行政物资采购审计报告.docx

1、行政物资采购审计报告行政物资采购审计报告LT*公司关于对行政物资采购的专项审计报告内审字2013第00*号审计组于2013年*月*日*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计，本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济效益。审计组审阅了相关原始资料，与人事行政部人员进行了面谈，并抽查了会计凭证，采用了调查表、询问、实地观察、分析性复核等方法。涉及的时间范围是从2012年1月1日至2013年4月31日。现将本次审计情况报告如下：一、基本情况：（一）公司行政物资的采购主要分成2部分，一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作

2、服、及后勤消耗性物资，此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。（二）本次审计抽查会计凭证21份。其中*经手的1份，*经手的1份，*经手的10份，*经手的9份。抽查的相关记录详见附件3：抽查行政物资采购相关的会计凭证。二、审计发现的细节说明（一）、采购相关的不相容职务未分离主要问题1：行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。（二）、采购计划主要问题1：行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。采购计划是采

3、购管理中科学采购的前提条件，无采购计划，所需各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。（三）、采购流程主要问题1：行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。主要问题2：大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司采购控制程序中“1.6 各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”主要问题3：部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。（四）、报价单不符合规定主要问题1：*经手的大部分报价单

4、格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是自行伪造的。主要问题2：有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。主要问题3：报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。主要问题4：审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。（五）、行政物资管理方面主要问题1：未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。主要问题

5、2：行政物资采购的紧急采购频率高。主要问题3：人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。（调查问卷回答说有定期进行盘点）主要问题4：人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。三、审计建议为加强公司行政物资采购管理，建立健全公司内部控制制度，节约人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对本次行政物资采购专项检查发现的问题，审计组提出以下整改建议：1、规范采购流程。（1）、分离不相容职务。建议分离行政物资采购中的不相容职务，增加管控的节点。并制定行政采购人员定期轮岗制度，并遵循。例如采购与验收、保管职务分离。（2）、严格按照公司正常的采购流程进行采购。即先请购，审批后再采购。（3）、提供三家报

6、价。按照公司要求提供至少三家报价，并将对询比议价、报价等资料妥善保管。2、加强采购计划性。（1）、编制采购计划。建议对行政物资进行年度、季度、月度计划，按照计划进行采购。并规定计划外采购事项的审批程序。（2）、加强紧急采购的管理。例如规定紧急采购的物资类型、金额上限、采购频率等。行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。容易导致采购人员利用权力进行舞弊。（提出采购需求是否也是采购人员提出的，请检查行政物资的账龄数量，是否存在不合理采购来说明问题。对于行政物资是否为制定采购，这一块需要明确）审计建议：2、采购计划未编制月度采购

7、计划：行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。未编制阅读的采购计划，容易导致各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。审计建议：3、采购流程行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。（这种不是什么问题，重点不在这里。）审计建议：大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司采购控制程序中“1.6各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”（供应商一般只在报价单、订单上、送货单上进行确认，需要询问采购人员不签

8、字的原因在哪里）审计建议：部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。（是否有紧急采购流程，与问题一重复。）审计建议：4、报价单管理*经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是自行伪造的。（审计人员存在主观捏造审计问题，应该删除此类发现，或者进一步分析。）审计建议：有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，提供不提供报价单不是问题，只是个表面问题。）审计建议：报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2

9、月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，另外需要与财务付款等，可能存在议价，第一次议价为185元，第二次议价为180元，需要与采购进一步确认。）审计建议：审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考。）审计建议：5、行政物资管理方面未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。

10、行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。（重新审计，这个重点是是否形成了出入库台账，另外审计人员是否根据出入库单或者供应商的送货单得到的账面数进行了盘点。）审计建议：行政物资采购的紧急采购频率高。（如果要说明这个是问题，请列表说明，紧急采购次数。）审计建议：人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。（审计部是否进行了盘点，你都没盘点，怎么说明人家管的不好。）审计建议：人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。（这个是问题？）审计建议：附件：（一般附与审计问题相关的内容，比如报价单雷同，那么那几张报价单是雷同的。而不是所有审计底稿都附在后面）