率减少了3，这使我们部门达到这个月的生产指标”来得有效。3、留心听取员工的意见不要打断对方的话大多数人对自己的改善成果都引以为豪，希望告诉别人自己是如何取得这样的成绩。你应该给他们机会表达一下，让他们享受其中的乐趣。或许你也想知道他们是如何取得这样

10、的成绩，但请专心聆听，不要打断，给员工充足的时间详述，这表示你有兴趣知道他们是如何改善工作，并肯定他们的改进是重要的。只聆听而不批评看似容易，但你往往会发觉自己希望发表意见。要尽量避免提出自己的见解，因为这会阻碍员工全面解释他怎样取得这样的成绩。请专心聆听，并表示了解对方的感受（基本原则2），这清楚地表示出你理解员工额外付出的努力。有些员工会兴致勃勃地谈论自己工作改善的成果，但有些人却不愿意多说。假如遇到这样的情形，不必勉强员工，就直接采用第四个重要步骤。4、询问员工是否需要帮助，使工作更顺利主动提供协助在讨论过程中，管理人员不适宜指出员工应该要有更大的改进，或提及其他工作上的问题。这时，由於

11、讨论的气氛积极而有建设性，你可以问员工是否需要协助，以维持他已作出的改善。或许你们大家会想到一些方法，可以减少工作上的问题，而入能维持你目前对员工表现的期望。员工提出可能遇到的问题时，请专心聆听，以谅解的态度回应（基本原则2)，让他知道你衷心希望他可以维持良好的工作表现。5、在适当时向员工表示你会给与帮助以开明的态度考虑员工的意见？确定采取行动或回复的日期有时员工提出一项要求或建议，如果可以即时接纳或处理，你应该立即说明将如何处理及何时进行，这显示你支持员工的工作，这也是加强员工自信心的另一方法（基本原则1）。如果你不清楚是否可以立即采用员工的建议，请向员工解释你需要再作研究，另定日期回覆。你

12、研究过建议，决定如何办理後，必须让员工知道你将会做些甚麽及何时进行，尤其是当你知道不能够采用员工的建议时，这更是重要。向员工解释你如何考虑他的要求及不能接纳的原因，至少，显示你重视他的要求，并已经研究过，这样做可以维持员工的自尊（基本原则1）。不论员工的要求是否适当，如果无法采用，你应该表示了解对方的想法（基本原则2），并说明员工的意见很好，可惜你不能够采用。6、感谢员工作了改善要诚恳和简洁在结束讨论时表示感谢，可以加强讨论时称赞的效果。这是员工在讨论完毕，返回工作岗位前听到的最後一句话，印象特别深刻。一句简单的“谢谢”，可以加强员工的自信心（基本原则1)，也可自然地结束这次讨论。要成为成功的

13、主管，需要使用多种不同的技巧；你从本课程学到的，与其他技巧同样基本而重要。作为一位主管或经理，你要对员工的工作负责。他们的成功就是你的成功，他们的失败也就是你的失败。让员工维持已改善的工作水平，对员工、工作小组及整个工作机构都有好处。本课程并没有夸大赞赏别人工作成就的影响。想想看，假如你付出了努力去改善自己的工作水平，而上司一点表示也没有，你的感受会如何？你明白没有赞赏会令人泄气，就知道赞赏是多麽有效的激励。你从本训练课程学到的基本原则及六个重要步骤是一个有效的方法，可以帮助工作小组保持已改善的工作水平。重要原则当你运用这些重要的技巧时，请紧记下列各点：只讨论员工已改善的地方，而非员工在其他方

14、面的表现。就算员工觉得不好意思，也不要顾忌去赞赏他。当你注意到员工的工作已有改善，即使是轻微的改善，也可以与他讨论如何保持已改善的工作水平。当员工已改善的工作水平变成习惯时，与员工进行讨论的需要会日渐减少。与员工讨论之前，一定要做好准备工夫。你可以利用本课程提供的讨论计划表去决定谈话的内容及如何进行讨论。上司也可以指导你应用所学的技巧，帮助你与员工讨论。2、管理人员面对的挑战课程目的：完成这个课程后，你就可以认识自已作为管理人员应该担任的角色，并能随时代变迁，说出自己的职责有什麽改变.明白工作上使用沟通技巧的重要性.明白三项基本沟通技巧的效用.掌握机会，在日常与人交往之中，善用所学的技巧.讲解

