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1、秘书文档案管理教案福州外语外贸学院教 案院部 外语学院 姓名 魏金山 职称 副研究员 课程名称 秘书文档管理 编写日期 2012年9月 第一章 文档与文档工作概述1、课时安排 4课时二、教学目的要求1、知识要求：掌握文书、档案、文书工作、档案管理的具体内涵；2、能力要求：明确辨析文书与档案、文书和档案工作之间的关系；3、素质要求：具备清晰的思辨能力三、教学重点 1、文书、公文、文件、档案、文书工作、档案管理等具体内涵的把握 2、文书工作与档案管理的联系与区别四、教学难点 1、文书与档案的界定 2、文书与档案的区别五、教学内容第一节文书与文书工作 一、秘书工作简述：（一）秘书定义：现代汉语词典：

2、“秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”（二）秘书工作文书档案管理：34.25%行政后勤管理：26%协助老板参与经营管理：18.27%组织协调公司会务：12.49%公关与政府关系：5.02%和老板出差跑来跑去3.97%结论：从秘书的定义和秘书工作的实际调查可以发现文书档案工作在秘书工作中的绝对位置。二、文书与文书工作（一）文书、公文、文件、应用文概念辨析与关系（详见书本第2-3页)选择：文书、公文、文件、应用文的关系A文书应用文 公文 文件B 应用文 文书 公文 文件C 应用文 文书 公文文件D 应用文 文书 公文文件（二）文书工作1、文书的作用、种类和稿本（见书本第6、7

3、页）作用：指导、规范、联系、记载凭证种类：按涉密分为：绝密、机密、秘密、内部限国内公开和对外公开等；按行文方向分为：上行文、平行文和下行文；还其他有不同的分类标准稿本：草稿；定稿；正本；副本；存本；试行本；修订本；各种文字文体2、文书工作的定义、任务和具体内容（见书本第7、8页）定义：机关等文书单位形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。任务和内容：制作、处理、管理3、文书工作的组织与管理（见书本第8、9页）（1）组织形式 ：集中、分散； （2）领导体制：中办、国办负总责，秘书长和办公厅（室）主任负责领导，上级领导机关办公厅（室）业务指导，机关档案室指导、监督和检查单位各部

4、门具体文书立卷和归档工作；各部门秘书负责文书工作。4、文书工作的原则与要求（p10) 准确、及时、安全第二节 档案与档案工作一、档案的界定：（一）关于档案(archive)的定义中外档案界至少有几十种不同的说法。常见定义：1、 档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。（中华人民共和国档案法）2、 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。3、档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种各样的历史记录（教科书p11）(1)原始记录说。

5、如“档案是人们社会活动中形成的以备查考的原始历史记录”。 (2)材料说。如“档案是人们在实践活动中形成的具有使用价值的历史记录材料”(3)信息说。如“档案是人类社会活动中形成的原始信息”。(4)载体说。如“档案是直接记录作为社会成员与个人自身社会实践及思维活动信息5)文件说。这是多数研究者和官方的、占主导地位的观点。如：档案者,乃已经办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书。解析：（1）以文件为档案定义的属概念，符合定义规则，解释了档案的内涵于外延、档案与文件的差异与联系。今日之文书,明日之档案;文书是构成档案的因子,档案是文书的归宿。文件生命周期理论也告诉我们,文件从其产生、成长到成为档案进入档

6、案馆保存是一个不断发展变化的完整过程,文件和档案是在不同运动阶段的同一事物。档案由文件转化而成,没有文件就无所谓档案。所以,上述以文件作为属概念的档案定义揭示了档案的内涵,指出了档案这一概念所反映对象的本质属性。（2）以文件作为档案定义的属概念,反映了档案工作的客观事实,并指导着档案工作的开展。 文件形成、使用过后,经鉴定认为确有查考利用价值,再经过整理(立卷),然后移交给档案馆保存,这是档案工作的内容,也就是说文件要通过档案工作而成为档案。档案工作者有必要以一种适合工作要求的方式为档案下定义,而以文件为属概念的档案定义恰好为档案工作提供了一个基础,使档案工作者能在这个基础上,有效地应付他们为

7、之服务的机关所产生的各种文件。（3）以文件作为档案定义的属概念,体现了档案的起源及档案一词的由来。杨宾柳边纪略三:“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也;存贮年久者曰档案,曰档子”。后来分类保存的文件,沿称档案。(4)以文件作为档案定义的属概念,被国际上有关档案组织、多数国家的档案机构与档案学者认可和使用。记录、材料、文献、及载体等虽都是档案具有的属性,但除了档案之外,它们也是其他诸如图书、期刊、报纸的属性,因此不是档案的特有的属性,或者说不是本质的属性。其实,档案具有的记录、材料、文献、写照和文化遗产及载体等性质,归根到底是因为文件具有这些性质而具有的。文件成为档案后,文件

8、自身并没有变化,即文件的记录内容、物质形态、本质属性没有变化,因而档案保持了文件的原貌,沿袭了文件的记录内容、物质形态和本质属性。文件是机构或个人活动中的文字、图像、声音的直接记载,具有原始性, 由于档案继承了文件的原始性, 因而档案所含的信息也具有了本源性的特点。所以,档案的本质属性在于文件,即因为文件是一种记录、是一种材料、是一种文献等,才使档案具有了记录、材料、文献等性质。（二）档案的特点来源广泛性、内容社会实践性、本质原始纪录性、作用价值性和形式多样性。（3）档案的价值 凭证价值和情报价值（4）档案的作用 行政管理的凭据、生产活动的依据、政治斗争的工具、科学研究条件、宣传教育素材、维护

9、权益凭证 （五）档案的种类：不同标准不同分类（p15)2、档案工作（一）概念（p16)：通过科学的管理，提供丰富的档案材料直接为社会政治、经济、科学、文化等各领域事业服务的专门性管理工作。档案工作8个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用档案的使命：提供利用（二）档案工作的组织与管理1、档案工作的基本原则和要求（见书本第17页）基本原则：集中统一领导、分级管理维护档案的完整与安全便于社会各方面利用基本要求：维护档案的完整与安全具体要求：完整、安全、有效2、档案事业的管理体制分散式和集中式3、我国档案工作机构公共档案馆（国家档案馆、专业档案馆）；内部档案机构（企业档案馆、档案室

10、）；档案行政管理机构；新型档案机构（文件中心、档案寄存中心、档案事务所） 第三节：关系辨析：文档与文档工作（一）文书与档案的联系与区别（见书本第22页）文书转化为档案的三个必备的条件：1、办理完毕2、对日后工作有参考利用价值3、按照一定的规律集中保存起来的文件辨析：1、今日之文书就是明日的档案。 2、文书是档案的基础，档案是文书的精华。 3、只有具备原始记录性的文书才可以转化成为档案。 4、文件是档案的因素，档案是文件的组合。 5、档案是根据需要编写、收集、复制的二手或三手材料。 6、图书、报刊、资料是档案。（二）文书工作与档案工作的区别与联系（见书本第23、24页）（三）补充材料：文档一体化

11、介绍1、文档一体化：就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，实现文秘工作和档案工作信息共享，规范衔接。2、目的：加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门工作的程序、避免无谓的重复劳动，使档案工作流程科学化、合理化。3、立论依据：（1）文书工作与档案工作的密切联系 （2）现代信息技术能够保证将文书处理的结果很便捷地用于档案工作，文档一体化的技术已经成熟。4、做法：将文件、档案工作有联系的内

12、容进行配合、交融，精简不必要的环节，实现文件登记于档案著录同步同卡。它与传统模式的主要区别在于把文件的“归档关口”提前，使之与文件的收发文登记统一进行，同时还进行分类立卷和著录标引工作，简称为“三位一体”。具体操作方法如下：第一，在文件登记时，按全宗内档案实体分类方案为文件分类；第二，鉴定文件价值，将其区分为永久、定期和不归档三级；第三，在已经分类和鉴定价值的基础上为文件立卷；第四，为文件标引档号、分类号、主题词等；第五，将文件主要特征著录在案卷封面上。这样，文书处理完毕，立卷、著录工作也同时完成，文件办毕即归档，使一个单位的文件、档案管理真正从组织制度和具体操作程序上由原来相互独立，雷同走向

13、相互交融、统筹安排。5、意义：（1）使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全（2）文档超前控制（3）信息检索效率提高6、 对文秘工作的要求：文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，因此，文秘人员必须具有较强的档案意识。文秘工作不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。7、当前文秘工作和档案工作衔接方面主要存在的问题：（1）用纸不达标，装订不规范；60克80克的胶版印刷纸或复印纸，型号为国际通用A4型左侧订，不漏页，无坏钉，不脱落、不散页，后背平整（2）版记不全面，附件不规范（3）文种使用不当，办理程序不规范决定和意见不分，通知和通告混用，请示