15、沟通管理学的训练过程.适当时间本课程所介绍的各种技巧可以帮助你在以后的沟通管理学课程中，熟练运用三项基本沟通技巧。在工作上采用这三项基本沟通技巧和员工，同事，顾客及上司沟通.在以后的沟通管理学课程中，熟练运用三项基本沟通技巧。在工作上采用这三项基本沟通技巧和员工，同事，顾客及上司沟通.学习原因参与这个课程后，你就可以更加了解自己作为管理人员所搬演的角色.改善与其他人的关系.深入了解沟通管理学的原理，对以后的训练过程更有信心。接受挑战，时移世易以往我们只能举头望明月，现在，人类已经可以在月球漫步三十多年前要放置一台电脑需要一个大房间，现在我们已经有手提的微型电脑事物不断变化，而且速度惊人，正影响

16、生活的各个方面，在工作方面也不例外由于世界性竞争激烈，科技不断进步，员工背景不一，今天的商业运作与以往的已经是大大不同以下各方面都反映出这些转变：-市场需要更高品质的产品-有需要以更少资源制造更多产品-更注重为顾客提供妥善的服务角色转换作为管理人员，你扮演的角色也已经转变，比以前更富挑战性除每日负责管理工作，如运用有限的资源，解决纠纷及确保工作依时完成等等以外，今天的管理人员还要肩负很多其他的任务。要确保在一个不断变化的工作环境中取得成功，每个机构都需要工作效率高的管理人才。职责转变无论你的职衔是董事，监督，经理，小组统筹，组长，文书主任，或者是工长，你的职责范围都不断转变。如果我们单单只是注

17、重效率，把事办好，这样是不足够的。今天。领导有方的管理人员也要：辅导员工，发展员工的潜能与别人合作，群策群力。建立团队主持会议解决难题采取主动分析及策划应付一切转变接受新职责订立及检讨目标兼管下属分配下属的工作作出决策激励员工支持员工的创新意念鼓励员工积极参与建立信心，使员工投入工作挑战管理人员并不是单独工作的，他们要与其他员工同心协力，完成工作，在不同的情况下，跟机构类不同职别的人员，各式各样的人共事，以下是一些例子：一位年轻的管理人员领导一个工作小组，而小组主要由资深的公司员工组成。一位专责小组负责人与一组人员共同完成计划，这个小组的组员来自公司内不同职别。一位充满干劲、领导有方的管理人员

18、，与一位有才华但欠缺动力的员工检讨工作绩效的问题。公司委派一位从没有管理经验的人员负责带领专职小组，领导一班同事及管理阶层人员。由于更新系统的缘故，一位不熟悉电脑操作的主管要与电脑供应商合作。一位小组负责人希望部门经理检讨一个改善生产力的建议。第一步你有没有遇过以上的情况呢？在日常与人交往中，你有没遇到类似的挑战呢？你在不同的情况下遇不同的人一起工作，遇到挑战时，就必须用适当的人际关系技巧去处理。最重要的是要耐心的去了解与你一起工作的人，如下属、同事、上司、供应商及顾客。试看以下情况：你知道属下的一位生产线上的员工，非常不愿意改变目前的工作方式，你要耐心的聆听他的意见，并协助他接受新的工作步骤

19、。你知道一位同事非常能干可靠，所以你和他合作得非常顺利，三言两语就能把工作交代清楚。如果你对其他员工一无所知，又会怎样呢？试向对方发问问题，然后耐心聆听，便可使双方的沟通更加有效。当然，你无须成为业余心理学家，只须要用一点时间发问、聆听和观察。同时，如果可以的话，可预先计划沟通的步骤，成功与否往往就有赖这番准备工作。成败之别成功的管理人员无论在什么情况下，都可以请教别人帮忙，或与别人合力完成工作。通常他们成功的地方，在于能够掌握良好的沟通技巧。据研究调查显示，工作有效的主管人员有以下特点：邀请其他员工提供资料及发表意见，使员工更乐意承担责任。辅导员工，在表现良好的时候加以鼓励，从而启发他们的潜

20、能。增加员工的自信，以激励他们努力工作。总结资料，以确保员工明白工作的性质及同意进行的方法。订下跟进工作的日期，以监察工作进展。专心聆听及作出适当反应，以表示关注对方和重视对方。经常提供肯定的意见，教员工如何改善，以确保目标清楚明确，维持效率极佳的工作表现。使用上列及其他沟通技巧，对于你成为一位成功的管理人员，是十分重要的因素。这些技巧可使你更快捷的解决问题、把握机会、建立一个群策群力、生产力高的小组。沟通管理学提出一些沟通技巧，助你与机构内每个职别的人员，发展或维持友好合作、群策群力和有建设性的工作关系。沟通管理学向你说明与别人沟通的成功之道，为你提供面对挑战所需的技巧。第一个基本原则：维护