14、和报告混淆越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发（4）原稿不齐全，编号不规范注意：有领导批示的原稿比定稿更具有存档价值。漏号、重号、乱号小知识：档案最早产生于怎样的历史背景和什么历史时期，历来众说纷纭。其中较有代表性的观点，是阶级社会产物说和原始社会产物说，后者又被称为社会产物论。阶级社会产物说的主要见解有两种：认为随着阶级的出现和国家的形成，为了管理国家和大规模的生产，进行国与国之间的交往或战争，国家需要文字记录作为管理和交际的工具，因而发明了文字。国家机关利用文字记载和传达各种事务，于是产生了文书，它被保存起来便形成了档案。认为在国家产生之前虽已出现了文字，但在原始社会人们并无保存

15、和利用档案的社会需要，只有当阶级产生和国家形成之后，国家为了进行管理，需要以文字记录事务和表达统治阶级的意志，才产生了文书并贮存档案。这两种见解共同的论点是，都认为文字和国家机关的出现，成为产生档案必须兼备的条件；不同点主要在于文字产生的时期及其对形成档案的关系各持异议。原始社会产物说的主要见解也有两种：认为国家形成之前，在原始社会后期，随着生产的发展、社会交往的扩大和文字的发明，人们便开始应用文字记录，即产生了最早的文书，保存起来则成为档案。认为早在原始社会较长的时期内，人类已有利用并保存档案的需要和可能，在文字发明之前人们即以结绳、刻契等原始的方法记事，这些绳结和刻契就是历史上最早产生的档

16、案。两种见解的共同论点是都认为档案产生于国家形成之前的原始社会时期；不同点主要在于结绳刻契档案说认为这些载体已有记录、凭证等档案属性，而文字档案说则认为绳结刻契不能独立地比较系统地体现记录和传递的功能，自有文字记录才首开档案历史之先河。从已知的历史事实和研究成果来看，档案并非是自有人类伊始就同时产生的一种社会现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。迄今世界各地发现的比较系统地以文字记录人们实践活动最早的档案多属于国家出现之后的历史遗物，如中国的甲骨档案、两河流域的泥板档案、埃及的纸草档案等。但承载诸如甲骨文这样较为完善的文字系统的档案，不可能是历史上最早的档案。这涉及文字发明和应

17、用于记录的最早时期，以及与产生档案的关系，文字发明之前非文字的原始记事形式是否已具有档案性质及程度如何等问题，尚待进一步考察和研究。 作业课堂讨论：谈谈你对书中档案定义的看法？思考与实训（p25) 第二章 文书处理 一、教学目的要求1、掌握行文制度和文书办理流程2、掌握文书管理的职责、原则、制度和方法二、教学重点 办公室收发文处理程序三、教学难点 办公室收发文处理程序四、教学内容第一节 行文制度1、复习文书的稿本和文本稿本 1、草稿：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿； 2、定稿文本 1、正本：定型本、试行本、暂行本、修订本，特殊：会议记录、电话记录、值班记录、信访记录、亲笔复信；2、副本（抄

18、本）：摘录副本、节录副本；3、存本二、行文制度（见书本2733页）（一）行文关系与行文方向隶属关系：1、上行关系：一般讲，具有直接的隶属或业务管理关系的下级机关单位和上级机关单位之间才能形成文件的上行关系。2、下行关系：一般讲，具有直接隶属或业务管理关系的上级机关和下级机关单位之间才能形成文件的下行关系。非隶属关系即平行关系：是指平行机关或不隶属机关之间的行文关系。平行机关：互不隶属但隶属于一个共同上级机关或在业务上互不管理但受一个共同的上级主管机关管理的机关。不相隶属机关：泛指相互间没有隶属关系或业务管理关系，并且也没有直接共同上级的机关单位。行文方向：下行、上行和平行（二）行文方式及行文规

19、则（p28-33）1、行文方式：简单分为下行文、上行文和平行文；细分为逐级行文、越级行文、多级行文、普发行文、联合行文和平行行文判断下列单位之间的关系：县人民政府与市人民政府，市财政局与市人民政府，市财政局与县人民政府，市财政局与省财厅，市财政局与市民政局，省人事厅与省财政厅，县教育局与市财政局2、行文规则 必要性问题；部门及其机构的行文问题；文件抄送问题；文件报送主要负责人问题第二节 文书处理 收文、发文、文件管理（一）文书处理程序的特点：1、确定性2、连续性3、规范性（二）文书处理流程1、发文处理：制文阶段（调研草拟（会稿）审核签发编号复核缮印校对用印登记分发审核：在领导签发前和印发前审核

20、。主要职责在办公室，由秘书部门负责人执行。审查内容：行文的必要性、行文的方式和规则、文件的内容、文稿的结构、文稿格式。签发：办法第二十八条做出详细规定（p48) 分发：（1）按密级划定； （2）按级别划定； （3）按内容划定； （4）按作用划定；2、收文办理：签收拆封登记（审核）分办传阅拟办批办承办（催办、查办、注办）签收：(1) 清点；(2) 检查；(3) 签字。登记的作用：（1）管理与保护文件；（2）便于查找文件；（3）便于文件的统计（4）提供凭据。拟办：（一）文件的范围：1、上级机关主送本机关并需贯彻落实的文件。2、下级机关主送本机关需要回复或直属部门的请示和要求批转的文件。3、平级和不

21、相隶属机关主送本机关并需答复的商洽性文件。（二）拟办人员的主要要求：1、要准确理解文件要求。2、要全面熟知职能与分工。3、要牢固树立大局意识。（三）拟办的方法：公文拟办一般是把文件要求与本单位业务部门职责、领导分工范围等进行有机结合。不同的文件,有不同的拟办意见,要分门别类,区别对待。1、对只需阅知的文件提出传阅或传达范围、传达的时间、方法和组织责任即可;2、对需要贯彻执行的,要提出贯彻的意见和具体措施;3、对需要办理和答复的,要提出承办单位或人员及承办时限,必要时要提出处理文件的原则、方法、要求等,如需要两个以上单位会同处理,应提出主办单位;4、对紧急、重要或重大问题的文件,则应对办理的原则

22、、方法等方面认真提出建议,有几个办理方案更佳。同时应把有关问题涉及的背景材料（如沿革情况、政策规定等）尽量找全,供领导批办时参考。如此件已与有关单位进行过联系洽商,提出了初步意见,也须一并注明。拟办即应在此类文件上下功夫。传阅：（一）公文传阅的作用：1、领导成员和有关部门依次阅文，然后把批示内容集中起来才能形成民主决策，这是复印分送所做不到的。2、公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅，互相通气，交换看法，以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识。3、通过公文传阅，集亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案。4、公文传阅与复制分送相比，慢

23、中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其他漏洞。（二）公文传阅的程序1、循序供阅。2、同时供阅。3、随机供阅。（三）公文传阅的原则1、有序的原则公文传阅。2、及时的原则。3、安全的原则。第3节 文书管理（一）文书管理职责：由秘书部门或专职秘书负责，保证文书工作的规范化、制度化和科学化。（办法44和45条规定。P54) (二）文书管理原则 统一、有序、安全、高效（3）文书管理制度 使用、销毁、保管制度（4）文书管理办法 1、内部文件管理（办理、保管、利用） 2、日常文件管理（清退、归卷、利用、复制、销毁）第三章文件与档案的整理教学目的要求一、知识要求：

24、1、了解文件与档案整理工作的内容、范围和原则2、掌握全宗及全宗内档案的分类方法3、掌握文件整理归档和不归档的范围4、掌握常用两种文件整理方法：案卷级整理和文件级整理5、了解档案部门档案的整理内容和方法二、能力要求：学会文书整理归档的方法与步骤三、素质要求：在实际工作中，能正确区分文书的归档范围和正确的归档步骤。四、教学重点 文书归档的范围；案卷级整理和文件级整理方法五、教学难点 文书整理归档的方法与步骤六、教学内容第1节文书与档案整理工作概述一、文件与档案整理工作的概念和内容1、文件与档案整理工作的概念（p63)2、文件与档案整理工作的内容（p63)二、文书与档案整理工作的意义文书与档案整理工