21、自尊，加强自信自信就是“对自己感到满意”，通常对自己有信心的人都会表现得有毅力、能干而且易于与人合作。他们较乐意去解决问题、研究各种可行的方法、勇于面对挑战。你要维护员工的自尊，小心避免损害对方的自我价值感，尤其在讨论问题的时候，你要针对事而不针对人，便可维护员工的自尊。赞赏员工的意见、表示对他们能力充满信心、把他们看作能干的独立个体，都可以加强员工的自信。例如：“你提议用较小的码头寄运，这个主意很好。现在我们的货运程序比以前更快捷，更顺利。谢谢你的意见。”要清楚明确在维护员工的自尊，加强他们的自信时，应要清楚明确。只说一句“你做得很好”固然并无不妥，但总不及说明做得好的那件事情和原因来得更有

22、意思。这样做除了可以表示你重视那位员工外，也可以证明你是真心的称赞他的。例如：“你再一次把这本报告的数字核对一遍，我非常欣赏这样认真的工作态度。”要充满诚意在赞赏或认同某人的工作时做到清楚明确，也可以表示你是充满诚意的。虚假、不真诚的恭维话是容易为人察觉的，这样不但无益，反而有害。过分的夸奖会使赞赏腿色，减低了赞赏的效力。有效的使用第一个基本原则可以帮助你：打开沟通之门-可以化解彼此之间的隔膜。得到对方合作，把计划付诸实行-充满自信的人，大多会言出必行，热心把理想实现。缓和抗拒的情绪-在解决问题的检讨中，不会使人有受到攻击的感觉。使组员合作更协调-一个充满自信的工作小组，一般都更能合作无间、更

23、具创意和更有效率。第二个基本原则：专心聆听，表示了解对方感觉聆听是打开双方沟通的主要关键。表示了解对方感觉，可令对方知道你能体会他的处境。在细心聆听之余，再表示关怀体谅。你就可以开启沟通之门。表示了解对方感受及明白说话的内容你要让对方知道，你正在专心聆听，同时也明白对方说话的内容和对方的感觉。使对方愿意表达内心的感觉，对于解决困难有很大的帮助。有效的回应包括两部分：其一描述对方的感觉，其二是总结对方的说话的内容。下面的例子都包括这两部分：“我明白你对更改时间表有点担心（表示了解对方担忧的心情），因为这涉及到超时工作（明白对方说话的内容，知道他担忧的原因）。”“这么，你就可以比预期早两个星期进行

24、这项计划（细心聆听对方说话的内容）。我想你一定会很高兴这么快就获得批准（表示分享对方快乐的感觉）。”当对方表达一些愉快的感受时，使用第二个基本原则，也是很有效的。共同分享愉快的感受（举个例子说：“看来你很喜欢你的新任务”），可以营造互助合作的气氛。表现出了解对方的感觉，并不一定表示你同意对方所讲的话。通常在说了“我明白你的意思”之类，我们很容易会加上“但是”或“不过”等字眼。如果使用这些字眼，你给对方的印象，就是你认为他的感受在你的眼中是“错的”，或者不象你所关注的问题那么重要。应该避免使用这些字眼，在你说出自己的意见之前，可使用“同时”这个词语，或在适当时候暂时停下来，代替“但是”或“不过”

25、等字眼。有效的使用第二个基本原则，可使你与别人沟通更坦诚，更有成果。如果员工不愿意谈诚开放的沟通，你或许不能取得有关资料，而这些资料往往影响了工作的成败。此外，有效的使用第二个基本原则，可以：减少抗拒-细心聆听，了解对方所讲的话，可以鼓励谈诚沟通。加强自信-关心对方所讲的话及内心的感受，可以令对方感到自己的重要性。鼓励合作-对方知道你明白他的感受时，会更加乐意与你合作。消除误会-在对方谈诚的说出感受之后，你便可继续与对方讨论可行的解决方法及具体行动。第三个基本原则：要求帮助解决问题现在的员工，与十年前的员工有很明显的分别。现在的员工都有熟练的技巧，而且一般都很热心的把一己之长贡献给群体。事实上

26、，他们对本身工作的认识，比任何人都深入清楚。因此，要求帮助解决问题，不单可以有效的运用宝贵的资源，而且可使对方更投入，并加强他们的自信心。征求意见，将意见进一步发挥向对方征求意见，可以营造一起合作、共同参与的气氛，这样可鼓励工作小组共同努力，进一步发挥所提供的意见。例如：小组负责人：“对于改善这个调查表，你有什么意见呢？”小组成员：“我认为我们需要加一些地区资料，只须额外加一栏这样便可以知道公司在哪一区的实力比较弱。”小组负责人：“你说得对，那些资料很重要。如果我们把资料栏放在这里，就不需要重新设计整张调查表。”向对方征询意见，固然可以加强他们的自信，但事实上，并非所有的意见都是可行的，有些意

27、见需要加以进一步发挥。如果发生这些情况，应避免说：“这个主意很好，但是”或“那个主意行不通”。在可能的范围内，尽量采用对方所提供的意见。如果那个意见真的不可行，加以解释，并请对方提出其他方法。给与支持，也要对方承担应有的责任当下属或组员同意把构思付诸实行时，你应该加以支持，但要他们知道自己应该承担的责任。支持对方提出的意见、方针及解决方法，也要他们承担应有的责任，这是领导技巧的要点。以鼓励的方式表示你的支持，随时提供协助，并在你的能力范围内，消除有可能出现的障碍。假如要有效的与人一起合作，运用第三个基本原则，是最合乎常理的方法。利用这个基本原则可以：集思广益-三个臭皮匠，胜过一个诸葛亮。令他人

28、更积极与解决困难-鼓励员工积极参与，可以使他们更投入解决困难。增强合作关系-鼓励积极参与，可增强你与工作小组、组员、同事或上司之间的工作关系。加强自信-看见自己的提议得到采纳，人人都会感到高兴。3、如何改善员工的工作表现课程目的完成这个课程后，你就学会掌握机会，善用所学的技巧，改善员工的工作表现。按照“重要步骤”及“基本原则”，策划及主持讨论，研究如何改善员工的工作表现。适当时候当员工的工作品质或产量低于标准时，本课程提供的技巧会对你大有帮助。学习原因学习及运用这些技巧，可以让你提高工作小组的工作效率。更加得到员工的尊敬和信赖。让员工清楚明白你对工作水平的要求，由此增加员工的工作满足感。协助员

29、工建立自信心，让他们致力改正工作表现上的问题。身为管理人员，由受雇的那一天开始，就应心理有数，知道自己的工作极富挑战性，在机构中非常重要，必须提高小组内员工的产量，确保他们提供优良的产品和良好的服务。无论是组长、部门主管、主任或经理，管理人员都必须负责自己组内的工作，务求在质与量方面都维持一定水平，符合要求。领导有方不论是请别人帮忙，还是与他人合作，身为管理人员，就得发挥领导才能，带领下属完成每天的工作。既是必须与组员交流专业知识，促使组员投入工作，监察工作进展，训练组员，从旁协助，并经常就组员的工作给与回应，从而使组员群策群力，尽展所长。正因为最重要的职责是保持自己的小组有效运作，所以一发现

30、有组员表现失准，在质与量方面未能达到可接受的水平，就必须采取行动。补救之道假如有一些员工的生产速度缓慢，或者质量不能达到标准，就有可能影响整个小组的工作，因此最好与他讨论问题所在，尽快解决。本课程可以帮助你建立技巧，让你能有效地与员工讨论工作表现上的问题，促使他们致力改善。这些技巧，适合在首次与员工讨论工作质量时使用。日后的沟通管理课程，会提供一些其他技巧，帮助你处理工作习惯的问题，例如迟到、缺勤等并教你怎样与员工讨论改善工作的进展，以及怎样采取纪律处分，从事纠正工作。与员工讨论工作表现时，如果处理得宜，可以收到以下效果：获得员工信任与尊重。员工更清楚知道你的要求，从而可在工作中取得更大满足感

31、。员工会加倍努力把工作做好，并有信心改善工作表现。小组力量更加强大，生产能力更高。自己在他人眼中成为领导有方的管理人员。建立良好关系要指出员工表现未符标准，的确不容易，因为没有人乐意听到自己的表现不理想。不过，如果工作表现真的低于一定标准，管理人员就必须采取行动。其实，还在问题出现之前，就应建立良好的工作关系，一开始就应该互相尊重，坦诚交流。这一课教的就是这方面的技巧。了解员工需求近二十年来，员工对工作的要求日趋复杂。他们除了希望一天的辛劳得到报酬之外，还希望工作得有趣味，希望参与决定自己的工作环境。员工希望感到自己的工作其实很重要，可以与上司平行沟通，并且受到尊重。人就是这样，不论做什么，总希望能够胜任愉快。换句话说，从工作中取得满足感，维持自尊，已成为今日员工最开心的重点。讨论工作表现时，必须体察员工的需要，让他们感受到你的诚意，知道他们都有意把工作做好，同时也明白你的职责就是帮助他们把工作做好。例如可