25、作是档案实体管理的核心和内部管理的重要基础三、文书与档案整理工作的范围1、工作分工：文秘部门-档案室-档案馆2、文书部门或业务部门文件的系统整理3、档案机构（档案室、档案馆）对接收与征集档案的整理系统排列和编目；局部调整；全程整理4、文书与档案整理工作的原则1、充分利用原有原则；2、保持文件之间的历史联系；3、便于保管和利用 第2节 文件与档案的分类1、全宗档案馆以全宗来分类各立档单位形成的档案材料1、全宗的含义及类型(p66)2、按全宗整理档案的原因3、立档单位及其构成条件4、立档单位的变化和全宗的划分政权、生产关系和单位基本职能的变化与全宗的划分；组织全宗的划分5、人物全宗6、全宗补充形式

26、7、判断档案所属全宗2、全宗内文件和档案的分类 （p70)1、概念、要求、方法（时间、来源、内容、形式以及保管期限）2、复式分类法3、分类方案的编制（p77)4、人物全宗内档案的分类 第三节 文书部门文件的整理1、基本步骤：编制分类方案类目初步整理系统整理归档（一）编制分类方案类目1、编制时间：实际文书没有形成之前2、类别编制步骤（1）按保管期限分类（2）按组织机构分类A.单位自身产生的文件，原则上以那个机构名义发文的文件就归入哪个机构类中；B.几个机构联合发文，归入主办机构；C.以机关名义发的文件归入相关的机构；D.以机关和办公室名义发的文件，但由业务部门起草的，如果内容属于起草文件的业务部

27、门的职责或业务，则应归入起草文件的机构类中。E.对外来的归档文件的分类，要根据处理文件的承办机构来划分。a.文件由哪个机构承办，就将其归入哪个机构类中；b.对没有显示承办单位的归档文件，可根据文件的内容来判定应划分的机构类；c.由几个部门共同承办的文件，划入主要的承办机构类中。（3）按问题分类*文书整理分类方案一般应与本机关档案室的分类相适应。（二）初步整理1、收集2、按类装入案盒3、定期检查（三）系统整理1、检查调整2、排列文件3、文件编号4、填写案盒（1）盒内文件目录表（2）备考表（3）案盒封面、盒脊（四）归档应明确事项：1、 归档范围2、 归档时间3、 归档质量要求:齐全、完整、科学归档

28、、保证质量4、 编制移交目录，履行签字手续二、文件整理归档的范围（p79) 1、从立档单位的职能考虑。围绕立档单位的职能来划分归档范围。机关档案部门要尽可能保存对其职能起凭证、评价作用的文件材料，能够证明本单位的发展和历史作用的文件材料，能够反映本单位主要职能和基本历史面貌的文件材料。2、从文件的来源考虑。文件的价值应体现在产生和发展文件材料的地方。在选择归档文件的时候，要重视档案形成者的地位，要以本机关单位形成的文件材料为归档的重点和主要来源。对上级、同级和下级机关的文件，要结合本机关的主要职能，视文件的具体内容来取舍。3、从文件的内容考虑。并不是所有本机关产生的文件都需要归档，也不是凡是上

29、级来文都应归档，而要看内容。在分析文件内容的时候，要看它的重要程度，看它是方针政策性的、重大事件的，还是一般事务性的；是主要职能的还是非主要职能的；是有针对性的还是普发性的。4、从文件的文本和外形特征考虑。对不具备法律效力的草稿、修改稿，除有重要领导人直接修改和批示的，一般情况下不必归档。一些重要的照片、音像资料、领导人题词以及奖旗、证书等实物，是重要的档案材料，也应归档。分类标准：对单位自身产生的文件，原则上以那个机构名义发文的文件就归入哪个机构类中，几个机构联合发文，归入主办机构；以机关名义发的文件归入相关的机构；以机关和办公室名义发的文件，但由业务部门起草的，如果内容属于起草文件的业务部

30、门的职责或业务，则应归入起草文件的机构类中。对外来的归档文件的分类，要根据处理文件的承办机构来划分。文件由哪个机构承办，就将其归入哪个机构类中，对没有显示承办单位的归档文件，可根据文件的内容来判定应划分的机构类；由几个部门共同承办的文件，划入主要的承办机构类中。 三、改革：由“卷”到“件”（p91) 四、案卷级整理：立卷介绍： 立卷：文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。 每一个案卷里的文件是某一个问题或某项工作活动系统的、有密切联系的文件组合体。一个案卷应能反映某一方面的工作或某项具体问题的处理情况；整个单位的案卷能够全面、系统地反映整个单位工作活动的全貌。立卷六特征：1、问题特征；2、作者特征；3、名称特征； 4、时间特征；5、地区特征； 6